Biên bản ghi nhớ – rất đơn giản nhưng rất hiệu quả.
Trước khi máy bay cất cánh, các thành viên phi hành đoàn phải thực hiện hàng trăm loại kiểm tra để đảm bảo nó an toàn để bay. Chỉ cần quên mất một kiểm tra có thể tạo nên sự khác biệt giữa một chuyến bay thành công và một thảm họa.
Vậy, làm thế nào đảm bảo họ không quên bất kỳ thông tin nào quan trọng? Họ sử dụng một biên bản ghi nhớ, dưới hình thức danh sách các công việc cần kiểm tra trước chuyến bay.
Biên bản ghi nhớ là một danh sách có cấu trúc các điểm bạn cần xem xét khi giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc làm việc với một quá trình phức tạp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào tạo và sử dụng biên bản ghi nhớ.
Giới thiệu về công cụ
Thuật ngữ “aide-mémoire” là tiếng Pháp và được dịch là “nhắc nhở” hoặc “hỗ trợ bộ nhớ”. Được sử dụng lần đầu tiên tại Anh năm 1846, trong cuốn sách của G. Lewis “Aide-Mémoire to the Military Sciences“.
Mọi người sử dụng biên bản ghi nhớ thường xuyên ở các khu vực khác nhau như phân tích hệ thống máy tính, xây dựng các đề xuất tài chính, và lên kế hoạch quân sự. Ví dụ, bệnh viện sử dụng biên bản ghi nhớ hướng dẫn đội ngũ phẫu thuật và nhân viên dọn dẹp cách thức phù hợp để khử trùng phòng phẫu thuật. Điều này giảm nguy cơ nhiễm trùng.
Biên bản ghi nhớ có thể là bất cứ điều gì từ một danh sách ngắn tới một báo cáo hoặc tập sách nhiều trang và chúng rất hiệu quả trong việc giảm sai sót và nâng cao hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể sử dụng chúng để hướng dẫn mọi người thực hiện nhiệm vụ mới hoặc phức tạp hoặc bạn có thể sử dụng chúng để đảm bảo họ không bỏ lỡ các bước quan trọng trong quá trình thực hiện hoặc trong tình huống căng thẳng cao.
Biên bản ghi nhớ cũng giúp bạn giải quyết vấn đề. Ví dụ, bạn có thể tạo nó giúp bạn back-up dữ liệu website nếu nó bị xuống cấp, sửa chữa trục trặc thường gặp trong máy móc hoặc điều tra doanh số bán hàng sụt giảm.
Thông thường, sử dụng biên bản ghi nhớ sẽ tạo nên sự khác biệt giữa thực hiện nhiệm vụ một cách hiểu quả và biến nó thành mớ hỗn độn, đặc biệt khi bạn đang phải chịu áp lực. Điều này giúp bạn tránh sai lầm tốn kém. Chúng cũng rất hữu ích nếu bạn cần thực hiện một loạt các nhiệm vụ tương tự, chúng cũng là một công cụ tuyệt vời đảm bảo các bài học trong một dự án không bị lãng quên trong trong tương lai (ví dụ, quá trình xem xét lại hành động).
Chú thích:
Thuật ngữ “biên bản ghi nhớ” cũng đề cập tới danh sách các hành động từ một cuộc họp hoặc bản tóm tắt một thỏa thuận.
Phát triển biên bản ghi nhớ
Để tạo biên bản ghi nhớ, bắt đầu bằng cách Brainstorming một danh sách các điểm, tiêu đề,… mà bạn cần xem xét trong quá trình hay tình huống.
Sau đó, sử dụng danh sách ban đầu trong một tình huống thực tế, để giải quyết vấn đề hoặc thực hiện nhiệm vụ. Khi bạn hoặc các thành viên trong nhóm làm việc qua từng điểm, hãy xem lại danh sách và xem liệu có bất kỳ điểm bổ sung nào cần đưa vào hay không hay có bất cứ điều gì bạn cần thay đổi không.
Khi tạo biên bản ghi nhớ, tham khảo ý kiến những người có kinh nghiệm liên quan hoặc có chuyên môn, đảm bảo nó toàn diện nhất có thể.
Thiết lập cấu trúc biên bản ghi nhớ theo cách giúp bạn truyền thông tốt nhất những thông tin cần thiết. Bạn có thiết lập nó đơn giản, tài liệu một trang để mở trên màn hình máy tính hoặc chia sẻ với nhóm hoặc có thể là một cuốn sách nhỏ với một vài trang để theo dõi khi cần.
Biên bản ghi nhớ hiệu quả cần ngắn gọn và cụ thể, chúng sử dụng câu hoặc cụm từ đơn giản trực tiếp và không có đoạn văn hay từ ngữ dài dòng. Thậm chí có thể sử dụng sơ đồ hoặc đồ họa, nếu cần làm nổi bật điểm nào đó.
Điều thực sự quan trọng là bạn cập nhật biên bản ghi nhớ bất cứ khi nào bạn học được điều gì mới và muốn ghi nhớ – bằng cách làm này, bạn có thể cải thiện chất lượng công việc.
Bạn cũng có thể xem xét tạo một kho tài liệu hoặc wiki chia sẻ cho những người khác có thể sử dụng nó và cải thiện nó khi họ học được một cái gì đó mới.
Mẹo 1:
Xem xét trình bày biên bản ghi nhớ như sơ đồ luồng, nếu bạn cần làm việc qua các bước theo một thứ tự cụ thể.
Mẹo 2:
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể bắt đầu sử dụng biên bản ghi nhớ ngay lập tức. Tuy nhiên, khi sự an toàn là yếu tố quan trọng hay khi chi phí của hành động sai phạm ở mức cao, bạn sẽ cần kiểm tra biên bản ghi nhớ, đảm bảo nó toàn diện.
Mẹo 3:
Tránh chi tiết không cần thiết, nếu có thể. Nếu biên bản ghi nhớ quá dài và phức tạp, mọi người sẽ không sử dụng nó.
Những điểm chính
Biên bản ghi nhớ là danh sách các điểm, tiêu đề mà bạn sử dụng để giải quyết các vấn đề chung.
Bạn có thể sử dụng biên bản ghi nhớ cho bất kỳ dự án, tình huống, quá trình hay công việc nào mà bạn cần phải nhớ các bước hoặc các điểm cần thiết. Chúng đặc biệt hữu ích nơi công việc lặp đi lặp lại – chúng giúp bạn đưa bài học kinh nghiệm cho tương lai.
Một biên bản ghi nhớ tốt nên ngắn gọn và cụ thể. Nó nên sử dụng câu hoặc cụm từ đơn giản, trực tiếp và không nên có đoạn văn dài dòng.
