Đúng là KPI có Sức mạnh giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh, nhưng nó cũng đang trở thành Áp lực, Gánh nặng khiến cho CBNV phàn nàn và mất dần động lực… Chính vì vậy, tôi quyết định:

• Mình phải suy nghĩ lại về vai trò của KPI.
• Đáng lẽ KPI phải là Công cụ hữu ích cho CBNV, chứ không nên là Vũ khí để răn đe như thế này…

KPI đang trở thành “Gánh nặng” đối với cán bộ nhân viên

Đó là buổi sáng thứ 3, tuần đầu tiên của tháng 9/2016, tôi ngồi trong cuộc họp về chỉ tiêu KPI, đây là buổi họp chốt bộ chỉ tiêu cho các phòng/ban… nhìn mặt mũi ai cũng trầm lắng và có chút căng thẳng.

Để phá vỡ sự im lặng, anh Giám đốc bắt đầu lên tiếng:

• Phòng Kinh doanh thấy chỉ tiêu tháng này 12 tỷ thì có được không?
• Sếp cũng biết đấy, thị trường đang xuống, mấy chiến dịch khuyến mãi của tháng trước có hiệu quả đâu… Em nghĩ là 10 tỷ cũng không đạt nổi, chứ đừng nói là 12 tỷ. (Trưởng phòng kinh doanh mặt ngắn tũn)
• Đúng là đợt này khó khăn chung, thế 11 tỷ nhé!?
• Ban Giám đốc đã quyết rồi, thì em nhận thôi. Nhưng phải tuyển thêm cho Phòng em một nhân viên, việc nhiều mà ít người quá sếp ơi!
• …

Đến giờ ăn trưa, vừa ngồi xuống bàn ăn, tôi vô tình nghe được câu chuyện của mấy bạn nhân viên xì xào:

• Mày nghe gì chưa? Thấy sếp đi họp về bảo chỉ tiêu doanh số tháng này gấp rưỡi nhé!
• Cái gì!? Sao làm được, lương thì thấp, mà suốt ngày ép…
• Thôi, anh em mình phận nhân viên, sếp bảo thế thì biết thế thôi…

Đó chính là cái ngày tôi bắt đầu trăn trở và tự hỏi: “Điều gì đang xảy ra vậy!?”

Đúng là KPI có Sức mạnh giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh, nhưng nó cũng đang trở thành Áp lực, Gánh nặng khiến cho CBNV phàn nàn và mất dần động lực…

Tôi quyết định: Mình phải suy nghĩ lại về vai trò của KPI.

Vai trò then chốt của KPI trong quản trị hiện đại

Bản chất thực sự của KPI là gì?

Trước khi trả lời câu hỏi này, tôi muốn kể bạn nghe một câu chuyện ngắn về Tỉnh Thức:

Có một vị doanh nhân rất giỏi, ông đã tìm hiểu rất nhiều về việc Tỉnh Thức, nhưng có một khúc mắc lớn mà ông không thể nào hiểu nổi. Một ngày nọ, ông quyết định leo lên vùng núi Himalaya để gặp một vị thiền sư đã đắc đạo (tu ẩn ở đó)… Đến nơi, vị doanh nhân liền hỏi:

• Thưa ngài, tôi đã tìm hiểu rất nhiều về Tỉnh Thức, nhưng vẫn còn một số khúc mắc. Ngài có thể nói cho tôi biết, Tỉnh Thức bản chất là gì không!?
• Thiền sư đắc đạo im lặng, rồi nhẹ nhàng cầm ấm trà, rót đầy chén trà, và cứ thế rót tiếp…
• Vị doanh nhân thấy thế vội vàng nói: Thưa ngài, nước đã đầy rồi, sao ngài không dừng lại!?
• Đúng vậy! Chén trà tỉnh thức của con đã đầy rồi, nếu ta cố rót thêm, thì cũng chẳng được gì… Vị thiền sư nhẹ nhàng trả lời.

Vậy: “Bản chất thực sự của KPI là gì?”

Khi nói đến KPI, có thể bạn nghĩ ngay đến “Chỉ tiêu”, đến việc “Đánh giá nhân viên” đúng không nào!?

• Câu chuyện chén trà ở trên khiến tôi giật mình!
• Aha, mình đã bị cài đặt, bị lập trình rằng: KPI phải là chỉ tiêu, phải là đánh giá nhân viên!!!
• Chưa bao giờ tôi nghĩ về KPI theo một góc nhìn khác (ngoài góc nhìn này).

Bạn biết đấy! Khi tôi ngộ ra được điều này, mọi thứ như bừng sáng! Tôi không còn bị rằng buộc bởi tư duy cố định về KPI nữa. Ý tưởng về hệ thống PMS 2.0 – Quản lý hiệu suất liên tục – bắt đầu được nhen nhóm từ thời điểm đó (tháng 9/2016).

Vậy “Bản chất của KPI là gì?”

• Tôi biết rằng việc đầu tiên phải làm là: “Đổ hết nước trà ra khỏi chén!”
• Mình phải xóa bỏ hoàn toàn cái tư duy bị lập trình bao lâu nay rằng: “KPI là giao chỉ tiêu, là đánh giá nhân viên”.
• Phải xóa trắng! Xóa tất cả! Xóa hết!!!

Sau khi không còn bị rằng buộc bởi tư duy cố định về KPI, thì gần như ngay lập tức, tôi hiểu được “bản chất thực sự của KPI là gì?” Nó vô cùng gần gũi, vô cùng đơn giản, nhưng nó đúng bản chất của KPI.

Đầu tiên, tôi nhìn vào chữ KPI (nhìn chằm chằm theo đúng nghĩa đen):

• KPI: Key Performance Indicator.
• Tức là: Chỉ số hiệu suất quan trọng.

Ố ồ, nếu đúng như tên gọi của nó, thì KPI đơn giản là một “chỉ số” (không phải chỉ tiêu), tức là một cái “Thước” để đo lường hiệu suất.

Lúc đó, tôi mới đi khám sức khỏe tổng thể về, liên tưởng ngay đến các “chỉ số” sức khỏe trên tờ giấy (mà bác sĩ vừa đưa xong vẫn còn nóng hổi). Rất nhiều chỉ số:

• Chiều cao.
• Cân nặng.
• Huyết áp.
• Nhịp tim.
• Mỡ máu.
• …

Nhìn vào tệp giấy, tôi đếm sơ sơ cũng phải hơn 20 chỉ số sức khỏe khác nhau. Lúc đó, bác sĩ bảo:

• Đây nhé! Để tôi phân tích tình hình sức khỏe của cậu… Các chỉ số đều tốt và ổn định cứ yên tâm nhé!
• Vâng! Cảm ơn bác sĩ.
• Nhưng mà cân nặng thì hơi thướt, cậu phải tăng thêm 5 Kg nữa, tầm 70 Kg thì đẹp.

Ah đây rồi! Đây chính là bản chất của KPI. Nó giống như việc:

• Bác sĩ đo lường các chỉ số sức khỏe,
• Sau đó dựa vào các chỉ số, bác sĩ sẽ phân tích và chẩn đoán nguyên nhân gây bệnh,
• Cuối cùng, đưa ra liệu pháp chữa trị cho bệnh nhân.

Đây chính là “Sức mạnh (lợi ích) lớn nhất của KPI”.

• KPI dùng để phân tích, chẩn đoán nguyên nhân/tác động, từ đó đưa ra các sáng kiến để cải thiện hiệu suất kinh doanh.

Cuối cùng, tôi hi vọng bạn có thêm một góc nhìn mới về vai trò / lợi ích lớn nhất của KPI, đó là dùng để: “Phân tích và Chẩn đoán nguyên nhân/tác động nhằm nâng cao hiệu suất của tổ chức”.