Tinh giản để cải thiện hiệu quả
Quá trình tinh giản có nghĩa ít lỗi và ít chậm trễ hơn
Ví dụ: bạn có thể thực hiện các bước tương tự nhau mỗi khi tạo báo cáo, giải quyết khiếu nại của khách hàng, liên hệ với khách hàng mới hoặc sản xuất sản phẩm mới.
Bạn cũng có thể thấy kết quả của các quy trình không hiệu quả. Khách hàng không hài lòng, đồng nghiệp bị căng thẳng, trễ thời hạn và chi phí tăng lên chỉ là một số vấn đề mà quy trình không hiệu quả gây nên.
Đó là lý do tại sao cần cải tiến quy trình làm việc khi chúng không hiệu quả. Trong bài này, chúng ta sẽ xem làm thế nào bạn có thể làm việc này.
Mục lục
Giới thiệu về Quy trình kinh doanh
Các quy trình có thể là chính thức hoặc không chính thức. Các quy trình chính thức – còn được gọi là các thủ tục – được ghi lại và có các bước được thiết lập tốt.
Ví dụ: bạn có thể có thủ tục để nhận và gửi hóa đơn hoặc để thiết lập mối quan hệ với khách hàng mới. Các quy trình chính thức đặc biệt quan trọng khi có các lý do liên quan tới an toàn, hợp pháp và tài chính để thực hiện các bước cụ thể.
Các quy trình không chính thức thường là cái bạn tự tạo ra cho bản thân và bạn không thể viết ra chúng. Ví dụ: bạn có thể có các bước riêng để ghi lại các hành động trong cuộc hợp, thực hiện nghiên cứu thị trường hoặc truyền thông với khách hàng tiềm năng mới.
Tầm quan trọng một quy trình hiệu quả
Các loại quy trình khác nhau có một điểm chung: tất cả chúng đều được thiết kế để hợp lý hóa cách bạn và đội nhóm làm việc.
Khi mọi người đi theo một bộ các bước được kiểm tra kỹ lượng, sẽ ít lỗi và ít chậm trễ hơn, ít sự trùng lặp và nhân viên, khách hàng cảm thấy hài lòng hơn.
Các quy trình không hoạt động có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Ví dụ:
- Khách hàng có thể khiếu nại về chất lượng sản phẩm kém hoặc dịch vụ tồi tệ
- Đồng nghiệp thất vọng.
- Công việc nhân đôi hoặc không được thực hiện
- Chi phí gia tăng.
- Tài nguyên bị lãng phí.
- Sự tắc nghẽn có thể phát triển, khiến bạn trễ thời hạn.
Chú thích:
Trong bài này, chúng tôi tập trung vào sự thay đổi quy trình, nhằm cải thiện quy trình hiện có.
Cải thiện quy trình của nhóm
Khi bạn gặp phải một số vấn đề đã đề cập ở trên, có thể đã đến lúc xem lại và cập nhật quy trình có liên quan. Thực hiện theo các bước sau để thực hiện việc này:
Bước 1: Lập bản đồ quy trình
Khi đã quyết định quy trình bạn muốn cải thiện, hãy ghi lại từng bước bằng cách sử dụng Sơ đồ luồng hoặc sơ đồ làn bơi. Những công cụ này cho bạn một cái nhìn trực quan về các bước trong quy trình. (Sơ đồ đường bơi hơi phức tạp hơn so với sơ đồ luồng, nhưng chúng là công cụ rất tuyệt với các quy trình có liên quan đến nhiều người hoặc các nhóm).
Điều quan trọng là phải khám phá từng giai đoạn một cách chi tiết, vì một số quy trình có thể chứa các bước phụ mà bạn không biết. Tham khảo những người đang làm thực hiện quy trình này hàng ngày, đảm bảo bạn không bỏ qua bất cứ điều gì quan trọng.
Bước 2: Phân tích Quy trình
Sử dụng sơ đồ luồng hoặc biểu đồ làn bơi tìm hiểu các vấn đề trong tiến trình. Xem xét các câu hỏi sau:
- Đâu là nơi các thành viên trong nhóm hay khách hàng bực bội?
- Bước nào tạo ra nút thắt cổ chai?
- Chi phí đi lên và/ hoặc chất lượng đi xuống ở đâu?
- Bước nào trong số này đòi hỏi thời gian nhiều nhất hoặc gây ra sự chậm trễ nhất?
Đầu tiên sử dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ, Phân tích nguyên nhân và tác động hoặc 5 Why tìm xem nguồn gốc vấn đề là đâu. Xét cho cùng, nếu bạn chỉ khắc phục các triệu chứng, vấn đề sẽ tiếp tục.
Nói chuyện với những người bị ảnh hưởng bởi quy trình này. Họ nghĩ nó sai ở đâu? Và họ có gợi ý gì để cải tiến nó?
Sau đó xem xét các nhóm khác nhau trong tổ chức. Chiến thuật nào họ đã phát triển để đối phó với các tình huống tương tự?
Bước 3: Thiết kế lại quy trình
Bây giờ bạn thiết kế lại quy trình để loại bỏ các vấn đề bạn đã xác định.
Tốt nhất là làm việc với những người trực tiếp tham gia vào quy trình này. Ý tưởng của họ có thể cho thấy cách tiếp cận mới và họ cũng sẽ thực hiện thay đổi nếu đã tham gia vào giai đoạn đầu.
Trước tiên, đảm bảo mọi người hiểu rõ quy trình này là gì. Sau đó, tìm hiểu xem làm thế nào để giải quyết những vấn đề mà bạn đã xác định trong bước 2 (Brainstorming có thể giúp ích cho bạn ở đây). Ghi lại ý tưởng của mọi người về sự thay đổi, chưa cần quan tâm tới chi phí liên quan.
Sau đó, thu hẹp danh sách các giải pháp bằng cách xem làm thế nào chuyển đổi ý tưởng vào bối cảnh thực tế.
Bắt đầu bằng cách thực hiện Phân tích tác động, hiểu được một cách đầy đủ về các ảnh hưởng của ý tưởng mới. Sau đó, thực hiện Phân tích rủi ro và Mô hình đánh giá thất bại tiềm ẩn FMEA tìm ra những rủi ro có thể xảy ra và những điểm thất bại trong quy trình được thiết kế lại. Tùy thuộc vào mức độ tập trung của tổ chức, bạn có thể xem xét thêm Bản đồ trải nghiệm khách hàng ở giai đoạn này.
Những bài kiểm tra này sẽ giúp bạn hiểu rõ hậu quả của từng ý tưởng được đề xuất và cho phép bạn đưa ra quyết định đúng đắn cho mọi người.
Khi bạn và nhóm bạn đồng ý về quy trình, hãy tạo các sơ đồ mới, ghi lại từng bước.
Bước 4: Nguồn lực cần thiết
Bây giờ bạn cần đảm bảo có nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình mới. Liệt kê mọi thứ bạn cần.
Có thể gồm cả hướng dẫn từ các nhà quản lý cấp cao hoặc từ các đồng nghiệp ở các phòng ban khác, chẳng hạn như CNTT hoặc nhân sự. Truyền thông với từng nhóm này và đảm bảo họ hiểu quá trình mới này sẽ đem lại lợi ích cho tổ chức như thế nào. Bạn có thể cần chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh để chứng minh điều này.
Bước 5: Thực hiện và truyền đạt thay đổi
Có thể việc cải thiện quy trình kinh doanh của bạn sẽ liên quan đến việc thay đổi hệ thống, nhóm hoặc quá trình hiện có. Ví dụ: bạn có thể cần có phần mềm mới, tuyển dụng một thành viên mới cho nhóm hoặc tổ chức đào tạo cho đồng nghiệp.
Bản thân quy trình mới của bạn có thể là một dự án, vì vậy hãy lên kế hoạch và quản lý nó một cách cẩn thận. Dành thời gian giải quyết các rắc rối và xem xét chạy thử trước tiên, kiểm tra các vấn đề tiềm ẩn.
Lưu ý thay đổi không phải lúc nào cũng dễ dàng. Mọi người có thể chống lại nó, đặc biệt là khi nó liên quan đến một quá trình mà họ đã sử dụng trong một thời gian. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Đường cong thay đổi và 8 bước để thay đổi theo mô hình của Kotter giúp bạn vượt qua tình trạng chống đối thay đổi.
Bước 6: Xem lại Quy trình
Rất ít có việc gì hoàn hảo, ngay từ đầu. Vì vậy, sau khi triển khai quy trình mới, theo dõi chặt chẽ mọi thứ xem nó diễn ra thế nào trong các tuần và các tháng tiếp theo, đảm bảo quy trình được thực hiện theo mong đợi. Theo dõi cũng cho phép bạn khắc phục vấn đề khi chúng xảy ra.
Đặt ưu tiên cho nó, yêu cầu những người tham gia vào quy trình mới đánh giá xem nó hoạt động ra sao và sự thất vọng là gì, nếu có.
Thông qua các chiến lược cải tiến liên tục như Kaizen. Những cải tiến nhỏ được thực hiện thường xuyên đảm bảo quy trình vẫn phù hợp và hiệu quả.
Những điểm chính
Quy trình kinh doanh là tập hợp các bước hoặc nhiệm vụ mà bạn và nhóm bạn sử dụng nhiều lần để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, đạt được một mục tiêu cụ thể hoặc cung cấp giá trị cho khách hàng hoặc nhà cung cấp. Khi quy trình hoạt động tốt, chúng nâng cao đáng kể hiệu quả, năng suất và sự hài lòng của khách hàng.
Tuy nhiên, các quy trình không hoạt động có thể gây ra sự thất vọng, chậm trễ, và mất mát về tài chính.
Để cải thiện quy trình kinh doanh, hãy làm theo các bước sau.
- Lập bản đồ quy trình
- Phân tích quá trình.
- Thiết kế lại quy trình.
- Nguồn lực cần thiết
- Thực hiện và truyền thông thay đổi
- Xem lại quy trình.
Hãy nhớ, bạn sẽ cần cải thiện hầu hết các quy trình tại một số điểm. Mục tiêu mới, công nghệ mới và những thay đổi trong môi trường kinh doanh có thể khiến cho quy trình cũ trở nên không hiệu quả hoặc đã lỗi thời
