Làm thế nào để có được nhiều giá trị nhất từ các cuộc hội nghị, hội chợ, triển lãm?
Để lại ấn tượng tốt.
Hội nghị và triển lãm thương mại là cách phổ biến để tiếp thị sản phẩm của bạn và thu hút sự chú ý cho doanh nghiệp của bạn. Đó là những nơi tuyệt vời để lộ diện tổ chức của bạn tới những người chủ chốt trong ngành công nghiệp của bạn.
Bạn có bao giờ tham dự hội nghị cho công ty bạn? Nếu vậy, bạn biết rằng ấn tượng bạn tạo ra với người khác có thể đọng lại trong tâm trí họ một thời gian dài không? Đó là lý do tại sao bạn nên chuẩn bị cho một hội nghị một cách cẩn thận – trước khi bạn tham dự.
Mục lục
Chuẩn bị trước khi diễn ra hội nghị
Vai trò của bạn trong một hội nghị có thể khác nhau. Bạn có thể là người tham dự, bạn có thể có một gian hàng của công ty để triển lãm các sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc thậm chí bạn có thể là một người dẫn. Bất kể sự tham gia của bạn là gì, bạn phải làm nhiều hơn việc chỉ đơn giản là xuất hiện và chờ đợi những cơ hội kinh doanh mới để đến với bạn.
Với kế hoạch cẩn thận, bạn có thể nhận được nhiều đầu tư nhất trong hội nghị, và tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh tiềm năng nhất.
Thiết lập mục tiêu
Bạn hy vọng đạt được gì bằng cách tham gia sự kiện này? Có phải bạn?
- Tìm cách nâng cao doanh số bán hàng?
- Ra mắt một sản phẩm mới?
- Xây dựng lòng trung thành của khách hàng?
- Xây dựng mối quan hệ mới với các nhà cung cấp, nhà phân phối, và các bên liên quan khác?
- Phát triển thương hiệu của bạn?
Khi bạn biết mục tiêu của bạn, sẽ dễ dàng hơn để tập trung sự chú ý của bạn vào đúng nơi. Hãy chắc chắn rằng bạn liên kết các mục tiêu hội nghị của bạn với chiến lược của công ty nói chung.
Thiết lập một ngân sách
Bạn có đủ khả năng để chi trả cho việc gì? Đây là một cân nhắc quan trọng trước khi hội nghị bắt đầu: những sự kiện này có thể đẩy ngân sách marketing lên rất nhanh. Khi bạn biết những gì bạn có thể chi tiêu, bạn sẽ có thể điều chỉnh chiến lược của mình phù hợp hơn. Hãy xem xét các tài liệu quảng cáo sau đây:
- Cuốn sách mỏng
- Danh thiếp.
- Quà tặng (bút, chặn giấy, áo thun, vv).
- Hiển thị gian hàng ((dao động từ rất lớn và phức tạp đến nhỏ và đơn giản).
- Bộ dụng cụ (thông cáo báo chí, hình ảnh, phỏng vấn, đĩa CD, vv).
Công bố sự tham gia của bạn
Hãy để khách hàng chính của bạn biết rằng bạn sẽ tham dự hội nghị, hội nghị, hội chợ thương mại.
- Gởi thư đến cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn.
- Sử dụng trang web của bạn để thông báo sự kiện này, và mời mọi người ghé qua gian hàng của bạn.
- Đề cập đến các sự kiện trong việc phát các tài liệu quảng cáo và báo chí.
- Tài trợ một hoạt động tại hội nghị, giống như một bữa ăn sáng hoặc tiếp nhận.
- Đặt logo của bạn trên túi, bút mực hoặc quà tặng hội nghị khác
Xây dựng một hệ thống để dõi theo khách hàng tiềm năng
Bước này thường bị bỏ qua. Khách hàng tiềm năng có được từ hội nghị, hội thảo, hội chờ thường rất có giá trị. Hãy chắc chắn rằng bạn biết làm thế nào bạn sẽ đối phó với mỗi liên lạc. Nhập tất cả các tên vào một cơ sở dữ liệu, và phân công ai đó để theo dõi ngay lập tức sau khi bạn trở về văn phòng.
Ngoài ra, có một hệ thống để đáp ứng với việc bán hàng trực tiếp tại hội nghị. Điều quan trọng là phải có một ai đó trở lại tại văn phòng để xử lý yêu cầu như vậy.
Nghiên cứu người tham dự khác
Biết những người khác sẽ tham dự sự kiện này, và phát triển một kế hoạch nói chuyện với đại diện chủ chốt. Cho dù bạn là người tổ chức hay một người tham dự, bạn có thể muốn nói chuyện với các diễn giả, các nhà lãnh đạo ngành công nghiệp và mạng lưới với những người khác để tận dụng mọi thời gian bạn có tại hội nghị.
Sự hiện diện của bạn tại Hội nghị
“Ấn tượng” quản lý là chìa khóa cho một hội nghị thành công. Bạn đang cơ bạn cho mọi người thấy, để tạo ấn tượng tốt và là một đại sứ tốt cho tổ chức của bạn.
Biết sản phẩm và doanh nghiệp của bạn
Hãy chuẩn bị cho bất kỳ câu hỏi nào. Hãy làm quen với những phát triển mới, đề tài nghiên cứu về chương trình nghị sự hội nghị, và hiểu cách tổ chức của bạn phù hợp với ngành nghề của mình.
Chuẩn bị tài liệu của bạn
- Nếu bạn tại một triển lãm, hãy giữ cho gian hàng của bạn đơn giản. Chọn một thông điệp chính và củng cố nó với tất cả các tài liệu của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ điểm khác biệt của bạn, và bám vào nó. Thông điệp càng tập trung, nó sẽ dễ để khách hàng của bạn ghi nhớ thông điệp đó – và nhớ đến bạn.
- Nếu bạn đang nói hoặc tổ chức một hoạt động, hãy chuẩn bị trước. Thực hành với nhóm của bạn, và chắc chắn rằng bạn tự tin với tài liệu của bạn.
Hãy luôn chuyên nghiệp
- Chuẩn bị một bộ trang phục thật chuyên nghiệp.
- Hãy chắc chắn rằng một người nào đó luôn có mặt tại gian hàng
- Giữ các gian hàng sạch sẽ. Cố gắng không ăn tại các gian hàng, và chắc chắn rằng ly cà phê và vật dụng cá nhân khác được đưa đi.
- Hãy nhớ rằng bạn luôn luôn đại diện cho công ty của bạn – cho dù bạn đang trong giờ nghỉ trưa, thư giãn sau bữa ăn tối, tham dự một bữa tiệc cocktail, hoặc chỉ đơn giản là đi bộ xung quanh sàn triển lãm. Đừng nói hay làm bất cứ điều gì mà sẽ phản ánh kém về tổ chức của bạn hoặc gây khó chịu cho bất cứ ai.
Mạng lưới
- Cố gắng ở lại khách sạn nơi hội nghị được tổ chức. Điều này sẽ giúp giữ bạn in contact với những người tham dự khác.
- Có nhiều danh thiếp, và đảm bảo tặng một danh thiếp cho tất cả mọi người bạn nói chuyện với.
- Tham dự càng nhiều hoạt động càng tốt. Chọn những người có liên quan nhất cho tổ chức của bạn và mục tiêu của bạn. Cám ơn cá nhân tổ chức các hoạt động, các bài phát biểu và v.v
- Đặt câu hỏi. Tìm hiểu càng nhiều càng tốt về công việc, tổ chức, và các sản phẩm của người khác. Đây là một thời gian để tìm hiểu và thu thập thông tin cũng như bán hàng. Hãy chắc chắn rằng những gì bạn hỏi là có liên quan và “về chủ đề”, và không chỉ nói vì lợi ích của nói. Sự hài hòa là chìa khóa để không tạo ra một ấn tượng tiêu cực.
- Nói chuyện với càng nhiều người khác nhau càng tốt. Thật dễ dàng để tìm ra những người mà bạn đã biết và dành nhiều giờ giờ nghỉ giải lao cùng nhau. Buộc chính mình để giữ gặp những người mới, và chia tay những người trong nhóm của bạn càng nhiều càng tốt.
Hãy nhiệt tình
Bạn ở đõ để bán hàng và đại diện cho tổ chức của mình. Vì vậy bạn phải luôn thể hiện năng lượng cao và động lực cao.
Theo sát
Khi hội nghị kết thúc, bạn và nhóm của bạn có thể sẽ mệt mỏi và chỉ muốn thư giãn. Thật không may, hãy để nó sau. Những ngày ngay sau khi sự kiện diễn ra, là thời điểm tuyệt vời nhất để dõi theo khách hàng tiềm năng của bạn.
Ưu tiên khách hàng tiềm năng của bạn
Là một nhóm, thảo luận về những khách hàng tiềm năng nhất, và phát triển một kế hoạch để theo dõi với các địa chỉ liên lạc quan trọng. Theo dõi tiến trình của bạn, và ghi lại từng bước mà bạn có.
Khám phá cơ hội kinh doanh chiến lược
Điều tra các cơ hội mà bạn có thể đã phát hiện ra tại hội nghị. Ở đó có sự phát triển mới, xu thế, hay thách thức nào mà bạn cần lưu ý không?
Đánh giá hiệu quả đầu tư của bạn Sử dụng số liệu sau:
- Số lượng khách hàng tiềm năng có được
- Tăng số lượng contact.
- Doanh thu đạt được.
- Chi phí cho mỗi contact hay khách hàng tiềm năng.
Đánh giá hiệu suất của bạn
Sau sự kiện này cũng là một thời gian tuyệt vời để đánh giá hiệu suất của bạn và xác định cách để cải thiện. Dưới đây là những yếu tố để xem xét:
- Thiết lập mục tiêu và lập trước kế hoạch có đầy đủ?
- Thiết lập tốt gian hàng của bạn?
- Chất lượng của nguyên liệu marketing của bạn là gì?
- Sự cho đi của bạn được đón nhận?
- Những người tham dự có thực hiện việc mà bạn có thể làm ở một sự kiện tiếp theo?
Xem xét việc phục vụ trong ban tổ chức hội nghị năm tới
Đây là một cách tuyệt vời để tham gia nhiều hơn trong việc thiết lập chương trình, xác định chủ đề của sự kiện này, và đảm bảo sự tham gia của tổ chức của bạn cũng phù hợp.
Những điểm chính
Các hội nghị, và những sự kiện khác mà mang các chuyên gia ngành công nghiệp bạn lại với nhau, là nơi tuyệt vời để tạo ra những khách hàng tiềm năng chất lượng cao và phát triển thương hiệu của bạn với khách hàng. Để thành công tại các sự kiện – cho dù bạn đang tham dự, trưng bày, – hãy ghi nhớ một quy tắc quan trọng: luôn luôn xem xét lời nói và hành động của bạn, bởi vì bạn luôn bị theo dõi. Những sự kiện này là những công cụ tiếp thị tuyệt vời. Để tận dụng tối đa sự đầu tư của bạn, hãy lập kế hoạch mục tiêu của bạn trước, sau đó hãy trở thành một đại sứ và một người hoạt động mạng lưới tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn để lại ấn tượng tốt với khách hàng tiềm năng của mình.
