Khi bạn giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp, rất dễ dàng bỏ qua các bước quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề, có nghĩa là bạn có thể bỏ lỡ những giải pháp tốt hoặc tệ hơn nữa là không xác định được vấn đề đúng ngay từ đầu.
Một cách để ngăn chặn điều này xảy ra là sử dụng quy trình Simplex. Công cụ với từng bước mạnh mẽ này giúp bạn xác định và giải quyết vấn đề sáng tạo và hiệu quả hơn. Nó hướng dẫn bạn trong từng giai đoạn của quá trình giải quyết vấn đề, từ việc tìm ra vấn đề đến việc thực hiện giải pháp. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng các giải pháp luôn sáng tạo, mạnh mẽ.
Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét từng bước của Quy trình Simplex. Chúng ta cũng sẽ xem xét một số công cụ và nguồn lực sẽ giúp đỡ bạn ở từng giai đoạn.
Mục lục
Giới thiệu về Công cụ
Quy trình Simplex được tạo ra bởi Min Basadur và được phổ cập trong cuốn sách “The Power of Innovation“ của ông ấy.
Nó phù hợp cho các vấn đề và dự án ở bất kỳ quy mô nào. Nó sử dụng 8 giai đoạn thể hiện trong hình 1 dưới đây:
Hình 1: Quy trình Simplex
Thay vì xem giải quyết vấn đề như là một quá trình đơn thẳng, Simplex xem nó như là một chu kỳ liên tục.
Điều này có nghĩa là giải quyết vấn đề không nên dừng lại khi giải pháp đã được thực hiện. Thay vào đó, việc hoàn thành và thực hiện một chu kỳ cải tiến nên được tiếp tục ở bước kế tiếp.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét từng bước chi tiết hơn.
1. Tìm kiếm vấn đề
Thông thường, việc tìm ra đúng vấn đề để giải quyết là phần khó nhất của quá trình.
Vì vậy, bước đầu tiên trong việc sử dụng Simplex là bắt đầu thực hiện việc này. Khi hiểu được vấn đề, bạn sẽ có cơ hội thay đổi và cải tiến.
Vấn đề có thể rõ ràng. Nếu không, chúng thường có thể được xác định bằng cách sử dụng câu hỏi kích hoạt như:
- Khách hàng muốn chúng ta cải thiện điều gì? Họ phàn nàn về điều gì?
- Họ có thể làm gì tốt hơn nếu chúng ta có thể giúp họ?
- Chúng ta có thể giúp ai khác bằng cách sử dụng năng lực cốt lõi mình?
- Có vấn đề nhỏ nào, có thể phát triển thành vấn đề lớn hơn? Và đâu là nơi nảy sinh thất bại trong quy trình kinh doanh?
- Điều gì làm chậm công việc hoặc khiến nó trở nên khó khăn hơn? Chúng ta thường không đạt được điều gì? Đâu là nút thắt?
- Làm thế nào để cải thiện chất lượng?
- Đối thủ cạnh tranh làm gì mà chúng ta có thể làm?
- Điều gì gây ra bực mình và khó chịu cho đội nhóm?
Những câu hỏi này giải quyết vấn đề hiện đang tồn tại. Nó cũng hữu ích khi nhìn vào tương lai. Hãy nghĩ xem bạn mong muốn thị trường và khách hàng thay đổi thế nào trong vài năm tới; những vấn đề bạn có thể gặp phải khi tổ chức mở rộng; Và những thay đổi xã hội, chính trị và pháp luật có thể ảnh hưởng đến nó. (Các công cụ như phân tích PEST sẽ giúp bạn thực hiện việc này.) Bạn cũng có thể khám phá vấn đề từ các quan điểm khác nhau – đây là nơi các kỹ thuật CATWOE hữu ích.
Ở giai đoạn này bạn có thể không có đủ thông tin để xác định chính xác vấn đề. Đừng lo lắng về điều này cho đến khi bạn đi đến bước 3!
2. Tìm hiểu thực tế
Giai đoạn tiếp theo là nghiên cứu vấn đề một cách đầy đủ nhất có thể. Đây là nơi bạn:
- Hiểu rõ sự khác nhau về nhận thức của mọi người về tình huống
- Phân tích dữ liệu xem vấn đề có thực sự tồn tại hay không
- Khám phá những ý tưởng tốt nhất mà đối thủ cạnh tranh đã có.
- Hiểu nhu cầu của khách hàng một cách chi tiết hơn.
- Hiểu rõ đầy đủ bất kỳ quy trình, thành phần, dịch vụ hoặc công nghệ nào bạn muốn sử dụng
- Đảm bảo lợi ích của việc giải quyết vấn đề xứng đáng với nỗ lực bạn bỏ ra.
Tìm hiểu thực tế hiệu quả, bạn có thể xác nhận quan điểm của bản thân về tình huống và đảm bảo tất cả các cách giải quyết vấn đề trong tương lai đều dựa trên một quan điểm chính xác thực tế.
3. Định nghĩa vấn đề
Trước khi đến giai đoạn này, bạn nên biết vấn đề là gì và bạn nên có một sự hiểu biết tốt về các sự kiện liên quan đến nó.
Từ đây bạn cần xác định chính xác vấn đề mà bạn muốn giải quyết.
Điều quan trọng là phải giải quyết vấn đề ở đúng mức. Nếu bạn đặt câu hỏi quá rộng, bạn sẽ không bao giờ có đủ nguồn lực để trả lời chúng một cách hiệu quả. Nếu bạn đặt các câu hỏi quá hẹp, bạn có thể đang sửa chữa các triệu chứng của một vấn đề chứ không phải là vấn đề.
Min Basadur, người đã tạo ra quy trình Simplex, gợi ý từ “Tại sao?” Để mở rộng một câu hỏi và “điều gì đang ngăn cản bạn?” để thu hẹp một câu hỏi.
Ví dụ, nếu vấn đề của bạn là một trong sô những cây trồng bị chết, hãy hỏi “Tại sao tôi muốn giữ cây khỏe mạnh?” Nó có thể mở rộng câu hỏi “Làm thế nào tôi có thể duy trì chất lượng môi trường xung quanh chúng ta”
Câu hỏi “Điều gì ngăn cản bạn?” có thể cung cấp câu trả lời cho câu hỏi “Tôi không biết làm thế nào để kiểm soát mầm bệnh đang giết chết cây”.
Vấn đề lớn thường được tạo thành từ nhiều vấn đề nhỏ hơn. Đây là giai đoạn bạn có thể sử dụng Kỹ thuật đào sâu chia nhỏ vấn đề xuống các thành phần nhỏ hơn. Bạn cũng có thể sử dụng Kỹ thuật 5 Whys, Phân tích Nguyên nhân và ảnh hưởng và Phân tích nguyên nhân gốc rễ .
Mẹo:
Khó khăn phổ biến trong giai đoạn này là tư duy tiêu cực – bạn hoặc nhóm bạn có thể bắt đầu sử dụng các cụm từ như “Chúng ta không thể …” hoặc “Chúng ta không” hoặc “Chi phí quá nhiều”. Để khắc phục vấn đề này, hãy bác bỏ những câu hỏi này với cụm từ ” Làm thế nào chúng ta có thể ….?”. Điều này giúp thay đổi trọng tâm để tạo ra một giải pháp.
4. Tìm ý tưởng
Giai đoạn tiếp theo là tạo ra càng nhiều ý tưởng giải quyết vấn đề càng tốt.
Để làm điều này bạn có thể hỏi ý kiến của người khác, thông qua các công cụ sáng tạo và các kỹ thuật tư duy để động não. Bạn cũng nên cố gắng nhìn nhận vấn đề từ nhiều quan điểm khác. Một kỹ thuật như Ma trận tái nhận thức có thể giúp ích cho bạn.
Không đánh giá hoặc chỉ trích ý tưởng trong giai đoạn này. Thay vào đó, chỉ tập trung vào việc tạo ra ý tưởng. Hãy nhớ rằng những ý tưởng không thực tế thường có thể tạo ra những điều tốt đẹp. Bạn cũng có thể sử dụng thêm các công cụ trong Phần Tư duy sáng tạo.
5. Lựa chọn và Đánh giá
Một khi bạn có một số giải pháp cho vấn đề, lúc này là thời gian để chọn một trong những giải pháp tốt nhất.
Giải pháp tốt nhất có thể rõ ràng. Nếu không, thì điều quan trọng là phải suy nghĩ qua các tiêu chí mà bạn sẽ sử dụng để chọn ý tưởng hay nhất. Phần kỹ năng ra quyết định cung cấp cho bạn một số phương pháp tốt để thực hiện. Các kỹ thuật hữu ích đặc biệt bao gồm Cây Quyết định, Phân tích So sánh theo cặp và Phân tích Ma trận Quyết định.
Một khi bạn đã chọn được một ý tưởng, hãy phát triển nó càng nhiều càng tốt. Sau đó, cần phải đánh giá nó để xem liệu nó có đủ tốt để sử dụng hay không. Ở đây, điều quan trọng là không để cho cái tôi của bạn ảnh hưởng đến quyết định.
Nếu ý tưởng của bạn không mang lại lợi ích đủ lớn, thì hãy xem liệu bạn có thể tạo ra nhiều ý tưởng hơn hoặc khởi động lại toàn bộ quá trình. (Bạn có thể lãng phí nhiều năm trong cuộc đời cho việc phát triển ý tưởng sáng tạo mà không ai muốn.)
Các kỹ thuật để giúp bạn thực hiện việc này bao gồm:
- Phân tích rủi ro, giúp bạn khám phá khi mọi thứ có thể đi sai hướng
- Phân tích Tác động cho phép bạn có một khuôn khổ tìm ra hậu quả của một quyết định
- Phân tích chống đối ủng hộ giúp bạn khám phá quan điểm ủng hộ và chống đối sự thay đổi
- Sáu chiếc mũ tư duy giúp bạn khám phá quyết định của mình bằng cách sử dụng một loạt các phong cách ra quyết định hợp lệ.
- Sử dụng NPV và IRR giúp bạn đảm bảo dự án có giá trị từ góc độ tài chính.
6. Lên kế hoạch
Một khi bạn đã chọn được ý tưởng và tin tưởng rằng ý tưởng này được đánh giá cao thì đây là lúc để lên kế hoạch thực hiện.
Kế hoạch Hành động giúp bạn quản lý các dự án đơn giản – những kế hoạch này chỉ ra ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và làm thế nào để thực hiện công việc.
Đối với các dự án lớn hơn, bạn có thể sử dụng kỹ thuật quản lý dự án chính thức. Bằng cách sử dụng các tính năng này, bạn có thể đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả, thành công và trong một khoảng thời gian hợp lý.
Trường hợp việc thực hiện ý tưởng có tác động đến nhiều người hoặc một nhóm người, bạn cũng nên nghĩ tới quản lý sự thay đổi. Có một sự đánh giá cao về điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mọi người ủng hộ dự án của bạn chứ không phải là phản đối hoặc hủy bỏ nó.
7. Bán ý tưởng của bạn
Cho đến giai đoạn này, bạn có thể tự mình thực hiện tất cả công việc hoặc thực hiện cùng với một nhóm nhỏ. Bây giờ bạn cần bán ý tưởng cho những người hỗ trợ nó. Những người này có thể là sếp, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan khác tham gia dự án.
Khi bán dự án, bạn không chỉ giải quyết những tính năng thực tế của nó mà còn những thứ như chính trị nội bộ, sự sợ hãi thay đổi và các yếu tố khác…
8. Hành động
Đây là khi mà tất cả các công việc và kế hoạch cẩn thận sẽ phát huy tác dụng. Một lần nữa, nếu bạn thực hiện một sự thay đổi hoặc dự án quy mô lớn, bạn có thể muốn tìm hiểu kỹ năng quản lý thay đổi để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện trơn tru.
Một khi hành động được tiến hành, quay trở lại giai đoạn 1, Tìm kiếm vấn đề để tiếp tục cải thiện ý tưởng của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Kaizen để thực hiện sự cải tiến liên tục này.
Những điểm chính
Simplex là một cách tiếp cận mạnh mẽ để giải quyết vấn đề. Nó phù hợp cho dự án và tổ chức với bất kỳ quy mô nào.
Quá trình này đi theo chu kỳ 8 giai đoạn. Sau khi hoàn thành 8 giai đoạn, bạn bắt đầu lại để tìm và giải quyết một vấn đề khác. Điều này giúp đảm bảo sự cải tiến liên tục.
Các giai đoạn trong quá trình này là:
- Tìm kiếm vấn đề
- Tìm hiểu thực tế.
- Xác định vấn đề.
- Tìm ý tưởng.
- Lựa chọn và đánh giá.
- Lập kế hoạch.
- Bán ý tưởng.
- Thực hiện
Bằng cách di chuyển qua từng giai đoạn này, bạn đảm bảo mình đã giải quyết các vấn đề quan trọng nhất với các giải pháp tốt nhất có sẵn cho bạn. Như vậy, quá trình này có thể giúp bạn được sự sáng tạo mạnh mẽ.
