Mục lục
1. Giúp nhân viên hiểu và thực thi quy định
Thực tế không phải tất cả nhân viên đều có cùng một mức độ ý thức hay nhận thức về hậu quả, và không phải tất cả mọi người đều có thể tin cậy. Đó là lý do tại sao các tổ chức cần quy định.
Trong một thế giới hoàn hảo, chúng ta đều làm việc với tính chính trực, trung thực, an toàn, và quan tâm đến phúc lợi của các bên liên quan. Nhưng bạn hãy nhìn những ví dụ:
- Người tham ô tiền từ các công ty
- Giả tạo ra công nợ cho để cố gắng giấu một sai lầm tồi tệ.
2. Tại sao đặt ra quy định?
Quy định là công cụ bảo vệ cá nhân, tổ chức và môi trường làm việc. Có hai loại quy tắc:
- Những quy tắc giữ cho mọi người an toàn và hài lòng,
- Và những quy tắc bảo vệ lợi ích của tổ chức.
Ví dụ:
- Một công nhân khỏe mạnh và hài lòng thường có năng suất cao hơn, và do đó cả hai bên đều có lợi.
- Quy định trong bệnh viện: hai y tá kiểm tra nhãn thuốc trước khi đưa đến cho bệnh nhân – điều này bảo vệ các y tá và các bệnh viện khỏi sai lầm từ sơ suất, và nó cũng bảo vệ các bệnh nhân
- Quy tắc vận hành một chiếc cưa điện: bạn phải đọc hướng dẫn tại chỗ, mặc kính bảo vệ, và không bao giờ làm việc một mình, quy tắc này ngay lập tức được hiểu và chấp nhận.
Khi quy tắc bảo vệ chúng ta, sẽ dễ dàng hơn nhiều để hiểu và làm theo. Trong những tình huống này, các quy tắc giữ cho mọi người an toàn. Dễ dàng nhìn thấy sự liên hệ giữa quy tắc và những hậu quả tiềm năng.
Nếu sự liên hệ không rõ ràng, đó là những quy tắc chỉ thấy hiệu quả khi chúng ta có thể có vấn đề.Và các quy tắc này thường khá quan trọng đối với tổ chức.
3. Thiết lập các quy định phù hợp
Nhân viên thường muốn được tôn trọng và tin cậy. Vì vậy, khi xem xét thực hiện một quy định:
- Xác định xem nó có dễ dàng và hợp lý để làm theo
- Và những gì loại phản ứng bạn sẽ nhận được.
Ví dụ: Một nguyên tắc về nghỉ ngơi và sử dụng phòng tắm có thể sẽ làm hại nhiều hơn. Có nghĩa là mục đích chung của quy tắc này đã bị thất bại– người ta không tin rằng quy tắc giúp cải thiện sức khỏe và phúc lợi của công ty và những người làm việc ở đó.
Có quá nhiều quy tắc có thể khắc nghiệt và bất công, và điều này có thể làm giảm lòng tin.Tuy nhiên, tin tưởng quá nhiều và không có đủ các quy tắc – hoặc không thực thi các quy tắc – có thể đều nguy hiểm.
Khi bạn có một đội ngũ làm việc tốt và mọi thứ đang chạy êm, thật dễ dàng để quên đi thực thi quy tắc.
Quy định có hai chữ ký trên mỗi tấm séc là từ xưa tới nay, nhưng Ly đã làm việc với công ty trong tám năm và là một nhân viên cốt lõi.Bạn tin tưởng để cô ấy ký kiểm tra một mình. Bạn có thể không?Dần dần, quy tắc hai chữ ký bị lãng quên.Cho đến khi ông chủ của bạn nhận thấy $ 50.000 mất tích.
Đột nhiên, quy tắc hai chữ ký có vẻ rất hợp lý và cần thiết.Mặc dù bạn không bao giờ nghi ngờ, nhưng hậu quả là bây giờ bạn đang gặp rắc rối.
Vậy làm thế nào để mọi người tuân theo – và thực thi – quy tắc?Hãy thử những hướng dẫn sau:
- Hãy chắc chắn rằng các quy tắc là hợp lý.Nó liên quan đến lợi ích kinh doanh và nó không là một ngẫu nhiên,
Với bất kỳ quy tắc hay chính sách:
- Tìm hiểu về văn bản pháp luật có thể ảnh hưởng đến nó.
- Tránh vi phạm các quyền của một ai đó do nhầm lẫn bởi vì bạn đã không nghiên cứu.
- Hầu hết các quy tắc cần liên quan đến lợi ích kinh doanh hợp pháp của công ty hoặc là cần thiết để mang lai trật tự và hiệu quả trong các hoạt động.
- Nhận nhân viên “mua”. Khi mọi người hiểu lý do tại sao một quy tắc được đặt ra, họ có nhiều khả năng để tuân thủ.
-
- Khi bạn xem xét một quy tắc mới hoặc chính sách, trao đổi với nhân viên trong đội về lý do tại sao bạn đưa ra quy tắc như vậy.
- Thảo luận về quy định, và điều chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu của mọi người.
- Nhấn mạnh hậu quả. Hãy chắc chắn rằng mọi người biết hậu quả của việc không tuân theo quy luật.
- Các quy tắc chính phải rõ ràng,
- Và công ty phải báo cho người lao động trước khi xử phạt một người nào đó đã phá vỡ quy tắc.Sử dụng ví dụ giả thuyết để phổ biến nội dung này.
- Theo dõi việc sử dụng các quy tắc. Để đảm bảo rằng các quy tắc của bạn không phải là không cần thiết hoặc ngớ ngẩn, theo dõi, giám sát và quản lý việc tuân thủ quy tắc.
-
- Bạn có thể xác định các quy tắc đang được tuẩn thủ và những quy tắc không được sử dụng.
- Nếu điều này xảy ra, tìm ra lý do tại sao các quy tắc đã được tạo ra, và xác định xem nó có còn cần thiết hoặc cần cập nhật.
- Xã hội và các doanh nghiệpphát triển mạnh và thường xuyênthay đổi, có nghĩa là quy tắc cần thay đổi để thích ứng.Một vài năm trước đây, chúng tôi không thể theo dõi nhân viên với điện thoại di động GPS hoặc sử dụng Internet để tuyển dụng. Bây giờ chúng tôi cần quy định cho những việc này.
- Sử dụng nhiều cách khác nhau để phổ biến các quy tắc –
- Áp phích trên các bảng thông báo, email, các cuộc họp, và tờ rơi.
- Mục tiêu của bạn là để cho tất cả mọi người đều biết các quy tắc, không chỉ những người bị ảnh hưởng trực tiếp.
- Nội dung bao gồm các thông tin về lý do tại sao các quy tắc tồn tại, tại sao nó cần phải được thực thi, và nó sẽ cải thiện môi trường làm việc như thế nào.
- Đào tạo về các quy tắc cho nhân viên
-
- Phổ biến các quy tắc cho nhân viên
- Quản lý và giám sát viên được đào tạo về những công cụ và các hỗ trợ có sẵn cho họ để đảm bảo các quy tắc được thực thi.
- Nhấn mạnh rằng các quy tắc phải được thực thi một cách nhất quán đối với tất cả mọi nhân viên.
Mẹo:
Nhân viên phải biết rằng, nếu hành vi của họ rõ ràng là sai, họ không thể nói rằng họ không biết về quy định.Ví dụ, trộm cắp, nói dối là không được phép, và đó có thể là căn cứ để kỷ luật.
Nếu một tình huống không rõ ràng và không có quy luật để xử lý nó, hãy tự hỏi những điều sau đây:
- Hành vi có đi ngược với sứ mệnh của tổ chức?
- Hành vi có ảnh hưởng tiêu cực đến sự gắn kết của đội?
- Hành vi có làm tổn hại đến lợi ích hợp pháp của các thành viên trong đội?
Nếu bất kỳ câu hỏi nào trong số này mà bạn trả lời “Có”, thì bạn cần hành động.
Những điểm chính
Tất cả mọi nơi làm việc đều có quy tắc, và nhân viên phải tuân.Là nhà quản lý, bạn cần
- Nắm bắt được nhận thức của nhân viên về các quy định và những lợi íchcủa chúng.
- Biết cách thiết lập các quy tắc và nắm rõ quá trình thực thi trong thực tế, để cập nhật thường xuyên tính cần thiết và hữu ích của những quy tắc cụ thể.
- Hãy chắc chắn rằng quy tắc của bạn là hợp lý, hợp pháp, và được phổ biến đến mọi nhân viên –khi đó nhân viên sẽ chấp nhận, tuân thủ.
Áp dụng
Nhìn vào các quy tắc bạn có ngay bây giờ:
- Chúng có hợp lý không?
- Tại sao hợp lý hoặc tại sao không phù hợp?
- Nếu chúng không hợp lý, tìm cách để làm cho chúng phù hợp hơn – và, nhờ đó, dễ dàng hơn để thực thi.
- Quá trình áp dụng quy tắc có nhất quán hay không?
- Liệu nhân viên biết về hậu quả của việc không tuân theo các quy tắc?
- Bạn có hỗ trợ giám sát trong việc thực thi chúng?
- Những quy định nào bạn có xu hướng bỏ qua trong công việc của bạn?
- Tại sao bạn bỏ qua chúng?
- Nếu một quy tắc không còn phục vụ một mục đích, hãy thảo luận với ông chủ của bạn.
- Nếu bạn cần phải cẩn thận hơn trong các quy tắc, hãy bắt đầu ngay bây giờ.Hãy suy nghĩ về những hậu quả tiềm năng, và quyết định.
