Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt tạo nên khác biệt lớn trong sự nghiệp.
Vấn đề là tâm điểm của những gì mọi người làm hàng ngày. Cho dù bạn đang giải quyết một vấn đề với một khách hàng (nội bộ hay bên ngoài), hỗ trợ người khác giải quyết vấn đề hoặc phát hiện ra những vấn đề mới để giải quyết, những vấn đề bạn gặp phải có thể lớn, nhỏ, đơn giản hay phức tạp và dễ dàng hay khó khăn.
Một phần cơ bản về vai trò của mỗi người quản lý là tìm cách để giải quyết chúng. Vì vậy trở thành một người tự tin giải quyết vấn đề thực sự quan trọng đối với thành công của bạn. Phần lớn sự tự tin đến từ việc có một quy trình tốt để sử dụng khi tiếp cận một vấn đề. Với sự tự tin, bạn có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bằng không, giải pháp của bạn có thể không có hiệu quả, hoặc bạn sẽ gặp khó khăn và không làm gì, với những hậu quả đôi khi đau đớn.
Mục lục
Có bốn bước cơ bản trong việc giải quyết một vấn đề:
- Xác định vấn đề.
- Tạo lựa chọn thay thế.
- Đánh giá và lựa chọn các giải pháp thay thế.
- Thực hiện các giải pháp.
Các bước 2-4 của quá trình này sẽ được đề cập sâu trong các bài khác. Bạn có thể tìm hiểu trong danh mục Kỹ năng Sáng tạo cho bước 2 (tạo ra lựa chọn thay thế); Ra quyết định cho bước 3 (đánh giá và lựa chọn các giải pháp thay thế); Quản lý dự án cho bước 4 (thực hiện các giải pháp).
Những bài viết trong phần này tập trung vào việc giúp bạn thành công ở bước đầu tiên trong các bước. Xác định các vấn đề. Một phần rất quan trọng của việc này là làm rõ các tình huống phức tạp nơi vấn để xảy ra, do đó bạn có thể xác định chính xác vấn đề là gì. Nhiều trong số các công cụ trong phần này giúp bạn làm điều đó. Chúng ta sẽ xem xét những công cụ đó và sau đó thành lập các khuôn khổ giải quyết vấn đề hữu ích.
Xác định vấn đề
Chìa khóa để xác định vấn đề tốt là đảm bảo rằng bạn đối phó với các vấn đề thực sự – không phải triệu chứng của nó. Ví dụ, nếu hiệu suất trong bộ phận của bạn là không đạt tiêu chuẩn, bạn có thể nghĩ rằng vấn đề là với các chương trình làm việc cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn nhìn một chút sâu hơn, vấn đề thực sự có thể là thiếu đào tạo, hoặc khối lượng công việc không hợp lý.
Các công cụ như 5 Whys, Đánh giá tình huống và Phân tích nguyên nhân gốc rễ giúp bạn đặt đúng câu hỏi và làm việc qua các lớp của một vấn đề để tìm ra những gì đang thực sự xảy ra.
Ở giai đoạn này, đảm bảo bạn xem xét vấn đề từ nhiều góc độ. Nếu đưa ra kết luận quá sớm, bạn có thể sai lầm. Ví dụ, hãy xem xét vấn đề sau: “Chúng ta phải tìm một cách để xử lý kỷ luật những người làm việc không đạt tiêu chuẩn”. Điều này không cho bạn cơ hội tìm ra lý do thực sự tại sao họ lại không đạt hiệu suất. Checklist CATWOE nhắc nhở bạn xem xét các thành phần có thể tạo nên vấn đề và mở rộng suy nghĩ xung quanh nó.
Thấu hiểu sự phức tạp
Khi vấn đề đơn giản, giải pháp thường là hiển nhiên, và bạn không cần phải làm theo bốn bước mà chúng ta vạch ra trước đó. Vì vậy, khi bạn dùng cách tiếp cận chính thức hơn, vấn đề của bạn có thể sẽ phức tạp và khó hiểu, bởi vì có một mạng lưới các vấn đề liên quan đến nhau.
Tin tốt là có rất nhiều công cụ, bạn có thể sử dụng để hiểu rõ mớ lộn xộn này!
Nhiều trong số chúng giúp bạn tạo một hình ảnh rõ ràng hơn về tình hình, vì vậy bạn có thể hiểu tốt hơn về những gì đang xảy ra.
Sơ đồ mối quan hệ là một công cụ tuyệt vời cho việc tổ chức nhiều thông tin khác nhau thành các chủ đề phổ biến, và để khám phá mối quan hệ giữa chúng.
Một công cụ phổ biến là biểu đồ nguyên nhân – kết quả. Để tạo ra các giải pháp khả thi, bạn phải có một sự hiểu biết vững chắc về những gì gây ra vấn đề. Sơ đồ Nguyên nhân-và-kết quả sẽ làm nổi bật rằng thiếu đào tạo có thể đóng góp cho vấn đề và chúng có thể làm bật lên các vấn đề có thể xảy ra như làm việc quá tải và vấn đề với công nghệ.
Khi vấn để của bạn xảy ra với một quy trình kinh doanh, hãy tạo Sơ đồ luồng, Sơ đồ làn bơi giúp bạn thấy một loạt các hoạt động khác nhau và ghép chúng lại với nhau. Điều này giúp bạn xác định các thành phần bị thiếu hay nút thắt gây ra vấn đề.
Thông thường, vấn đề tưởng như đơn giản hóa ra lại cực kỳ phức tạp. Trở lại với ví dụ trên, việc không đạt tiêu chuẩn có thể do không đủ kỹ năng, nhưng khối lượng công việc quá mức cũng có thể ảnh hưởng tới năng suất và động lực kém. Kỹ thuật đào sâu giúp bạn phân chia vấn đề thành phần nhỏ hơn, mỗi trong số đó có thể được giải quyết một cách thích hợp.
Quy trình Giải quyết vấn đề
Bốn bước tiếp cận để giải quyết vấn đề đề cập ở bài viết này sẽ giúp bạn trong nhiều tình huống. Tuy nhiên, để có một quá trình toàn diện hơn, bạn có thể sử dụng các phương pháp dưới đây.
Quy trình Simplex liên quan đến một quá trình tám giai đoạn: tìm kiếm vấn đề, tìm hiểu thực tế, xác định các vấn đề, tìm ý tưởng, lựa chọn và đánh giá, quy hoạch, bán ý tưởng và hành động. Các bước xây dựng dựa trên các quá trình cơ bản được mô tả trước đó, và chúng tạo ra một chu kỳ phát hiện vấn đề và giải quyết sẽ tiếp tục hoàn thiện tổ chức của bạn.
Thẩm định đánh giá – Phương pháp 5D một cách tiếp cận độc đáo tích cực giúp bạn giải quyết vấn đề bằng cách kiểm tra xem điều gì đang hiệu quả trong các khu vực xung quanh chúng.
Phương pháp SSM được thiết kế giúp bạn hiểu vấn đề phức tạp, từ đó bạn có thể bắt đầu quá trình giải quyết chúng. Nó sử dụng bốn giai đoạn giúp bạn khám phá thêm thông tin chi tiết về nguyên nhân gây ra vấn đề và sau đó xác định hành động cải thiện tình hình.
Những điểm chính
Sử dụng các công cụ và kỹ thuật sẽ giúp bạn cải thiện cách tiếp cận để giải quyết những vấn đề mà nhóm và tổ chức gặp phải. Bạn sẽ thành công hơn trong giải quyết vấn đề và, vì điều này, thành công hơn những gì bạn làm. Hơn thế nữa, bạn sẽ bắt đầu xây dựng một danh tiếng như là một người có thể xử lý các tình huống khó khăn, theo một cách khôn ngoan và tích cực.
