Chủ trì các cuộc họp qua điện thoại hiệu quả.
Bạn đã từng tham dự buổi hội nghị qua điện thoại nào gây bực bội và không hiệu quả chưa? Bạn biết có bao nhiêu vấn đề phát sinh không hiệu quả – công nghệ gây nhầm lẫn hoặc không phù hợp, có quá nhiều người, bạn không biết ai đang nói với mình, những người mới xen vào cuộc gọi làm gián đoạn cuộc họp và mọi người nói chuyện riêng với nhau.
Những nhầm lẫn này khiến cho bất kỳ vấn đề nào cũng đều thiếu rõ ràng, tất cả đều làm giảm hiệu quả của công cụ truyền thông có giá trị tiềm năng này .
Trong cuộc họp trực tiếp, chúng ta thường dựa vào “ngôn ngữ cơ thể” và các công cụ trực quan khác để quản lý những người tham gia. Nhưng những điều này không tồn tại trong một cuộc điện thoại, vì vậy rất dễ mất tổ chức, khó kiểm soát và khiến bạn không hài lòng. Điều này gây khó chịu cho tất cả những người tham gia và rất dễ gây bực bội khi không đạt được mục tiêu của cuộc họp. Vậy bạn có thể làm gì để đảm bảo rằng việc điều hành hội nghị qua điện thoại năng suất và hiệu quả?
Bài viết Điều hành cuộc họp hiệu quả đưa ra những quy tắc và kỹ năng đơn giản để điều hành cuộc họp trực tiếp. Bạn cũng sẽ cần những kỹ năng tương tự để điều hành cuộc họp qua điện thoại nhưng cần nhấn mạnh hoặc thay đổi một số yếu tố cho phù hợp.
Mục lục
Để cuộc họp qua điện thoại trở nên hiệu quả
Khi thiết lập một cuộc họp qua điện thoại hãy làm theo quy tắc chung sau đây:
- Giới hạn thời gian cuộc họp – Cuộc họp càng ngắn càng tốt. Cuộc họp ngắn gọn, tràn đầy năng lượng có xu hướng hiệu quả và ít tốn kém hơn những cuộc họp kéo dài. Ngoài ra, mọi người có thể tham gia nhiệt tình hơn và đánh giá cuộc họp cao hơn.
- Cuộc họp nên liên quan và có ý nghĩa. Đảm bảo rằng bạn có thể giải quyết các mục tiêu dự định trong khung thời gian nhất định có hiệu quả và xác định cụ thể kỳ vọng của bạn. Điều này sẽ làm tăng cơ hội thành công cho cuộc họp.
- Hạn chế số lượng người tham dự – Giới hạn số lượng người tham gia tối thiểu cần thiết. Nếu có quá nhiều người, bạn không thể tận dụng hiệu quả thời gian của mọi người. Trong khi tất cả các thành viên đều có thể tham gia vào cuộc họp định kỳ, tuy nhiên đối với các cuộc họp qua điện thoại, hãy mời những người thực sự cần thiết để đạt được mục tiêu của cuộc họp.
- Có những người muốn lắng nghe trong cuộc họp chỉ để biết chuyện gì đang xảy ra. Tuy nhiên, nếu họ không thể đóng góp vào quá trình này và không tham gia tích cực, hãy yêu cầu họ đọc báo cáo tóm tắt sau đó thay vì “tham dự”.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét một số chi tiết bạn cần làm để lên kế hoạch cho cuộc gọi điện thoại.
Trước cuộc họp qua điện thoại
Hãy xem xét những yếu tố này trước khi bắt đầu cuộc họp qua điện thoạ
- Lập kế hoạch – Không giống như cuộc họp mặt trực tiếp, người tham dự có thể ở múi giờ khác nhau. Hãy kiểm tra điều này khi lên kế hoạch cho cuộc họp
- Lịch trình – Chia sẻ lịch trình làm việc của bạn trước. Điều này quan trọng đối với cuộc họp qua điện thoại hơn họp trực tiếp. Dành nhiều thời gian cho người tham gia phản hồi nếu họ muốn thay đổi lịch trình.
- Chỉ dẫn về kỹ thuật – Truyền đạt rõ ràng tới tất cả người tham gia cách truy cập cuộc gọi. Ngoài ra, hãy vận hành và thử nghiệm thiết bị từ trước. Hãy lập kế hoạch dự phòng nếu có vấn đề kỹ thuật xảy ra.
- Kết hợp các giao thức và quy tắc – Đối với cuộc họp qua điện thoại thì đây là một vấn đề lớn. Trao đổi với mỗi người tham dự về những điều sau:
- Giới thiệu – Bạn có thể để tất cả mọi người giới thiệu tên của họ hay bạn là người giới thiệu: người tham dự thực sự muốn biết ai đang tham gia cuộc gọi. Bạn cũng có thể thêm một số nhận xét giới thiệu để giúp mọi người tập trung vào cuộc họp.
- Những người đến muộn – Nhấn mạnh tính đúng giờ và không dành thời gian điểm lại chủ đề nếu ai đó “đến” muộn. Hệ thống cuộc họp qua điện thoại thường có thông báo khi ai đó vừa tham gia cuộc họp và điều này có thể làm giám đoạn cuộc họp nghiêm trọng nếu nhiều người đến trễ. Trong một số tình huống (ví dụ: khi các vấn đề được thảo luận không phải là bí mật) hãy xem xét việc tắt tính năng này nếu có thể.
- Chế độ im lặng trên điện thoại – Bật và tắt tiếng nút tắt tiếng có thể làm gián đoạn cuộc họp. Nhưng nếu những người tham gia có vấn đề phát sinh trong văn phòng, hãy đảm bảo họ sử dụng nút tắt tiếng để những người khác không nghe thấy. Hãy yêu cầu mọi người sử dụng nút tắt tiếng trên điện thoại của họ hoặc để mọi người tắt tiếng và “bật tiếng” điện thoại cùng một lúc.
- Người tham gia đa nhiệm vụ – Yêu cầu mọi người tránh làm việc khác trong cuộc họp. Bạn không thể kiểm soát hành vi của họ vì bạn không thấy họ nhưng một cuộc hội thảo qua điện thoại đòi hỏi sự tập trung vững chắc. Cố gắng sắp xếp cuộc họp một cách chặt chẽ để người tham gia giữ sự chú ý của họ vào cuộc gọi và không kiểm tra email hay làm các công việc khác. Nếu bạn đang họp qua điện thoại với nhóm, nhiều người, tốt nhất bạn nên sử dụng phòng họp với thiết bị hội nghị truyền hình. Điều này đảm bảo môi trường xung quanh yên tĩnh và ít phiền nhiễu.
- Cấu trúc giao tiếp – Bạn có dành một khoảng thời gian nhất định để mỗi thành viên phát biểu? Để một vài người phát biểu và sau đó thảo luận cởi mở – hay thảo luận cởi mở ngay từ đầu? Làm thế nào để mọi người biết đã đến lúc mình nên phát biểu? Thông báo cho những người tham gia cấu trúc và quá trình trước khi bắt đầu cuộc họp
Trong quá trình tham gia cuộc họp qua điện thoại
Trước khi xem xét các đề xuất cụ thể, hãy xem xét tính cách của chủ tịch hoặc người kiểm duyệt. Người quản lý cuộc họp qua điện thoại tốt nhất là những người có giọng nói hấp dẫn và sức hút trong cuộc gọi cũng như nhanh chóng giành được sự tin tưởng của mọi người. Duy trì sự tham gia tích cực là chìa khóa để đạt được mục tiêu: Một bài thuyết trình “nhàm chán” có thể nhanh chóng khiến những người tham gia mất hứng thú.
Lưu ý rằng điều này không có nghĩa là bạn phải nói to hoặc thể hiện quá sống động. Bạn chỉ cần làm như sau:
- Cân nhắc đến sự thoải mái, tiếp nhận và nhiệt tình của những người tham gia. Một cuộc họp qua điện thoại phải giữ sự chú ý của mọi người và cung cấp những thay đổi về nội dung và hình thức.
- Luyện tập cách nói- bạn cần nói rõ ràng, đủ âm lượng và sử dụng giọng điệu đa dạng phù hợp với nhịp điệu của bài phát biểu.
- Tìm hiểu xem làm thế nào để người tham gia cảm thấy an toàn và được tôn trọng.
- Thực hiện theo các quy tắc riêng và thống nhất việc cung cấp bản tóm tắt nội dung những vấn đề được thảo luận hoặc quyết định.
- Sau cuộc họp, hãy yêu cầu đánh giá về công việc của bạn – từ một vài người tham gia hoặc một đồng nghiệp đáng tin cậy.
Khi mọi người được kết nối và bắt đầu cuộc họp, hãy ghi nhớ một số điều cơ bản sau:
- Để mọi người giới thiệu tên của họ – Nếu thích hợp, hãy giới thiệu tên bạn trước khi bạn phát biểu và yêu cầu những người khác làm như vậy.
- Ngắt kết nối khi cần thiết – Tùy thuộc vào giới hạn thời gian, bạn có thể không muốn kéo dài cuộc thảo luận. Trong cuộc họp qua điện thoại, đôi khi người điều hành phải lịch sự ngắt lời: “Bạn có thể tóm tắt ngắn gọn bài phát biểu của bạn không?” Hay “Chúng ta đã hết thời gian thảo luận về chủ đề này, vì vậy xin hãy nêu rõ vấn đề.” Sau khi người phát biểu kết thúc, hãy cảm ơn và liên kết phát biểu của họ với chủ đề đang thảo luận. Bằng cách này, bạn thể hiện sự tôn trọng đối với đóng góp của anh ấy/ cô ấy. Nếu người tham gia thường phát biểu quá lâu, bạn có thể cần phải chỉ định ai đó theo dõi thời gian được phân chia cho từng người.
- Cho phép tất cả mọi người phát biểu – Một số người tham gia cuộc họp mà không đóng góp ý kiến, do đó hãy chắc chắn gọi cho tất cả mọi người. Tất nhiên nếu có hàng chục người tham gia, điều này là không thể. Vì vây hãy cố gắng hạn chế số lượng người tham dự hợp lý. Tám hoặc mười người có thể là một con số tối đa hợp lý
- Hãy bình tĩnh – Đôi khi cuộc thảo luận có thể vượt khỏi tầm kiểm soát, tất cả mọi người tranh nhau nói. Không có ích gì nếu mọi người – kể cả bạn – bắt đầu la hét để được lắng nghe. Nói một cách bình tĩnh và yêu cầu mọi người nói theo thứ tự. Lặp lại yêu cầu của bạn nhiều lần nếu cần. Cuối cùng, nhóm sẽ ổn định trở lại.
- Ghi chép cuôc họp – Ghi lại quá trình hoặc chỉ định ai đó ghi chép.Tài liệu này rất quan trọng. Hãy kiểm tra định kỳ để chắc chắn rằng người ghi chép theo kịp tiến trình của cuộc họp.
Sau buổi hội nghị qua điện thoại
Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy làm theo các bước sau:
- Gửi bản tóm tắt cho tất cả những người tham dự
- Cung cấp cho tất cả những người tham gia cách phản hồi về quá trình và kết quả đạt được của cuộc họp. Hỏi ý kiến về khía cạnh kỹ thuật của cuộc họp. Đừng quên đề xuất của họ – hãy thử sử dụng những ý tưởng có ích trong cuộc họp tiếp theo của bạn.
- Suy nghĩ về việc chỉ định các thành viên trong nhóm làm việc theo cặp hoặc nhóm nhỏ. Điều này thúc đẩy sự thống nhất và giúp các thành viên làm quen với nhau trong cuộc họp và có thể khiến cuộc họp tiếp theo trở nên dễ dàng hơn.
Những điểm chính
Để điều hành cuộc họp qua điện thoại hiệu quả bạn cần có những kỹ năng tương tự như bất kỳ cuộc họp thành công nào. Nhưng bạn phải thực hiện một số thay đổi trong việc lập kế hoạch, chia sẻ lịch trình và quy tắc cuộc họp cũng như quản lý quá trình thảo luận “ảo”.
Giới hạn cuộc họp qua điện thoại trong các nhóm nhỏ và khoảng thời gian ngắn. Điều này giúp mọi người tập trung hiệu quả và làm việc năng suất hơn – và giúp bạn tiết kiệm chi phí. Điều hành cuộc họp một cách bình tĩnh, nhạy cảm, thu hút và kiểm soát quá trình. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng giành được lòng tin và sự chú ý của mọi người.
