Thiết lập nhóm đa chức năng

Làm việc hiệu quả với nhiều chức năng khác nhau
Nếu bạn đã từng làm việc trong nhóm đa chức năng  – đó là một nhóm bao gồm những người từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức của bạn – bạn sẽ biết có nhiều thách thức có thể xảy ra.
Ví dụ, người nào nên dẫn dắt nhóm? Tất cả mọi người đều có động lực để đáp ứng mục tiêu nhóm không? Và làm thế nào mọi người cân bằng nhu cầu của nhóm với trách nhiệm của họ hàng ngày?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét

• Một nhóm đa chức năng là gì?
• Khám phá những thách thức đằng sau nó
• Các chiến lược quản lý nhóm đa chức năng thành công, ngay từ đầu.

Lưu ý:
Mặc dù chúng tôi đang nói về thiết lập các nhóm đa chức năng trong một tổ chức, nhưng bạn cũng có thể áp dụng rất nhiều chiến lược để cộng tác giữa các tổ chức.

1 Một nhóm đa chức năng là gì?

Một nhóm đa chức năng là một nhóm ngũ gồm các thành viên là các cá nhân từ các bộ phận hoặc phòng ban có chức năng khác nhau trong tổ chức.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập một nhóm gồm những người từ bộ phận tài chính, kỹ thuật, sản xuất, mua sắm để rút ngắn thời gian trong chiến dịch cho một sản phẩm mới.
Một cách tiếp cận là thành viên trong nhóm được “toàn thời gian cho nhóm đa chức năng, và trở lại với vai trò hàng ngày của họ một khi đã kết thúc. Ngoài ra, họ cũng có thể làm việc bán thời gian, tiếp tục những công việc hiện tại của họ cùng với đội nhóm đa chức năng.
Sự khác biệt quan trọng nhất giữa việc tạo ra một nhóm đa chức năng và sự hình thành của một bộ phận mới là thành viên của một nhóm đa chức năng duy trì các liên kết đáng kể của họ với  trách nhiệm hàng ngày cũng như vẫn chịu sự quản lý của các trưởng bộ phận mà họ trực thuộc.

2 Thách thức

Nó luôn luôn là một thách thức để tạo ra một nhóm mới, nhưng cũng gặp nhiều khó khăn khi thiết lập một nhóm đa chức năng.

• Thành viên trong nhóm vẫn làm “công việc ngày,” của họ với cùng một nhiệm vụ, khối lượng công việc, và thời hạn như trước. Điều này có thể dẫn đến vấn đề ưu tiên nhiệm vụ.

• Mọi người có thể tham gia miễn cưỡng, và có thể không được vui vẻ khi được bổ sung thêm nhiệm vụ như là một phần của một nhóm đa chức năng.

• Là khó khăn khi ra quyết định, động viên mọi người, và quản lý hiệu suất trong khi bạn không có quyền quản lý trực tiếp với các thành viên của nhóm.

• Thành viên trong nhóm có thể được yêu cầu phải sử dụng một bộ kỹ năng khác trong môi trường mới. Ví dụ, một lập trình viên thường làm việc một mình nay có thể được yêu cầu làm việc với những người khác.

3 Làm thế nào để thiết lập nhóm đa chức năng

Nếu bạn đang có nhiệm vụ thiết lập một nhóm đa chức năng, sử dụng các chiến lược sau để cung cấp cho nhóm bạn một cơ hội tốt nhất để thành công.

3.1. Đặt mục tiêu

Bắt đầu bằng cách thiết lập một mục tiêu cho nhóm của bạn. Mục tiêu của nhóm là gì, và tại sao nó được thiết lập?
Tạo Điều lệ nhóm để làm rõ những mục tiêu và xác định các nguồn lực mà nhóm có thể kêu gọi.
Mục tiêu cần được các nhà quản lý cấp cao thông qua và bởi các nhà quản lý của các cơ quan bị ảnh hưởng bởi đội nhóm mới.

3.2. Xác định vai trò của thành viên trong nhóm

Một khi bạn có một ý tưởng về những gì bạn muốn đạt được với nhóm của bạn, bạn có thể xác định vai trò bạn cần, và những người bạn muốn trong những vai trò đó. ( Ghi nhớ, bạn có thể cần chọn nhóm dựa trên những người có sẵn tại thời điểm đó)
Khi xác định vai trò,

• Các kỹ năng chuyên môn
• Các kỹ năng bên cạnh chuyên môn: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định, hoặc, thành viên có cần có khả năng làm việc với thời hạn chặt chẽ,..

Cập nhật Điều lệ nhóm nếu cần thiết. Đảm bảo mọi ngừoi cùng hướng tới mục tiêu chung.
Tạo cơ hội để mọi người nói chuyện và chia sẻ quan điểm. Hãy rõ ràng về những gì bạn có thể quyết định như một nhóm, và những gì được sự đồng ý bởi những người cấp cao.

3.3. Xem xét tài nguyên

Hãy chắc chắn rằng bạn đã nghĩ về tất cả mọi thứ mà bạn cần để tổ chức hoạt động cho nhóm.  Vi dụ như:

• Bạn cần không gian riêng cho nhóm?

• Liệu nhóm có cần một ngân sách riêng, và danh mục chi phí dự kiến?

• Các thành viên trong nhóm có nên được quyền truy cập vào tất cả các phần cứng và phần mềm cần thiết để thực hiện công việc?

• Có cần thiết lập một khu vực chia sẻ để lưu trữ các tập tin và tài liệu?

Nếu có thể, hãy chắc chắn rằng tất cả mọi thứ được đặt ra trước khi mọi người bắt đầu làm việc với nhau.

3.4. Thiết lập cách làm việc

Vơi một đội mới, bạn không thể thực hiện bất kỳ giả định về quá trình mà nhóm sẽ sử dụng để đáp ứng các mục tiêu. Thay vào đó, bạn cần hướng dẫn giải thích cách các thành viên làm việc với nhau.
Dưới đây là một số nội dung cần xem xét:

• Có có thể chấp nhận nếu nhân viên tới trễ các cuộc họp? Cấu trúc một cuộc họp nhóm đa chức năng?

• Email về nội dung cuộc họp chỉ nêu điểm chính hay nêu chi tiết?

• “luôn luôn có sẵn” để gặp và trao đổi với tất cả các thành viên hay chấp nhận rằng sẽ có khi một vài người không thể liên lạc?

• Ai tham gia vào việc ra quyết định, và làm thế nào để họ tham gia? Ai nói về những quyết định này?

3.5. Áp dụng các phong cách lãnh đạo phù hợp

Là người đứng đầu của nhóm, bạn sẽ không có thẩm quyền trực tiếp đối với nhiều thành viên, vì vậy bạn sẽ cần sử dụng một phong cách lãnh đạo thuyết phục, chứ không phải là một phương pháp để kiểm soát, giúp họ thiết lập các ưu tiên của họ.
Thông thường, điều này liên quan đến chức năng hoạt động của một huấn luyện viên, chứ không phải là một người quản lý truyền thống.
Ngoài ra, thiết lập các thông tin của bạn sớm, để bạn có thể đạt được sự tôn trọng từ nhóm của bạn.

3.6. Đàm phán, giao tiếp

Đương nhiên, sẽ có thời gian mà các thành viên trong nhóm mâu thuẫn xung đột với vai trò hàng ngày của họ, đôi khi bạn cần tìm kiếm lời khuyên từ các nhà quản lý của bạn để có thể tiến lên phía trước.
Tuy nhiên, bạn có thể tránh vấn đề băng cách trước hết đàm phán về một giải pháp tốt cho tất cả mọi người.
Nó cung quan trọng khi bạn giao tiếp hiệu quả với mọi người ảnh hưởng bởi nhóm đa chức năng của bạn, bao gồm những người quản lý hàng ngày của họ – phân tích các bên liên quan sẽ giúp bạn xác định.
Mẹo:
Làm việc với một các nhóm lãnh đạo của họ có thể giúp bạn xây dựng sự đồng thuận và ủng hộ rộng hơn về các quyết định của nhóm bạn, và bạn sẽ nhận được sự trợ giúp để giải quyết vấn đề trên đường đi