Hiểu nguyên nhân gây ra căng thẳng nơi làm việc
Tìm hiểu xem làm thế nào ngăn chặn, công nhận và quản lý xung đột hiệu quả.
Bạn vừa đến văn phòng của mình, nơi bạn cùng làm việc với một đồng nghiệp và có vẻ như đó lại là một ngày bực bội nữa.
Phía văn phòng bên bạn gọn gàng, ngăn nắp. Bạn luôn đến làm việc đúng giờ và cẩn thận không nói to tiếng khi nghe điện thoại, tránh làm phiền bạn cùng văn phòng với mình. Tuy nhiên, đồng nghiệp bạn thì ngược lại.
Những chiếc cốc rỗng và fiel tài liệu đầy bụi bẩn ở phía bên kia văn phòng của anh ta. Anh ta thường vội vã đến văn phòng muộn và đôi khi bật radio khi đang làm việc, khiến bạn mất tập trung. Bạn yêu công việc của mình nhưng lại sợ đến văn phòng mỗi ngày, đơn giản bởi vì bạn không thích chia sẻ không gian với đồng nghiệp. Anh ta khiến bạn khó chịu và gây ra tranh cãi thường xuyên.
Nếu bạn nghĩ về nó, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra có mâu thuẫn bởi 2 người có phong cách làm việc hoàn toàn khác nhau. Một khi bạn đã nhận ra điều này, bạn sẽ có một điểm khởi đầu tốt hơn, suy nghĩ xem làm thế nào để làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
Tất cả chúng ta đều gặp xung đột như thế này trong công việc. Xung đột có thể hữu ích, vì nó giúp 2 bên giao tiếp, tương tác với nhau và cải thiện ý tưởng gây mâu thuẫn. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể xảy ra nếu chúng ta hiểu tại sao lại có xung đột. Khi chúng ta xác định được gốc rễ của vấn đề, chúng ta có thể thực hiện các bước chính xác để giải quyết nó.
Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét 8 nguyên nhân phổ biến gây xung đột tại nơi làm việc và chúng ta sẽ khám phá xem làm thế nào bạn có thể sử dụng chúng để quản lý mâu thuẫn hiệu quả hơn.
Mục lục
Về 8 Nguyên nhân
Theo các nhà tâm lý học Art Bell và Brett Hart, có 8 nguyên nhân phổ biến gây ra xung đột tại nơi làm việc. Bell và Hart đã xác định những nguyên nhân phổ biến này trong bài viết riêng về xung đột nơi làm việc vào năm 2000 và năm 2002.
8 nguyên nhân đó là:
- Xung đột tài nguyên
- Xung đột phong cách
- Xung đột nhận thức
- Xung đột mục tiêu
- Xung đột áp lực
- Xung đột vai trò
- Giá trị cá nhân khác nhau.
- Chính sách không được biết trước.
Bạn có thể sử dụng chúng để xác định các nguyên nhân có thể có gây ra xung đột. Một khi đã xác định được, bạn có thể thực hiện các biện pháp để ngăn ngừa xung đột xảy ra ngay từ đầu hoặc điều chỉnh chiến lược giải quyết xung đột phù hợp với tình huống.
Làm thế nào sử dụng công cụ
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn 8 nguyên nhân gây ra xung đột nơi làm việc và thảo luận về những việc bạn có thể làm để tránh và giải quyết từng loại.
-
Xung đột tài nguyên
Tất cả chúng ta đều cần các nguồn lực nhất định – cho dù đó là nguồn văn phòng phẩm, sự giúp đỡ từ đồng nghiệp hoặc thậm chí là một phòng họp – để làm tốt công việc của mình. Khi có nhiều người hoặc nhóm cần một tài nguyên cụ thể, xung đột có thể xảy ra.
Nếu bạn hoặc nhân viên của bạn xung đột nguồn lực, hãy sử dụng các kỹ thuật như Đàm phán Win-Win hoặc Mô hình tạo ảnh hưởng để đạt được một thỏa thuận.
Bạn cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm giải quyết xung đột này bằng cách đảm bảo họ có mọi thứ cần thiết để làm tốt công việc. Dạy họ làm thế nào để ưu tiên thời gian và nguồn lực của mình, cũng như đàm phán với nhau nhằm ngăn chặn loại xung đột này.
Nếu mọi người bắt đầu tranh giành nguồn lực, hãy ngồi xuống với cả hai bên, thảo luận một cách cởi mở xem tại sao lại gặp khó khăn. Một cuộc thảo luận cởi mở về vấn đề này giúp mỗi bên nhìn nhận quan điểm của người khác và trở nên thấu cảm hơn về nhu cầu của họ.
-
Xung đột phong cách
Mọi người đều làm những việc khác nhau, theo nhu cầu cá nhân và tính cách của họ. Ví dụ, một số người thích sự thú vị khi hoàn thành mọi thứ vào phút chót, trong khi những người khác cần cấu trúc thời hạn nghiêm ngặt để thực hiện. Tuy nhiên, khi phong cách làm việc mâu thuẫn, xung đột thường có thể xảy ra.
Để ngăn ngừa và quản lý loại xung đột này, hãy xem xét cách làm việc của người khác và các vai trò của nhóm khi bạn xây dựng đội nhóm.
Bạn cũng có thể khuyến khích mọi người làm bài kiểm tra tính cách. Nó giúp họ dễ chấp nhận hơn với phong cách làm việc của người khác và kết quả là linh hoạt hơn.
-
Xung đột Nhận thức
Mỗi người chúng ta nhìn nhận thế giới qua lăng kính của bản thân và sự khác biệt trong nhận thức về các sự kiện có thể gây ra mâu thuẫn, đặc biệt là khi một người biết điều mà người khác không biết, nhưng không nhận ra điều này.
Nếu các thành viên trong nhóm thường xuyên tham gia vào “turf wars” hoặc mách lẻo, bạn có thể gặp vấn đề với sự trái ngược về nhận thức. Ngoài ra, đánh giá hiệu suất tiêu cực hoặc khiếu nại của khách hàng cũng có thể là kết quả của loại xung đột này.
Hãy nỗ lực loại bỏ xung đột này bằng cách giao tiếp cởi mở với nhóm, ngay cả khi bạn phải chia sẻ thông tin xấu. Bạn càng chia sẻ nhiều thông tin với mọi người, họ ít có khả năng đoán mò, giải thích theo cách riêng của mình về một sự kiện.
Nhận thức khác nhau cũng là một nguyên nhân phổ biến gây nên chính trị văn phòng. Ví dụ, nếu bạn chỉ định một dự án cho một người mà thường là trách nhiệm của người khác, bạn vô tình đốt cháy một cuộc đấu tranh quyền lực giữa hai người. Tìm hiểu xem làm thế nào điều hướng chính trị văn phòng và huấn luyện nhóm bạn làm tương tự.
-
Xung đột mục tiêu
Đôi khi chúng ta có những mục tiêu trái ngược nhau trong công việc. Ví dụ, một trong những nhà quản lý nói rằng tốc độ là mục tiêu quan trọng nhất với khách hàng. Một người quản lý khác có thể nói rằng dịch vụ chuyên sâu, chất lượng cao là ưu tiên hàng đầu. Đôi khi rất khó để dàn xếp cả hai!
Bất cứ khi nào bạn thiết lập mục tiêu cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo mục tiêu đó không xung đột với mục tiêu khác được đặt ra cho người đó hoặc người khác.
Và nếu mục tiêu của bạn không rõ ràng hoặc xung đột, hãy nói chuyện với sếp và thương lượng mục tiêu phù hợp với mọi người.
-
Xung đột áp lực
Chúng ta thường phải phụ thuộc vào đồng nghiệp để hoàn thành công việc của mình. Tuy nhiên, điều gì xảy ra khi bạn cần một báo cáo từ đồng nghiệp vào buổi trưa và anh ta cũng đang chuẩn bị một báo cáo khác cho một người khác trong cùng thời hạn đó?
Xung đột áp lực tương tự như xung đột mục tiêu. Sự khác biệt duy nhất là xung đột áp lực thường liên quan đến các nhiệm vụ cấp bách, trong khi xung đột mục tiêu thường liên quan đến các dự án có thời hạn dài hơn.
Nếu bạn nghi ngờ mọi người đang gặp loại xung đột vì các mục tiêu ngắn hạn va chạm, sắp xếp lại nhiệm vụ và thời hạn nhằm giảm áp lực.
-
Xung đột vai trò
Đôi khi chúng ta phải thực hiện một nhiệm vụ nằm ngoài vai trò hoặc trách nhiệm thông thường của bản thân. Nếu điều này khiến chúng ta bước vào “lãnh thổ” người khác, thì xung đột và đấu tranh quyền lực có thể xảy ra. Điều tương tự có thể xảy ra nếu ngược lại – đôi khi chúng ta có thể cảm thấy một nhiệm vụ cụ thể phải được hoàn thành bởi người khác.
Xung đột vai trò tương tự với xung đột nhận thức. Rốt cuộc, một thành viên có thể xem nhiệm vụ này là trách nhiệm hay là lãnh thổ của mình. Nhưng khi ai đó đến để tiếp quản nhiệm vụ đó, xung đột xảy ra.
Nếu bạn nghi ngờ các thành viên trong nhóm đang gặp phải xung đột vai trò, giải thích lý do bạn giao nhiệm vụ hoặc dự án cho mỗi người.
Bạn cũng có thể sử dụng điều lệ đội xác định vai trò và trách nhiệm của mọi người và tập trung họ vào mục tiêu.
-
Giá trị cá nhân khác nhau
Hãy tưởng tượng sếp vừa yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ mâu thuẫn với các tiêu chuẩn đạo đức của bản thân. Bạn có làm như sếp yêu cầu hay bạn từ chối? Nếu bạn từ chối, bạn đánh mất lòng tin của sếp hay thậm chí công việc của bạn?
Khi công việc mâu thuẫn với các giá trị cá nhân như thế này, xung đột có thể nhanh chóng nảy sinh.
Để tránh điều này trong nhóm bạn, hãy thực hành đạo đức trong lãnh đạo: cố gắng không yêu cầu nhóm làm bất cứ điều gì xung đột với giá trị của họ hay của bạn.
Đôi khi bạn được yêu cầu làm những việc xung đột với các giá trị của bạn thân. Bài viết bảo vệ sự toàn vẹn giúp bạn đưa ra các lựa chọn đúng.
-
Chính sách không được biết trước
Khi các quy tắc và chính sách nơi làm việc thay đổi và bạn không trao đổi rõ ràng với nhóm, nhầm lẫn và xung đột có thể xảy ra.
Ngoài ra, nếu bạn không áp dụng chính sách tại nơi làm việc một cách nhất quán với các thành viên trong nhóm, cách bạn đối xử khác biệt cũng có thể trở thành một nguồn gây xáo trộn.
Khi các quy tắc và chính sách thay đổi, đảm bảo bạn truyền đạt chính xác sự thay đổi đó và quan trọng hơn, giải thích tại sao có sự thay đổi. Khi mọi người hiểu tại sao có quy tắc đó, họ có nhiều khả năng chấp nhận thay đổi.. Một khi quy tắc được đưa ra, cố gắng thi hành chúng một cách công bằng và nhất quán.
Mẹo:
Mặc dù 8 loại xung đột của Bell và Hart cung cấp một khuôn khổ hữu ích giúp bạn xác định các nguyên nhân chung gây xung đột nơi làm việc, nhưng họ không chỉ ra cách đối phó với xung đột. Vì vậy hãy đảm bảo bạn cũng biết cách giải quyết xung đột một cách có hiệu quả.
Những điểm chính
Các nhà tâm lý học Art Bell và Brett Hart đã xác định 8 nguyên nhân xung đột vào đầu những năm 2000.
Tám nguyên nhân là:
- Xung đột tài nguyên
- Xung đột phong cách
- Xung đột nhận thức
- Xung đột mục tiêu
- Xung đột áp lực
- Xung đột vai trò
- Giá trị cá nhân khác nhau.
- Chính sách không được biết trước.
Bạn có thể sử dụng chúng để nhận biết nguyên nhân gốc rễ gây xung đột giữa mọi người. Ngược lại, điều này có thể giúp bạn đưa ra chiến lược giải quyết mâu thuẫn có hiệu quả và tạo ra một môi trường làm việc không bị gián đoạn bởi căng thẳng và bất hòa.
