Thể hiện sự đánh giá cao của bạn một cách thích hợp
Lại một mùa lễ hội nữa lại đến và bạn phụ trách quà tặng cho tổ chức. Cụ thể, công ty của bạn muốn bạn lựa chọn quà tặng cho tất cả mọi người trong nhóm cũng như đối với khách hàng và nhà cung cấp quan trọng nhất của bạn.
Tuy nhiên, ngay lập tức, bạn gặp phải một số tính huống khó xử. Ví dụ, bạn có nghĩa vụ thưởng cho các thành viên năng suất nhất trong nhóm với một món quà chất lượng cao hơn, hay nên để như nhau với tất cả mọi người.
Nó thậm chí còn phức tạp hơn để chọn quà tặng cho khách hàng của công ty bạn. Một khách hàng đặng biệt đang suy nghĩ về việc đem lại cho tổ chức của bạn một dự án đáng kể trong vài tuần tới. Sếp của bạn đã gợi ý rằng các món quà cho khách hàng này cần được xem xét đặc biệt.
Món quà này sẽ được xem như mua chuộc? Bạn hay công ty của bạn có thể vướng vào rắc rối pháp lý qua việc tặng quà của công ty? Và đó là một rủi ro mà bạn có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân?
Tặng quà tại nơi làm việc là một vấn đề nơi đầy những vấn đề đạo đức và pháp luật. Một mặt, tặng quà được thừa nhận rộng rãi như là một cách nói “cảm ơn” cho công việc khó khăn và lặp lại. Mặt khác, nó cũng giống như việc tặng 1 một món quà bình thường và mua chuộc (hối lộ); và nó có thể gây nhầm lẫn khi hiểu điều gì có thể chấp nhận được trong những tổ chức khác, hay quốc gia khác.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ kiểm tra nên hay không nên của việc tặng quà ở công ty và đưa ra ý kiến về phép lịch sự riêng để làm theo khi lựa chọn quà tặng tại nơi làm việc.
Lưu ý:
Bài viết này có nghĩa như một hướng dẫn chung và được dự định chỉ để cảnh báo bạn về các vấn đề pháp lý áp dụng ở một số khu vực.
Chúng tôi không phải là luật sư, và chúng tôi không thể cung cấp cho bạn lời khuyên pháp lý. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về tình trạng của mình, bạn phải đưa ra yêu cầu trong tổ chức của bạn, hoặc tìm kiếm sự tư vấn của một luật sư trình độ phù hợp.
Một món quà hay hối lộ?
Một trong những vấn đề quan trọng nhất khi nói đến tặng quà ở công ty là hiểu biết sự khác biệt giữa một món quà và hối lộ. Bạn, hoặc tổ chức của bạn, có thể rơi vào rất nhiều rắc rối nếu bạn tạo nên một điều xấu về điều này.
Vậy, sự khác biệt là gì? Nói chung, quà tặng được đưa ra mà không kỳ vọng phần thưởng hoặc lợi ích trong trở lại. Nhưng một món quà biến thành hối lộ ngay khi có bất kỳ kỳ vọng nhận lại một cái gì đó. (Vì vậy, tặng một món quà đặc biệt cho khách hàng để họ chiến thắng trong công việc kinh doanh của mình, như trong ví dụ của khách hàng trao một hợp đồng trên, có lẽ sẽ được phân loại như là hối lộ.)
Điều quan trọng là xem làm thế nào người khác sẽ đánh giá việc trao đổi quà tặng như thế nào. Ví dụ, công chức, nhân viên chính phủ và các chuyên gia truyền thông như các nhà báo phải rất thận trọng khi nói đến việc nhận quà. Nếu tổ chức của bạn làm ăn với những người trong các lĩnh vực này, điều tốt nhất có thề làm là chỉ cần gửi một tấm thiệp biết ơn là đủ. Quà tặng thường có thể bị coi như là hối lộ trong những tình huống này.
Nếu công ty của bạn tham gia vào bất kỳ quá trình đấu thầu, sáp nhập hay mua lại thì bạn nên tránh đưa ra bất kỳ quà tặng nào cho đến khi thỏa thuận này được thông qua. Một lần nữa, nó cũng dễ dàng để hiểu rằng món quà sẽ được coi là hối lộ trong quá trình đàm phán căng thẳng trên.
Mẹo 1:
Điều quan trọng là nghiên cứu trước khi tặng quà trong công ty. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu đầy đủ những gì là hợp pháp, và những gì bất hợp pháp trong lĩnh vực của bạn.
Mẹo 2:
Nếu bạn làm việc cho một công ty Mỹ hoặc Anh, không bao giờ quên rằng luật chống tham nhũng quốc gia áp dụng cho các loại hoạt động bất cứ nơi nào trên thế giới.
Mẹo 3:
Hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi chấp nhận một món quà – ở một số nước, chấp nhận hối lộ cũng là một hành vi phạm tội hình sự.
Các vấn đề về tổ chức
Tổ chức thường có những chính sách và quy tắc ứng xử riêng của họ khi nói đến việc tặng quà. Các tổ chức lớn hơn, có cả một chính sách chính thức, do đó, hãy tìm hiểu xem công ty của bạn đã có quy tắc trước khi lựa chọn hay đưa ra bất ký quà tặng nào.
Ví dụ, một số công ty cấm nhân viên từ việc tặng quà cho người quản lý của họ, vì điều này có thể được xem như một cơ hội để khuyến khích sự thiên vị. Các công ty khác chỉ cho phép những món quà có thể được chia sẻ, chẳng hạn như các bữa ăn trưa phục vụ hoặc giỏ trái cây. Cũng có thể giới hạn về bao nhiêu một món quà có thể có giá trị: một số tổ chức sẽ chỉ cho phép nhân viên và giám đốc điều hành chấp nhận những món quà có giá 50$ hoặc ít hơn.
Ngoài việc kiểm tra với công ty riêng của mình, điều quan trọng là phải kiểm tra các chính sách của công ty không cho phép nhân viên nhận quà tặng khác.
Ngành nghề của nghời nhận quà có thể cũng là một vai trò. Các bác sĩ, luật sư, kiểm toán thuế hoặc kế toán viên, nhà báo và quan chức chính phủ là một trong những người phải làm theo những quy định khắt khe khi nhận quà. Hãy chắc chắn rằng bạn đã quen thuộc với những hạn chế về ngành nghề trước khi tặng quà cho họ.
Phép lịch sự
Có nhiều điều lưu ý và nên tránh khi nói đến phép lịch sự tặng quà
Nghiên cứu ở nhà, trước khi lựa chọn quà tặng, xem xét xem món quà đó có phù hợp với văn hóa, tôn giáo, đạo đức của người nhận hay không.
- Tránh tặng quà xa xỉ mà có thể được hiểu sai như hối lộ. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đưa một món quà cho Sếp của bạn hoặc với một khách hàng.
- Một nguyên tắc nhỏ là “tặng quà nhỏ” còn hơn “lớn”. Vì vậy, bỏ qua những món quà cho sếp của bạn hoặc đội ngũ điều hành, và tập trung tặng quà cho những người trong nhóm của riêng bạn.
- Điều đó nói rằng, nếu bạn và đồng nghiệp của bạn đều muốn có được một món quà cho sếp hoặc quản lý của bạn, hãy tụ họp nhau lại và tìm một món quà chung đê tặng cho sếp, điều đó sẽ tốt hơn đấy. Bằng cách này, không ai có thể bị buộc tội “hối lộ” cả.
- Tránh quà tặng là quá cá nhân. Quần áo, nước hoa, đồ trang sức và các mặt hàng làm bằng tay bởi bạn là tốt nhất, giống như bất kỳ món quà mà tập trung vào một tôn giáo, chủng tộc hay giới tính.
- Xem xét việc quà tặng công sở mà có thể được chia sẻ với tất cả mọi người. giỏ trái cây, sôcôla hay một bữa ăn trưa thường là lựa chọn an toàn, bởi vì không ai có thể bị buộc tội cố gắng gây ảnh hưởng đến một nhân viên nào.
- Khi chọn quà tặng cho khách hàng cá nhân hoặc các nhà cung cấp, hãy cố gắng chọn một món quà cụ thể, và phục vụ cho lợi ích hoặc sở thích của họ. Điều này cho thấy bạn đã dành thời gian quan tâm đến họ.
- Nếu bạn muốn tặng quà cho một đồng nghiệp mà bạn đang đặc biệt gần gũi, hãy làm như vậy bên ngoài văn phòng, đặc biệt là nếu những món quà đáng chú ý là đẹp hơn những món quà bạn sẽ tặng những người khác trong nhóm
- Nếu một khách hàng hoặc công ty có chính sách cấm nhận quà, hoặc bạn muốn chắc chắn rằng món quà của bạn không bị hiểu lầm là hối lộ, hãy xem xét tài trợ cho các tổ chức từ thiện dưới danh nghĩa của họ. Cố gắng chọn một tổ chức từ thiện có ý nghĩa cho ngành công nghiệp của công ty đó, hoặc đến lợi ích hay giá trị cá nhân của người đó.
Những điểm chính
Việc tặng quà tại nơi làm việc có thể gây ra tình huống khó xử về cả đạo đức và pháp lý, và nó quan trọng khi theo pháp luật.
Bạn cần phải chắc chắn rằng món quà của bạn không bị hiểu lầm là hối lộ. Vì vậy, đừng tặng bất cứ điều gì quá mức, và nếu bạn đang ở giữa của cuộc đàm phán kinh doanh, sáp nhập, thì đừng bao giờ nghĩ đến việc quà cáp làm gì.
Nếu bạn định tặng cho một khách hàng hoặc nhà cung cấp một món quà, hãy kiểm tra chính sách tổ chức riêng của bạn về việc tặng quà, cũng như họ. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những người lớn hơn, có hướng dẫn nghiêm ngặt khi nói đến việc cho và nhận quà tặng.
