Xác định các bước cần thiết để giải quyết vấn đề

Phân tích ý nghĩa – kết quả

Phân tích ý nghĩa – kết quả là một công cụ đơn giản giúp bạn xác định các bước cần thiết để giải quyết vấn đề hoặc để đạt được trạng thái mong muốn.

Trong bài này chúng ta sẽ khám phá Phân tích ý nghĩa – kết quả và xem xét làm thế nào để áp dụng nó.

Giới thiệu về Công cụ

Phân tích ý nghĩa – kết quả về cơ bản là một hình thức phân tích khoảng trống. Nó đã được tạo ra bởi các nhà nghiên cứu Allen Newell và Herbert Simon vào cuối những năm 1950, và sau đó được xuất bản trong cuốn sách năm 1972 của họ, “Human Problem Solving”.

Newell và Simon đã tạo ra một chương trình giải quyết vấn đề hiệu quả cho các máy tính và phân tích ý nghĩa – kết quả là kết quả trực tiếp của nghiên cứu này. Họ đặt tên cho công cụ là “ý nghĩa – kết quả” bởi vì nó giúp bạn xác định các phương tiện cần thiết để đạt được được kết thúc mong muốn.

Phân tích ý nghĩa – kết quả dường như khá đơn giản ngay từ đầu. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu sử dụng nó, bạn sẽ thấy rằng đó là một phương pháp thiết thực và hữu ích để giải quyết các vấn đề đơn giản.

Làm thế nào để sử dụng công cụ

Bước 1: Xác định trạng thái ban đầu của bạn (vấn đề)

Bắt đầu bằng cách xác định vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Bạn có thể viết vấn đề lên một mảnh giấy hoặc thâm chí tạo một sơ đồ.

Điều quan trọng là đảm bảo đúng vấn đề, chứ không chỉ là một triệu chứng của một vấn đề sâu sắc. Nếu bạn đang nỗ lực để tìm ra nó, bạn có thể sử dụng các công cụ như Phân tích Nguyên nhân gốc rễ, Phân tích Nguyên nhân và tác động, CATWOE và 5 Whys giúp bạn xác định vấn đề và đảm bảo bạn đang giải quyết vấn đề thực sự.

Bước 2: Hình dung trạng thái Mục tiêu của bạn

Tiếp theo, hãy hình dung trạng thái lý tưởng bạn muốn. Đây là kết quả bạn muốn khi vấn đề được giải quyết.

Một lần nữa, bạn nên viết nó ra trên giấy.

Bước 3: Liệt kê sự khác biệt giữa 2 trạng thái

Bây giờ, hãy xem xét sự khác biệt giữa trạng thái ban đầu và trạng thái mục tiêu của bạn. Và sau đó khám phá những trở ngại đang cản trở bạn đến tiến đến nó. Lập danh sách những sự khác biệt và trở ngại này.

Nếu những trở ngại này có vẻ quá lớn, hãy cân nhắc sử dụng kỹ thuật đào sâu để chia nhỏ chúng thành các khối dễ hiểu.

Bước 4: Tạo mục tiêu phụ

Một khi bạn có một danh sách sự khác biệt và trở ngại, bạn cần tạo các mục tiêu phụ mà sẽ giúp bạn giải quyết từng vấn đề.

Hãy nghĩ đến các mục tiêu phụ này là những bước cuối cùng dẫn bạn đến trạng thái mục tiêu mong muốn – hãy xem xét từng trở ngại mà bạn đã liệt kê và tạo ra các kế hoạch bạn cần để vượt qua chúng.

Bước 5: Thực hiện hành động

Bước cuối cùng là thực hiện hành động phân tích.

Nếu bạn đang đối mặt với một vấn đề đơn giản, bạn chỉ cần xác định tất cả những hành động mà bạn cần thực hiện để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. (Kế hoạch hành động sẽ hữu ích ở đây.)

Tuy nhiên, nếu bạn đang giải quyết một vấn đề khó khăn hoặc lên kế hoạch một dự án mới, bạn sẽ cần phân tích và lập kế hoạch hơn nữa. Quy trình Simplex hữu ích cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp, trong khi phần quản lý dự án sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho các dự án phức tạp hơn.

Những điểm chính

Phân tích ý nghĩa, kết quả là một công cụ giải quyết vấn đề đơn giản mà bạn có thể sử dụng để giải quyết những vấn đề được xác định rõ ràng và bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch cho một dự án mới.

Để sử dụng công cụ, trước hết hãy xem xét trạng thái ban đầu của bạn (trạng thái hiện tại). Sau đó, hãy hình dung trạng thái mục tiêu bạn muốn – đây là trạng thái bạn muốn khi đã giải quyết xong vấn đề hoặc hoàn thành dự án.

Tiếp theo, hãy liệt kê những trở ngại đang đặt ra và tạo các mục tiêu phụ hướng bạn vượt qua tất cả những trở ngại đó.

Cuối cùng, hãy thực hiện hành động phân tích.