Điều gì tạo nên hành vi xấu tại nơi làm việc?

Rõ ràng, bất kỳ định nghĩa về hành vi “xấu” phụ thuộc vào ngữ cảnh. Chúng ta không thể chỉ nói “chửi rủa không bao giờ có thể được dung thứ” hoặc “phàn nàn về các ông chủ cũng là tốt”.

Chúng ta cần một phương pháp đánh giá liệu một hành vi cụ thể là có hoặc là không thể chấp nhận được, cái mà chúng ta có thể áp dụng cho mọi tình huống. Sử dụng một thử nghiệm để giúp mọi người hiểu lý do tại sao một hành vi cụ thể là không thể chấp nhận được, và điều này đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích mọi người dập tắt nó.

Mọi người hãy lưu ý rằng, bài viết này là về hành vi hợp pháp, nhưng nó không thuộc chính sách tổ chức hay đạo đức nghề nghiệp được chấp nhận. Ngược lại, hành vi bất hợp pháp, rõ ràng là không thể chấp nhận được.

1. Hành vi xấu là gì?

Định nghĩa về “hành vi xấu” không đến từ một cá nhân làm hoặc không làm cái gì, nhưng từ tác động tổng thể của hành vi đó ảnh hưởng tới nhiệm vụ đội nhóm và hiệu quả của nó. Hầu như tất cả các công việc được thực hiện bởi đội nhóm, vì vậy bất cứ điều gì gây tổn hại đến đầu ra của họ theo định nghĩa là không thể chấp nhận được.

Áp dụng các định nghĩa trên, chúng ta có thể kết luận rằng hành vi trong công việc là “xấu” nếu nó là một hoặc bất kỳ điều nào sau đây:

1. Tổn hại việc đáp ứng khách hàng của đội nhóm
2. Phá hủy sự gắn kết đội nhóm
3. Có tác động bất lợi khôg cần thiết tới một hoặc nhiều cá nhân trong đội nhóm

Một vấn đề gây tranh cãi liên quan đến một lập trình viên máy tính – người này đã nghe iPod của mình trong khi làm việc. Hầu hết, cô ấy tập trung hoàn toàn vào việc viết mã, vì vậy việc này không trực tiếp gây hại cho khả năng của nhóm trong hoạt động của nó, và nó không có một tác động bất lợi đối với bất cứ ai khác.

Nhưng nó dễ gây hư hại cho sự gắn kết của đội nhóm. Bằng cách đeo iPod của mình, các lập trình viên cô lập mình khỏi những người xung quanh cô. Cô ấy không nghe các cuộc thảo luận công việc liên quan mà các đồng nghiệp của mình, và cô ấy không tham gia vào bất kỳ chuyện đùa vui nào trong văn phòng. Kết quả là, các đồng nghiệp của cô không nhiệt tình về việc giúp đỡ cô ấy. Vì vậy, trên thực tế, thói quen sử dụng iPod của cô có thể hợp pháp được dán nhãn “hành vi xấu”, mặc dù rất nhẹ.

Mặt khác, có kiểm tra rõ ràng sẽ giúp bạn xác định những gì không phải là hành vi xấu. Lấy một ví dụ có thể gây tranh cãi, có lẽ một trong những thành viên trong nhóm của bạn đến vào buổi sáng với một hình xăm rất dễ thấy. Nếu điều này không gây khó chịu với khách hàng, không ảnh hưởng tới việc giao hàng của đội nhóm và không khiến các thành viên quá khó chịu (sự khoan dung là một một phẩm chất cần thiết trong một nhóm), thì nó có thực sự là một vấn đề không?

2. Tác động của hành vi xấu và chiến lược quản lý

Ở một mức độ cá nhân, bạn có thể bị ảnh hưởng tiêu cực từ những hành vi xấu của người khác, ngay cả khi bạn không phải là mục tiêu trực tiếp.

Ở cấp độ tổ chức, hành vi xấu có thể có một tác động rõ rệt đến lợi nhuận. Mục tiêu bị nhỡ và giảm năng suất có nghĩa là lợi nhuận giảm sút. Bạn có thể thấy rằng bạn phải đối mặt với ngày ốm tăng lên, thành viên trong nhóm cố thoát khỏi hành vi xấu hoặc đang bị hút vào nó. Một hậu quả khác có thể thấy được là sự thay thế nhân viên cao hơn, với tất cả các chi phí và thời gian liên quan đến tuyển dụng và đào tạo người mới.

2.1. Sự nguy hiểm của sự từ chối

Mọi người thường cố gắng hợp lý hoá hành vi xấu, chứ không phải đối đầu với nó. Họ giả vờ rằng nó không xảy ra, thuyết phục bản thân rằng nó không quan trọng, hoặc tin rằng nó sẽ “trừ mình ra”. Điều này là rất nguy hiểm.

Và bằng cách cho phản hồi nhanh chóng cho những người không biết rằng họ đang hành xử tồi tệ, bạn có thể giải quyết vấn đề từ trong trứng, trước khi chúng trở nên nghiêm trọng và thường xuyên.

Sử dụng các hướng dẫn ở trên sẽ giúp loại bỏ nghi ngờ về vấn đề này. Các đội khác nhau cũng có thể có các tiêu chuẩn và kỳ vọng về hành vi khác nhau, nhưng trong một bối cảnh nhất định, bạn có thể đánh giá liệu hành vi là xấu hay không, và hành động một cách thích hợp.

2.2. Đối phó với nó

Trong khi từ chối không phải là một giải pháp, những “cơn bộc phát cảm xúc” trước toàn bộ nhân viên hiếm khi hữu ích.  Khi bạn cần phải giải quyết hành vi xấu, yêu cầu người vi phạm nhận thức để thảo luận một cách riêng tư về các sự cố hoặc vấn đề.

Hãy sẵn sàng để:

1. Tóm tắt ngắn gọn, thực tế về những gì đã xảy ra.
2. Giải thích những gì bạn cảm thấy là tác động tiêu cực.
3. Mô tả cách thức biến cố gây thất vọng và cho ví dụ.
4. Bạn muốn nhìn thấy hành vi sửa đổi, và đồng ý với một số chỉ tiêu nếu thích hợp.

Hãy chắc chắn rằng bạn giữ bình tĩnh và khách quan, và sẵn sàng lắng nghe những gì người khác đã nói.

#1. Lựa chọn đội ngũ lãnh đạo

Lãnh đạo đội có thể cố gắng để giải quyết các trường hợp nhẹ của hành vi xấu hoặc kỹ năng giao tiếp kém, bằng cách làm việc với các thành viên trong nhóm có liên quan, nhằm đạt được các mục tiêu kỹ năng mềm trong thực tế.

Điều này giúp bạn tiếp tục làm việc với các thành viên trong nhóm, và để tiếp tục tận dụng lợi thế của các kỹ năng cụ thể và đặc điểm tích cực đã đưa người này vào đội nhóm từ đầu.

#2. Người quản lý và hành vi xấu trở thành mô hình

Hãy cảnh giác với thực tế rằng luôn có một rủi ro là: nhân viên bắt đầu nhìn thấy một số loại hành vi xấu, và lấy cá nhân cư xử như vậy là hình mẫu. Điều này có thể xảy ra khi bản thân các nhà quản lý thực hiện hành vi xấu.

Nếu các nhà quản lý “thực hành những gì họ nói” và có một lập trường rõ ràng chống lại hành vi xấu, sẽ giảm thiểu vấn đề như vậy trong một tổ chức.

#3. Khác nhau không nhất thiết là xấu.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng nhận thức về những hành vi chấp nhận được có thể cần được xem như là một phần của sự thay đổi và phát triển. Có thể một thành viên trong nhóm bắt đầu đặt câu hỏi trong cuộc họp truyền thống vởi các nhà lãnh đạo để quyết định 1 vài vấn đề. Nó sẽ là sai lầm, nêiu xem hành vi này là xấu. Nó có thể là sự sáng tạo và hiệu quả của đội nhóm.

Những điểm chính

Điều quan trọng là nhận ra hành vi xấu đang diễn ra. Kiểm soát nó để không gây ra tác động tiêu cực đến cả nhân viên và lợi nhuận của công ty.

Nếu nó được đánh giá là không thể chấp nhận, động thái đầu tiên nên có là mở một cuộc thảo luận riêng với người xử sự tồi tệ. Nói về những gì đã xảy ra, tác động của nó, và làm thế nào để cải thiện tình hình. Đồng thời với việc đảm bảo bất kỳ hành vi xấu nào cũng cần được phát hiện và giải quyết, cũng quan trọng khi thiết lập một ví dụ tốt bởi chính hành vi của các nhà quản lý và lãnh đạo.