Làm thế nào giữ bình tĩnh trong khủng hoảng

Giữ quyền kiểm soát trong thời gian khó khăn

Bạn phản ứng như thế nào trong trường hợp khẩn cấp? Bạn đông cứng lại hay thấy rằng tâm trí mình trống rỗng? Cả hai phản ứng đều không giúp bạn hay nhóm bạn, nhưng có thể giảm thiểu hoặc ngăn chặn chúng cùng với việc chuẩn bị và lập kế hoạch.

Từ “khủng hoảng” gợi lên hình ảnh lũ lụt, bão, cháy rừng hoặc có thể là cướp ngân hàng hoặc khủng bố. Tuy nhiên, xét về mặt kinh doanh, nó có thể được sử dụng cho bất kỳ tình huống nào, từ việc thu hồi sản phẩm khẩn cấp hoặc khiếu nại gian lận đến sự sụp đổ của thị trường.

Ở cấp địa phương, khủng hoảng có thể được kích hoạt khi các thành viên chủ chốt trong nhóm nghỉ ốm cùng lúc hay có thông tin về việc sa thải hoặc thay đổi lớn. Đây có thể là những vấn đề trên toàn cầu nhưng có ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhóm hoặc tổ chức bạn.

Bạn cần phải được tổ chức và nhanh chóng phản ứng lại với cuộc khủng hoảng. Nhưng trên hết, bạn cần phải bình tĩnh. Không dễ gì để giữ điềm tĩnh khi mọi thứ đi sai hướng nhưng bài viết này sẽ giúp bạn suy nghĩ rõ ràng. Chúng ta xem xét các cuộc khủng hoảng trong 2 giai đoạn: trước khi chúng bùng nổ và trong khi chúng đang xảy ra.

Trước khi khủng hoảng xảy ra – Chuẩn bị

Chuẩn bị tốt hơn cho cuộc khủng hoảng sẽ khiến bạn phản ứng tốt hơn khi nó xảy ra. Nếu bạn đặt nền móng và đã có kế hoạch được kiểm tra và thử nghiệm tại chỗ, bạn và mọi người có thể bình tĩnh hơn và thoải mái khi biết có thể làm theo quá trình để giải quyết nó.

6 bước sau có thể giúp bạn chuẩn bị khi có mối đe dọa đột ngột và bất ngờ xảy đến với tổ chức .

1. Đặt đúng người và hệ thống vào đúng chỗ

Nếu các hoạt động hàng ngày của bạn chạy như chiếc đồng hồ, bạn sẽ dễ bị tổn thương trong cuộc khủng hoảng. Một nhóm có tổ chức, hiệu quả và phối hợp sẽ trở nên kỷ luật và có thể hoạt động hiệu quả trong những hoàn cảnh khó khăn.

Các thành viên trong nhóm phối hợp tốt với nhau và biết rõ về quy trình bên trong sẽ nhận thức được “tiếng rì rào và rên rỉ” trong hệ thống rõ hơn. Đừng bỏ qua những điều này vì chúng có thể là dấu hiệu báo trước cho những vấn đề nghiêm trọng hơn.

Tuyển dụng, đào tạo và hỗ trợ một số lượng đủ những người có kỹ năng và thúc đẩy mọi người để điều hành phòng ban hoặc doanh nghiệp hiệu quả. Điều này tạo cho bạn cơ sở vững chắc để đối phó với bất cứ điều gì bất thường.

2. Nắm lấy sự không chắc chắn

Bối cảnh kinh doanh thay đổi liên tục và đôi khi thay đổi đột ngột không thể đoán trước. Một môi trường không ổn định như vậy được gọi là VUCA, dựa vào những điều kiện như Volatile/ dễ bay hơi, Uncertain/ không chắc chắn, Complex/ phức tạp và Ambiguous/ không rõ ràng.

Quản lý trong những thời điểm này có thể khiến bạn khó chịu và sợ hãi và bạn có thể bị cám dỗ bỏ qua hoặc chống lại sự thay đổi khó khăn. Nhưng nếu chấp nhận thách thức, bạn sẽ có khả năng xác định và quản lý bất kỳ cuộc khủng hoảng tiềm ẩn nào tốt hơn sau này.

Có người nói bạn có thể dùng lửa chống lại lửa, vì vậy hãy dùng VUCA để đấu lại VUCA! Bạn có thể chống lại bốn yếu tố tiêu cực bằng cách nxem xét 4 phản ứng tích cực:

• Các giá trị và cách mà bạn gắn bó với chúng khi gặp khó khăn.
• Hiểu được tình huống mà bạn đang trải qua
• Truyền thông rõ ràng với đồng nghiệp.
• Nhanh nhẹn trong cách phản ứng và thích nghi.

3. Lên kế hoạch cho khủng hoảng

Bạn cần phải hiểu những ảnh hưởng của khủng hoảng đến tổ chức và lập ra chiến lược để đối phó với chúng. Ngoài ra, bạn cần lên kế hoạch, tìm cách phục hồi sau những khủng hoảng đó.

Có 4 giai đoạn khi lên kế hoạch cho cuộc khủng hoảng:

1. Thành lập nhóm khủng hoảng. Điều này cần phải được thực hiện trước khi xảy ra bất kỳ cuộc khủng hoảng nào.
2. Xác định những rủi ro chính. Cũng như những thảm hoạ tiềm ẩn lớn, hãy suy nghĩ về những tình huống hàng ngày có thể phát triển thành khủng hoảng và khả năng xảy ra những mối đe dọa đó.
3. Phát triển kế hoạch khủng hoảng. Hãy xem xét làm thế nào để phản ứng với mỗi cuộc khủng hoảng quan trọng.
4. Lên kế hoạch khôi phục hoàn toàn. Xác định xem làm thế nào để đưa những hoạt động quan trọng trở lại sau khi xảy ra trường hợp khẩn cấp và trở lại “kinh doanh như bình thường” càng nhanh càng tốt.

Mẹo:

Những giai đoạn được liệt kê ở trên là bản phác thảo cơ bản về những gì cần có cho một chiến lược mạnh mẽ và hiệu quả nhằm đối phó với thảm họa. Để có cái nhìn sâu sắc hơn nhằm xác định và ứng phó với những cuộc khủng hoảng tiềm ẩn, hãy tìm hiểu bài viết Kế hoạch cho khủng hoảng.

4. Lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Sẽ rất khó khi suy nghĩ đến truyền thông tại thời điểm ở giữa thảm họa. Nhưng truyền thông trong khủng hoảng không phải là sự sao nhãng phiền phức mà đó là một phần quan trọng trong kế hoạch khủng hoảng.

Một tình huống xấu có thể trở nên tồi tệ hơn nếu tin đồn và suy đoán lấp đầy khoảng trống được tạo ra, khi truyền thông chính thức vắng mặt, không rõ ràng hoặc không nhất quán. Truyền thông hiệu quả, nhanh chóng và súc tích có thể giúp trấn an thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan khác.

Bạn cần phải suy nghĩ về những thông điệp quan trọng mà mình muốn truyền tải. Ví dụ: bạn có thể muốn trấn an khách hàng là có thể đáp ứng tất cả đơn đặt hàng hiện tại của họ.

Những bước khác có thể thực hiện để làm cho truyền thông trở nên hiệu quả nhất bao gồm dự đoán câu hỏi của mọi người và chuẩn bị câu trả lời, chỉ định người phát ngôn đáng tin cậy thông báo và trung thực, cởi mở về tình hình.

Nếu rõ ràng, mạch lạc và nhạy cảm, bạn sẽ khiến cho việc truyền tải và đón nhận thông tin xấu trở nên dễ dàng và ít căng thẳng hơn cho tất cả những người có liên quan.

5. Tự chăm sóc bản thân

Một cuộc khủng hoảng tấn công vào một trong những nhu cầu cơ bản nhất của chúng ta – nhu cầu bảo vệ. Cảm giác mất an toàn, dù là về thể chất hay tâm lý có thể gây ra những cảm xúc mạnh mẽ như sợ hãi và hoảng loạn. Bạn có thể bảo vệ mình bằng cách phát triển khả năng phục hồi và học cách quản lý áp lực trước khi nó gây ra căng thẳng.

Tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như dành thời gian thực hiện một số hoạt động như thiền, tập thể dục và ghi nhật ký có thể giúp bạn phát triển sức mạnh bên trong khi gặp thời điểm khó khăn.

6. Xây dựng niềm tin và lòng trung thành trong nhóm

Một nhóm cùng tập hợp lại sẽ vượt qua khủng hoảng thành công hơn là một nhóm gồm những người bị cô lập hoặc chỉ quan tâm bản thân mình. Bạn có thể nâng cao sự tự tin của bản thân và người khác với sự giúp đỡ của bài viết Xây dựng sự tự tin.

Các thành viên trong nhóm sẽ hướng dẫn bạn khi gặp khủng hoảng là điều tự nhiên. Bài viết Lãnh đạo trong thời điểm khó khăn, khám phá những chiến lược mà bạn có thể sử dụng để vượt qua thử thách.

Cách bạn và các thành viên trong nhóm phản ứng với khủng hoảng cũng phụ thuộc vào mức độ tin tưởng lẫn nhau. Như đề cập trong bài viết, “Xây dựng lòng tin trong một nhóm“, một nhóm không có sự tin tưởng thì không thực sự là một đội … Tuy nhiên, khi tin tưởng được đặt đúng chỗ, mỗi cá nhân trong nhóm trở nên mạnh hơn và nhóm có thể đạt được mục đích thực sự có ý nghĩa .” Bạn có thể thu được lòng tin và lòng trung thành của các thành viên trong nhóm bằng cách chứng minh những hành vi có chất lượng cao như sự trung thực, toàn vẹn, tôn trọng và trung thành với họ.

Sau khi khám phá những gì bạn có thể làm để chuẩn bị cho mình, cho nhóm và tổ chức để đối phó với cuộc khủng hoảng tiềm ẩn, hãy xem xét làm thế nào để giữ bình tĩnh và đối phó nếu điều tồi tệ nhất xảy ra.

Đối phó trong suốt cuộc khủng hoảng

Đặt nền tảng lý thuyết cho cuộc khủng hoảng là một chuyện nhưng đối phó với thực tế lại là chuyện khác. Bạn cần có những kỹ năng cá và kỹ thuật cá nhân vững chắc để xem xét. Sau đây là 4 kỹ năng:

1. Quản lý cảm xúc của bạn

Khi khủng hoảng tấn công, bạn có thể trải qua cơn sốt adrenaline khi cố gắng xem xét điều gì đã xảy ra. Vì vậy, trước khi nhảy vào hành động hoặc đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy dành thời gian tập hợp suy nghĩ và xem xét tình huống một cách khách quan. Hãy hít một hơi thật sâu!

Hãy giữ bình tĩnh cả tâm trí lẫn cơ thể bằng những kỹ thuật thư giãn thể chất như hít thở sâu, giãn cơ và tập trung, khai thác tư duy tích cực với những lời khẳng định tích cực.

Sau đó, hãy làm theo Mô hình ra quyết định TDODAR làm giảm sự hoảng loạn, giúp bạn đưa ra quyết định tốt dưới áp lực. Hình dung ra một điểm vượt khỏi khủng hoảng mà tại đó bạn sẽ đạt được thành công. Và đừng ngại khi yêu cầu sụ giúp đỡ.

2. Đưa kế hoạch của bạn vào thực tiễn

Nếu đã có một kế hoạch khủng hoảng tại chỗ, bây giờ là thời điểm đưa nó vào thử nghiệm trong một tình huống thực tế. Xung quanh bạn có thể trở nên hoảng loạn nhưng đây là thời gian để bạn (và nhóm khủng hoảng) chuyển hệ thống sang chế độ “kiểm soát khẩn cấp”. Tập trung vào việc quản lý những thứ mà bạn có thể kiểm soát; không lãng phí năng lượng và nỗ lực để thay đổi những điều mà bạn không thể kiểm soát.

3. Hỗ trợ người khác

Bạn có thể sẽ phải làm việc những người lo lắng và quá cảm xúc, vì vậy hãy cố gắng hết sức để giữ được sự tự tin và tích cực. Các thành viên trong nhóm sẽ hoan nghênh sự hiện diện của một người có tổ chức, chuẩn bị và quyết đoán.

Hãy nhớ rằng, trong khi cần quyết đoán, mạnh mẽ và yêu cầu các thành viên trong nhóm hành động ngay lập tức để giải quyết khủng hoảng nhanh nhất có thể, hãy cố gắng đồng cảm và nhận thức được nỗi sợ hãi và lo lắng của họ.

Nhiều người nghĩ rằng họ phải đương đầu với cuộc khủng hoảng một mình làm việc sẽ không hiệu quả so với những người biết mình được hỗ trợ, vì vậy hãy chứng minh rằng bạn sẽ đứng lên vì mọi người.

4. Bảo vệ chống lại hành vi tiêu cực

Khi vùng nước trở nên khô cằn, một số người có xu hướng tìm kiếm nơi ẩn náu trong những hành vi tự phục vụ, cái mà có thể khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn. Chống lại những hành vi này cả trong nhóm lẫn trong hành động của chính bạn. Chúng bao gồm:

• Từ bỏ nhóm để “tự bảo vệ mình.”
• Quên đi những nguyên tắc truyền thông hiệu quả.
• Đổ lỗi cho người khác.
• Quên quy trình hoặc thủ tục trong trạng thái hoảng loạn.

Thay vào đó, hãy sẵn sàng và đóng góp hết mình để đáp ứng nhu cầu của nhóm hoặc tổ chức. Và hãy linh hoạt – chuẩn bị vượt lên trên những gì mà bạn thường có thể cung cấp.

Những điểm chính

Khủng hoảng có thể bùng phát đột ngột. Chúng có thể xảy ra do những sai lầm mà bạn hoặc tổ chức đã mắc phải hoặc do những sự kiện hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát cho dù đó là sự kiện kinh tế, chính trị hay tự nhiên.

Bất kể tình huống là gì, giữ bình tĩnh và kiểm soát là điều thiết yếu cho sự sống còn và thành công, cho dù bạn là người lãnh đạo, quản lý hay thành viên trong nhóm.

Bạn có thể chuẩn bị trước cho cuộc khủng hoảng bằng cách chọn đúng người và đúng hệ thống, nắm lấy sự không chắc chắn, lập kế hoạch cho rủi ro, truyền thông, chăm sóc bản thân và xây dựng sự tin tưởng, lòng trung thành trong nhóm.

Bạn có thể đối phó tốt hơn trong thời điểm khủng hoảng nếu biết quản lý cảm xúc của mình, đưa kế hoạch vào thực tiễn, hỗ trợ người khác và bảo vệ chống lại những hành vi tiêu cực.