Làm thế nào để điều hành một sự kiện World Café

Cùng nhau học hỏi trong một môi trường vui vẻ và thân thiện

Lan rất vui vì đội nhóm đã giúp đỡ cô rất nhiều kể từ khi cô tiếp quản cửa hàng cách đây sáu tháng. Doanh số bán hàng tăng lên và khách hàng có vẻ hài lòng về dịch vụ.

Nhưng Lan cũng biết rằng mình không thể tự mãn. Tuy có những mục tiêu chính cần đạt được nhưng chỉ cần tìm hiểu xem những nhà bán lẻ nào đã đến và đi khỏi trung tâm mua sắm mỗi tháng là đủ để thấy môi trường cạnh tranh khốc liệt mà cô ấy đang làm việc.

Lan có một số ý tưởng cải tiến nhưng không muốn áp đặt mọi người. Cô muốn nhận được sự đóng góp của các thành viên trong nhóm vì họ chính là người thực hiện công việc. Để có câu trả lời, cô quyết định đưa cả nhóm vào một buổi thảo luận “World Café” – quá trình tạo ra cuộc trò chuyện cởi mở và trung thực, những ý tưởng sáng tạo và chia sẻ kiến ​​thức một cách có cấu trúc nhưng vẫn tự do.

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu một buổi thảo luận World Café là gì, sử dụng trong trường hợp nào, làm thế nào để thiết lập, điều hành World Café cũng như xem xét ưu, nhược điểm của nó.

Tìm hiểu về World Café

Ý tưởng tạo ra những khu vực có phong cách như quán cà phê nhằm hợp tác và chia sẻ kiến ​​thức được phát triển từ một số nhà nghiên cứu và chuyên gia tư vấn tại nơi làm việc trong những năm 1990.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm World Café được hai nhà nghiên cứu Juanita Brown và David Isaacs phát triển.

Ý tưởng đằng sau World Café khá đơn giản. Tại sao bạn lại đến quán cà phê? Để gặp gỡ bạn bè, tán gẫu về tin đồn hay hiểu mọi người rõ hơn. Thay thế từ “bạn bè” ở đây bằng “nhóm”, sau đó thay thế “tin đồn” bằng “thông tin” hoặc “kiến thức” là bạn sẽ hiểu World Café hoạt động như thế nào.

Bạn mong đợi từ một quán café bình thường là môi trường thân thiện, đồng thuận có thể khiến mình cảm thấy thoải mái và cởi mở. Nó giống với World Café.

World Café là một môi trường kiểu quán café trong không gian làm việc, nó khuyến khích “trí tuệ tập thể” thông qua việc trò chuyện, tạo ra ý tưởng, sáng tạo và chuyển giao kiến ​​thức. Kiến thức này có thể được các thành viên trong nhóm áp dụng trong công việc hoặc bạn có thể chính thức đưa vào quy trình của tổ chức.

Câu chuyện kể rằng Brown và Isaacs đã gặp một nhóm các nhà khoa học và lãnh đạo doanh nghiệp tại nhà của họ ở California. Kế hoạch ban đầu là làm việc ngoài trời như một nhóm lớn đã bị phá vỡ do trời mưa. Vì vậy, họ vào trong nhà và tự hình thành những nhóm nhỏ hơn xung quanh bàn, mọi người di chuyển từ bàn này sang bàn khác và ghi lại những hiểu biết của mình trên giấy.

Brown và Isaacs nhận thấy rằng những cuộc trò chuyện như thế này cho phép những mẩu suy nghĩ xuất hiện, khiến những cuộc trò chuyện tiếp theo trở nên phong phú hơn. Điều này đã được phát triển thành tập hợp cốt lõi gồm 7 nguyên tắc thiết kế (xem ở phần sau của bài viết) và khái niệm của lãnh đạo cuộc trò chuyện.

Làm thế nào để điều hành World Café

Một trong những điều tuyệt vời của sự kiện World Café là tính linh hoạt: không có cách thức thực hiện “đúng”. Bạn có thể điều chỉnh nó theo nhu cầu của nhóm, tổ chức, chủ đề mà bạn muốn tìm hiểu thêm hoặc vấn đề cụ thể mà bạn muốn giải quyết.

Dựa trên 7 nguyên tắc thiết kế, Brown và Isaac đã vạch ra phương pháp 5 điểm đơn giản để tổ chức sự kiện World Café hiệu quả. Để giúp giải thích rõ hơn, hãy trở lại ví dụ của Lan và theo dõi cách cô ấy điều hành World Café.

1. Sắp xếp bàn ghế.

Brown và Isaacs khuyên bạn nên sử dụng bốn cái ghế xung quanh một bàn và không quá năm cái.

Nhóm của Lan có 12 thành viên, vì vậy cô ấy xếp thành 3 bàn. Để tạo ra không gian thú vị, Lan trang trí bằng khăn trải bàn, đặt một chiếc bình đựng muỗng gỗ đánh số ở giữa và giấy ghi chép.

2. Giải thích quá trình.

Bạn không thể xây dựng bầu không khí và tạo ra một cuộc thảo luận tuyệt vời ngay lập tức. Vì vậy, hãy dành khoảng thời gian trước sự kiện World Café để giải thích cho các thành viên trong nhóm hiểu điều gì sẽ xảy ra và nhấn mạnh rằng đây là điều mà tất cả mọi người đều mong muốn tham dự.

Khi mọi người tập hợp, hãy giải thích ngắn gọn về cách thức hoạt động của World Café, vạch ra mục đích của sự kiện và chia sẻ những câu hỏi cụ thể mà bạn muốn mọi người thảo luận.

Lan đã quyết định đóng cửa hàng sớm hơn một tiếng để đảm bảo toàn bộ nhóm đều có mặt. Cô đã xác định được 3 vấn đề có thể giúp salon cải tiến và tự đặt ra câu hỏi: làm thế nào để cải thiện trải nghiệm của khách hàng, làm thế nào để tăng doanh thu sản phẩm và nên giới thiệu những dịch vụ bổ sung nào. Lan quyết định rằng mỗi bàn sẽ tập trung vào một trong những vấn đề này.

Khi tổ chức sự kiện World Café, bạn có thể yêu cầu các thành viên mỗi bàn tập trung vào những khía cạnh khác nhau của một câu hỏi hay chủ đề, hoặc yêu cầu tất cả những người tham gia nghiên cứu sâu về một câu hỏi tổng thể.

Bạn có thể để cuộc trò chuyện diễn ra tự do hoặc theo cách của Lan: cô ấy quyết định rằng cái muỗng gỗ sẽ đóng vai trò “cây gậy nói chuyện”. Các thành viên trong nhóm chuyền nó quanh bàn để đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội lên tiếng.

3. Cho nhóm làm việc theo vòng tròn .

Brown và Isaacs gợi ý rằng phải có ít nhất ba “vòng tròn” trong cuộc trò chuyện, khoảng 20 phút mỗi vòng. Cuối mỗi vòng, các thành viên trong nhóm sẽ chuyển sang bàn khác.

Lan đặt ra khoảng thời gian nhất định là 15 phút mỗi vòng và cô sẽ đóng vai trò điều phối viên và tính thời gian. Mọi người có 45 phút thảo luận, 30 phút sau đó dùng để phản hồi.

Vì nhóm khá nhỏ, Lan quyết định không chỉ định “chủ bàn”. Đó là người điều hành bàn, giới thiệu những người tham gia, vạch ra một số chủ đề chính, ý tưởng hoặc câu hỏi vừa được thảo luận. Điều này sẽ giúp việc thảo luận bắt đầu nhanh chóng cũng như giúp mỗi nhóm kết nối và xây dựng cuộc trò chuyện.

Thay vào đó, cô yêu cầu mỗi nhóm cử ra một người ở lại bàn ít phút để giải thích những gì đã được thảo luận cho những người mới đến và nhanh chóng chuyển sang tham gia vào nhóm của mình.

4. Đảm bảo kiến ​​thức được ghi chép lại.

Các thành viên trong nhóm nên ghi chép, vẽ hoặc thậm chí đưa ra biểu tượng tượng trưng trong cuộc thảo luận. Họ nên để chúng ở lại bàn khi đến thời điểm di chuyển. Những người mới đến sẽ nhìn thấy những ý tưởng hoặc vấn đề đã được thảo luận và có thể tiếp tục.

Bạn có thể yêu cầu nhóm mình chỉ định một người ghi chép tại mỗi bàn. Tuy nhiên, người này có thể gặp khó khăn khi đóng góp vào cuộc thảo luận.

Mặc dù các thành viên trong nhóm Lan được phát giấy ghi chú, họ thích viết vào trang giấy lớn hơn phát triển sơ đồ tư duy bao gồm sự đóng góp của mỗi nhóm.

5. Thu thập từ các cuộc thảo luận và học hỏi từ chúng.

Hiểu và áp dụng việc học hỏi là chìa khóa thành công của World Café, Brown và Isaacs mô tả nó như là lúc “thu hoạch”. Có một số lựa chọn:

Bạn có thể kết thúc sự kiện bằng cách tập hợp cả nhóm lại với nhau để thảo luận về những hiểu biết hoặc ý tưởng đã được chia sẻ. Hay chỉ đơn giản là cảm ơn tất cả mọi người, tổng hợp tất cả thông tin, ý tưởng và thông báo quyết định của mình.

Lan tập hợp mọi người lại để thu thập ý tưởng từ Sơ đồ tư duy. Sau đó, cô ấy sẽ phát triển một số ý tưởng thành Kế hoạch hành động.

Một cách để duy trì cuộc trò chuyện và tạo ra ý tưởng vượt ra khỏi World Café là thiết lập “Cộng đồng café” trực tuyến. Nhưng bạn phải xem xét làm thế nào để kiểm duyệt, ai sẽ là người kiểm soát và bạn sẽ hành động thế nào dựa trên ý tưởng được tạo ra.

Lợi ích của sự kiện World Café

Lợi ích chính của World Café là cho phép mọi người chia sẻ và xem xét những quan điểm khác nhau cũng như khám phá những điều mới mẻ.

Thiết lập và điều hành sự kiện World Café rất dễ dàng và tiết kiệm. Bạn có thể tạo ra bầu không khí vui vẻ và nhận được sự đóng góp từ tất cả các cấp của tổ chức. Đây cũng là cơ hội để khám phá câu hỏi, thách thức hoặc vấn đề theo cách tiếp cận nhưng có cấu trúc.

Với World Café, bạn có thể tạo ra môi trường và văn hóa tổ chức hợp tác hơn, giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và nhận được sự đóng góp của tất cả mọi người trong nhóm. Nó cũng có thể là một phần của chương trình đổi mới.

Áp dụng bảy nguyên tắc thiết kế của Brown và Isaacs, bạn có thể gặt hái được một số lợi ích sau:

1. Thiết lập bối cảnh – khi người tham gia hiểu được mục đích và vấn đề của cuộc họp, họ có thể tập trung vào những điểm quan trọng nhất trong cuộc thảo luận.
2. Tạo không gian thân thiện – khi mọi người cảm thấy an toàn, họ có thể suy nghĩ, phát biểu và lắng nghe tốt hơn.
3. Khám phá những câu hỏi quan trọng – chọn một cuộc thảo luận có liên quan đến mối quan tâm thực tế của nhóm. Điều này sẽ tạo ra năng lượng tập thể, có cái nhìn sâu sắc và hành động tích cực.  
4. Khuyến khích mọi người đóng góp – bạn sẽ có nhiều ý tưởng và chia sẻ nhiều kiến ​​thức hơn, mang lại kết quả tốt hơn.
5. Kết nối những quan điểm khác nhau – gặp gỡ người mới và lắng nghe ý tưởng, kinh nghiệm không quen thuộc sẽ giúp các thành viên trong nhóm vượt ra khuôn khổ suy nghĩ thông thường của họ.
6. Cùng nhau lắng nghe ví dụ mẫu và thông tin chi tiết – Brown và Isaacs cho rằng những người tham gia World Café “bắt đầu cảm nhận được mối liên hệ với tập thể” bằng cách chú ý tới những chủ đề nổi lên.
7. Chia sẻ những phát hiện chung – nếu bạn ghi lại đóng góp của mọi người, chúng có thể phản ánh những gì đã được thảo luận và xây dựng dựa những ý tưởng xa hơn.

Điểm yếu của World Café

Xem xét những điểm yếu tiềm ẩn của phương pháp tiếp cận này cũng rất quan trọng.

World Café được thiết kế để tạo thuận lợi cho việc cộng tác, tương tác và chia sẻ tri thức hơn là đưa ra giải pháp bền vững và nhanh chóng. Điều này có nghĩa là một số cuộc thảo luận có nguy cơ tạo ra kết quả không hữu ích! Vì vậy, tạo điều kiện thuận lợi và theo dõi một cách khéo léo là rất quan trọng.

Đồng thời, đừng bị cám dỗ tổ chức sự kiện World Café khi đã có kết luận cụ thể trong tâm trí hoặc mong nhận được”câu trả lời” mình muốn. Nếu vậy, bạn có nguy cơ làm giảm sự tin tưởng của nhóm. Bạn cũng cần phải quản lý kỳ vọng về việc liệu những ý tưởng xuất phát từ sự kiện này sẽ như thế nào và được thực hiện ra sao.

Nhưng không được tạo ra World Café một cách vội vàng. Vì vậy, nếu bạn chỉ có một khoảng thời gian ngắn với một vấn đề cấp bách, phức tạp cần giải quyết hoặc đưa ra quyết định thực hiện, quá trình này có thể không dành cho bạn. Tương tự, bạn không nhất thiết phải tạo ra World Café nếu có một nhóm tích cực, các thành viên chủ động sáng tạo và chia sẻ kiến ​​thức.

Tại sao lại lựa chọn World Café

Có rất nhiều công cụ và kỹ thuật có thể giúp bạn giải quyết vấn đề, ra quyết định và tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy liên kết và hợp tác giữa các nhóm. Vậy, tại sao lựa chọn World Café?

Trong trường hợp của Lan, cô ấy muốn được hưởng lợi từ việc kết hợp kiến ​​thức và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm trước khi quyết định hướng kinh doanh. Mọi người sẽ không thể đưa ra những ý tưởng mới nếu làm việc riêng biệt. Lan nghĩ rằng một cuộc họp chính thức, quá cấu trúc sẽ giết chết cuộc trò chuyện, do đó, việc đầu tư thời gian vào một sự kiện thoải mái hơn theo phong cách quán cafe sẽ mang lại hiệu quả.

Lan nhận thấy quá trình này có thể phá vỡ thói quen bận rộn thường ngày của mọi người. Đây là cơ hội tuyệt vời để tìm hiểu mọi người và cho thấy cô đánh giá cao quan điểm cũng như ý tưởng của họ. Sự tin tưởng lẫn nhau sẽ phát triển và mọi người sẽ dễ dàng chấp nhận bất kỳ thay đổi nào mà cô ấy đề xuất.

Vì vậy, hãy cân nhắc việc tạo ra sự kiện World Café khi có thời gian và không gian hay khi bạn muốn bỏ qua thủ tục, chia sẻ kiến ​​thức và học hỏi cùng nhau.

Mẹo:

Nếu cảm thấy World Café không phù hợp với hoàn cảnh của mình, đọc thêm các bài viết trong phần ra quyết định, giải quyết vấn đề, sáng tạo.

Cụ thể, quy trình Charette là một phương pháp hiệu quả để ngăn không cho phiên tạo ý tưởng của bạn trở nên hỗn loạn và trở nên vô ích khi có nhiều ý tưởng và bên liên quan.

Và 70:20:10 là công cụ có thể giúp bạn tạo ra môi trường học tập phong phú hơn cho tổ chức của mình.

Những điểm chính

World Café là cách kích thích đối thoại, hợp tác và học tập. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn muốn thảo luận nhóm một cách thư giãn và không chính thức, trái ngược với phong cách làm việc bình thường.

Thiết lập World Café rất dễ dàng và tiết kiệm, nhưng cần phải có thông tin rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi theo cách có cấu trúc nhưng vẫn tự do để đảm bảo lợi ích của tổ chức.

Để thiết lập bạn cần:

1. Sắp xếp bàn ghế.
2. Giải thích quá trình.
3. Làm việc theo nhóm “vòng tròn”
4. Đảm bảo kiến thức được ghi chép lại.
5. Tập hợp các cuộc thảo luận và học hỏi từ chúng.