Hiểu nghĩa vụ của bạn
Đảm bảo bạn bảo vệ thông tin bí mật.
Laura gần đây đã biết được khách hàng dài hạn của cô, Jim, nghỉ hưu. Cô khá ngạc nhiên, vì công ty mà anh ta quản lý đang khởi chạy một sáng kiến kinh doanh mới và cô nghĩa rằng anh ta chắc chắn sẽ muốn dẫn dắt nó qua thời gian thú vị này.
Thật không may, Laura lại chia sẻ thông tin này với khách hàng khác, người đã từng là một nhà đầu tư trong công ty Jim. Nhà đầu tư nhanh chóng rút vốn và đẩy công ty Jim vào cuộc suy thoái.
Đây là một ví dụ cho thấy mức độ phá hoại nghiêm trọng về việc bảo mật thông tin nơi làm việc – cả cho tổ chức bạn và cho sự nghiệp của riêng bạn. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn biết nghĩa vụ của mình là gì khi nói đến bảo mật thông tin nơi làm việc.
Điều gì thực sự là thông tin bí mật? Và làm thế nào bạn đảm bảo mình không vi phạm bí mật? Chúng tôi sẽ trả lời những câu hỏi này và nhiều hơn nữa, trong bài viết này.
Mục lục
Thông tin bảo mật là gì?
Thông tin bảo mật là thông tin cần được giới hạn cho người có thẩm quyền.
Trong quá trình làm việc, bạn có thể gặp rất nhiều thông tin bảo mật. Ví dụ: bạn có thể biết thông tin nhạy cảm về tổ chức, chẳng hạn như kế hoạch tương lai, doanh thu dự kiến hay “bí mật thương mại” mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Bạn cũng có thể biết thông tin tương tự về khách hàng của mình.
Cũng như vậy, bạn có thể có được thông tin bí mật của khách hàng như số thẻ tín dụng, chi tiết ngân hàng hoặc thông tin y tế.
Ngoài ra, có thể có thông tin về nhân viên mà bạn cần giữ bí mật, bao gồm chi tiết tiền lương, báo cáo về hiệu suất và dữ liệu y tế, cũng như loại thông tin cá nhân chúng tôi nêu ra ở đầu bài viết.
Rất nhiều mối quan hệ kinh doanh được củng cố dựa trên bảo mật thông tin khách hàng, những cái mà được coi là bí mật. Hợp đồng lao động và hợp đồng dịch vụ thường chứa các điều khoản này. Nếu bạn đang tự hỏi xem điều gì được coi là bí mật, hãy đảm bảo bạn đọc và hiểu rõ những thỏa thuận này!
Nhìn chung, nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ gì về thông tin mình muốn chia sẻ, hãy coi nó là bí mật.
Hậu quả của việc vi phạm tính bảo mật
Rõ ràng, vi phạm về bảo mật là không tốt đối với doanh nghiệp
Ví dụ, mọi người không muốn làm ăn với các tổ chức không đáng tin cậy trong việc bảo mật thông tin. Và tiết lộ thông tin cá nhân có thể phá hỏng danh tiếng và ảnh hưởng tới khả năng làm việc tại công ty.
Mọi người cũng cần phải tin rằng thông tin cá nhân của họ sẽ được bảo mật. Nó giúp họ cảm thấy an toàn tại nơi làm việc và ngăn ngừa mọi loại vấn đề nội bộ.
Các hành vi vi phạm nghiêm trọng về tính bảo mật cũng có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý, hành vi kỷ luật và hình sự. (Hãy suy nghĩ về sự tàn phá có thể xảy ra do vi phạm bảo mật trong quá trình sáp nhập.
Bảo mật thông tin
Chỗ bạn làm việc có thể có các quy tắc rõ ràng về việc bảo mật thông tin và nếu bạn làm trong lĩnh vực như giáo dục hay sức khoẻ, bạn có thể bị ràng buộc bởi mã nghề nghiệp, liên quan tới vẫn đề bảo mật thông tin.
Tuy nhiên, vẫn có thể là một thách thức để bảo vệ thông tin trong nhóm hoặc tổ chức, ngay cả khi bạn biết về hậu quả khi chia sẻ thông tin đó.
Cách tiếp cận của bạn phụ thuộc vào bản chất thông tin bảo mật mà bạn đang xử lý và hậu quả của việc vi phạm tính bảo mật.
Bắt đầu bằng cách phân tích rủi ro và sau đó phát triển một cách tiếp cận để giải quyết những rủi ro này một cách hiệu quả. Trong nhiều trường hợp, nó sẽ đủ để mọi người biết về bảo mật và hành động một cách có trách nhiệm. Trong các trường hợp khác, bạn sẽ cần nghiêm túc hơn theo cách mà bạn bảo vệ thông tin bảo mật.
Các cách bảo vệ thông tin bảo mật
Tùy theo hậu quả của việc vi phạm tính bảo mật, bạn có thể bảo vệ thông tin bằng các biện pháp và chiến lược sau:
- Cung cấp huấn luyện về yếu tố bảo mật. Bao gồm lời khuyên về việc không chia sẻ thông tin bí mật một cách không chủ ý – ví dụ như lén lút hoặc với những người bên ngoài công việc.
- Chỉ chia sẻ thông tin mật với những người có lý do cần biết.
- Sử dụng thỏa thuận bí mật, không tiết lộ và không cạnh tranh với nhân viên, khách hàng và nhà thầu để bảo vệ doanh nghiệp bạn xa hơn nữa. Bạn nên sử dụng các văn bản pháp lý này bất cứ khi nào bạn phải tiết lộ thông tin mật cho những người bên ngoài tổ chức. (Những thỏa thuận này nên được soạn thảo bởi một luật sư.)
- Khi thích hợp, nên có một chính sách bảo mật mô tả thông tin nào được coi là bí mật và nêu ra cách quản lý và chia sẻ thông tin bí mật trong tổ chức. Nó cũng có thể xác định khi nào tính bảo mật có thể bị phá vỡ. Có thể là các tình huống có nghĩa vụ pháp lý phải tiết lộ thông tin, khi có hành vi phạm tội hoặc khi sức khoẻ và sự an toàn của người khác đang gặp nguy hiểm.
- Yêu cầu xử lý đúng cách các thông tin nhạy cảm: ví dụ như xé nát tài liệu bằng máy cắt hoặc bằng cách phá hủy phần cứng máy tính cũ. (Hãy lưu ý thiết bị máy tính “bị vứt đi” có thể được cứu vớt thay vì bị gửi tới bãi rác)
- Hạn chế khả năng xem, xóa hoặc sao chép thông tin bí mật. Khi dùng máy tính làm việc, rất dễ truy cập và truyến bá thông tin. Mã hóa thông tin nhạy cảm cao. Sử dụng mật khẩu để bảo vệ và hạn chế quyền truy cập. Ngoài ra, hãy lưu ý có nhiều mức mã hóa khác nhau – một số có thể bị xâm nhập nhanh chóng, trong khi một số khác thì an toàn hơn. (Yêu cầu bộ phận CNTT giúp đỡ nếu bạn cần biết thêm)
- Đóng tài liệu “bảo mật” nếu cần. (Nhưng đừng lạm dụng việc này, vì mọi người có thể bỏ qua nó)
- Bảo vệ thông tin cứng và các tệp tin bằng khóa an toàn. Hãy chắc chắn rằng bạn theo dõi khóa và yêu cầu nhân viên cũ trả lại chìa khóa và cập nhật danh sách truy cập thường xuyên.
- Yêu cầu những người nghỉ việc trả lại tất cả các tài liệu cho tổ chức.
Lưu ý 1:
Ở nhiều tổ chức, thông tin về tiền lương được coi là bí mật, không nên chia sẻ tiền lương và thưởng với mọi người. (Trong nhiều trường hợp, tiền lương được thương lượng, vì vậy so sánh tiền lương giữa các đồng nghiệp có thể gây ra vấn đề về năng suất và tinh thần).
Nếu bạn làm việc liên quan tới các tài khoản hoặc nguồn lực hoặc nếu bạn quản lý nhân viên hoặc dữ liệu cá nhân, bạn nên thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết đảm bảo thông tin an toàn. Bao gồm lưu trữ tài khoản và các tệp tin cá nhân một cách an toàn và giới hạn số người truy cập vào dữ liệu này.
Lưu ý 2:
Hãy nghĩ đến cách tiếp cận phù hợp với các sáng kiến khác – ví dụ như chính sách báo cáo sai trái và tương tự như vậy.
Những điểm chính
Thông tin bảo mật là thông tin cần được giữ kín và chỉ giới hạn trong một nhóm người được chọn. Vi phạm bảo mật thông tin có thể đem lại những hậu quả rất nghiêm trọng.
Bạn sẽ thấy các quy tắc chỉ rõ thông tin nào có, thông tin nào không được bảo mật trong các thỏa thuận và hợp đồng.
Theo nguyên tắc chung, trừ khi thông tin được công bố công khai, bạn nên xem nó là bí mật và không chia sẻ nó với bất kỳ ai. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, đừng chia sẻ nó.
Bạn có thể bảo vệ thông tin bí mật trong tổ chức bằng cách sử dụng các chiến lược thông thường như đào tạo và huấn luyện nhân viên, mã hóa các tệp tin điện tử và sử dụng các thoả thuận không công khai với nhân viên và nhà thầu.
