Mô hình tạo ảnh hưởng – đạt được sự giúp đỡ từ người khác

Sử dụng sự tương trợ để gia tăng ảnh hưởng

(Còn được gọi là Mô hình ảnh hưởng Cohen-Bradford)

Bạn đã bao giờ cố gắng để đạt được điều gì đó – có thể là lời khuyên, sự hỗ trợ hay thông tin quan trọng – từ một người không muốn giúp đỡ bạn?

Đôi khi, có thể rất khó để nhận được sự giúp đỡ của mọi người, đặc biệt là khi chúng ta không có thẩm quyền với họ. Đây là lúc Mô hình ảnh hưởng Cohen-Bradford có thể giúp chúng ta xác định điều gì đáng giá với người khác. Sau đó chúng ta có thể sử dụng thông tin đó, giúp 2 bên đều nhận được kết quả mong muốn.

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết mô hình tạo ảnh hưởng và thảo luận xem làm thế nào bạn có thể sử dụng nó khi cần sự giúp đỡ của người khác.

Giới thiệu về mô hình

Mô hình tạo ảnh hưởng, còn được gọi là Mô hình ảnh hưởng Cohen-Bradford, được tạo ra bởi Allan R. Cohen và David L. Bradford, cả những chuyên gia lãnh đạo và giáo sư giỏi. Mô hình ban đầu được xuất bản trong cuốn sách năm 2005, “Influence Without Authority”.

Cohen và Bradford tin rằng quyền lực/ thẩm quyền có thể là vấn đề. Không phải lúc nào nó cũng đảm bảo bạn sẽ nhận được sự ủng hộ, cam kết của những người xung quanh và nó có thể tạo ra sự sợ hãi, khiến mọi người hành động vì những lý do sai lầm. Đó là lý do tại sao rất hữu ích khi học cách tạo ảnh hưởng đến người khác mà không sử dụng quyền lực.

Mô hình tạo ảnh hưởng dựa trên luật tương hỗ – với niềm tin rằng những điều tích cực và tiêu cực mà chúng ta làm với người khác sẽ được trả lại theo thời gian.

Ví dụ: nếu bạn chỉ cho sếp một mẹo nhỏ làm việc hiệu quả, bạn có thể mong đợi, dưới dạng tiềm thức, rằng ông ấy sẽ làm điều gì đó tốt đẹp cho mình trong tương lai.

Sử dụng mô hình

Mô hình tạo ảnh hưởng rất hữu ích khi:

1. Bạn cần sự giúp đỡ từ người mà bạn không có thẩm quyền yêu cầu họ giúp đỡ.
2. Người khác đang chống lại việc giúp đỡ bạn.
3. Bạn không có mối quan hệ tốt với người mà bạn cần sự giúp đỡ.
4. Bạn có một cơ hội yêu cầu người đó giúp đỡ
5. Bạn không biết rõ người đó.

Mô hình gồm một vài bước. Đó là:

• Giả định mọi người có thể giúp bạn.
• Ưu tiên mục tiêu.
• Hiểu tình huống của người khác.
• Xác định vấn đề, đối với bạn và đối với họ.
• Phân tích mối quan hệ.
• Thực hiện “trao đổi.”

Khi đã quen với mô hình, bạn không cần phải suy nghĩ từng bước.

Hãy xem xét từng bước chi tiết và xem làm thế nào để áp dụng mô hình:

1. Giả định mọi người có thể giúp bạn

Tạo ảnh hưởng đến người khác – đặc biệt là những người có vẻ “khó tính” – có thể khiến bạn buồn phiền, lo lắng hoặc không chắc chắn. Tuy nhiên, đừng loại bất cứ ai: tiếp cận tình huống, nhìn nhận người đó như một đồng minh tiềm năng.

2. Ưu tiên mục tiêu

Trong bước này, bạn cần xác định tại sao mình lại phải cố gắng tạo ảnh hưởng đến người này. Bạn cần gì từ họ? Mục tiêu chính và mục tiêu thứ hai của bạn là gì?

Ở đây, điều quan trọng là tách nhu cầu và mục tiêu của bản thân ra khỏi tình huống. Ví dụ: bạn có thể muốn được nhìn nhận là “đúng”. Động lực cá nhân thường đạt được khi đàm phán hiệu quả. Hãy tập trung vào mục tiêu công việc và bỏ qua động lực cá nhân.

3. Hiểu tình huống của người khác

Trong bước này, bạn cần hiểu quan điểm của người kia và hiểu cách anh ta đánh giá.

Những yếu tố này đóng một vai trò quan trọng nhằm xác định xem đồng minh của bạn có thể cung cấp cái gì và anh ta muốn nhận lại gì từ bạn.

Để đánh giá, hãy tự hỏi bản thân:

• Làm thế nào để “đo lường” anh ta tại nơi làm việc?
• Trách nhiệm chính của anh ta là gì?
• Anh ta có gặp áp lực từ sếp hay đồng nghiệp?
• Văn hoá tổ chức nơi anh ta làm việc?
• Sếp anh ta mong đợi điều gì từ anh ta?
• Điều gì có thể trở nên quan trọng đối với anh ta?

Bạn có thể sử dụng sự đồng cảm bước vào thế giới đồng minh tiềm năng của mình và để hiểu điều gì dẫn tới hành vi của anh ta.

Bước này có thể là một thách thức và nó sẽ quyết định liệu bạn có thể xác định loại nhân tố quan trọng với họ, chính là bước tiếp theo.

4. Xác định vấn đề, với bạn và với họ

Đây có thể là bước quan trọng nhất trong mô hình tạo ảnh hưởng. Tại đây, bạn cần xác định điều gì thực sự quan trọng với đồng minh tiềm năng của mình.

Nếu chú ý, bạn có thể nghe hoặc nhìn thấy những điều mà anh ta đánh giá cao nhất.

Cohen và Bradford đã xác định 5 loại yếu tố thường được đánh giá cao nhất trong tổ chức.

Đó là:

• Cảm hứng.
• Nhiệm vụ.
• Chức vụ.
• Mối quan hệ.
• Cá nhân.

a. Các yếu tố liên quan đến cảm hứng

Những người coi trọng yếu tố này muốn tìm kiếm ý nghĩa trong công việc họ làm. Họ sẵn sàng giúp đỡ, nếu từ trái tim, họ biết điều đó đúng đắn hay đóng góp theo cách nào đó có giá trị.

Bạn có thể kêu gọi những người này bằng cách giải thích ý nghĩa của dự án hoặc yêu cầu của mình và cho họ thấy được đó là điều đúng đắn. Kêu gọi ý thức ngay thẳng và đức hạnh của họ.

b. Các yếu tố liên quan đến nhiệm vụ

Chúng liên quan đến công việc hiện tại và để hoàn thành công việc.

Bạn có thể muốn trao đổi các nguồn lực như tiền, nhân sự hoặc vật tư. Bạn có thể đề nghị giúp đỡ anh ta một dự án hiện tại mà anh ta đang đảm nhận. Hoặc có thể cung cấp chuyên môn của bản thân, của tổ chức để đổi lấy sự giúp đỡ từ họ.

Các yếu tố liên quan đến công việc thường được đánh giá cao trong những tổ chức mới, gặp phải nguồn lực, nguồn cung khan hiếm; hay những tổ chức, nhóm đang phải vật lộn để có được nguồn tài chính, nguồn cung hay thông tin mà họ cần.

Hãy nhớ, một yếu tố quan trọng liên quan đến nhiệm vụ là thách thức. Nhiều người, đặc biệt là những người muốn thử nghiệm hoặc nâng cao kỹ năng của mình, luôn đánh giá cao cơ hội được thực hiện nhiệm vụ hoặc dự án đầy thách thức.

Mẹo:

Hãy cẩn thận, đừng tham gia vào bất cứ việc gì có thể bị coi là hối lộ. Xem bài viết Tặng quà nơi làm việc để biết thêm về điều này.

c. Các yếu tố liên quan đến chức vụ/ vị trí

Những người đánh giá cao loại nhân tố này thường tập trung vào sự công nhận, danh tiếng và tầm nhìn. Họ muốn leo lên trong tổ chức và nhận được công nhận với những việc mình làm.

Ở đây, bạn thu hút sự chú ý của họ, bằng cách công khai thừa nhận nỗ lực của họ. Bạn có thể mời họ ăn trưa với giám đốc điều hành của mình hoặc tạo cơ hội làm việc với đội ngũ chất lượng cao. Hay thuyết phục họ rằng dự án hoặc nhiệm vụ sẽ được công nhận bởi những người có tiếng trong ngành.

d. Các yếu tố liên quan đến mối quan hệ

Những người này đánh giá cao mối quan hệ mà họ muốn có. Họ muốn có được mối quan hệ tốt với đội nhóm và đồng nghiệp.

Vì vậy, hãy khiến họ cảm thấy được kết nối với bạn hay tổ chức bạn ở mức độ cá nhân. Cung cấp cho họ hỗ trợ về mặt tinh thần và sự hiểu biết. Hãy lắng nghe chủ động, từ đó họ có thể nói ra vấn đề của bản thân. Và “cảm ơn” để bày tỏ lòng biết ơn với công việc mà họ đang hoặc đã làm cho bạn trong quá khứ.

e. Các yếu tố liên quan đến cá nhân

Đây có lẽ là yếu tố đơn giản nhất trong 5 yếu tố. Nó ở mức độ cá nhân.

Bạn có thể kêu gọi người đó bằng cách cho họ thấy sự chân thành, lòng biết ơn với sự giúp đỡ của họ. Cho phép họ có quyền tự quyết định khi giúp đỡ bạn. Khiến cho mọi thứ trở nên đơn giản với họ, từ đó họ không cảm thấy rắc rối khi giúp bạn.

Chú thích:

Một sai lầm phổ biến khi xác định các yếu tố quan trọng với mọi người là đánh giá thấp tầm quan trọng của chúng với họ. Chỉ vì bạn không cảm thấy quan trọng, được công nhận hoặc được đội nhóm yêu mến, không có nghĩa là người khác cũng vậy. Hãy giữ tâm trí mở khi xác định những điều này.

5. Phân tích mối quan hệ

Trong bước này, bạn cần phân tích mối quan hệ của mình với người này. Nếu biết nhiều về anh ta và có mối quan hệ tốt, bạn có thể trực tiếp hỏi anh ta về những điều bạn cần.

Nếu mối quan hệ giữa hai người không tốt hoặc hoàn toàn xa lạ, bạn cần tập trung xây dựng lòng tin và mối quan hệ tốt đẹp trước khi tiến tới bước cuối cùng.

Để làm việc này, dành thời gian tìm hiểu người mà bạn đang tương tác. Sử dụng kỹ thuật lắng nghe chủ động khi nói chuyện với anh ta. Ngoài ra, phát triển trí tuệ cảm xúc không chỉ giúp bạn nhận ra cảm xúc của mình mà còn cảm xúc của những người xung quanh.

6. Thực hiện “Trao đổi”

Khi đã biết nhu câu và mong muốn của đồng minh, cũng như xác định những thứ mình cung cấp, bạn có thể “trao đổi” và đưa phát hiện của mình vào hành động. (Bài viết đàm phán win – win có thể giúp bạn.)

Hãy đảm bảo khi thực hiện trao đổi, hãy thực hiện nó với sự tin tưởng. Thể hiện sự tôn trọng, đồng cảm và thấu hiểu. Bày tỏ lòng biết ơn với họ vì đã giúp bạn và tiếp tục tìm cách để giúp đỡ người khác.

Ví dụ

Nam làm việc trong phòng kế toán. Anh đang triển khai sử dụng gói phần mềm mới để sắp xếp quá trình thu thập, loại bỏ một số bước không cần thiết. Tuy nhiên, anh cần sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, Trung, để giải quyết vấn đề. Kiến thức chuyên môn của Trung phù hợp chính xác với nhu cầu của Nam.

Vấn đề là Trung rất bận rộn với dự án của mình và hiện tại không muốn giúp đỡ. Vì vậy, Nam sử dụng mô hình tạo ảnh hưởng như sau:

1. Giả sử mọi người có thể giúp bạn

Nam biết Trung có thể là đồng minh của mình. Lý do duy nhất mà Trung không muốn giúp đỡ là vì anh ta rất bận rộn với những dự án của mình, hầu hết chúng đều có thời hạn eo hẹp.

2. Ưu tiên mục tiêu

Nam mất một ít thời gian để làm rõ mục tiêu của mình. Tại sao anh ta cần tạo ảnh hưởng tới Trung?

Điều này rất đơn giản: Trung có chuyên môn mà Nam cần để giải quyết vấn đề đang gặp phải. Mục tiêu của Nam là có được sự giúp đỡ của Trung, có lẽ trong nửa ngày, để giải quyết vấn đề.

3. Hiểu được tình huống của người khác

Nam nhìn nhận từ quan điểm khác, Trung làm việc toàn thời gian tại bộ phận CNTT hàng ngày.

Nam biết Trung vừa chịu nhiều áp lực để khắc phục sự cố khi chúng phát sinh, vừa thực hiện các dự án lớn có thời gian quay vòng nhanh. Kết quả là, Trung thường xuyên đi sớm về muộn để theo kịp tiến độ.

4. Xác định vấn đề, với bạn, với họ

Nam tin rằng các yếu tố liên quan đến công việc rất quan trọng đối với Trung. Thứ mà Trung cần nhất chính là nhận được sự giúp đỡ, giúp anh ta hoàn thành một số dự án hiện tại. Nếu đuổi kịp dự án, anh ta có thể sẵn sàng giúp Nam.

5. Phân tích mối quan hệ

Nam và Trung có mối quan hệ tốt. Họ không nói chuyện thường xuyên vì làm việc trong các phòng ban khác nhau, nhưng họ đã trò chuyện vài lần trên hành lang và Nam xem Trung như một người bạn.

6. Thực hiện “trao đổi”

Nam quyết định thực hiện trao đổi. Anh sẽ dành toàn bộ thời gian riêng trong ngày của mình để giúp Trung theo kịp dự án. Đổi lại, Nam sẽ yêu cầu Trung dành nửa ngày để giúp mình thực hiện dự án.

Khi Nam tiếp cận Trung, Trung có vẻ ngạc nhiên khi nhận được lời đề nghị. Nhưng, anh ta đồng ý ngay. Nam đến sớm và làm việc chăm chỉ suốt ngày để giúp Trung. Ngược lại khi giúp Nam, Trung cũng đến sớm. Sau đó, Nam mời Trung ra ngoài ăn trưa để bày tỏ sự biết ơn của mình.

Những điểm chính

Mô hình tạo ảnh hưởng có thể là một công cụ hiệu quả giúp bạn tạo ảnh hưởng đến người khác. Nó đặc biệt hiệu quả trong trường hợp bạn không có thẩm quyền với người kia hoặc người đó có vẻ không muốn giúp bạn.

Mô hình có 6 bước. Đó là:

• Giả định mọi người có thể giúp bạn.
• Ưu tiên mục tiêu.
• Hiểu tình huống của người khác.
• Xác định vấn đề, với bạn và với họ.
• Phân tích mối quan hệ.
• Thực hiện “trao đổi.”

Khi đã quen thuộc với mô hình, bạn không cần phải suy nghĩ kỹ từng bước.

Áp dụng vào cuộc sống

Mặc dù có thể bạn không cần phải sử dụng mô hình tạo ảnh hưởng ngay bây giờ, nhưng bạn có thể cần sự giúp đỡ của ai đó tại một thời điểm nào đó, mà không cần sử dụng thẩm quyền:

• Bắt đầu chuẩn bị ngay bây giờ. Chú ý đến đồng nghiệp và các bên liên quan chính trong tổ chức. Bạn có thể sử dụng bước 3 và 4 để thực hiện việc này.
• Tập trung xây dựng mối quan hệ tốt từ bây giờ với những người khác trong tổ chức.
• Giúp đỡ người khác bất cứ lúc nào bạn có thể. Giúp đỡ đồng nghiệp không chỉ giúp bạn cảm thấy tốt, đồng nghiệp sẽ sẵn lòng giúp đỡ bạn sau này.