Tưởng tượng bạn vừa dẫn dắt một phiên đào tạo. Thật không may, nó không diễn ra như bạn mong đợi.
Đầu tiên, bạn quên không tóm tắt các ý chính trong bài trình bày. Tiếp đó, bạn không có đủ thời gian trả lời câu hỏi, bởi bạn phải nhanh chóng tóm tắt lại những nội dung chính đã quên.
Trên hết, bạn không chắc liệu người nghe có hiểu được những kiến thức cần thiết hay không và khi đó bạn chỉ ước mình chuẩn bị kĩ lưỡng hơn cho phiên đào tạo đó.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào lên kế hoạch cho một phiên đào tạo hiệu quả.
Mục lục
Lên kế hoạch cho phiên đào tạo là gì?
Lên kế hoạch cho một phiên đào tạo – còn được gọi là kế hoạch học tập – là một mô tả có tổ chức về các hoạt động và nguồn lực mà bạn sẽ sử dụng để hướng dẫn một nhóm người hướng tới một mục tiêu học tập cụ thể.
Nó mô tả chi tiết chủ đề mà bạn cần giảng, thời lượng cho mỗi phần, phương pháp giảng dạy và các tiêu chí bạn sử dụng để kiểm tra mức độ hiểu biết của mỗi người.
Nó có thể đơn giản là một bản tóm tắt ngắn gọn hoặc phức tạp hơn là kịch bản, các lưu ý hay danh sách các câu hỏi mà bạn muốn hỏi.
Tại sao cần sử dụng kế hoạch học tập?
Phải mất thời gian để tạo ra một kế hoạch học tập hiệu quả. Tuy nhiên, bạn và học viên sẽ nhận được lợi ích khi có sự chuẩn bị.
Khi có kế hoạch, bạn có thể hình dung từng bước trong phiên đào tạo. Nó giúp bạn bao quát tất cả những điều cần nói và trình bày thông tin theo một thứ tự hợp lý. Bạn cũng có thể chuẩn bị kĩ hơn các phần mà mọi người có thể thấy khó hiểu.
Sau buổi học, bạn có thể dựa vào kế hoạch học tập tìm ra những điều mình đã làm tốt – và những điều làm chưa tốt, từ đó điều chỉnh một cách thích hợp cho các bài giảng sau này.
Cuối cùng, kế hoạch đào tạo sẽ không có giá trị với một giảng viên dạy thay, nếu bạn không thể tham gia vào lớp học.
Làm thế nào để xây dựng kế hoạch học tâp?
Để lên kế hoạch học tập hiệu quả, bạn nên sử dụng một mẫu được thiết kế chuẩn. Nó giúp bạn sắp xếp bài giảng một cách chặt chẽ, logic và tránh trùng lặp chủ đề.
Bước 1: Xác định mục tiêu học tập
Bước đầu tiên là xác định những điều bạn muốn học viên nắm được và xác định xem làm thế nào đánh giá sự hiểu biết của họ.
Xem xét các câu hỏi sau:
- Khái niệm hay kỹ năng quan trọng nhất nào học viên cần nắm được sau phiên đào tạo?
- Tại sao những khái niệm và kỹ năng đó lại quan trọng?
- Làm thế nào để bạn biết họ đã hiểu đúng?
Mẹo 1:
Bạn có thể sử dụng mô hình mục tiêu học tập ABCD thiết lập mục tiêu học tập đáp ứng nhu cầu của học viên.
Nó giúp bạn hiểu học viên hơn, xác định những việc cần làm vào cuối buổi học, chỉ ra điều kiện ứng dụng kiến thức đó và xác định lượng kiến thức cần thiết.
Mẹo 2:
Bạn chỉ nên đặt ra một đến hai mục tiêu học tập cho mỗi buổi học. Nếu nhiều hơn, có vẻ bạn có quá nhiều kiến thức cần truyền đạt và học viên có thể cảm thấy choáng ngợp với lượng kiến thức đó.
Bước 2: Xác định rõ chủ đề chính và các khái niệm liên quan
Buổi học sẽ tập trung vào các khái niệm hoặc kỹ năng chính, nhưng bạn cần giải thích các khái niệm liên quan để đạt được mục tiêu học tập của bạn.
Liệt kê chủ đề chính và các khái niệm liên quan và sau đó nhóm chúng lại với nhau – ví dụ, sử dụng sơ đồ mối quan hệ – chỉ ra mức độ liên quan giữa chúng.
Bước 3: Sắp xếp nội dung giảng dạy
Một khi đã có ý tưởng chung về nội dung bạn cần giảng dạy, hãy soạn thảo đề cương bài giảng. Liệt kê tất cả các kiến thức theo thứ tự.
Sử dụng chu trình học tập 5E liên kết thông tin với các kỹ năng và kiến thức sẵn có của học viên. Nó giúp bạn đặt họ vào bối cảnh học tập cá nhân, từ đó, giúp họ nhớ được kiến thức tốt hơn.
Bây giờ, đưa thông tin từ bản phác thảo vào mẫu kế hoạch đào tạo của bạn. Đối chiếu lại với tài liệu ban đầu của bạn, đảm bảo bạn đã viết ra tất cả mọi thứ mà mình cần nói. Ngoài ra, so sánh mẫu kế hoạch đào tạo với mục tiêu phiên học, đảm bảo bạn sẽ đạt được chúng.
Bước 4: Lên kế hoạch trình bày
Bây giờ nghĩ xem làm thế nào để truyền đạt những kiến thức này cho học viên. Cách tốt nhất là sử dụng các phương pháp giảng dạy khác nhau, đảm bảo học viên tham gia tích cực vào bài giảng và thu hút những người có phong cách học tập khác nhau. (Điều này rất quan trọng, bởì phong cách học tập của mỗi người là khác nhau.)
Bạn có thể cân nhắc sử dụng các hoạt động sau trong buổi học:
- Bài giảng rất lý tưởng khi giới thiệu một chủ đề. Giảng bài trong tầm 30 phút và tóm tắt những điểm chính khi bắt đầu và kết thúc. Bạn có thể mời một diễn giả khách mời đến dự buổi giảng, nếu chủ đề giảng dạy có tính chuyên môn cao.
- Phần thuyết trình sẽ tốt nhất khi bạn chỉ ra các bước trong một quá trình hay một công việc. Học viên có thể tự thực hiện nhiệm vụ hoặc bạn có thể thể hiện nó trước cả nhóm.
- Thảo luận và tranh luận rất hữu ích sau mỗi bài giảng, học viên có thể đặt câu hỏi về những kiến thức họ vừa học được. Hãy cân nhắc và tạo một danh sách các câu hỏi hoặc chủ đề nhằm thúc đẩy học viên thảo luận một cách tích cực.
- Phương pháp học tập trực tuyến hữu ích khi học viên cần trải nghiệm thực tế về kỹ năng IT, nếu họ cần truy cập các tài liệu học tập dưới dạng video hoặc âm thanh, ngoài ra các bài test hay các hoạt động tự kiểm tra đều rất hữu ích.
- Kịch bản phân vai yêu cầu học viên thể hiện trong một tình huống mô phỏng và học hỏi qua phản hồi của những người khác.
- Lớp học ít người giúp người học hiểu bài rõ hơn. Họ có thể giảng bài cho nhau bằng ngôn từ của mình và trả lời các câu hỏi.
- Case study giúp người học áp dụng kiến thức mới vào thực tế. Khi người học xử lý thông tin và liên hệ nó với một tình huống nào đó liên quan, họ tạo ra các kết nối tinh thần giúp ích cho việc nhớ lại kiến thức sau này.
Khi bạn đã quyết định sử dụng phương đào tạo, hãy ghi vào mẫu kế hoạch đào tạo của mình.
Bước 5: Đánh giá
Bây giờ, hãy nghĩ xem, khi nào bạn nên kiểm tra mức độ nắm bắt kiến thức của học viên. Xây dựng bài kiểm tra và các phiếu câu hỏi – trả lời và ghi chúng vào mẫu kế hoạch đào tạo của bạn.
Ngoài ra, xem xét làm thế nào để đánh giá tiết học. Bạn có thể muốn sử dụng 4 Cấp độ Đánh giá Hiệu quả Đào tạo Nhân sự của Kirkpatrick hoặc bạn có thể sử dụng bảng hỏi trực tuyến hoặc ngoại tuyến đơn giản, kiểm tra xem bài giảng có thành công hay không.
Bước 6: Đảm bảo thời gian
Cuối cùng, hãy suy nghĩ về thời giảng dạy. Một số khái niệm hoặc kỹ năng có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn để hiểu, vì vậy cần xác định chúng trước và cho phép học viên thêm thời gian, để họ hấp thụ và vận dụng chúng.
Ghi lại thời gian mà bạn phân chia cho từng khái niệm hoặc nội dung vào kế hoạch đào tạo và đảm bảo bạn đã dành nhiều thời gian hơn cho các nội dung quan trọng – nếu không có đủ thời gian, bạn sẽ cần phải dạy thêm giờ hoặc giới hạn lại mục tiêu học tập và giảm số lượng các chủ đề mà bạn định dạy.
Chú ý:
Bạn có thể sử dụng các bước tương tự như trên để lên kế hoạch cho một phiên học trực tuyến.
Tuy nhiên, bạn cần có thêm thời gian để học viên đăng nhập vào nền tảng đào tạo, đặt ra câu hỏi và giải quyết vấn đề về kỹ thuật phát sinh..
Bạn cũng cần tạo thêm nhiều cơ hội để kiểm tra mức độ hiểu bài của học viên. Bởi, sẽ khó thấy được liệu học viên có hiểu bài hết hay không, khi mà bạn không ở cùng phòng với họ. Hãy thường xuyên đặt ra câu hỏi mở, kiểm tra mức độ hiểu bài của họ.
Ví dụ về mẫu kế hoạch đào tạo
Dưới đây là ví dụ về một mẫu kế hoạch đào tạo hoàn chỉnh
Mục tiêu học tập: Dạy các thành viên mới trong call center biết làm thế nào để xử lý các cuộc gọi đầy thách thức của khách hàng hiệu quả hơn.
| Những điểm chính | Công cụ giảng dạy | Thời gian | Kiểm tra mức độ hiểu bài |
| Lời giới thiệu | |||
| Mở đầu phiên học: giới thiệu giảng viên, cấu trúc đề cương, giải thích “house keeping” | Handout giới thiệu cấu trúc bài học | 10 phút | Đảm bảo học viên hiểu rõ cấu trúc bài học |
| Nhân viên cần có khả năng giải quyết khách hàng khó tính Khi khách hàng cảm thấy họ không nhận được tương tác tích cực, họ có thể thay đổi nhà cung cấp | Bản ghi âm các cuộc gọi tích cực và tiêu cực của khách hàng Hoạt động thảo luận: yêu cầu mỗi học viên đưa ra bình luận về bản ghi âm. Nhân viên xử lý cuộc gọi ra sao? Hoạt động thảo luận: yêu cầu mỗi học viên chia sẻ một cuộc gọi tiêu cực mà họ đã trải qua với tư cách là khách hàng và đưa ra cảm nhận của mình. | 30 phút | Học viên đã có câu trả lời cho 2 hoạt động này chưa? |
| Nội dung chính | |||
Thực hiện đầy đủ theo quy trình cuộc gọi:
| Hoạt động theo nhóm: học viên thảo luận xem làm thế nào đánh giá nhu cầu và thông tin trong suốt cuộc gọi. Hoạt động theo cặp: học viên đóng vai thực hành xử lý các cuộc gọi khó | 60 phút | Phản hồi của học viên có thực tế không Đảm bảo mỗi học viên tương tác thành công với tình huống của mình. |
| Kết luận | |||
| Tóm tắt các giải pháp thực tế để xử lý các cuộc gọi khó | Tóm tắt sau hoạt động nhóm: học viên liệt kê các giải pháp họ cảm thấy hiệu quả nhất và giải thích tại sao, lên flipchart. | 30 phút | Mỗi nhóm có ít nhất 3 ý kiến phản hồi trên flipchart |
| Câu hỏi tóm tắt | Câu hỏi mở về bài học | 10 phút | Kiểm tra câu hỏi |
| Đánh giá | Thông qua bảng câu hỏi đánh giá hiệu quả tiết học | 10 phút | Thu thập một câu hỏi từ mỗi học viên |
Những Điểm Chính
Một mẫu kế hoạch đào tạo cung cấp một khuôn khổ hữu ích cho các hoạt động và nguồn lực mà bạn sẽ sử dụng nhằm hướng một nhóm người tới một mục tiêu học tập nào đó.
Để tạo một kế hoạch đào tạo hiệu quả, thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn.
- Bước 2: Xác định rõ chủ đề chính và các khái niệm liên quan.
- Bước 3: Sắp xếp nội dung giảng dạy
- Bước 4: Lên kế hoạch trình bày.
- Bước 5: Đánh giá.
- Bước 6: Đảm bảo về mặt thời gian.
Tạo một kế hoạch đào tạo mất khá nhiều thời gian, nhưng nó đảm bảo các thông tin được sắp xếp theo một trình tự logic. Giúp các học viên tham gia tích cực và cuối cùng, hiểu và nhớ bài hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng kế hoạch đào tạo cho các khóa học trực tuyến, tuy nhiên bạn sẽ cần thêm thời gian và tăng các bài kiểm tra, vì rất khó để đánh giá xem học viên hiểu rõ thông điệp bạn muốn truyền đạt hay chưa.
