Nghệ thuật giao tiếp ngắn gọn

Nhấn mạnh vào luận điểm

Học cách giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp.

Tình huống sau đây có quen thuộc với bạn không? Đồng nghiệp của bạn gọi để hỏi ý kiến tư vấn của bạn về dự án của cô ấy. Tuy nhiên, thay vì đi đúng hướng, cô ấy lại dành 20 phút chỉ để nói về thành tích học tập năm vừa rồi của con trai mình, việc thăng chức của sếp và đôi giày mới của quản lý.

Hoặc tệ hơn, đồng nghiệp của bạn đã đi đến kết luận và sau đó dành nửa giờ tiếp theo để trình bày nó theo nhiều cách khác nhau – hoặc tiếp tục đưa ra những kết luận tương tự mà cả hai đã đồng ý.

Bạn đã bao giờ gặp tình huống như trên chưa? Thế giới kinh doanh (và thế giới nói chung) có rất nhiều người dường như không biết cách kết nối với chủ đề. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc mà còn lãng phí rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, việc xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp là rất quan trọng. Rất nhiều mối quan hệ diễn ra trong những cuộc hội thoại phi cấu trúc – những cuộc đàm thoại tương tự bị coi là lãng phí thời gian.

Vậy làm thế nào để bạn có thể tìm thấy sự cân bằng? Làm thế nào để tạo ra cuộc trò chuyện hiệu quả mà vẫn còn chỗ cho sự vui vẻ và thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng?

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số cách tiếp cận thực tế đối với những cuộc hội thoại lãng phí thời gian khác nhau.

Hiểu đối tượng của bạn

Tất cả chúng ta đều có lịch trình khác nhau, với số lượng công việc khác nhau phải làm trong những ngày khác nhau. Việc nhận ra rằng bạn có thời gian cho một cuộc trò chuyện dài, không có cấu trúc không có nghĩa là đồng nghiệp của bạn cũng có, là rất quan trọng. Cô ấy có công việc cần làm – càng nói, bạn càng khiến đồng nghiệp của mình thêm căng thẳng vì cô ấy cần quay lại phòng làm việc của mình. Đây không phải là lúc “xây dựng mối quan hệ”!

Trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện, hãy cố gắng tìm hiểu tình hình của đồng nghiệp. Cô ấy có thời gian để nói chuyện không? Nếu không, hãy nói những gì cần phải nói. Có lẽ cô ấy sẽ đánh giá cao điều đó.

Thảo luận một vấn đề tại một thời điểm

Có lẽ chúng ta đã từng nghe một người cố gắng thảo luận 7 vấn đề trong ba phút, tất cả chúng đều cần được xem xét cẩn thận. Bạn cảm thấy như thế nào khi điều này xảy ra? Có thể bạn bị choáng ngợp và không thể xử lý tất cả thông tin.

Mọi người cần có thời gian để suy nghĩ về vấn đề. Nếu bạn cần thảo luận nhiều chủ đề, đừng cố gắng đề cập tất cả cùng một lúc. Đưa ra một chủ để và dành thời gian nói về nó. Điều này cho phép người mà bạn nói chuyện tập trung chú ý vào chủ đề đó. Nó có thể chiếm phần lớn thời gian bạn giành để nói chuyện với đồng nghiệp và cho phép bạn đưa ra những đầu vào chất lượng về vấn đề.

Liệt kê tất cả những vấn đề bạn muốn thảo luận ở đầu cuộc trò chuyện và ưu tiên vấn đề quan trọng nhất giúp ích rất nhiều. Điều này giúp mọi người dễ theo dõi mọi thứ hơn – và nếu hết thời gian, ít nhất bạn cũng đã đề cập đến những chủ đề quan trọng nhất.

Thực sự lắng nghe

Có thể bạn đã biết tầm quan trọng của việc lắng nghe tích cực, chủ động, nhưng lý do tại sao chúng ta lại thảo luận về vấn đề này đó là: Lắng nghe chủ động có thể giúp bạn tránh lãng phí thời gian khi trò chuyện với ai đó.

Nếu dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ về những gì mình sẽ nói, bạn có thể bỏ lỡ những điểm quan trọng mà người đối diện đề cập đến. Kết quả là cuộc trò chuyện có thể kéo dài thời gian hơn cần thiết.

Khi thực sự lắng nghe những gì đồng nghiệp nói, bạn có thể phản ứng tốt hơn. Bạn tận dụng tối đa thời gian trò chuyện thay vì thảo luận lặp đi lặp lại những vấn đề tương tự nhau. Điều này cũng giúp thể hiện sự tôn trọng và chứng tỏ rằng bạn đánh giá cao ý kiến của người khác.

Tình huống hội thoại

Trong ngày làm việc, chúng ta có thể trải qua những cuộc hội thoại khác nhau. Chúng ta nói chuyện qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp, gặp nhau trong nhóm và trò chuyện, tán gẫu xung quanh văn phòng.

Dưới đây là một số cách giúp bạn tận dụng thời gian của mình trong từng tình huống.

Trò chuyện qua điện thoại

• Trước khi thực hiện cuộc gọi, bạn nên biết chính xác những gì mình cần nói. Dành ít thời gian suy nghĩ về những điểm cần thảo luận. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian vì không phải cố gắng suy nghĩ về vấn đề trong cuộc trò chuyện.
• Biết hành động hoặc quyết định nào bạn muốn đạt được từ cuộc trò chuyện. Viết ra giấy và đặt ở phía trước để giúp bạn tập trung.
  Không đề cập một luận điểm nhiều hơn một lần. Hãy nói những gì bạn muốn và chờ đợi phản hồi.
• Nếu ai đó hỏi bạn một câu hỏi mà bạn không biết câu trả lời, hãy trung thực – đừng bắt đầu nói khi không biết phải nói gì. Bạn có thể yêu cầu người đối diện cho bạn ít thời gian để tổ chức lại suy nghĩ. Nếu vẫn cần thêm thời gian, hãy nói với người kia rằng bạn sẽ trả lời sau.

Đối thoại trực tiếp

• Nói chuyện trực tiếp với ai đó có thể giống như đấu tranh giành quyền lực – ai nói nhiều hơn sẽ là người chiến thắng. Nếu bạn rơi vào tình huống đó, hãy cố gắng từ bỏ quyền kiểm soát. Đừng cố gắng chiếm ưu thế trong cuộc trò chuyện bằng cách nói nhiều hơn người kia. Tất cả những gì bạn làm là lãng phí thời gian và phụ thuộc vào bản ngã của mình.
• Nếu đồng nghiệpthích tán gẫu suốt cả buổi chiều thì đừng để mọi thứ quá dễ dàng. Khi anh ta bước vào văn phòng của bạn, hãy đứng dậy – và không ngồi xuống cho đến khi anh ấy rời đi. Bạn cũng có thể để một chồng sách lên để anh ta không thể ngồi xuống

Họp nhóm

• Trong cuộc họp, chúng ta thường đưa ra quan điểm hoặc ý tưởng và sau đó “cạnh tranh” với đồng nghiệp – những người có ý kiến ​​phản đối. Đừng tập trung vào việc bảo vệ vị trí của mình thay vì lắng nghe những gì người khác nói. Điều này có thể làm lãng phí thời gian, ngăn cản quá trình học hỏi và gây căng thẳng cho nhóm. Nếu bạn có ý kiến, hãy viết nó ra giấy để không phải giữ trong tâm trí và sau đó lắng nghe cẩn thận những gì người khác nói. Nếu ý kiến của bạn không được giải quyết, bạn có thể đề cập đến nó khi cần thiết.
• Cuộc họp có thể là nơi lý tưởng cho những người luôn muốn thể hiện mình. Nếu nhóm của bạn có người như thế hãy đưa ra giới hạn thời gian cho tất cả mọi người. Khi mọi người lên tiếng, hãy cho họ thời gian tối đa để trình bày quan điểm (ví dụ ba phút). Bạn thậm chí có thể sử dụng đồng hồ hẹn giờ- khi chuông reo, họ phải ngồi xuống.
• Khi ở trong nhóm, hãy nhớ rằng mọi người có mặt là để hoàn thành một cái gì đó. Có thể là để thảo luận các ý tưởng, động não và đưa ra quyết định. Nhóm sẽ bị lãng phí nhiều thời gian nếu than phiền, phàn nàn hoặc chỉ tập trung vào vấn đề thay vì giải pháp. Cả nhóm có mặt để đưa ra hành động, vì vậy hãy tập trung vào những gì cần phải làm.

Đối thoại thường ngày và tán gẫu nơi công sở

• Trong khi những cuộc trò chuyện, tán gẫu và đối thoại nhỏ là một phần quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, thì bạn nên cố gắng ở lại phòng làm việc của mình khi có nhiều việc cần làm. Bằng cách này, bạn sẽ không phải gặp những người muốn tán gẫu khi không có thời gian. Nếu bạn phải rời khỏi phòng làm việc của mình và bị đồng nghiệp kéo sang một bên, hãy nói với họ bạn đang đi đâu.
• Bạn có thể sử dụng giờ ăn trưa để kết nối với đồng nghiệp, đặc biệt khi ngày làm việc của bạn thực sự bận rộn. Đi ăn trưa với ai đó hàng tuần để có thời gian trò chuyện. Bạn sẽ không phải sử dụng thời gian làm việc của mình để xây dựng mối quan hệ với những thành viên khác trong nhóm.

Những điểm chính

Bởi vì hàng ngày phải trải qua nhiều cuộc hội thoại khác nhau nên chúng ta phải tìm ra sự cân bằng giữa những cuộc trò chuyện “xây dựng mối quan hệ” và những cuộc hội thoại cần sự tập trung và hiệu quả. (Để thành công trong giới kinh doanh, chúng ta cần cả hai.)

Hãy cố gắng hiểu mục đích của người nghe trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện. Nếu họ không có thời gian nói chuyện thì bạn nên thảo luận ngắn gọn. Trình bày mỗi luận điểm một lần và lắng nghe tích cực khi đồng nghiệp đang nói chuyện. Lên kế hoạch cho cuộc trò chuyện từ trước – biết bạn muốn thảo luận vấn đề gì và kết quả cần đưa ra những quyết định hoặc hành động nào.

Và dù bạn đang tham gia vào loại hội thoại nào, hãy chú ý đến những vấn đề đang được đề cập. Tạo ra luận điểm và kết nối với vấn đề.