Blog

Xây dựng khung năng lực

Liên kết mục tiêu công ty và hiệu suất cá nhân

Bạn có thể thấy quen thuộc với cụm từ “những gì bạn có là thước đo những điều bạn làm”. Xác định và đo lường hiệu quả – đặc biêt là hiệu suất của người lao động – là một phần quan trọng trong công việc của bạn với tư cách là người quản lý.

Câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào bạn xác định được các kỹ năng, hành vi và thái độ mà nhân viên cần để thực hiệu hiệu quả vai trò của họ? Làm thế nào bạn biết họ có đủ điều kiện cho công việc? Nói cách khác, làm thế nào bạn biết cách đo lường?

Một số người cho rằng giáo dục chính quy là một cách đo lường đáng tin cậy. Những người khác lại tin tưởng vào kinh nghiệm làm việc trong nhiều năm. Và vẫn còn một số người tin rằng đặc điểm tính cách cá nhân là chìa khóa cho sự làm việc hiệu quả.

Tất cả những điều này rất quan trọng, nhưng dường như không có gì đủ để mô tả một bộ ý tưởng các hành vi và đặc điểm cần thiết cho bất kỳ vai trò cụ thể nào. Chúng cũng không đảm bảo rằng các cá nhân sẽ thực hiện theo các tiêu chuẩn và cấp độ yêu cầu của tổ chức.

Cách tiếp cận hoàn chỉnh hơn là liên kết hiệu suất cá nhân với mục đích kinh doanh. Để làm được điều này, nhiều công ty sử dụng ‘năng lực‘. Đây là kiến ​​thức, kỹ năng, sự phán đoán và các thuộc tính khác được kết hợp mà mọi người cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Bằng cách có một bộ năng lực được xác định cho mỗi vai trò trong doanh nghiệp, nó sẽ giúp bạn đạt được sự đánh giá cao của tổ chức và đạt được mục tiêu đề ra. Các thành viên trong nhóm không chỉ làm việc hiệu quả hơn và đạt được tiềm năng của họ mà còn tạo ra nhiều lợi ích kinh doanh từ việc kết nối hiệu suất cá nhân với các mục tiêu và giá trị của tổ chức.

Xác định năng lực nào cần thiết cho sự thành công của tổ chức có thể giúp bạn:

  • Đảm bảo nhân viên của mình chứng minh đủ chuyên môn.
  • Tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới hiệu quả hơn.
  • Đánh giá hiệu suất hiệu quả hơn.
  • Xác định khoảng trống kỹ năng và năng lực hiệu quả hơn.
  • Cung cấp đào tạo phù hợp hơn và phát triển chuyên môn
  • Thực hiện các quy trình quản lý thay đổi hiệu quả hơn

Làm thế nào bạn có thể xác định tập hợp các hoạt động cần thiết để thực hiện hiệu quả? Bạn có thể làm điều này bằng cách thêm khung năng lực vào chương trình quản lý tài năng. Bằng cách thu thập và kết hợp thông tin về năng lực, bạn có thể tạo ra cách tiếp cận chuẩn hóa về hiệu suất một cách rõ ràng và có thể tiếp cận được với mọi người trong công ty. Khung này sẽ phác thảo cụ thể những điều mọi người cần làm để đạt được hiệu quả trong vai trò của họ và xác định rõ ràng vai trò đó liên quan đến mục tiêu và thành công của tổ chức như thế nào.

Bài viết này phác thảo các bước bạn cần thực hiện để phát triển khung năng lực trong tổ chức.

Mục lục

Nguyên tắc Thiết kế Khung Năng lực

Khung năng lực sẽ xác định kiến ​​thức, kỹ năng và các thuộc tính cần thiết cho một người trong tổ chức. Mỗi vai trò cá nhân sẽ có một bộ năng lực riêng cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Để phát triển khung này, bạn cần phải có sự hiểu biết sâu về các vai trò trong doanh nghiệp của mình. Để làm điều này, bạn có thể thực hiện một vài cách tiếp cận khác nhau:

  • Sử dụng danh sách các năng lực tiểu chuẩn, phổ biến và sau đó điều chỉnh nó theo nhu cầu cụ thể của tổ chức.
  • Sử dụng tư vấn bên ngoài để phát triển khung năng lực cho bạn.
  • Tạo một khung năng lực tổ chức nói chung và sử dụng nó làm nền tảng cho các khung khác.

Xây dựng khung năng lực có thể mất rất nhiều nỗ lực. Để đảm bảo khung năng lực thực sự được sử dụng khi cần thiết, điều quan trọng là làm cho nó phù hợp với những người sẽ sử dụng nó – và do đó họ có thể làm chủ nó.

3 nguyên tắc sau đây rất quan trọng khi thiết kế khung năng lực:

  1. Liên quan đến người thực hiện công việc – Những khung năng lực này không nên được phát triển bởi bộ phận nhân sự, những người không biết rõ về công việc, những điều thực sự liên quan đến nó. Chúng cũng không nên được phát triển bởi nhà quản lý, những người thường không hiểu chính xác về công việc mỗi thành viên trong nhóm làm mỗi ngày. Để hiệu quả, bạn cần phải đi đến người thực hiện công việc cũng như nhiều đầu vào khác để biết điều gì giúp mọi người thành công trong công việc của họ.
  2. Truyền đạt – Mọi người có xu hướng lo lắng về các vấn đề hiệu suất. Cho họ biết lý do tại sao bạn phát triển khung năng lực, nó sẽ được tạo ra như thế nào và bạn sẽ sử dụng ra sao. Khi bạn thông báo trước, việc triển khai sẽ càng dễ dàng hơn.
  3. Sử dụng các năng lực liên quan – Đảm bảo các năng lực bạn đưa vào áp dụng cho các vai trò liên quan. Nếu bạn bao gồm các năng lực không liên quan, mọi người có thể sẽ cảm thấy khó khăn khi nhìn vào khung năng lực chung. Ví dụ: nếu bạn tạo ra một khung năng lực để vận hành toàn bộ tổ chức thì quản lý tài chính sẽ không được bao gồm trừ khi mọi người chứng minh được kỹ năng đó. Tuy nhiên, một khung năng lực các vai trò quản lý chắc chắn sẽ liên quan đến năng lực quản lý tài chính.

Phát triển Khung năng lực

Có 4 bước chính trong quá trình phát triển khung năng lực. Mỗi bước đều có những hành động quan trọng khuyến khích mọi người chấp nhận và sử dụng sản phẩm cuối cùng.

Bước 1: Chuẩn bị

  • Xác định mục đích – Trước khi bạn bắt đầu phân tích công việc và tìm ra từng vai trò cần thiết cho sự thành công, hãy đảm bảo bạn xem xét mục đích tạo ra khung năng lực.

Bạn có kế hoạch sử dụng nó như thế nào sẽ ảnh hưởng đến người tham gia trong quá trình chuẩn bị và phạm vi của nó. Ví dụ, một khung năng lực cho một vị trí tuyển dụng sẽ rất cụ thể trong khi một khung năng lực để đánh giá bồi thường sẽ cần phải bao gồm một loạt các vai trò.

  • Tạo một nhóm khung năng lực – Bao gồm mọi người từ tất cả các lĩnh vực trong tổ chức sẽ sử dụng khung năng lực này. Nếu có thể, nhằm mục đích đại diện cho sự đa dạng của tổ chức. Bạn cũng cần phải suy nghĩ về các nhu cầu dài hạn, để có thể giữ cho khung năng lực được cập nhật và có liên quan.

Bước 2: Thu thập Thông tin

Đây là phần chính của khung năng lực. Thông thường, dữ liệu bạn thu thập càng tốt thì khung năng lực sẽ càng chính xác. Vì lý do này, bạn nên xem xét kỹ thuật nào bạn sẽ sử dụng để thu thập thông tin về vai trò và công việc liên quan đến những kỹ năng đó. Bạn có thể muốn sử dụng một số cách sau:

  • Quan sát – Theo dõi mọi người trong lúc họ đang thực hiện vai trò của mình. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các công việc liên quan đến việc thực hiện mà bạn có thể quan sát.
  • Phỏng vấn mọi người – Nói chuyện với mọi người một cách cá nhân, chọn một người đại diện để phỏng vấn hoặc tiến hành cuộc phỏng vấn nhóm. Bạn cũng có thể muốn phỏng vấn người giám sát công việc mà bạn đang đánh giá. Điều này giúp bạn biết được điều gì cần thiết cho sự thành công trong công việc đó.
  • Tạo một bảng câu hỏi – Cuộc khảo sát là cách hiệu quả để thu thập dữ liệu. Dành thời gian đảm bảo bạn đặt đúng câu hỏi và xem xét độ tin cậy và tính hợp lý của các vấn đề. Nếu bạn thích, bạn có thể mua những bộ câu hỏi phân tích, chứ không cần cố gắng tạo ra một bảng câu hỏi của riêng bạn.
  • Phân tích công việc – Hành vi nào được sử dụng để thực hiện các công việc được khung năng lực quy định? Bạn có thể muốn xem xét những điều sau đây:
    • Kế hoạch kinh doanh, chiến lược và mục tiêu.
    • Nguyên tắc tổ chức.
    • Mô tả công việc.
    • Quy định hoặc các vấn đề ầnần tuân thủ khác.
    • Dự đoán cho tương lai của tổ chức hoặc ngành.
    • Các yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp.

Phân tích công việc gồm một loạt các kỹ thuật và sự cân nhắc sẽ cho bạn những kết quả toàn diện và chính xác nhất. Nếu bạn tạo khung năng lực cho toàn bộ tổ chức, đảm bảo bạn sử dụng mẫu vai trò cho cả công ty. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được phạm vi rộng nhất của năng lực mà vẫn liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp.

Khi bạn thu thập thông tin về từng vai trò, hãy ghi lại những điều bạn tìm hiểu được trong các vai trò đó. Ví dụ, nếu bạn biết rằng Tú là một kế toán tức là liên quan đến sổ sách kế toán, bạn có thể chia nhỏ xuống thành các công việc như: xử lý tiền mặt nhỏ, trả tiền cho nhà cung cấp và phân tích ngân sách tiền mặt hàng tháng. Bạn có thể tìm thấy những vai trò khác cũng có những nhiệm vụ tương tự – và do đó việc làm sổ sách kế toán sẽ là một năng lực trong khuôn khổ đó.

Khi bạn chuyển sang Bước 3, bạn sẽ tổ chức thông tin vào các năng lực lớn hơn, vì vậy sẽ rất hữu ích nếu bạn phân tích nhóm dữ liệu thô này một cách hiệu quả.

Bước 3: Xây dựng Khung năng lực

Giai đoạn này bạn cần nhóm tất cả các hành vi và các kỹ năng thành năng lực. Thực hiện theo các bước sau giúp bạn thực hiện tác vụ này:

  • Nhóm các tuyên bố: Yêu cầu các thành viên trong nhóm đọc qua các tuyên bố về hành vi và nhóm chúng theo nhóm. Mục tiêu là để có 3 hoặc 4 nhóm lớn (các cột đầu tiên) –  ví dụ như kỹ năng ra quyết định, kỹ năng phán đoán và kỹ năng giao tiếp.
  • Tạo các phân nhóm nhỏ – Chia nhỏ từng nhóm lớn thành các phân nhóm nhỏ các hành vi có liên quan. Thông thường, sẽ có 3 hoặc 4 phân nhóm cho mỗi nhóm lớn. Nó tạo cấu trúc cơ bản cho khung năng lực.
  • Điều chỉnh các phân nhóm – Đối với mỗi phân nhóm lớn hơn hãy xác định các phân nhóm con hơn nữa. Hãy tự hỏi tại sao và bằng cách nào những hành vi này liên quan hoặc không liên quan với nhau và sửa đổi khi cần thiết.
  • Xác định và nêu tên các năng lực – Yêu cầu nhóm bạn xác định năng lực cụ thể đại diện cho từng phân nhóm nhỏ. Sau đó, họ cũng có thể đặt tên cho nhóm lớn.

Dưới đây là một ví dụ về nhóm và phân nhóm cho năng lực quản lý chung:

    • Đội giám sát và dấn dắt đội nhóm.
      • Cung cấp hướng đi và hỗ trợ cho nhân viên.
      • Chủ động hướng dẫn.
      • Truyền đạt định hướng cho nhân viên.
      • Giám sát hoạt động của nhân viên.
      • Động viên nhân viên.
      • Phát triển kế hoạch thành công.
      • Đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty.
    • Tuyển dụng và nhân sự
      • Chuẩn bị bản mô tả công việc và vai trò cụ thể.
      • Tham gia vào các cuộc phỏng vấn lựa chọn.
      • Xác định nhu cầu đào tạo của cá nhân.
      • Thực hiện các thủ tục kỷ luật và khiếu nại.
      • Đảm bảo các nghĩa vụ pháp lý được đáp ứng.
      • Phát triển hợp đồng nhân viên.
      • Xây dựng thang lương và các gói bồi thường.
      • Xây dựng quy trình quản lý nhân sự.
      • Đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu tổ chức.
    • Đào tạo và phát triển.
      • Cung cấp đào tạo cho nhân viên cơ sở.
      • Cung cấp đào tạo cho nhân viên cao cấp.
      • Xác định nhu cầu đào tạo.
      • Hỗ trợ phát triển cá nhân.
      • Xây dựng tài liệu và phương pháp đào tạo.
    • Quản lý dự án/ chương trình
      • Chuẩn bị kế hoạch hoạt động chi tiết.
      • Quản lý tài chính và nguồn nhân lực.
      • Giám sát hiệu suất tổng thể dựa trên các mục tiêu.
      • Viết báo cáo, đề xuất dự án và sửa đổi.
      • Hiểu môi trường tài trợ bên ngoài.
      • Phát triển chiến lược dự án/chương trình.
  • Bạn có thể cần phải bổ sung mức độ cho mỗi năng lực. Điều này đặc biệt hữu ích khi sử dụng khung năng lực cho việc bồi thường hoặc đánh giá hiệu suất. Để làm được như vậy, hãy theo từng năng lực và phân chia các hành vi liên quan thành các thang đo theo tính phức tạp, trách nhiệm, phạm vi, hoặc các tiêu chí có liên quan khác.
  • Xác nhận và sửa đổi các năng lực nếu cần – Đối với mỗi mục, hãy đặt ra câu hỏi:
    • Hành vi này có được chứng mình bởi những người thực hiện công việc hiệu quả nhất?
    • Hành vi này có liên quan và cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả?

Những câu hỏi này thường được hỏi dưới dạng một cuộc khảo sát. Điều quan trọng là phải tìm kiếm sự đồng thuận giữa những người thực hiện công việc, cũng như những lĩnh vực có ít sự đồng ý. Ngoài ra, hãy tìm những vấn đề có thể xảy ra với ngôn ngữ hoặc cách mô tả năng lực và tinh chỉnh những vấn đề đó.

Bước 4: Thực hiện

Khi bạn đưa ra khung năng lực đã hoàn thành, hãy nhớ nguyên tắc truyền thông mà chúng tôi đã đề cập trước đó. Để giúp nhận được sự quan tâm từ nhân viên ở tất cả các cấp của tổ chức, điều quan trọng là phải giải thích cho họ lý do tại sao khung năng lực được phát triển và bạn muốn nó được sử dụng như thế nào? Thảo luận nó sẽ được cập nhật ra sao và các thủ tục mà bạn đã đưa ra để thích ứng với thay đổi.

Dưới đây là một số mẹo để triển khai khung năng lực này:

  • Liên kết với mục tiêu kinh doanh – Kết nối giữa năng lực cá nhân và mục tiêu và giá trị tổ chức càng nhiều càng tốt.
  • Thưởng các năng lực – Kiểm tra xem các chính sách và sự hỗ trợ của tổ chức có khen thưởng những năng lực đã được xác định.
  • Cung cấp huấn luyện và đào tạo – Đảm bảo có huấn luyện và đào tạo phù hợp. Mọi người cần biết rằng họ sẽ được hỗ trợ.
  • Giữ nó đơn giản – Làm cho khung năng lực càng đơn giản càng tốt. Bạn muốn tài liệu được sử dụng chứ không phải bị lãng quên.
  • Truyền tải – Bạn cần cởi mở và trung thực trong suốt quá trình, kết quả cuối cùng càng tốt – cơ hội dự án sẽ đạt được mục tiêu càng lớn.

Những điểm chính

Tạo khung năng lực là một phương pháp hiệu quả để đánh giá, duy trì và giám sát kiến thức, kỹ năng và các thuộc tính của nhân viên trong tổ chức. Khung năng lực cho phép bạn đo mức độ năng lực hiện tại đảm bảo nhân viên có chuyên môn cần thiết để tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp. Nó cũng giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt về chiến lược tuyển dụng, lưu giữ và kế nhiệm. Và, bằng cách xác định các hành vi cụ thể và kỹ năng cần thiết cho mỗi vai trò, nó cho phép bạn lập ngân sách và lên kế hoạch cho việc đào tạo và phát triển mà công ty bạn thực sự cần.

Quá trình tạo ra khung năng lực khá dài và phức tạp. Để đảm bảo kết quả thành công, khung năng lực cần liên quan đến những người thực sự thực hiện các vai trò đánh giá công việc thực tế và mô tả hành vi thực sự. Mức độ hiểu biết và liên kết giữa vai trò cá nhân và hiệu suất của tổ chức giúp nó có giá trị hơn.

Hpo Banner