Quản lý kiến thức

Tận dụng tối đa tài sản trí tuệ

Hầu hết chúng ta đều cần đến kiến thức dưới một hình thức nào đó để làm tốt công việc của mình.

Có lẽ bạn cần phải hiểu dữ liệu của khách hàng để có thể viết một bản báo cáo cụ thể. Có lẽ bạn cần phải biết làm thế nào để nhà quản lý cấp cao phê duyệt dự án  kinh doanh của mình. Hoặc, bạn cũng cần phải biết truyền tải thông điệp xấu đến sếp một cách khéo léo. Tất cả những điều này đều đòi hỏi một kiến thức cụ thể. Cho dù công việc của bạn là gì, bạn cũng cần có kiến thức để làm tốt.

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng làm thế nào để một tổ chức có thể xử lý tất cả lượng kiến thức này? Khi có một câu hỏi, bạn có thể dễ dàng tìm ra câu trả lời hoặc mất hàng giờ hoặc thậm chí cả ngày để tìm ra những điều bạn cần biết? Đó là lý do tại sao quản lý tri thức lại quan trọng đến vậy.

Quản lý tri thức là việc tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin quan trọng, để mọi người có thể hưởng lợi từ việc sử dụng nó. Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét quản lý kiến thức là gì và làm thế nào bạn có thể quản lý kiến thức trong tổ chức để tiết kiệm và tăng năng suất làm việc.

Kiến thức là gì?

Các từ như “dữ liệu”, “thông tin” và “kiến thức” thường được sử dụng thay thế cho nhau.

Nhưng có một số khác biệt quan trọng sau:

• Dữ liệu là một thực tế cụ thể hoặc con số, mà không có bất kỳ bối cảnh nào. Ví dụ, số 1.000 là một phần dữ liệu hoặc tên Tuấn cũng là một phần dữ liệu. Không có gì để xác định chúng và cả hai mục dữ liệu này đều vô nghĩa,
• Thông tin là dữ liệu đã được tổ chức. Ví dụ, mẩu thông tin “Tuấn là một CEO” và “1.000 vật dụng”. Chúng ta có thể thêm chi tiết vào dữ liệu để chúng trở thành những thông tin có ý nghĩa hơn.
• Sau đó dựa trên thông tin, kiến thức có thể cung cấp thêm bối cảnh của vấn đề . Ví dụ, Tuấn là CEO của đối thủ cạnh tranh lớn nhất của công ty chúng ta” và công ty của ông ấy thường vận chuyển 1.000 vật dụng mỗi giờ.”, đó là những kiến thức có ý nghĩa và bối cảnh cụ thể.

Sự khác biệt chính giữa kiến ​​thức và thông tin là kiến ​​thức cho chúng ta sức mạnh để hành động.

Có hai loại kiến thức khác nhau là kiến thức rõ ràng và kiến thức ngầm định:

• Kiến thức rõ ràng bao gồm những điều mà bạn có thể dễ dàng truyền tải cho người khác bằng cách giảng dạy hoặc đưa vào cơ sở dữ liệu hoặc một cuốn sách.
• Kiến thức ngầm thì ít định lượng hơn. Đó là khi bạn biết rằng khách hàng tốt nhất của công ty sẽ không ký kết hợp đồng trừ khi bạn đi chơi golf với cô ấy. Hoặc khi bạn biết rằng nhà cung cấp nhỏ nhất của bộ phận ạn cũng là một người đáng tin cậy, nhưng chỉ khi bạn đặt hàng vào ngày 15 hàng tháng. Đây là những kiến thức thường có được nhờ kinh nghiệm.  Đó là thứ mà bạn biết, nhưng không nhất thiết phải biết rằng bạn biết.

Lợi ích của Quản lý tri thức

Lợi ích chính của quản lý kiến thức là giúp thông tin dễ dàng được chia sẻ giữa các nhân viên và kiến thức đó không bị mất đi nếu ai đó nghỉ, bị bệnh hoặc rời công ty.

Điều này giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí. Mọi người dễ dàng tăng tốc, và tài sản tri thức có giá trị không bao giờ bị mất (nghĩa là bạn không mất nhiều thời gian và tiền bạc khi học nhanh một thông tin mới) và có thể được tận dụng.

Nhờ vào lợi ích chia sẻ dễ dàng nên quản lý kiến thức cũng có thể làm tăng sự đổi mới và giúp tạo ra mối quan hệ tốt hơn với khách hàng. Và nếu công ty có đội ngũ toàn cầu, quản lý tri thức có thể tạo ra lực lượng lao động mạnh mẽ hơn khi tất cả các nền văn hoá khác nhau được tập hợp lại và chia sẻ với nhau.

Quản lý tri thức cung cấp cho nhân viên kiến thức họ cần để làm việc tốt hơn.

Thực hiện Quản lý tri thức

Có hai cách khác nhau để quản lý kiến ​​thức: Sử dụng hệ thống dựa trên công nghệ hoặc sử dụng hệ thống mềm

• Hệ thống dựa trên công nghệ – Có thể tạo nên một wiki, nơi mọi người có thể thêm và chỉnh sửa thông tin. Hoặc, có thể bao gồm các chương trình hoặc cơ sở dữ liệu trên mạng lưới của công ty, với thông tin được sắp xếp hợp lý để mọi người có thể truy cập chúng.

Bất kỳ hệ thống dựa trên công nghệ nào đều có những thách thức. Ai sẽ quản lý dự án? Ai sẽ là người cập nhật thông tin? Làm thế nào để mọi người tiếp cận thông tin?

Không có cách tiếp cận “phù hợp với tất cả mọi người” ở đây. Vì mỗi công ty, mỗi nền văn hóa là khác nhau.

• Hệ thống mềm – Đó là những hành động cụ thể hoặc các cuộc họp diễn ra để chia sẻ kiến ​​thức và giúp mọi người kết nối với nhau.

Xem xét các phương pháp sau đây như một phần của hệ thống quản lý kiến ​​thức mềm của bạn:

• Cố vấn.
• Đào tạo chéo.
• Tin nhắn tức thời và diễn đàn mạng intranet.
• Các hành động cụ thể, chẳng hạn như Xem xét lại hành động sau các sự kiện quan trọng và rà soát lại sau khi dự án đã hoàn thành.
• Các nhóm tình nguyện viên, giúp thành viên làm việc giống nhau ở các lĩnh vực khác nhau gặp gỡ (không chính thức) và chia sẻ thông tin với nhau.
• Cần lưu ý rằng các hệ thống quản lý kiến ​​thức dựa trên công nghệ rất tuyệt vời khi  nắm bắt kiến thức rõ ràng nhưng lại không thành công trong việc nắm bắt kiến thức ngầm. Kiến thức ngầm thường thích hợp với hệ thống mềm hơn.
• Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng cả hai phương pháp quản lý kiến thức này.

Các mẹo để thực hiện quản lý tri thức

• Xác định kiến ​​thức ngầm – Nhiều tổ chức rất khó để nhận dạng được kiến thức ngầm. Nếu bạn thực hiện hệ thống quản lý tri thức trong phòng ban hoặc công ty, bắt đầu với một phiên động não để có được những ý tưởng về việc làm thế nào để nắm bắt chúng.
• Bắt đầu với một nhóm nhỏ – Rất dễ bị choáng ngợp với lượng kiến ​​thức có thể được chia sẻ. Bạn hãy chia sẻ kiến thức bắt đầu từ một nhóm nhỏ hoặc bộ phận và phát triển dần lên. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra thông tin bạn muốn giữ lại và cách bạn muốn tổ chức nó.
• Giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ kiến ​​thức – Có thể rất khó để “bán” kiến thức cho đội nhóm.  Rốt cuộc, bạn đang yêu cầu họ chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm hay ho của họ, những thứ tạo làm nên giá trị của họ trong công ty. (Đây có thể là lý do mà mọi người không chia sẻ kiến thức )
• Hãy biến Chia sẻ kiến ​​thức là một phần văn hoá công ty và những điều mà mọi người làm. Điều này sẽ giúp các thành viên cảm thấy thoải mái hơn khi tham gia. Cân nhắc việc chia sẻ kiến thức liên quan đến quản lý hiệu suất, để mọi người có thể chia sẻ thông tin một cách tự do hơn.
• Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhóm chia sẻ thông tin – Nếu việc quản lý tri thức trở nên khó khăn hoặc mất nhiều thời gian dẫn đến mọi người có thể không muốn tham gia. Vì vậy, Bạn hãy tạo  điều kiện cho mọi người tham gia dễ dàng hơn.
• Kế hoạch nghỉ hưu của các thành viên trong đội – Nghỉ hưu là lý do chính khiến nhiều tổ chức cố gắng nhanh chóng thực hiện hệ thống quản lý kiến thức ngay bây giờ.  Nếu bạn đang phải đối mặt với một thế hệ gần nghỉ hưu, bạn nên bắt đầu thu thập trải nghiệm của họ trước khi điều đó diễn ra.

Những điểm chính

Quản lý tri thức ngày càng trở nên quan trọng đối với tổ chức. Việc có một hệ thống quản lý kiến thức hiệu quả không chỉ bảo vệ doanh thu, nó còn có thể cải thiện việc duy trì, tăng năng suất và thúc đẩy đổi mới.

Các hệ thống quản lý kiến thức cần cố gắng tiếp cận 2 phương pháp: sử dụng cơ sở dữ liệu hoặc wiki để thu thập kiến thức rõ ràng và kết nối đồng nghiệp với nhau để chia sẻ kiến thức ngầm.