Làm thế nào để điều hành một cuộc họp ảo hiệu quả

Giao tiếp tốt với công nghệ

Lâm vừa kết thúc cuộc họp ảo với nhóm nhưng không thành công.

So với những cuộc họp trực tiếp mà anh từng tham gia, cuộc họp trực tuyến rất khó theo dõi. Các thành viên ồn ào nhất nhóm độc quyền thảo luận và Lâm không thể để tất cả mọi người được đóng góp. Anh cảm thấy cuộc họp không thu được điều gì có ý nghĩa.

Nhiều tổ chức sử dụng cuộc họp ảo thay cho họp trực tiếp vì nó nhanh chóng, ít tốn kém và chúng đưa những người liên quan nhất vào cuộc họp, bất kể họ ở đâu. Tuy nhiên, cuộc họp ảo rất khó đi đúng hướng và chúng cần cách tiếp cận khác với các cuộc họp thông thường.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu xem liệu bạn có thể làm gì để chuẩn bị và triển khai một cuộc họp ảo hiệu quả.

Điều hành cuộc họp ảo thành công

Mặc dù vẫn có thể áp dụng các nguyên tắc cơ bản, nhưng điều hành cuộc họp ảo đòi hỏi cách tiếp cận khác với họp trực tiếp. Hãy sử dụng những chiến lược dưới đây để lên kế hoạch và tổ chức một cuộc họp ảo thành công.

1. Lựa chọn đúng công nghệ

Xem xét chương trình nghị sự của bạn để lựa chọn nền tảng phù hợp nhất. Nền tảng tốt nhất để “check in” nhanh có thể khác với các phiên động não hay ra quyết định.

Bạn có thể lựa chọn từ một số nền tảng sau đây:

• Skype: Cung cấp gọi thoại và gọi video theo nhóm ở mức cơ bản, phù hợp cho những cuộc họp cập nhật ngắn hoặc check-in. Bạn có thể ghi lại cuộc gọi để các thành viên không tham dự có thể xem lại.
• Citrix GoToMeeting: Với GoToMeeting, người dùng có thể chia sẻ màn hình và nền tảng hoạt động trên máy tính bảng, điện thoại thông minh và những thiết bị di động khác.
• Cisco WebEx: Nền tảng này cung cấp cuộc gọi video HD và cho phép người tham gia làm việc cùng nhau trong cuộc họp.

Hãy dành thời gian xem lại từng nền tảng một cách cẩn thận trước khi quyết định một loại để sử dụng. Một số tính năng, như bỏ phiếu trên web (giúp bạn dễ dàng đo lường ý kiến ​​của mọi người) hoặc bảng trắng trực tuyến (phù hợp với phiên động não theo nhóm) có thể giúp ích.

Lưu ý rằng hội nghị trực tuyến có lợi ích và hạn chế. Nó có thể cung cấp cho người tham gia những tín hiệu phi ngôn ngữ quan trọng và khuyến khích họ tiếp tục tham gia. Tuy nhiên, một số người có thể cảm thấy không thoải mái khi sử dụng, điều này ngăn cản họ tham gia nhiều hơn khi họ ở trong một cuộc họp chỉ có tiếng nói.

2. Dựa trên kỹ năng cụ thể

Thành công của cuộc họp ảo thường phụ thuộc vào sự hướng dẫn của người điều phối, vì vậy học các kỹ năng và công cụ cần thiết giúp bạn thành công trong vai trò này.

Khi người tham gia chưa từng gặp nhau trước đây, hoạt động làm quen có thể khuyến khích mọi người thư giãn và làm quen với nhau trước khi đi vào thảo luận. Bạn có thể yêu cầu người tham dự tự giới thiệu và đưa ra một số thông tin về những việc họ làm; sau đó tổ chức một bài tập giúp mọi người tìm hiểu thêm về nhau. Hãy suy nghĩ và thử ice breakers trước khi sự kiện diễn ra, đảm bảo chúng đạt hiệu quả mong muốn.

Đảm bảo bạn hoàn toàn thoải mái với phần mềm cuộc họp ảo. Tập sử dụng các công cụ và chức năng của nó trước – bạn cần vận hành chúng một cách dễ dàng trong cuộc họp.

3. Dành thời gian chuẩn bị

Cuộc họp ảo có thể cần phải chuẩn bị nhiều hơn cuộc họp mặt đối mặt. Ví dụ, làm thế nào bạn đối phó với xung đột trong không gian ảo, giữ cho cuộc thảo luận tập trung, đi đúng hướng? Điều gì sẽ xảy ra nếu khó khăn trong phần mềm khiến thành viên quan trọng nhất trong nhóm không thể tham dự?

Đưa thêm thời gian dự phòng vào lịch trình của bạn, từ đó bạn có thể chuẩn bị đầy đủ cho cả cuộc họp và bất kỳ thách thức nào về kỹ thuật có thể xảy ra.

Tiếp theo, hãy suy nghĩ về mục tiêu của bạn. Ai nên tham dự? Chính xác bạn cần thảo luận vấn đề gì? Quyết định những điều bạn muốn thảo luận và ước tính khoảng thời gian cho mỗi mục. Hãy bắt đầu và kết thúc đúng giờ, nhớ rằng, cuộc họp ảo không có nghĩa là bạn có thể đến muộn hoặc rời đi sớm.

Đối với những cuộc họp dài hơn, hãy cố gắng sắp xếp thông tin thành các phân đoạn 10 – 15 phút. Điều này giúp mọi người tập trung và tham gia nhiều hơn. Hãy rõ ràng khi bạn đi đến cuối mỗi phần – có thể bằng sự thay đổi tốc độ khi truyền tải – để người tham dự sẵn sàng chuyển sang phần tiếp theo.

Khi lên lịch trình cuộc họp, hãy xem xét múi giờ của mọi người. Cố gắng không sắp xếp vào khoảng thời gian ngoài giờ làm việc bình thường. Khi không thể tránh được điều này, hãy kiểm tra một cách cá nhân với họ, đảm bảo thời gian phù hợp. Nếu bạn thiết lập cuộc họp thường xuyên với cùng các thành viên, hãy cân nhắc thay đổi thời gian, nhờ đó mọi người không luôn phải tham dự cuộc họp trước hoặc sau giờ làm việc đã được lên kế hoạch.

Vài ngày trước sự kiện, hãy gửi thông tin chi tiết tới tất cả những người có liên quan. Bao gồm cả URL nếu cần thiết, chương trình nghị sự, danh sách người tham dự, thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp.

Xem xét chỉ định ai đó đảm nhận xử lý vấn đề công nghệ phát sinh trong cuộc họp. Phân công nhiệm vụ này, giúp bạn tập trung hướng dẫn thảo luận.

Bài viết Điều hành cuộc họp hiệu quả đưa ra một số mẹo giúp bạn chuẩn bị cho sự kiện của mình.

Mẹo:

Giới hạn số người tham dự cuộc họp ảo, bất cứ khi nào có thể. Điều này giúp bạn đảm bảo mọi người đều có cơ hội đóng góp. Nó đặc biệt phù hợp với các phiên động não, thảo luận và khi bạn cần phải đưa ra quyết định.

4. Đặt ra các quy tắc cơ bản

Quy tắc cơ bản là một phần quan trọng trong cuộc họp ảo, bởi chúng định hướng hành vi của người tham dự.

Ví dụ: bạn có thể yêu cầu người tham gia đăng nhập vào cuộc họp sớm 5 phút để kiểm tra kết nối và chất lượng âm thanh, video.

Một nguyên tắc chung khác là yêu cầu người tham dự tắt tiếng cho đến khi họ sẵn sàng nói, nhằm cắt giảm tiếng ồn xung quanh gây phiền nhiễu.

Nếu chỉ là cuộc gọi âm thanh, yêu cầu mọi người nêu rõ tên trước khi nói. Bằng cách này, mọi người trong nhóm có thể theo dõi người nói.

Cuối cùng, Khuyến khích tất cả mọi người hạn chế bất kỳ phiền nhiễu nào có thể có, chẳng hạn như tạp âm, từ đó họ có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp.

5. Giao tiếp với thực tế ảo trong tâm trí

Trong cuộc họp trực tiếp, mọi người nhận ra những tín hiệu quan trọng từ biểu hiện trên khuôn mặt, giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể. Tuy nhiên, cuộc họp ảo thường không có điều đó, đó là lý do tại sao bạn cần cân nhắc khi giao tiếp với người tham gia.

Đầu tiên, hãy nâng cao kỹ năng lắng nghe chủ động. Đặt toàn bộ sự tập trung vào người nói. Chứng minh sự chú ý bằng cách tóm tắt những điều họ nói hoặc đặt ra một câu hỏi có liên quan.

Đảm bảo truyền đạt cảm xúc của mình thông qua việc lựa chọn từ ngữ – điều này đặc biệt quan trọng nếu cuộc họp không sử dụng video. Vì vậy, nếu không chắc chắn về điều gì đó, hãy hỏi và yêu cầu làm rõ. Bạn có thể nói, “Lan, tôi rất vui vì doanh số của chúng ta khá cao, nhưng tôi lo lắng vì lượng khách hàng mới ngày càng sụt giảm. Bạn thấy thế nào về điều này?”

Bạn cũng cần hướng dẫn quá trình thảo luận. Ví dụ, hãy tưởng tượng khi nói “Chào tất cả mọi người, chúng ta hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu bản thân. Ai muốn bắt đầu trước?” Trong cuộc họp ảo, bạn sẽ nhận lại sự im lặng vì không biết ai sẽ là người bắt đầu. Và sau đó, mọi người nói cùng lúc. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không sử dụng video.

Thay vào đó, hãy hướng dẫn thảo luận bằng cách nói, “Chào tất cả mọi người, chúng ta hãy bắt đầu giới thiệu về bản thân. Nam, bắt đầu từ bạn, tiếp theo là Trung và Mạnh?”

Nếu cuộc họp gồm những người tham dự có mặt trực tiếp và những người khác trên cuộc gọi, hãy chú ý đặc biệt đến những người không hiện hữu trong phòng.

Ví dụ: người tham dự ảo có thể gặp khó khăn khi lắng nghe thảo luận giữa các thành viên trong phòng. Nhắc nhở tất cả những người tham gia sử dụng micrô khi đặt câu hỏi hoặc tham gia thảo luận. Khuyến khích từng người nói một: cố gắng nghe nhiều giọng khác nhau cùng một lúc có thể là thách thức với những người kết nối qua cuộc gọi.

6. Thu hút mọi người tham gia

Một trong những thách thức lớn nhất với cuộc họp ảo là người tham gia có thể gặp khó khăn trong việc tham gia và đóng góp. Với nhiệm vụ là người điều phối, bạn cần đảm bảo các thành viên trong nhóm có nhiều cơ hội lên tiếng.

Trong quá trình thảo luận nên tạm dừng thường xuyên và yêu cầu đầu vào từ người tham dự. Sử dụng Kỹ thuật động não vòng tròn và yêu cầu mọi người bình luận về chủ đề. Việc này khuyến khích mọi người tập trung và giúp bạn theo dõi mức độ cảm xúc, sự chú ý của người tham gia.

Thu hút mọi người tham gia bằng cách sử dụng các hoạt động và câu hỏi yêu cầu sự tham gia của họ. Nếu mọi người tham gia, họ sẽ ít bị phân tâm và bạn có thể giữ sự chú ý của họ lâu hơn. Một số nền tảng hội họp có tính năng cho phép người dùng “giơ tay” phản hồi câu hỏi hoặc bạn có thể sử dụng phương tiện truyền thông xã hội tích hợp nhằm cải thiện sự tham gia.

Những điểm chính

Ngày nay, nhiều tổ chức sử dụng cuộc họp ảo tương tác với các thành viên trong nhóm trên toàn cầu. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi phải có chiến lược giao tiếp và sự chuẩn bị khác với cuộc họp trực tiếp.

Hãy dành thêm thời gian chuẩn bị cho cuộc họp ảo. Tự làm quen với nền tảng trước khi bắt đầu và đưa ra kế hoạch dự phòng. Bạn cũng có thể chỉ định người xử lý vấn đề công nghệ, để tập trung vào cuộc họp.

Giao tiếp với thực tế ảo trong tâm trí. Đừng đưa ra câu hỏi mở cho cả nhóm, thay vào đó, hãy gọi tên từng người để khuyến khích sự tham gia.