- Khi tổ chức còn nhỏ, mọi người bảo nhau làm việc, rất nhanh nhẹn.
- Bây giờ, đông người, càng làm càng thấy chậm chạp và ì ạch…
Tại sao lại vậy?
Nguyên nhân phổ biến là do doanh nghiệp xây dựng tổ chức theo quan điểm nào:
- Quan điểm #1: Tổ chức giống như một Cỗ máy.
- Quan điểm #2: Tổ chức là một Khả năng.
Cấu trúc tổ chức (Organization Structure) giống như bộ khung của một người. Nó định hình vóc dáng của người đó và quyết định mức độ linh hoạt của cơ thể.
Có 2 chiều cấu trúc cơ bản, để bạn thiết kế bất kỳ một tổ chức nào (giống như nguyên liệu để nấu ăn). Bao gồm:
- Cấu trúc Phân cấp (Hierarchical Structure): Tạo ra sự ổn định và chắc chắn.
- Cấu trúc Mạng lưới (Network Structure): Tạo ra sự linh hoạt và khả năng thích ứng.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về 2 quan điểm quản trị tại đây: Mô hình Tổ chức Hiệu suất cao.
Mục lục
1. Cấu trúc Phân cấp
Với quan điểm “Tổ chức giống như một Cỗ máy”, nhà quản trị sử dụng “Cấu trúc Phân cấp” để xây dựng tổ chức. Trong đó:
Chiều ngang (tạo ra các Bánh răng): Tổ chức được chia nhỏ theo các chức năng độc lập và phối hợp với nhau thông qua các quy trình. Ví dụ như: Marketing, bán hàng, sản xuất, dịch vụ, nhân sự, kế toán…
- Sau đó, các chức năng này tiếp tục được chia nhỏ hơn thành các đội nhóm và cá nhân hoạt động độc lập.
- Nguyên lý là chia để trị và đảm bảo không có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các bánh răng.
- Ranh giới giữa các chức năng rất rõ ràng (gọi là các Silo chức năng).
Chiều dọc (thiết kế các Nút bấm): Tổ chức có nhiều cấp bậc quản lý để kiểm soát chặt chẽ các bánh răng từ trên xuống dưới. Ví dụ như: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng, Trưởng nhóm, Tổ trưởng, Kiểm soát…
- Trong một cỗ máy, khi các bánh răng chạy trơn tru, thì tổ chức sẽ hoạt động hiệu quả.
- Vì vậy, cần có nhiều cấp bậc quản lý để kiểm soát các bánh răng.
Ưu nhược điểm của cấu trúc phân cấp
Ưu điểm:
- Ổn định,
- Chính xác,
- Và dễ kiểm soát.
Nhược điểm:
- Thiếu linh hoạt,
- Và chậm thích ứng với sự thay đổi.
Nhược điểm lớn nhất của cấu trúc phân cấp là “Tốc độ chậm” (click để xem hình mô tả dưới đây).
Môi trường kinh doanh hiện nay, có nhiều biến động và thay đổi liên tục, đòi hỏi tổ chức phải có tốc độ – khả năng ra quyết định và điều chỉnh nhanh chóng để:
- Linh hoạt trước các biến động.
- và Thích ứng nhanh với sự thay đổi.
Cấu trúc phân cấp không đáp ứng được yêu cầu này.
Vì vậy, chúng ta cần áp dụng các cấu trúc tổ chức hiện đại hơn!
2. Cấu trúc Mạng lưới
Với quan điểm “Tổ chức là một Khả năng”, nhà quản trị thường sử dụng cấu trúc mạng lưới để thiết kế tổ chức.
Giống như tên gọi của nó:
Tổ chức mạng lưới được tạo nên bởi một mạng lưới các đội nhóm tự quản và liên kết chặt chẽ với nhau.
- Đội nhóm tự quản: Các đội nhóm được trao quyền nhiều hơn để tự chủ trong hoạt động của mình.
- Liên kết với nhau: Các đội nhóm “đồng tâm hiệp lực” với nhau, thậm chí, phụ thuộc lẫn nhau.
Ví dụ: Ở tổ chức phân cấp, nguyên tắc là không có sự chồng chéo về chức năng nhiệm vụ. Nhưng ở tổ chức mạng lưới, thì:
- Hai hoặc nhiều đội nhóm có thể làm chung một nhiệm vụ, chia sẻ và sử dụng chung một nguồn lực…
- Ranh giới giữa các chức năng mờ hơn (hướng tới việc xóa bỏ các Silo chức năng).
Ví dụ: Loại bỏ / giảm thiểu danh giới giữa marketing và bán hàng, ranh giới giữa R&D và sản xuất… Thay vì hoạt động độc lập như các bánh răng, các chức năng này được trộn lẫn với nhau, để tạo ra sự đồng tâm hiệp lực vì mục tiêu chung.
Ưu nhược điểm của cấu trúc mạng lưới:
Ưu điểm:
- Linh hoạt,
- Thúc đẩy đổi mới, sáng tạo.
- Và thích ứng nhanh với sự thay đổi.
Nhược điểm:
- Đòi hỏi trao quyền nhiều hơn.
- Và khó kiểm soát hơn.
Ngoài ra, một nhược điểm nhỏ của cấu trúc mạng lưới, là bạn sẽ gặp khó khăn trong việc vẽ Sơ đồ tổ chức. Tại sao?
- Hầu hết mọi người đã quen với Sơ đồ tổ chức phân cấp: có tôn ti trật tự, trên dưới rõ ràng, chức năng nào ra chức năng đó…
- Bây giờ, tự nhiên vẽ ra một cái “màng nhện”, thì mọi người sẽ cảm thấy lạ lẫm (chưa quen).
Có lần, khi tôi trình bầy phương án Sơ đồ tổ chức mạng lưới cho khách hàng. Một nhà quản lý hỏi:
- Ơ, tại sao phòng X lại ở dưới phòng Y. Hai phòng phải ngang hàng chứ!
- Ý muốn nói là: Tôi và nó ngang hàng nhau, tại sao tôi lại nằm ở dưới?
- …
(Click vào hình trên để xem ví dụ)
Thực tế triển khai tại Việt Nam, tôi nhận thấy:
Không có tổ chức phân cấp tuyệt đối, cũng chẳng có tổ chức mạng lưới tuyệt đối.
Các tổ chức thường kết hợp trộn lẫn 2 loại cấu trúc này, sự khác nhau là về tỉ lệ, tức là, tổ chức sẽ thiên về cấu trúc nào nhiều hơn. Giống như nấu ăn, có nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ.
Với bối cảnh kinh doanh hiện nay, đòi hỏi tốc độ ra quyết định và điều chỉnh nhanh chóng, nên cấu trúc mạng lưới thường chiếm tỉ lệ nhiều hơn.
Tôi gọi tỉ lệ này là: “Mạng lưới LỚN và phân cấp NHỎ.”
Tất nhiên, đây là xu hướng để bạn xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao.
Còn mỗi doanh nghiệp có bối cảnh khác nhau, thì công thức pha trộn sẽ khác nhau.
Nếu có được Tỉ lệ pha trộn phù hợp, giữa cấu trúc phân cấp và cấu trúc mạng lưới, bạn sẽ tạo nên sự khác biệt cho tổ chức!
3. Xây dựng Tổ chức mạng lưới
Tổ chức mạng lưới được tạo nên bởi một mạng lưới các đội nhóm tự quản và liên kết chặt chẽ với nhau.
Vì vậy, trong việc xây dựng tổ chức, nhà quản trị có 2 nhiệm vụ chính:
- Xây dựng các Đội nhóm tự quản.
- Xây dựng các Mối liên kết.
3.1. Xây dựng các Đội nhóm tự quản
Các đội nhóm tự quản hoạt động xoay quanh 3 mục tiêu, bao gồm:
#1. Gia tăng Giá trị khách hàng: Mỗi đội nhóm cần xác định ai là khách hàng của mình để tạo ra giá trị (bao gồm khách hàng bên ngoài và khách hàng nội bộ).
#2. Nâng cao hiệu suất: Mỗi đội nhóm cần có mục tiêu rõ ràng để nâng cao hiệu suất.
#3. Phát triển con người: Phát triển tài năng của các thành viên và tăng cường sự gắn kết trong đội nhóm.
Tôi gọi 3 mục tiêu này là mã Gen DNA của Mạng lưới.
Tất cả các đội nhóm trong tổ chức mạng lưới cần có 3 DNA này – để nhà quản trị – có thể trao quyền tự chủ.
- Nếu đội nhóm thiếu 1 trong 3 DNA, khả năng trao quyền và tự chủ sẽ bị suy giảm.
- Thậm chí, nếu đội nhóm không có DNA nào kể trên, thì không thể trao quyền.
Hầu hết các CEO đều muốn trao quyền, nhưng trao xong, thì thấy không hiệu quả (bởi vì đội nhóm chưa có DNA). Thế là CEO lại thu về, không trao quyền nữa, tổ chức quay lại chế độ cỗ máy để kiểm soát.
Thực tế, trao quyền là một lộ trình từng bước – song hành với việc – xây dựng mã gen DNA của mạng lưới.
3.2. Xây dựng mối Liên kết trong mạng lưới
Các đội nhóm tự quản, nếu không có sự liên kết, sẽ hoạt động rời rạc (không có sự đồng tâm hiệp lực vì thành công chung của tổ chức).
Có 5 cấp độ liên kết ở bên trong tổ chức, bao gồm:
#1. Liên kết về Nguồn lực: Đội nhóm này cung cấp nguồn lực / yếu tố đầu vào cho đội nhóm khác. Ví dụ: Marketing cung cấp Leads cho Sale, Nhân sự cung cấp người cho các team khác…
#2. Liên kết về Quy trình: Hệ thống Quy trình để cụ thể hóa hành động phối hợp giữa các cá nhân và đội nhóm.
#3. Liên kết về Mục tiêu: Hệ thống Mục tiêu để liên kết các đội nhóm cùng nỗ lực vì mục tiêu chung của tổ chức.
#4. Liên kết về Chiến lược: Chiến lược giúp định hướng toàn bộ hoạt động của các đội nhóm và cá nhân trong tổ chức.
#5. Liên kết về Văn hóa doanh nghiệp: Hệ giá trị để liên kết về mặt tinh thần. Kiểu chúng ta là người một nhà!
Sự liên kết (đồng tâm hiệp lực) của các đội nhóm cũng tăng dần theo 5 cấp độ này. Trong đó:
- Liên kết về Nguồn lực và Quy trình là “bắt buộc”, nhưng lại là các liên kết “yếu” không đáng kể.
- Mức độ liên kết đáng kể bắt đầu từ liên kết về Mục tiêu và liên kết về Chiến lược.
- Mức độ liên kết cao nhất là liên kết về Văn hóa doanh nghiệp.
Đúc kết lại, để xây dựng tổ chức mạng lưới, nhà quản trị có 2 nhiệm vụ chính:
- Xây dựng mã Gen DNA để trao quyền tự chủ cho các đội nhóm.
- Xây dựng hệ thống Quy trình, Mục tiêu, Chiến lược và Văn hóa doanh nghiệp để liên kết các đội nhóm lại với nhau.
3.3. Xây dựng Mạng lưới bên ngoài
Tổ chức mạng lưới không chỉ bao gồm các đội nhóm bên trong, mà còn bao gồm mạng lưới bên ngoài.
Tức là, các bên liên quan có ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức, ví dụ như: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhà đầu tư, Đối tác…
Mối liên kết mạnh / yếu của mạng lưới bên ngoài ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của tổ chức. Có 3 cấp độ liên kết chính:
- Liên kết về Nguồn lực: Bên này có cái mà bên kia cần. Hai bên giao dịch – mua bán với nhau.
- Liên kết về Lợi ích: Tổ chức chia sẻ lợi ích (thường là tiền) cho các bên liên quan.
- Liên kết về Giá trị cốt lõi: Tổ chức và các bên liên quan có chung một Giá trị cốt lõi nào đó. Ví dụ: cùng coi trọng giá trị Chất lượng, cùng coi trọng giá trị Tốc độ hoặc giá trị Vì khách hàng…
Trong đó, liên kết nền tảng là liên kết về Lợi ích.
Vai trò của nhà quản trị là “người cầm cân nảy mực”, xây dựng cơ chế chính sách để chia sẻ lợi ích cho các bên liên quan:
- Bao nhiêu Lợi ích cho khách hàng?
- Bao nhiêu Lợi ích cho nhân viên?
- Bao nhiêu Lợi ích cho nhà cung cấp?
- Bao nhiêu Lợi ích cho đối tác?
- Bao nhiêu Lợi ích cho nhà đầu tư?
Giống như có một chiếc bánh, người mẹ chia sẻ cho các con, sao cho phù hợp nhất.
Mạng lưới liên kết càng chặt chẽ, thì tổ chức càng vững mạnh, để tăng trưởng và phát triển bền vững!
Cuối cùng, nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ nó cho các đồng nghiệp của mình!
P.s
Trường hợp bạn cần một Chuyên gia đồng hành để xây dựng Tổ chức tinh gọn và hiệu quả? Hãy liên hệ để tôi giúp bạn tại ĐÂY.
