Giải quyết vấn đề bằng cách xem xét những điều tích cực
Hãy tưởng tượng rằng sổ đặt hàng của tổ chức bạn đã kín và bạn thì đang tuyệt vọng tìm cách để mở rộng kinh doanh – những bạn không thể tìm được nhân viên bạn cần. Điều tồi tệ hơn, tiền mặt thì bị hạn chế và ngân sách tuyển dụng đang bị chi ra quá nhiều và bạn nghi ngờ rằng một số phương pháp mình đang sử dụng không hoạt động hiệu quả.
Một phương pháp tiếp cận ở đây là tập trung vào những thứ chưa hoạt động hiệu quả và suy nghĩ xem làm thế nào bạn có thể khắc phục chúng. Đây là cách tiếp cận thường được dùng để giải quyết vấn đề. Trong nhiều trường hợp, nó phát huy rất hiệu quả. Tuy nhiên ở những trường hợp khác thì cách đó lại rất nhạt nhẽo.
Cách tiếp cận khác là chuyển sang quan điểm tích cực, nhìn vào những thứ đang hoạt động hiệu quả và xây dựng trên chúng. Trong một số trường hợp, điều này có thể rất hiệu quả bởi vì bằng cách tập trung vào những điểm tích cực, bạn có thể xây dựng được thế mạnh độc đáo mang lại thành công thực sự.
Đây là tiền đề đằng sau “Thẩm định đánh giá“, một phương pháp giải quyết vấn đề được tìm ra bởi David Cooperrider của Trường đại học Case Western vào giữa những năm 1980.
Để hiểu được cơ sở của Thẩm định đánh giá, trước hết cần xem xét ý nghĩa của 2 từ này trong ngữ cảnh của nó.
- Đánh giá có nghĩa là công nhận và đánh giá cao những đóng góp hoặc đặc tính của những điều và những người xung quanh chúng ta
- Thẩm tra có nghĩa là khám phá với tinh thần tìm kiếm để hiểu rõ hơn và mở ra những khả năng mới.
Khi kết hợp, nó có nghĩa là bằng cách đánh giá những điều tốt và có giá trị trong tình hình hiện tại, chúng ta có thể khám phá và tìm hiểu xem làm thế nào để tạo ra sự thay đổi tích cực trong tương lai.
Mục lục
Sử dụng Thẩm định đánh giá: Cách tiếp cận 5D
Để áp dụng Thẩm định đánh giá trong tình huống giải quyết vấn đề, điều quan trọng là phải tập trung vào những mặt tích cực. Cách tiếp cận tích cực này giúp bạn xây dựng điểm mạnh của mình, giống như giải quyết vấn đề thường có thể giúp bạn quản lý hoặc loại bỏ điểm yếu.
Bước đầu tiên của quy trình là xác định và mô tả vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Từ đó bạn tiếp tục xem xét vấn đề theo 4 giai đoạn: Khám phá, Định hướng, Thiết kế và Thực hiện. Cách tiếp cận này được mô tả trong 5 bước dưới đây.
Mẹo 1:
Thẩm định đánh giá được giải thích bằng cách sử dụng 4D: Khám phá (Discovery), Định hướng (Dream), Thiết kế (Design), Thực hiện (Deliver). Chúng tôi muốn đặt một D thứ năm là Xác định (Define) vào quá trình này và xem như là bước đầu tiên.
Bước 1. Xác định vấn đề
Trước khi bạn có thể phân tích một tình huống, bạn cần xác định xem bạn đang xem xét điều gì?
Cũng giống như việc bạn quyết định xem xét các điểm tích cực thì nó sẽ giúp bạn di chuyển theo một hướng tích cực, thì xác định chủ đề tích cực sẽ giúp bạn nhìn vào các khía cạnh tích cực của nó. Vì vậy, thay vì tìm kiếm “các cách để khắc phục vấn đề tuyển dụng”, ví dụ bạn sẽ chọn “các cách thúc đẩy tuyển dụng”. Sự thay đổi tinh tế trong từ ngữ có ý nghĩa rất lớn với những điều bạn đang giải quyết.
Ngoài ra, đảm bảo chủ đề của bạn không hạn chế bạn quá mức: Bạn muốn khám phá nhiều giải pháp và con đường cho sự thay đổi thì hãy giữ chủ đề của bạn luôn mở rộng.
Bước 2. Giai đoạn “Khám phá”
Ở đây bạn cần tìm kiếm những điều tốt đẹp nhất đã xảy ra trong quá khứ và những điều hiện tại đang hiệu quả. Liên quan đến càng nhiều người càng tốt và đặt ra những câu hỏi giúp mọi người nói chuyện và kể về những câu chuyện, về những điều họ thấy giá trị nhất (đánh giá cao nhất) và những công việc họ cảm thấy tốt nhất.
Sử dụng ví dụ ở giai đoạn đầu tiên, cách tốt nhất để thực hiện điều này là tạo một cuộc tuyển dụng mới để phỏng vấn những người khác, tập trung vào các câu hỏi giá trị như họ thích điều gì ở công việc trước khi tham gia và họ cảm thấy thích thú điều gì ở công ty sau khi gia nhập. Trong tình huống này, một số câu hỏi khám phá tốt có thể là:
- Khi nghĩ lại về quyết định tham gia vào công ty, điều gì đã thu hút bạn nhất?
- Hãy kể cho tôi về một khoảng thời gian mà bạn cảm thấy mình rất nhiệt tình trong công việc.
- Bạn nghĩ điều gì quan trong nhất cho sự thành công của công ty?
- Nói cho tôi biết thời gian bạn cảm thấy tự hào về công ty.
Cách tiếp cận khác để giải quyết vấn đề này có thể là xem xét các phương pháp tiếp cận khác nhau mà bạn sử dụng để tuyển dụng và xác định những phương pháp tiếp cận thu hút ứng viên nhất
Khi bạn thu thập đủ thông tin thô, bạn cần phân tích dữ liệu và xác định các yếu tố đóng góp nhiều nhất cho sự thành công của nhóm hoặc tổ chức trong quá khứ. Điều gì có giá trị nhất? Điều gì giúp mọi người tìm thấy động lực hoặc niềm vui trong công việc? Và điều gì là niềm tự hào lớn nhất? …
Bước 3. Giai đoạn ” Định hướng”
Trong giai đoạn này, bạn và đội bạn định hướng “những điều có thể xảy ra”. Hãy suy nghĩ làm thế nào bạn có thể sử dụng những điểm tích cực mà bạn đã xác định trong giai đoạn Khám phá và củng cố chúng để xây dựng sức mạnh thực sự.
Kết quả của giai đoạn khám phá có thể mở ra một con đường rõ ràng hơn. Nếu không, một cách tiếp cận hữu ích là mang một nhóm các bên liên quan lại với nhau và Brainstorming tạo ra những ý tưởng sáng tạo về những điều mà tổ chức và đội có thể đạt được.
Trong ví dụ của chúng tôi, bạn có thể chọn nâng cao và xây dựng những điểm tốt đẹp mà mọi người thích về tổ chức và sử dụng nó như là một thông điệp mạnh mẽ để thu hút các ứng viên tiềm năng trong quá trình tuyển dụng. Bạn cũng có thể ngừng làm những việc không hiệu quả và sử dụng số tiền có được để củng cố những điều đó.
Một khi bạn đã đồng ý với định hướng hoặc tầm nhìn của mình, bạn có thể đưa nó vào giai đoạn Thiết kế.
Bước 4. Giai đoạn “Thiết kế”
Xây dựng dựa trên định hướng, giai đoạn này xem xét các thực tế cần thiết để hỗ trợ tầm nhìn, định hướng cho công ty. Ở đây bạn bắt đầu tìm hiểu sâu về các loại hệ thống, quy trình và chiến lược thực hiện định hướng.
Bước 5. Giai đoạn “thực hiện”
Phần cuối cùng là giai đoạn thực hiện và đòi hỏi nhiều kế hoạch và sự chuẩn bị. Chìa khóa để thực hiện thành công là tập trung vào các Định hướng (tầm nhìn). Mặc dù các bộ phận khác nhau trong nhóm thường có các quy trình riêng của họ để hoàn thành, nhưng kết quả tổng thể là sự thay đổi chung trong toàn tổ chức, tất cả đều hỗ trợ và duy trì định hướng của tổ chức.
Mẹo 2:
Sức mạnh thực sự của kỹ thuật này xuất phát từ bước 1 và 2. Bước 3 đến 5 chỉ là các tiêu chuẩn để thực hiện. Nếu bạn có phương pháp tiếp cận ưa thích hơn thì có thể sử dụng nó.
Mẹo 3:
Trong bài này, chúng tôi đang xem xét Đánh giá thẩm định như là một kỹ thuật giải quyết vấn đề. Bạn cũng có thể sử dụng nó như là một công cụ chiến lược để phát triển tổ chức hoặc phát triển cá nhân. Trong trường hợp sử dụng nó để giải quyết vấn đề, thì bạn có thể tập trung vào những điều bạn làm tốt và chuyển hướng nỗ lực của mình hướng tới điều này và tránh xa những điều bạn làm chưa hiệu quả.
Những điểm chính
Khi đối mặt với thách thức hoặc vấn đề tiếp theo, bạn hãy xem lại trong công việc mình đã làm tốt điều gì và công việc nào hiện đang hiệu quả. Quan điểm tích cực này mang lại một loạt các giải pháp tích cực mới mà bạn và đội bạn có thể chưa từng khám phá trước đây. Sử dụng quá trình này để tổ chức bạn có thể nhìn vào chính nó một cách tích cực hơn.
Giai đoạn thực hiện của chu kỳ không phải là bước kết thúc mà là nơi để bắt đầu đánh giá lại và tiếp tục quá trình Đánh giá thẩm định nhằm liên tục cải tiến. Một khi bạn sử dụng cách suy nghĩ tích cực này, bạn có thể áp dụng chu trình này nhiều lần cho các khía cạnh khác nhau của nhóm hoặc tổ chức và tận hưởng kết quả tích cực mà nó mang lại.
