• Làm sao để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên?
• Chính xác hơn là: Khi nào thì một người có hiệu suất làm việc cao nhất?

Đó là một trạng thái, mà hầu hết chúng ta đều đã trải qua, nó được gọi là “Dòng chảy hiệu suất”.

Dòng chảy hiệu suất là gì?

Năm 2007, tôi bắt đầu áp dụng kỹ thuật “To-do-list”, lập danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một ngày.

Khi hết giờ làm việc, tôi chưa về ngay, mà sẽ ngồi lại khoảng 5 – 10 phút để viết ra To-do-list các nhiệm vụ cần hoàn thành của ngày hôm sau.

Đó là một ngày làm việc cực kỳ đặc biệt:

Tôi đến công ty, ngồi vào bàn làm việc, mở file To-do-list và bắt đầu thực hiện nhiệm vụ đầu tiên. Mới 7h30 phút sáng, chưa có đồng nghiệp nào đến văn phòng…

Thật yên tĩnh!

Tôi ngồi soạn văn bản và nghe rõ tiếng bàn phím kêu lạch cạch… Sau đó, không còn tiếng lạch cạch nữa, chỉ còn các dòng chữ hiện ra trên màn hình máy tính…

Cuối cùng, các dòng chữ trên màn hình cũng biến mất (trong tâm trí). Tôi không còn nhận thức được không gian và thời gian… Tôi hoàn toàn “chìm đắm” trong công việc!

• “Ô! Mới có một lúc, mà mình đã hoàn thành được một nửa To-do-list của ngày hôm nay rồi! Yeah!!!”

Tôi hào hứng ngẩng mặt lên, thấy đồng nghiệp đang say sưa làm việc… Giật mình nhìn đồng hồ, thoáng cái đã 10h30… 3 tiếng đồng hồ đã trôi qua, mà tôi tưởng mới có vài phút, thậm chí tôi cũng không biết đồng nghiệp của mình đến từ lúc nào luôn.

Đó chính là trạng thái “Dòng chảy” – khi một người có hiệu suất làm việc cao nhất – quên thời gian, quên cả không gian, hoàn toàn chìm đắm trong công việc.

Bạn đã bao giờ trải qua trạng thái “Dòng chảy hiệu suất” này chưa!?

Điều thú vị hơn nữa, tôi phát hiện ra, đó là khi ở trạng thái “Dòng chảy”:

• Không chỉ hiệu suất làm việc tăng cao.
• Mà còn có cảm giác lâng lâng khó tả. Nó không phải cảm giác vui vẻ hay hạnh phúc đơn thuần, mà kiểu cảm giác bình an, viên mãn, sâu sắc… (đúng là khó tả thật).

“Mình có bị làm sao không nhỉ?” – Lúc đó, tôi nghĩ thầm và có chút lo lắng! Sợ tâm trí có vấn đề.

Thật may mắn, tôi không sao, bởi vì có nhiều công trình nghiên cứu khoa học về “Dòng chảy”. Khởi nguồn là nhà khoa học Mihaly Csikszentmihalyi – người đưa ra thuật ngữ “Dòng chảy” – mà ngày nay được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực (bao gồm cả lãnh đạo và quản trị nhân sự).

Câu hỏi đặt ra là:

Làm thế nào chúng ta áp dụng mô hình “Dòng chảy” để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên?

Qua nhiều năm ứng dụng tại các doanh nghiệp, mô hình “Dòng chảy” đã được điều chỉnh và cải tiến liên tục.

Tuy nhiên, bản chất của mô hình này là:

Nhà quản lý tạo ra các “Điều kiện” và “Bối cảnh” để giúp nhân viên đi vào trạng thái “Dòng chảy hiệu suất”.

Dưới đây là 3 điều kiện cần có:

• Mục tiêu: Nhân viên cần có mục tiêu rõ ràng và hiểu được ý nghĩa của mục tiêu đó.
• Cân bằng giữa mức độ thách thức của nhiệm vụ và kỹ năng của nhân viên: Nhiệm vụ không được quá dễ, nó phải đủ thách thức để tạo ra sự tập trung và hứng thú. Nhưng nhiệm vụ đó cũng không được quá khó so với kỹ năng hiện tại của nhân viên.
• Phản hồi liên tục: Nhà quản lý và các đồng nghiệp cung cấp phản hồi thường xuyên cho nhân viên biết mình đang thực hiện nhiệm vụ có đúng hướng mục tiêu không? đang làm tốt hay chưa tốt? cần phát huy và cải thiện gì?

Doanh nghiệp của bạn có đang tạo ra 3 điều kiện nêu trên cho nhân viên không?

Xét về hệ thống quản lý hiệu suất, nhìn vào 3 điều kiện của “Dòng chảy hiệu suất”, chúng ta cũng sẽ hiểu tại sao:

• Phương pháp OKR giúp doanh nghiệp đạt được mức hiệu suất cao hơn so với phương pháp chỉ tiêu KPI truyền thống.
• Bởi vì OKR và CFR đảm bảo được cả 3 điều kiện nêu trên.

Bây giờ là:

Những thử nghiệm ngớ ngẩn của tôi về việc áp dụng “Dòng chảy hiệu suất” trong hơn 10 năm qua

Từ khi nhận thức được trạng thái “Dòng chảy”, tôi thực hiện khá nhiều thử nghiệm, để tìm kiếm các phương pháp và kỹ thuật nâng cao hiệu suất làm việc.

Thử nghiệm dòng chảy đầu tiên chính là kỹ thuật “Close To-do-list”:

Tôi so sánh những ngày làm việc có To-do-list dài ngoằng (nhiều nhiệm vụ) với những ngày có To-do-list ngắn hơn. Kết quả như sau:

• Nếu có quá nhiều nhiệm vụ phải làm trong một ngày, cảm giác áp lực và stress, thì “Dòng chảy” không xảy ra. Vì vậy, tôi đã cải tiến nó thành kỹ thuật “Close To-do-list” – Giới hạn số lượng nhiệm vụ trong ngày (thường là khoảng 6 nhiệm vụ quan trọng).
• Nhưng nếu ít nhiệm vụ quá, hoặc nhiệm vụ dễ quá, dẫn đến nhàn cư vi bất thiện… thì “Dòng chảy” cũng không xảy ra. Vì vậy, Close To-do-list cũng phải đảm bảo điều kiện thách thức (khó) một chút.

Thử nghiệm dòng chảy thứ hai là về sự “đa nhiệm”:

Tôi tự hỏi: “Làm nhiều việc cùng một lúc, hay tập trung vào một việc, sẽ có hiệu suất cao hơn?”

Kết quả là, khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, sẽ dễ đi vào trạng thái “Dòng chảy” hơn. Thực tế, khi làm nhiều việc cùng lúc (đa nhiệm), chưa có lần nào tôi đi vào trạng thái “Dòng chảy” cả.

Thử nghiệm dòng chảy thứ ba là về “loại nhiệm vụ”:

Tôi muốn trả lời câu hỏi: “Loại nhiệm vụ nào thì nhân viên dễ đi vào trạng thái “Dòng chảy hiệu suất” hơn?

Năm 2009, tôi chuyển sang phụ trách mảng chính sách đãi ngộ, trong đó có nhiệm vụ “Tính tiền lương, tiền thưởng cho CBNV”. Nhiệm vụ này có đặc thù bận rộn vào cuối tháng (thời điểm trả lương)…

Tôi ngồi vào bàn làm việc, lập bảng tính lương, thiết kế công thức excel, kẻ các bảng biểu… Mân mê từng con số, ngẩng mặt lên, trời đã tối mịt… Đó là những ngày cao điểm, trạng thái “Dòng chảy” thường xuyên xảy ra.

Sau này, khi thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thiết kế ảnh, làm video, chỉnh sửa website… Tôi thấy trạng thái “Dòng chảy” cũng rất dễ xảy ra.

Vì vậy, tôi tạm suy đoán là các nhiệm vụ dạng “Kỹ thuật” và “Tay chân” sẽ dễ đi vào trạng thái “Dòng chảy” hơn là nhiệm vụ “Sáng tạo”.

Ái chà! Còn nhiều thử nghiệm quá! Trong bài viết này, tôi không viết hết được… Vì vậy, tôi sẽ chia sẻ về:

Khám phá lớn nhất, cũng là khám phá quan trọng nhất, về “Dòng chảy hiệu suất”

Đó chính là mối quan hệ giữa “Mindfulness” và “Dòng chảy”.

Năm 2015, tôi tham dự một chương trình đào tạo 5 ngày trên Tam Đảo (tỉnh Vĩnh Phúc), ở một khu hoang sơ và đồi núi, để học về cách quản lý “Tâm trí và cảm xúc”.

Đó là lần đầu tiên, tôi có ý thức về việc trải nghiệm “Mindfulness”, người Việt mình thường gọi là “Chánh niệm” hoặc “Tỉnh thức”.

Sau này, càng thực hành Mindfulness / Tỉnh thức, tôi càng phát hiện ra rằng, tất cả có một điểm chung… Đó là, đều dẫn đến trạng thái “Dòng chảy”.

Wow! Đây chính là thử nghiệm có tác động lớn nhất! (tôi hét lên trong tâm trí)

Bởi vì, khi thực hành Mindfulness / Tỉnh thức, tôi phát hiện ra mình đi vào trạng thái “Dòng chảy hiệu suất” nhiều hơn và ngày càng thường xuyên hơn.

Trong tất cả các thử nghiệm hơn 10 năm qua, Mindfulness / Tỉnh thức là yếu tố tác động lớn nhất, giúp một người đi vào trạng thái “Dòng chảy” để đạt mức hiệu suất cao nhất và cảm thấy viên mãn về công việc của mình nhất.