Triển khai Workshop hiệu quả

Tổ chức và triển khai một sự kiện thành công

Bất cứ ai đã từng lên kế hoạch tổ chức workshop cũng đều biết đó là một công việc lớn. Và thế nào là một kế hoạch tốt? Để làm được điều đó cần có sự tổ chức, tập trung và sáng tạo. Vậy làm thế nào để chuẩn bị cho một workshop không chỉ có liên quan, hiệu quả mà còn đáng ghi nhớ?

Một số người ghét đi đến workshop. Nếu sai, đó có thể là sự lãng phí lớn về thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, nếu được lên kế hoạch tốt, nó sẽ trở nên có giá trị đối với tất cả những người tham gia. Workshop rất lý tưởng cho các hoạt động động não, học tập tương tác, xây dựng mối quan hệ và giải quyết vấn đề. Đó là lý do tại sao lên kế hoạch từ trước lại rất quan trọng.

Trước Workshop

Thực hiện theo những bước sau đảm bảo Workshop của bạn là trải nghiệm quý giá cho mọi người:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Mỗi Workshop phải có một mục tiêu nhất định. Bạn cần cải tiến quy trình tuyển dụng của công ty? Bạn muốn dạy cho người quản lý làm thế nào để tổ chức tốt hơn? Bạn cần tổ chức một vài hoạt động team building cho đội hình mới được thành lập?

Nhiều Workshop gây ra sự lãng phí thời gian vì không có mục tiêu rõ ràng. Nếu không có mục tiêu rõ ràng sẽ không có điểm thu hút mọi người.

Bước 2: Quyết định đối tượng tham dự

Biết được ai sẽ tham dự liên quan đến mục tiêu của bạn. Ví dụ: nếu mục tiêu của Workshop là phát triển giải pháp chi tiết cho vấn đề, thì có thể bạn muốn số lượng người tham dự là 10 hoặc ít hơn. Nếu mục tiêu là giáo dục, bạn có thể muốn một nhóm người tham dự lớn hơn, nhóm này chia thành những nhóm nhỏ để thảo luận.

Lập danh sách những người cần có mặt. Cố gắng cụ thể nhất có thể.

Bước 3: Chọn đúng địa điểm

Nếu có 10 người tham dự thì phòng họp họp hội nghị có thể phù hợp. Nhưng nếu có 50 người, bạn có thể phải tìm một địa điểm đủ lớn ở bên ngoài.

Hãy nghĩ đến khâu hậu cần và chi tiết thực tế của Workshop khi lựa chọn địa điểm. Mọi người có thể nhìn thấy công cụ hỗ trợ trực quan? Nếu cần sử dụng một loại công nghệ nhất định, như hội nghị qua điện thoại, thì vị trí nào phù hợp? Có cơ sở vật chất phù hợp với những phiên họp mang tính bứt phá? Liệu mọi người có thể tìm ra địa điểm? Bạn có cần sắp xếp chỗ ở cho những người từ xa tới? Địa điểm đó có cơ sở ăn uống nào không?

Bước 4: Tạo lập một chương trình làm việc

Bây giờ bạn đã biết mục tiêu chính của mình và đối tượng tham dự, bạn có thể bắt đầu phác thảo làm thế nào để đạt được mục tiêu của Workshop.

• Những điểm chính – Lên danh sách những điểm chính cần thảo luận, sau đó chia nhỏ thành các chi tiết mà bạn muốn truyền đạt tới khán giả.
• Công cụ hỗ trợ trực quan – Liệt kê những công cụ, thiết bị hỗ trợ trực quan, nếu có, sẽ sử dụng cho mỗi luận điểm. Nếu bạn cần hỗ trợ kỹ thuật, điều này sẽ giúp người cung cấp nó để xác định nơi họ cần phải tập trung nỗ lực.
• Thảo luận và hoạt động – Dành thời gian liệt kê chính xác quá trình thảo luận nhóm và các hoạt động bạn sẽ tổ chức trong Workshop. Bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi hoạt động? Đảm bảo hoạt động phù hợp với quy mô của nhóm và địa điểm có nguồn lực (ví dụ như phòng hội thảo) cần thiết.

Hãy nhớ rằng, kế hoạch càng chi tiết, Workshop càng thành công và theo đúng tiến độ.

Bước 5: Xây dựng kế hoạch theo dõi

Cách duy nhất để tìm hiểu xem Workshop có thành công hay không là lên kế hoạch theo dõi hiệu quả. Tạo bảng câu hỏi phát cho tất cả người tham gia vào cuối sự kiện, cho họ nhiều cơ hội chia sẻ ý kiến xem nó đã ra sao. Mặc dù điều này có thể hơi đáng sợ, nhưng đó là cách duy nhất để học hỏi và cải thiện cho lần tiếp theo.

Điều quan trọng là phải có kế hoạch truyền đạt những quyết định đã đạt được trong Workshop. Bạn sẽ gửi email hàng loạt cho tất cả mọi người với đầy đủ chi tiết? Hay đưa nó lên mạng nội bộ của công ty? Mọi người cần biết rằng sự chăm chỉ làm việc thực sự dẫn tới một quyết định hay hành động, vì vậy hãy thông báo cho họ về những điều đang xảy ra sau khi Workshop kết thúc.

Trong suốt Workshop – Khiến mọi người tham gia

Một khi bạn đã có kế hoạch vững chắc từ trước, thì tiếp theo phải tìm ra xem làm thế nào đem lại sự hứng thú cho sự kiện. Bạn biết về chủ đề mà mình muốn giới thiệu, nhưng làm thế nào để thông tin trở nên đáng nhớ và thú vị với nhóm?

Khiến mọi người tham gia là chìa khóa cho một Workshop thành công. Nếu đứng lên và nói trong ba tiếng, bạn chỉ cần đưa ra một bài giảng – không phải Workshop. Mọi người cần tham gia.

Tạo các bài tập nhóm khác nhau cho mỗi Workshop. Hãy ghi nhớ những lời khuyên sau:

• Nhiều người lo lắng khi lên tiếng trước một nhóm không quen thuộc. Nếu bạn có kế hoạch thực hiện bài tập nhóm, hãy giữ quy mô nhóm nhỏ, giúp mọi người thoải mái nói chuyện và tương tác.
• Sắp xếp loại người khác nhau trong mỗi nhóm. Ví dụ, nếu một số phòng ban tham gia vào Workshop, đừng để các thành viên trong một bộ phận vào cùng một nhóm. Bằng cách khuyến khích mọi người tương tác với phòng ban khác, họ học cách nhìn nhận sự việc từ những quan điểm khác nhau.
• Xác định xem làm thế nào ghi lại ý tưởng từ mỗi nhóm. Liệu người tham gia có nói ra để bạn viết? Hay họ sẽ viết ra ý tưởng của mình rồi đưa cho bạn? Đây là chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng mà thường bị bỏ qua.
• Nếu có 5 nhóm hoặc ít hơn, hãy dành thời gian cho phép toàn bộ nhóm đánh giá ý tưởng từ mỗi nhóm nhỏ hơn. Đây là một cách tuyệt vời để thu hẹp danh sách ý tưởng và để những ý tưởng tốt thực sự tỏa sáng.

Nhớ rằng, hãy dành nhiều thời gian tạo ra các bài tập nhóm thú vị. Chúng có thể thu hút sự quan tâm và tham gia của mọi người.

Một số mẹo khi tổ chức Workshop

Dưới đây là một số ý tưởng giúp bạn tổ chức Workshop thành công:

• Nếu bạn lên kế hoạch cho cuộc họp, bạn cũng có thể muốn nó trôi chảy. Học cách thực hiện điều này hiệu quả trong vai trò người điều phối.
• Bắt đầu cuộc họp với hoạt động làm quen để mọi người cảm thấy thoải mái.
• Nếu mục tiêu Workshop là giải quyết chủ đề khó khăn hoặc nhạy cảm, thì hãy để nhóm thoải mái trước khi bắt đầu. Bạn có thể kể một câu chuyện ít liên quan đến chủ đề trước khi bắt đầu thảo luận về vấn đề khó khăn.
• Đôi khi, không phải tất cả mọi người đều phải ở lại tham gia toàn bộ Workshop. Ví dụ, Giám đốc điều hành có thể quá bận để tham dự toàn bộ phiên họp. Xác định phần mà người tham gia bận rộn nhất cần tham dự và đề cập trước khi họ muốn đến và rời đi. Họ sẽ đánh giá cao sự xem xét của bạn.
• Nếu có thể, tránh tổ chức Workshop sau giờ ăn trưa, giữa khoảng từ 2:00 đến 3:00 giờ chiều. Với nhiều người, đây là thời gian chậm chạp, không hiệu quả trong ngày. Nhóm bạn sẽ có nhiều năng lượng hơn nếu bạn lên lịch trình vào buổi sáng hoặc chiều muộn. (Nếu phải triển khai Workshop vào đầu giờ chiều, hãy chuẩn bị cà phê. )
• Nếu mục tiêu cuối cùng của Workshop là đưa ra quyết định về điều gì đó, càng có nhiều người tham dự thì bạn, càng khó đạt được quyết định. Ở đây, cố gắng giới hạn số người tham dự ít ở mức tối thiểu. Làm quen với các chiến lược khác nhau khi ra quyết định nhóm. Xem bài viết Đưa ra quyết định nhóm hiệu quả để tìm hiểu thêm.

Những điểm chính

Để tiến hành một Workshop thật tốt, không phải nghi ngờ gì nữa, bạn sẽ phải tiến hành nhiều việc. Nhưng nếu dành thời gian suy nghĩ chi tiết, mọi người sẽ nhận được nhiều giá trị từ sự kiện này.

Mục tiêu của Workshop nên là trung tâm của tất cả kế hoạch. Các bài tập sáng tạo sẽ giúp mọi người thư giãn và tham gia, nhưng đừng quên theo dõi sau đó. Mặc dù bạn có thể sợ khi nghe mọi người đánh giá, nhưng đó là cách duy nhất giúp bạn cải thiện cho sự kiện tiếp theo.