Xác định và truyền thông quy trình tối ưu
Bạn có thường tinh giảm một quy trình trong tổ chức nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hay bạn phải vật lộn để tìm hiểu một quy trình trong khi nó được mô tả một cách chi tiết.
Sơ đồ luồng là một công cụ hữu ích trong những tình huống này, khi chúng tạo nên một quy trình dễ hiểu. Sử dụng một vài từ, một vài biểu tượng đơn giản, chúng cho thấy điều gì xảy ra ở từng giai đoạn và ảnh hưởng tới các quyết định và hành động khác thế nào.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào tạo và sử dụng Sơ đồ luồng và chúng giúp bạn giải quyết vấn đề trong quy trình thế nào.
Mục lục
Sơ đồ luồng là gì?
Sơ đồ luồng là một cách dễ hiểu thể hiện các bước trong một quy trình phù hợp với nhau như thế nào. Kỹ sư người Mỹ Frank Gilbreth được nhiều người tin là người đầu tiên tài liệu hóa một dòng quy trình, sau khi giới thiệu khái niệm về một “Sơ đồ quy trình” tới Hiệp hội Kỹ sư cơ khí của Mỹ trong năm 1921.
Sơ đồ luồng thường bao gồm bốn biểu tượng chính, liên kết với các mũi tên chỉ hướng của dòng chảy:
1. Vòng tròn kéo dài, thể hiện sự bắt đầu hay kết thúc của một quy trình.
2. Hình chữ nhật, thể hiện hướng dẫn hoặc hành động
3. Kim cương, thể hiện nơi bạn phải đưa ra quyết định.
4. Hình bình hành, cho thấy đầu vào và đầu ra. Có thể bao gồm nguyên vật liệu, dịch vụ hoặc con người.
Mẹo:
Bạn có thể sử dụng nhiều biểu tượng khác trong một sơ đồ luồng nhưng hãy nhớ các biểu đồ này được sử dụng để truyền thông. Nếu sử dụng ký hiệu mà chỉ một số ít người hiểu được, bạn có thể thất bại khi truyền đạt thông điệp. Vì vậy, đảm bảo mọi thứ đơn giản.
Khi nào sử dụng Sơ đồ luồng?
Tổ chức sử dụng để:
- Xác định một quy trình.
- Chuẩn hóa quy trình.
- Truyền thông một quy trình.
- Xác định tắc nghẽn hay hao phí trong một quy trình.
- Giải quyết vấn đề.
- Cải thiện một quy trình.
Ví dụ, các nhà phát triển phần mềm có thể sử dụng chúng để tìm ra cách kết hợp các phần tự động và thủ công của một quy trình lại với nhau. Thành viên trong nhóm không có kinh nghiệm có thể làm theo biểu đồ để hoàn thành các hoạt động theo thứ tự đúng. Một nhà sản xuất có thể đảm bảo giữ giá trị bằng cách áp dụng một sơ đồ luồng kiểm soát chất lượng mà trình bày các câu hỏi và các quan điểm quyết định. Và bộ phận nhân sự có thể kết hợp một sơ đồ luồng với một sơ đồ cấu trúc cho mọi người biết cần liên hệ với ai khi gặp vấn đề và khi nào.
Tại sao sử dụng Sơ đồ luồng?
Đơn giản công cụ này giúp truyền thông và ghi lại một quy trình nhanh chóng và rõ ràng, vì vậy quy trình sẽ được hiểu và áp dụng đúng cách và thống nhất. Nó cũng giúp bạn ước tính khoảng thời gian của quy trình, từ đó bạn đánh giá tốt hơn về thời gian cần thiết cho mỗi công việc. Và bạn sẽ có thể xác định thêm các vấn đề như ai nên tham gia và tham gia vào giai đoạn nào, chẳng hạn như quản lý cấp cao hoặc cơ quan thẩm quyền.
Nhưng bạn cũng được hưởng lợi từ quy trình tạo ra một sơ đồ luồng, khi xây dựng nó từng bước. Bạn sẽ có thể tập trung vào chi tiết từng giai đoạn cá nhân, mà không cảm thấy bị choáng ngợp bởi phần còn lại của quy trình và sau đó “thu nhỏ lại” để quan sát bức tranh lớn hơn.
Mẹo:
Nếu quy trình hoặc dự án của bạn liên quan đến một số người hoặc nhóm người, bạn nên sử dụng Sơ đồ làn bơi thay vì Sơ đồ luồng – giúp bạn thể hiện các luồng quy trình giữa mọi người và nhóm.
Làm thế nào tạo sơ đồ luồng?
Thực hiện theo bốn bước:
Bước 1: Xác định nhiệm vụ
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ trong một quy trình theo trình tự thời gian. Đặt ra các câu hỏi như:
- Điều sẽ sẽ xảy ra tiếp theo trong quy trình này là gì?”
- Hay “Bạn có cần đưa ra quyết định trước khi tới bước tiếp theo không?”
- Hay “Phê duyệt nào là bắt buộc trước khi chuyển sang bước tiếp theo?”
Đặt mình vào vị trí người sử dụng quy trình này. Nói chuyện với các thành viên người làm việc trực tiếp với quy trình và lấy ý kiến của họ về việc cải tiến. Tốt hơn hãy thực hiện cách tiếp cận thực hành và tự mình thực hiện và suy nghĩ về thực tiễn của từng giai đoạn. Sử dụng Bản đồ trải nghiệm khách hàng nếu sơ đồ luồng của bạn tập trung vào dịch vụ khách hàng, từ đó bạn có thể hiểu rõ hơn về quy trình.
Bước 2: Sắp xếp và ghi lại các nhiệm vụ
Tiếp theo, bắt đầu sơ đồ luồng bằng cách vẽ hình tròn thuôn dài và dán nhãn “Bắt đầu”.
Sau đó, đi qua toàn bộ quy trình và thể hiện các hành động và các quyết định theo thứ tự chúng xảy ra. Liên kết chúng với các mũi tên để minh họa cho dòng chảy quy trình.
Trong trường hợp bạn cần đưa ra quyết định, vẽ mũi tên từ khối kim cương tới mỗi giải pháp và sau đó dãn nhãn cho mỗi mũi tên với quyết định được đưa ra. Hãy nhớ thể hiện kết thúc của quy trình bằng cách sử dụng hình tròn thon dài có nhãn “Kết thúc”.
Bước 3: Kiểm tra lại quy trình đó 2 lần
Khi đã hoàn thành sơ đồ luồng, trở lại từ đầu và thử nó, đảm bảo bạn không bỏ qua bất cứ điều gì. Làm việc qua từng bước và tự hỏi liệu bạn đã thể hiện chuỗi hành động và quyết định một cách chính xác chưa. Có nhiều quyết định được đưa ra trong những giai đoạn nhất định không?
Sau đó trình bày nó với người khác, đặc biệt những người làm việc trực tiếp với quy trình này. Yêu cầu họ kiểm ra xem nó đúng không và cho bạn biết nếu có bất kỳ thiếu sót nào
Bước 4: Tối ưu sơ đồ luồng
Cuối cùng, bạn có thể cải thiện quy trình thay vì chỉ ghi lại nó. Vì vậy, xem liệu có bất kỳ bước nào không cần thiết hoặc quá phức tạp. Xác định bất kỳ nút thắt nào và giải quyết chúng để cải thiện hiệu suất.
Có bất kỳ bước nào bị thiếu, không quan trọng nó nhỏ hay không đáng kể, bạn có nên thêm vào? Và bạn có giao nhiệm vụ và quyết định tới đúng người hay theo hệ thống tự động chúng ở nơi phù hợp? Thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết và sau đó tối ưu lại biểu đồ.
Mẹo:
Khi tối ưu sơ đồ luồng, bạn cũng có thể đang thách thức cách làm việc đã được thử nghiệm của các thành viên trong nhóm. Vì vậy cần thời gian để giành được sự ủng hộ và đừng mong đợi thay đổi thói quen của mọi người chỉ sau một đêm.
Sơ đồ SIPOC cung cấp cho bạn thông tin chi tiết mà bạn cần để giới thiệu thay đổi một cách có kiểm soát và hiệu quả.
Phần mềm tạo Sơ đồ luồng
Bạn có thể bắt đầu vẽ sơ đồ bằng tay, nhưng để thuận tiện hơn bạn có thể sử dụng app biểu đồ để tiết kiệm, sửa đổi và chia sẻ sơ đồ.
Ứng dụng này có nhiều loại khác nhau, từ đơn giản và miễn phí, chẳng hạn như draw.io, creately và Pencil Project, tới phức tạp hơn và có phí, chẳng hạn như SmartDraw và Visio.
Mẹo:
Sơ đồ luồng có thể nhanh chóng trở nên dài và phức tạp, do đó bạn không thể biểu diễn nó trên một mặt giấy. Bạn nên sử dụng “kết nối” (hình tròn số) liên kết khi chuyển từ trang này sang trang khác. Người dùng có thể theo dõi các con số phù hợp để theo dõi quy trình dòng chảy.
Thí dụ
Hình ảnh dưới đây cho thấy một phần sơ đồ luồng: làm thế nào các nhân viên lễ tân tại một công ty định tuyến các cuộc gọi điện thoại đến đúng bộ phận:
Những điểm chính
Sơ đồ luồng là sơ đồ đơn giản vạch ra một quy trình, từ đó bạn có thể dễ dàng truyền thông cho người khác. Bạn cũng có thể sử dụng chúng để xác định và phân tích một quy trình, xây dựng bức tranh từng bước quy trình và sau đó chuẩn hóa hoặc cải thiện nó.
Để vẽ sơ đồ, xác định nhiệm vụ và quyết định mà bạn thực hiện trong suốt quy trình và viết chúng ra theo thứ tự.
Sau đó, sắp xếp các bước theo định dạng biểu đồ, sử dụng những biểu tượng thích hợp.
Cuối cùng, kiểm tra và tối ưu sơ đồ luồng đảm bảo nó thể hiện chính xác quy trình này và cho thấy cách làm việc hiệu quả nhất.
