Đảm bảo mọi người hiểu vai trò và trách nhiệm của mình.
Phải mất rất nhiều nỗ lực để giữ cho một dự án lớn hoạt động trơn tru. Với nhiều biến số, con người và sản phẩm, thật khó để giữ mọi thứ đang diễn ra lên tốt. Hãy xem xét kịch bản sau:
Nam (quản lý dự án, lo lắng): “Ý cô là chúng ta chưa có kết quả thử nghiệm! Linh đã làm gì vậy? Gọi Linh ngay cho tôi”
Linh: “Không, tôi không chịu trách nhiệm về việc đó, Nga có chuyên môn hơn trong lĩnh vực này, nhớ không? Tôi sẽ hỏi Nga chuyện gì đã xảy ra.”
Nga: “Tôi biết tôi có nhiều kinh nghiệm với những báo cáo này, nhưng tôi đã chờ đợi Linh liên hệ với mình để chúng tôi có thể cùng nhau xem xét lại”.
Bạn có nhận ra bất cứ ai mà mình biết không? Loại tình huống này lặp lại hàng ngày trong nhiều tổ chức. Và hầu hết không liên quan đến việc thiếu năng lực và ý định xấu. Những vấn đề như thế này thường là kết quả của việc lập kế hoạch không đầy đủ và giao tiếp kém.
Những dự án thành công có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với từng khía cạnh của dự án. Nếu không rõ ràng, bằng văn bản và sự đồng ý về trách nhiệm giải trình, trách nhiệm lộn xộn và truyền thông thất bại rất dễ xảy ra.
Vậy làm thế nào để tránh được điều này?
Mục lục
Phát triển ma trận phân định trách nhiệm
Một công cụ mà các nhà quản lý dự án sử dụng để giữ cho công việc được giao trở nên rõ ràng là Ma trận phân định trách nhiệm (còn gọi là RAM – Responsibility Assignment Matrix, hoặc trật tự trách nhiệm). Nó gắn sản phẩm với những người chịu trách nhiệm. Đối với mỗi phần của dự án, ma trận cho thấy ai cần đóng góp gì để hoàn thành dự án.
Ví dụ: giả sử bạn đang nâng cấp hệ thống phân phối dịch vụ khách hàng và cần đào tạo nhân viên sử dụng những quy trình và công cụ mới.
Bước 1: Xác định các sản phẩm
Sử dụng cấu trúc chia nhỏ công việc, xác định 3 sản phẩm chính cho dự án đào tạo với một vài danh mục con cho mỗi loại:
- Xác định nhu cầu đào tạo:
- Khảo sát thực tiễn hiện nay.
- Xác định phương pháp mới.
- Phối hợp đào tạo:
- Định vị nguồn lực.
- Chuẩn bị kế hoạch đào tạo.
- Quản lý đào tạo.
- Đánh giá kết quả:
- Tái khảo sát sau khi triển khai.
- Phân tích kết quả.
Mẹo:
Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS) là một công cụ lập kế hoạch dự án được sử dụng để chia một dự án thành nhiều phần nhỏ hơn, giúp quản lý dễ dàng hơn. Đó không phải là danh sách công việc, đúng hơn, đó là cấu trúc “cây” thể hiện nhóm các hoạt động có ý nghĩa tạo nên phân đoạn chính của dự án.
Bước 2: Xác định những người có liên quan
Lập bản đồ xác định những người có trong nhóm dự án của bạn. Bằng cách vẽ sơ đồ thể hiện những người tham gia, bạn có thể phân công công việc dựa trên chuyên môn và tuyển dụng những tài năng còn thiếu. Bước này thường được gọi là “Cơ cấu phân chia tổ chức” bởi nó tạo ra sơ đồ tổ chức cho nhóm bạn.
| Mức 1 | Quản lý dự án: Kim |
| Mức 2 | Quản lý dịch vụ khách hàng: Tiến |
| Mức 3 | Điều phối viên trải nghiệm khách hàng: Nam |
| Điều phối viên đào tạo: Trung | |
| Giám sát dịch vụ khách hàng: Trường | |
| Mức 4 | Đại diện bộ phận dịch vụ khách hàng: Lan |
Bước 3: Tạo ma trận trách nhiệm
Vẽ ma trận. Các sản phẩm được phân loại là tiêu đề của các cột và nhân lực là tiêu đề các hàng.
| Xác định nhu cầu đào tạo | Phối hợp đào tạo | Đánh giá kết quả | ||||
| Người | Khảo sát thực tế hiện nay | Xác định phương pháp mới | Định vị nguồn lực | Chuẩn bị kế hoạch đào tạo | Tái khảo sát | Đánh giá kết quả |
| Kim | A | A | A | A | ||
| Tiến | A | R | I | A | R | |
| Nam | R | C | R | R | ||
| Trung | I | R | R | |||
| Trường | R | C | C | R | C | |
| Lan | C | C | C | |||
Với nhóm bạn, hãy xác định trách nhiệm giải trình cũng như mức độ tham gia khác cho mỗi mục trong Cơ cấu phân chia công việc của bạn.
Một khuôn khổ hữu ích để xác định vai trò công việc là RAC. Xác định bốn mức độ tham gia:
- R = Responsible/ Chịu trách nhiệm (Người thực hiện công việc)
- A = Accountable/ Người phê duyệt (Những người đảm bảo công việc được thực hiện)
- C = Consulted/ Người tham mưu (Những người cung cấp đầu vào trước và trong quá trình làm việc)
- I = Informed/ Người cần được báo cáo (Những người được thông báo về tiến bộ)
Những mức độ liên quan khác có thể bao gồm “trợ giúp”, “phối hợp”, “ký tên” và “xem lại”. Bạn có thể quyết định cách thức phân chia trách nhiệm cho dự án và nhóm. Nhưng bạn phải chắc chắn rằng trách nhiệm giải trình cuối cùng và trách nhiệm thực hiện công việc được thông báo và chấp thuận.
Bước 4: Truyền thông
Khi hoàn thành Ma trận phân định trách nhiệm, cần thông báo nó cho các bên liên qua. Cách truyền thông tốt nhất là đặt ở khu vực mà mọi người dễ dàng nhìn thấy. Được sử dụng một cách hiệu quả, RAM giúp mọi người hiểu họ nên làm gì ở tất cả giai đoạn của dự án.
Những điểm chính
Nhiều nhóm dự án có thể dễ dàng mất tập trung vào những việc cần làm và những người cần làm việc đó. Mọi người có thể cho rằng người khác đang làm việc gì đó – và những việc quan trọng sẽ bị chậm trễ.
Để tránh vấn đề phổ biến này, hãy xem xét xây dựng ma trận phân định trách nhiệm cho nhóm của bạn. Ma trận này xác định rõ vai trò mà mỗi thành viên trong nhóm đồng ý tiếp nhận cho từng sản phẩm chính của dự án.
Do đó, bạn có thể loại bỏ được sự nhầm lẫn về việc ai đang làm gì – và đảm bảo dự án thành công.
