Hướng dẫn xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao

Hiệu suất cao là đạt được Kết quả cao hơn, với ít Nguồn lực hơn.

Ở cấp độ Tổ chức, cơ bản thì:

• Kết quả là Doanh thu,
• còn Nguồn lực chính là Chi phí.

Hầu hết các Tổ chức (kinh doanh) đều hướng tới trạng thái Hiệu suất cao. Tức là:

Đạt được Doanh thu cao hơn, với Chi phí ít hơn!

Thực tế thì:

Hiệu suất cao giống như một Ngọn núi không có Đỉnh. Tại sao lại vậy?

Bởi vì:

• Khi đạt được Kết quả (doanh thu) A, thì ngay lập tức, chúng ta sẽ muốn đạt được Kết quả B cao hơn. Rồi đến Kết quả C cao hơn nữa…
• Tương tự, Nguồn lực (chi phí) đang ở mức X, thì chúng ta muốn giảm xuống mức Y. Rồi tiếp tục giảm xuống mức Z…

Cứ liên tục như vậy… Năm sau, mục tiêu cao hơn năm trước!

Nó giống như một cuộc hành trình không có điểm kết thúc:

• Chúng ta nhìn lên Đỉnh núi, đặt ra các Cột mốc, rồi leo lên.
• Chúng ta nhìn thấy Đỉnh núi, rất rõ ràng, nhưng không bao giờ tới được đó.

Đây chính là nguyên lý cốt lõi của việc Xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao.

Nó là một cuộc hành trình, chứ không phải đích đến!

Có 3 yếu tố quan trọng giúp bạn tham gia cuộc hành trình này:

1. Đỉnh núi: một mô hình Tổ chức để bạn hướng tới.
2. các Cột mốc: một Lộ trình để bạn từng bước xây dựng và phát triển Tổ chức.
3. La bàn: một công cụ giúp bạn định vị và căn chỉnh hướng đi.

#1. Đỉnh núi: mô hình Tổ chức Hiệu suất cao để bạn hướng tới

Có nhiều mô hình Tổ chức Hiệu suất cao để bạn tham khảo, một trong số đó, là mô hình HPO của Lean-HR Việt Nam.

Mô hình này bao gồm 6 yếu tố then chốt, bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn, trong các bài viết dưới đây:

• HPO: Mô hình Tổ chức Hiệu suất cao
• Value Strategy: Chiến lược giá trị
• Network Structure: Cấu trúc mạng lưới
• Lean Process: Quy trình tinh gọn
• Talent Management: Quản lý nhân tài
• Engagement Culture: Văn hóa gắn kết
• Digital Transformation: Chuyển đổi số

HPO là cái “Đỉnh núi” giúp bạn định hình hướng đi trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp.

Tiếp theo:

#2. Các Cột mốc: Lộ trình để bạn từng bước xây dựng và phát triển Tổ chức

Giả sử bạn đang đứng ở dưới chân núi, bắt đầu, tìm cách leo lên đỉnh.

Bạn sẽ bắt đầu như thế nào?

Hai cách tiếp cận phổ biến để xây dựng và phát triển Tổ chức

Cách 1: Bài bản ngay từ đầu.

Các tập đoàn lớn, khi setup một doanh nghiệp mới, họ thường làm bài bản ngay từ đầu. Ví dụ:

• Xác định một Chiến lược kinh doanh rõ ràng. Thậm chí, trước cả khi quyết định thành lập doanh nghiệp.
• Xây dựng cơ cấu tổ chức và hệ thống quy trình bài bản. Sau đó, mới tuyển dụng nhân sự để vận hành.
• Thiết lập hệ thống mục tiêu hoặc chỉ tiêu KPI để quản trị.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp (thường là thừa hưởng theo Tập đoàn mẹ).

Tóm lại là bài bản ngay từ đầu!

Cách 2: Từng bước hoàn thiện.

Các doanh nghiệp khởi nghiệp, thì thường làm ngược lại, ví dụ:

• Có một ý tưởng kinh doanh khả thi và thế là làm thôi. Không cần chiến lược gì cao siêu cả!
• Sau khi hoạt động một thời gian, doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hóa các quy trình vận hành.
• Rồi xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu hoặc KPI.
• Cuối cùng, mới đến chiến lược kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp.

Đây gọi là từng bước hoàn thiện!

Dù bạn làm theo cách nào, thì xét về góc độ “Trưởng thành” của tổ chức, có 5 cấp độ như sau:

5 cấp độ Trưởng thành của Tổ chức

Giống như con người, trước khi đến độ tuổi trưởng thành, chúng ta trải qua các giai đoạn khác nhau.

Ví dụ như: Trẻ em, Nhi đồng, Thiếu nhi, Thanh niên, rồi Trưởng thành…

Tương tự, tổ chức cũng trải qua các giai đoạn cần thiết để trưởng thành.

Các giai đoạn này, giống như các Cột mốc để bạn hướng tới, trên cuộc hành trình xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao.

Cấp độ #1: Quản lý theo Quy trình (MBP)

• Ở cấp độ này, tổ chức được vận hành theo các Quy trình.
• Mục đích chính là chuẩn hóa hoạt động và ổn định hiệu suất.

Ban đầu, doanh nghiệp thường xây dựng rất nhiều quy trình.

Mỗi quy trình được mô tả rất chi tiết, đôi khi, dẫn đến rườm rà. Khiến cho tổ chức trở nên cồng kềnh và chậm chạp.

Sau đó, tổ chức mới bắt đầu tinh gọn các quy trình và ứng dụng công nghệ để đạt hiệu quả cao hơn.

Cấp độ #2: Quản lý theo Mục tiêu (MBO)

• Doanh nghiệp bắt đầu Quản lý theo Mục tiêu, để định hướng toàn bộ hoạt động của tổ chức.
• Mục đích chính là cải tiến, đổi mới quy trình và nâng cao hiệu suất.

Khi mới áp dụng hệ thống Quản lý theo Mục tiêu, tổ chức thường đặt ra rất nhiều mục tiêu.

Dẫn đến sự phân tán, các mục tiêu thường rời rạc, không liên kết chặt chẽ với nhau, để cùng hướng về mục tiêu chung.

Sau một thời gian, hệ thống mục tiêu mới trở nên trọng điểm và đồng bộ hơn.

Cấp độ #3: Quản lý theo Chiến lược

• Ở cấp độ này, doanh nghiệp xây dựng Chiến lược Kinh doanh rõ ràng, để định hướng tổ chức trong dài hạn.
• Mục đích chính là tăng trưởng và phát triển trong dài hạn.

Khi mới xây dựng chiến lược, các doanh nghiệp thường mắc cạm bẫy tham vọng, đặt ra nhiều chiến lược kinh doanh khác nhau.

Nhưng nguồn lực và năng lực thực thi không có đủ, dẫn đến các mục tiêu chiến lược, thường bị thất bại.

Sau đó, rút kinh nghiệm, các chiến lược dần trở nên trọng điểm và hiệu quả hơn.

Cấp độ #4: Văn hóa Doanh nghiệp

• Đây là cấp độ tạo ra sự khác biệt về quản trị. Đôi khi, gọi vui là ở đẳng cấp khác!
• Mục đích chính là Gắn kết đội ngũ và Phát triển bền vững.

Ở cấp độ này, lãnh đạo trở thành “nhà lãnh đạo tinh thần” của tổ chức.

Tổ chức có bản sắc riêng giúp cán bộ nhân viên cảm thấy tự hào.

Cấp độ #5: Tổ chức Phụng sự

Cấp độ này không phổ biến, nên chúng ta sẽ bỏ qua.

Bạn hãy xem tổ chức của mình đang ở cấp độ nào? 

Từ đó, nâng hạng tổ chức lên cấp độ tiếp theo!

Nhưng mà:

Tôi thấy doanh nghiệp của mình đã có Quy trình, có Mục tiêu, có Chiến lược, có cả Văn hóa…

Nhưng hiệu suất vẫn không cao?

Tất nhiên,

5 cấp độ Trưởng thành chỉ là các Cột mốc giúp bạn định hướng việc xây dựng và phát triển Tổ chức.

Còn về hiệu suất, nó phụ thuộc vào chất lượng của từng cấp độ.

Giống như tôi đã mô tả trong các cấp độ ở trên, ví dụ:

• Hai doanh nghiệp đều đã xây dựng hệ thống quy trình bài bản,
• Nhưng tổ chức nào có hệ thống quy trình tinh gọn và vận hành hiệu quả hơn, thì hiệu suất của tổ chức đó sẽ cao hơn.

Hay ở cấp độ Chiến lược:

• Hai doanh nghiệp đều có chiến lược kinh doanh rõ ràng.
• Nhưng chiến lược của doanh nghiệp nào chính xác hơn, tổ chức thực thi hiệu quả hơn, thì hiệu suất của tổ chức đó sẽ cao hơn.

Tức là, 5 cấp độ Trưởng thành của tổ chức, ngoài khía cạnh về số lượng, còn có khía cạnh quan trọng hơn… Đó là chất lượng của từng cấp độ.

Để nâng cao chất lượng các cấp độ, hãy tham khảo mô hình HPO – Tổ chức Hiệu suất cao (trình bày ở phần “Đỉnh núi”).

#3. La bàn: Công cụ giúp bạn Định vị và Căn chỉnh hướng đi

Để định vị và căn chỉnh hướng đi trên cuộc hành trình xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao.

Tôi cung cấp cho bạn một chiếc La bàn, đó là: Ma trận Giá trị & Hiệu suất.

Định vị: Bạn đang ở đâu trên ma trận?

Để định vị, bạn đánh giá 5 chỉ số dưới đây, để xác định tổ chức đang ở vùng nào (trên ma trận)?

Nhóm chỉ số Hiệu suất:

• Lợi nhuận.
• Doanh thu.
• Năng suất.

Đang ở mức Thấp, Trung bình, hay là Cao?

Nhóm chỉ số Giá trị:

• Mức độ hài lòng của khách hàng.
• Mức độ hài lòng của nhân viên.

Đang ở mức Thấp, Trung bình, hay là Cao?

Sau khi đánh giá 2 nhóm Chỉ số hiệu suất (KPI), bạn sẽ xác định được Tổ chức của mình đang ở Vùng nào trên ma trận:

Vùng #1: Mắc kẹt

• Giá trị Thấp + Hiệu suất Thấp
• Đây là nơi nhân viên mệt mỏi, khách hàng thì phàn nàn và doanh nghiệp không đạt hiệu quả.

Vùng #2: Sỏi đá

• Giá trị Thấp + Hiệu suất Cao
• Đây là nơi doanh nghiệp có hiệu quả, nhưng nhân viên thiếu niềm vui, còn khách hàng thì chưa thực sự hài lòng.

Vùng #3: Gia đình

• Giá trị Cao + Hiệu suất Thấp
• Đây là nơi nhân viên và khách hàng khá hài lòng, nhưng doanh nghiệp thì chưa đạt hiệu quả cao.

Vùng #4: Hiệu suất cao (Nơi làm việc tuyệt vời)

• Giá trị Cao + Hiệu suất Cao
• Đây là nơi nhân viên hài lòng, khách hàng sung sướng, doanh nghiệp hiệu quả.

Như vậy:

Bạn đã định vị được Tổ chức của mình đang ở đâu trên ma trận?

Bây giờ, bạn cần xác định hướng đi cho Tổ chức của mình, để tiến tới Vùng #4: Hiệu suất cao (Nơi làm việc tuyệt vời).

Căn chỉnh hướng đi: Làm thế nào để đạt mức Hiệu suất cao trong ngắn hạn và dài hạn?

Khi bạn đo lường 2 nhóm Chỉ số hiệu suất KPI (được liệt kê ở trên):

• Nếu thấy các chỉ số Giá trị ở mức cao (nhân viên hài lòng, khách hàng hài lòng),
• thì dự báo tương lai, các chỉ số Hiệu suất (doanh thu, lợi nhuận) sẽ tăng.

Ngược lại:

• Nếu các chỉ số Giá trị ở mức thấp,
• thì dự báo tương lai, các chỉ số Hiệu suất sẽ giảm.

Vì vậy, chúng ta cần căn chỉnh hai nhóm chỉ số này để đảm bảo mức hiệu suất cao không chỉ trong ngắn hạn, mà còn, trong dài hạn.

Giống như bạn “đi trên một sợi dây”:

• Khi bị nghiêng sang trái quá nhiều,
• để giữ được thăng bằng, bạn cần đẩy cơ thể mình sang bên phải.

Cụ thể: thì Căn chỉnh hướng đi của tổ chức như thế nào?

Để căn chỉnh hướng đi, chúng ta định hướng tổ chức, theo 2 nhóm Mục tiêu (tương ứng với 2 trục của ma trận):

• Nhóm mục tiêu #1: Nâng cao Hiệu suất kinh doanh của tổ chức.
• Nhóm mục tiêu #2: Gia tăng Giá trị cho khách hàng và nhân viên.

Về bản chất: Gia tăng Giá trị là Gốc, còn Nâng cao Hiệu suất là Ngọn.

Tức là:

• Khi các chỉ số Giá trị ở mức cao, thì bạn tập trung nhiều hơn vào mục tiêu Nâng cao Hiệu suất.
• Còn khi các chỉ số Giá trị ở mức thấp, thì bạn tập trung nhiều hơn vào mục tiêu Gia tăng Giá trị.

Cuối cùng, tôi tóm lược một số ý chính để bạn tham khảo:

• Tổ chức Hiệu suất cao là một Ngọn núi không có Đỉnh.
• Đó là một cuộc hành trình, chứ không phải đích đến.

Vì cuộc hành trình này không có điểm kết thúc, nên điều quan trọng nhất là:

• Hãy tận hưởng các trải nghiệm thú thị trên cuộc hành trình (dù thành công hay thất bại).
• Đừng chờ tới Đỉnh mới ăn mừng, vì nó có đỉnh đâu?
• Hãy ăn mừng ngay, khi có sự tiến bộ nào đó, hoặc ngay khi đạt được những thành công dù là nhỏ nhất.

P.s

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ nó cho các đồng nghiệp của mình!