Xác định mối quan hệ nhân quả
Còn được gọi là sơ đồ quan hệ
Khi có một vấn đề cần giải quyết, bạn nên xác định tất cả các nguyên nhân có thể có, sau đó giải quyết chúng lần lượt. Làm thế này có thể tốt trong nhiều tình huống, nhưng nó cũng mất nhiều thời gian và gây tốn kém.
Trong trường hợp tốn kém chi phí để giải quyết những nguyên nhân đó, thay vào đó, sẽ hữu ích khi sử dụng Sơ đồ mối tương quan. Sơ đồ đơn giản này, giúp bạn lập ra mối quan hệ giữa tất cả các nguyên nhân có thể của vấn đề, từ đó bạn có thể xác định điểm quan trọng nhất và tập trung vào đó.
Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét Sơ đồ mối tương quan và khám phá xem làm thế nào sử dụng chúng để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề.
Mục lục
Giới thiệu về Sơ đồ mối tương quan
Sơ đồ mối tương quan (còn được gọi là Sơ đồ Quan hệ) là sơ đồ đơn giản giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bằng cách giúp bạn hiểu mối quan hệ giữa tất cả các vấn đề mà bạn phải đối mặt. Kỹ thuật này thường liên quan đến 6 Sigma, nhưng bạn có thể sử dụng nó trong nhiều tình huống.
Một khi đã tạo Sơ đồ mối tương quan, bạn có thể tìm xem vấn đề nào là nguyên nhân cơ bản gây nên vấn đề và ảnh hưởng (triệu chứng) của chúng là gì. Bạn cũng hiểu rõ hơn nguyên nhân nào cần phải giải quyết trước, từ đó bạn có thể sử dụng tốt nhất thời gian và nguồn lực của mình.
Làm thế nào sử dụng Sơ đồ mối tương quan
Thật dễ dàng và đơn giản để tạo ra một Sơ đồ mỗi tương quan.
Bạn có thể làm một mình hoặc với nhóm. Nếu làm cho riêng bạn, tất cả những gì bạn cần là một mảnh giấy lớn và một cây bút. Nếu làm theo nhóm, bạn có thể sử dụng bảng trắng, flipchart hoặc máy tính và máy chiếu dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng giấy note ở đây.
Bước 1: Xác định vấn đề của bạn
Bước đầu tiên là ghi lại vấn đề mà bạn cần giải quyết. Viết nó lên trên cùng của trang giấy hoặc bảng trắng mà bạn đang sử dụng.
Thí dụ
Giang và các thành viên trong nhóm cô đang cố gắng phân tích xem tại sao tinh thần của nhân viên giảm mạnh. Cô bắt đầu sơ đồ mối quan hệ bằng cách viết vấn đề ở đầu bảng.
Bước 2: Động não các nguyên nhân có thể có
Bây giờ bạn cần Brainstorming các nguyên nhân góp phần tạo nên vấn đề. Khi xác định được chúng, viết mỗi nguyên nhân quanh mẩu giấy hoặc viết lên giấy note, nhờ đó bạn có thể di chuyển chúng.
Sử dụng các công cụ như Brainstorming, Phân tích Nguyên nhân và tác động, Phân tích nguyên nhân gốc rễ, CATWOE, và 5 Whys giúp bạn xác định các nguyên nhân có thể có.
Ví dụ
Các thành viên trong nhóm Giang đưa ra những vấn đề sau mà họ nghĩ có thể khiến tinh thần nhân viên sụt giảm.
- Không tuyển dụng được
- Doanh thu giảm
- Không có cơ hội đào tạo
- Không có cơ hội thăng tiến.
- Nhân viên chịu áp lực từ ban quản lý.
- Thái độ tiêu cực.
- Lương giữ nguyên
- Mọi người làm việc nhiều giờ
- Không gian làm việc ảm đạm
- Truyền thông không rõ ràng, dẫn đến tin đồn.
Cô viết chúng vào Sơ đồ mối tương quan, hình 1 bên dưới.
Hình 1 – Bước 2 Sơ đồ mối tương quan của Giang
Bước 3: Xác định mối quan hệ nguyên nhân và Kết quả
Bây giờ, hãy xem xét từng vấn đề và xác định xem nó có là nguyên nhân của một vấn đề hay triệu chứng khác hay không.
Nếu đó là nguyên nhân của sự cố khác, vẽ mũi tên đi ra từ đó tới vấn đề mà nó ảnh hưởng. Nếu đó là ảnh hưởng của một vấn đề khác, hãy vẽ một mũi tên từ vấn đề đó tới nó.
Xem qua từng vấn đề, đảm bảo bạn phân tích rõ nguyên nhân và tác động.
Ví dụ:
Giang và nhóm cô đã xác định mối quan hệ nguyên nhân và tác động được thể hiện trong hình 2 bên dưới.
Hình 2 – Bước 3 Sơ đồ mối tương quan của Giang
Chú thích:
Tránh vẽ mũi tên 2 đầu – vì mục đích của biểu đồ này, một mối quan hệ không thể bao gồm cả nguyên nhân và ảnh hưởng.
Bước 4: Xác định Nguyên nhân và Ảnh hưởng
Bây giờ, đếm số mũi tên đi vào và đi ra ở mỗi vấn đề.
Vấn đề có số lượng mũi tên dẫn ra nhiều nhất là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Vấn đề với một số lượng lớn mũi tên dẫn vào có thể là kết quả hoặc ảnh hưởng quan trọng. Bạn có thể loại bỏ nhiều yếu tố trong số này khi giải quyết nguyên nhân gốc rễ.
Ví dụ
Giang đếm các mũi tên cho mỗi vấn đề như sau:
| Vấn đề | Mũi tên đi vào | Mũi tên đi ra |
| Tuyển dụng đóng băng | 0 | 4 |
| Doanh thu giảm | 5 | 1 |
| Không có cơ hội đào tạo | 0 | 2 |
| Không có cơ hội thăng tiến. | 0 | 1 |
| Nhân viên chịu áp lực từ ban quản lý. | 2 | 1 |
| Thái độ tiêu cực. | 8 | 0 |
| Lương | 0 | 1 |
| Mọi người làm việc nhiều giờ | 1 | 2 |
| Không gian làm việc ảm đạm | 0 | 2 |
| Truyền thông không rõ ràng, dẫn đến tin đồn. | 0 | 2 |
Giờ đây cô có thể thấy việc tuyển dụng bị đóng băng có thể là nguyên nhân quan trọng nhất gây nên vấn đề, khi mà nó góp phần tạo nên 4 vấn đề khác.
Giao tiếp không rõ ràng, không gian làm việc ảm đạm và thiếu cơ hội đào tạo cũng là nguyên nhân của một số vấn đề.
Mẹo:
Nếu muốn, bạn có thể xác định mức độ ảnh hưởng của từng mối quan hệ bằng cách sử dụng mũi tên đậm hoặc chấm: mũi tên đậm thể hiện mối quan hệ mạnh mẽ và mũi tên chấm đại diện cho mối quan hệ yếu hơn.
Sau đó, cho điểm từng vấn đề một cách thích hợp khi bạn đếm các mũi tên đi vào và đi ra, 0.5 cho mũi tên chấm và 1 cho một mũi tên đậm.
Bước 5: Xử lý Nguyên nhân gốc rễ
Khi đã phân tích sơ đồ mối tương quan, bạn có thể thực hiện giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc bạn có thể phân tích thêm.
Khi phân tích sơ đồ, lưu ý, mỗi ảnh hưởng mà bạn xác định sẽ có một ảnh hưởng khác tới vấn đề tổng thể của bạn. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng các công cụ ra quyết định như Ma trận phân tích quyết định, Phân tích Pareto và Phân tích chống đối – ủng hộ khi quyết định xem cần giải quyết vấn đề nào trước tiên.
Những điểm chính
Sơ đồ mối tương quan là công cụ hữu ích giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Có năm bước để sử dụng Sơ đồ mối tương quan:
- Xác định vấn đề của bạn.
- Động não các nguyên nhân có thể.
- Xác định các mối quan hệ nhân quả.
- Xác định nguyên nhân và ảnh hưởng
- Giải quyết nguyên nhân gốc rễ.
Tốt nhất là sử dụng kỹ thuật này cùng với các công cụ giải quyết vấn đề và ra quyết định khác.
