Blog

Khi nào cần Cải tổ doanh nghiệp? và 7 bước thực hiện

Giải cứu tổ chức khi gặp khủng hoảng.

Doanh số bán hàng của công ty Nam liên tục giảm trong vài quý gần đây và thị phần giảm đáng kể.

Do vậy, Nam lo lắng về việc công ty cạn kiệt tiền mặt.

Anh biết rằng cần phải có những thay đổi đáng kể để cứu công ty nhưng không biết bắt đầu từ đâu.

Là giám đốc điều hành mới, Nam không chỉ phải đưa ra kế hoạch hiệu quả để đảo ngược sự suy giảm của tổ chức mà còn cần nhận được sự tham gia của mọi người. Anh cần phải hành động nhanh chóng, trước khi công ty hết tiền trả lương, tiền thuê nhà và dịch vụ.

Kịch bản này quen thuộc với hàng ngàn tổ chức, kể cả lớn và nhỏ, đặc biệt là trong thời đại hiện nay và nếu tổ chức bạn rơi vào tình huống này thì có lẽ cần phải cải tổ. Nhưng “cải tổ” là gì? Và làm thế nào để giải quyết dự án khổng lồ như thế này?

Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét những vấn đề cơ bản về quản lý cải tổ doanh nghiệp: nó là gì, tại sao lại cần thiết và làm thế nào để thực hiện bước đột phá thành công.

Quản lý cải tổ doanh nghiệp là gì?

Quản lý cải tổ doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi một tổ chức đang suy giảm thành một công ty có lợi nhuận bằng cách tổ chức lại lãnh đạo, quy trình và tài chính của nó.

Quá trình này khác biệt rõ rệt với các phương pháp tiếp cận khác mà tập trung vào việc thúc đẩy doanh số bán hàng, cắt giảm chi phí hoặc quản lý trong khoảng thời gian khủng hoảng.

Quản lý cải tổ doanh nghiệp là một phản ứng nhanh chóng, có kỷ luật với tình huống mà nếu để nó tiếp tục, có thể dẫn đến phá sản.

Quản lý cải tổ doanh nghiệp bao gồm:

  • Cắt giảm chi phí và những hoạt động tài chính khác;
  • Giải quyết những vấn đề còn tồn tại, như sự trì trệ hoặc thiếu sót trong hệ thống quản lý, thậm chí là mô hình kinh doanh hoặc văn hoá.

Một khi vấn đề hoặc tình huống ban đầu được điều chỉnh, các nhà lãnh đạo có thể thiết lập chiến lược hoặc một loạt quy trình mới để ngăn tổ chức bị tụt lại khi gặp phải khó khăn.

Sử dụng

Không phải khi tổ chức bị suy giảm nghiêm trọng – hoặc gặp phải khủng hoảng tiền mặt – thì chiến lược cải tổ mới trở nên hữu ích và hiệu quả.

Những tổ chức hoạt động kém hiệu quả có thể được hưởng lợi từ việc quản lý cải tổ doanh nghiệp.

Những chiến lược này cũng có thể giúp ích cho những tổ chức cần thay đổi vì mô hình hoạt động hiện tại không phù hợp hoặc lỗi thời.

Ngoài ra,

  • Những tổ chức phát triển quá nhanh – chẳng hạn như khởi nghiệp thành công – vẫn có thể cần cách tiếp cận cải tổ vì đang trải qua khủng hoảng dòng tiền.
  • Hoặc một tổ chức “ khỏe mạnh “ khác có thể cần phải giải quyết tổn thất tài chính tốn kém, không lường trước được. Sự mất mát này có thể gây nguy hiểm cho công ty nên có thể cần một số hành động cải tổ.

Thông thường, các CEO và chuyên gia tư vấn là những gương mặt dễ nhìn thấy nhất trong quá trình cải tổ của tổ chức. Tuy nhiên, bất cứ ai trong vai trò lãnh đạo đều có thể sử dụng những chiến lược này để chuyển đổi một nhóm, một bộ phận hoặc một tổ chức.

Chú thích:

Mặc dù công ty có thể cần phải tiến hành cải tổ tại bất kỳ giai đoạn nào trong vòng đời của nó nhưng tổ chức đã hoạt động trong nhiều năm thường cần thiết nhất . Bài viết Vòng đời doanh nghiệp của Adize giúp bạn hiểu rõ hơn về những giai đoạn tăng trưởng và suy giảm điển hình.

Kim tự tháp phát triển tổ chức giúp bạn quản lý thành công mỗi giai đoạn tăng trưởng của tổ chức.

Khung cải tổ

Stuart Slatter và David Lovett đã phát triển cách tiếp cận đối với cải tổ doanh nghiệp vào cuối những năm 1990. Năm 2006, cùng với Laura Barlow, họ đã xuất bản khung 7 bước để quản lý cải tổ doanh nghiệp trong cuốn sách,  Leading Corporate Turnaround: How Leaders Fix Troubled Companies.”

7 bước đó là:

  1. Ổn định khủng hoảng.
  2. Lãnh đạo mới.
  3. Quản lý các bên liên quan.
  4. Chiến lược tập trung.
  5. Cải tiến quy trình.
  6. Thay đổi tổ chức.
  7. Tái cơ cấu tài chính.

Theo các tác giả, mỗi bước là một phần thiết yếu của quá trình cải tổ, do đó không thể giải quyết một trong những điều này có thể làm suy yếu nỗ lực của bạn. Hãy xem xét từng bước và thảo luận làm thế để thực hiện nó.

1. Ổn định khủng hoảng

Nhiều tổ chức cần phải tiến hành vì trải qua cuộc khủng hoảng cụ thể; khủng hoảng này thường, nhưng không phải lúc nào cũng, liên quan đến dòng tiền.

Bước đầu tiên cần làm là ổn định tình hình giúp bạn có cơ hội chuyển sang những bước sau.

Tất cả các công ty gặp phải khủng hoảng nếu họ đang có nguy cơ hết tiền trả lương cho nhân viên, tiền thuê nhà và những hóa đơn khác. Thực tế, công ty có thể thất bại nếu có dấu hiệu cho thấy cạn kiệt tiền vốn.

Nếu tổ chức bạn gặp phải tình huống này, hãy ưu tiên ổn định tài chính.

Trường hợp vấn đề xuất phát từ tiền mặt, hãy bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng tất cả giao dịch mua bán và thanh toán được ủy quyền bởi nhóm cải tổ – và củng cố điều này bằng cách kiểm soát tất cả phương thức thanh toán.

Dừng tất cả những dự án tùy ý và đảm bảo rằng bạn biết và phê duyệt tất cả những khoản thanh toán đi ra khỏi tổ chức.

Sau đó, phân tích dòng tiền mặt trong bộ phận hoặc tổ chức. Mục tiêu chính là tiết kiệm tiền mặt và tạo ra doanh thu ngắn hạn, do đó bạn cần có những nguồn lực cần thiết để tiếp tục tiến lên.

Phát triển những sáng kiến có thể thực hiện cả hai, một cách nhanh chóng.

Tiếp theo, hãy xác định bất kỳ mối đe dọa trực tiếp nào khác đối với tổ chức. Mặc dù nhiều vấn đề có thể cần nhận được sự chú ý ngay nhưng hãy chỉ tập trung vào những vấn đề đe dọa đến sự sống còn của tổ chức.

2. Lãnh đạo mới

Lãnh đạo yếu kém thường là lý do chính khiến tổ chức hoặc bộ phận suy giảm. Bằng cách thay đổi lãnh đạo, bạn có thể gửi một thông điệp mạnh mẽ đến tất cả mọi người trong nhóm rằng bạn đang thực hiện các bước để giải quyết tình huống.

Xem lại đội ngũ lãnh đạo hiện tại:

  • Ai là người làm việc tốt?
  • Bạn muốn thay đổi ai?
  • Ai có khả năng gây ra cho bạn nhiều vấn đề nhất?

Hãy nghĩ xem ai có thể hỗ trợ cho bạn và lên danh sách liệt kê những đồng minh này. Gặp gỡ họ để truyền đạt mục tiêu, ưu tiên và đảm bảo rằng mọi người đồng ý.

Khuyến khích câu hỏi, cởi mở và trung thực về tình hình mà bạn đang phải đối mặt.

Nếu ai đó chống lại nỗ lực của bạn – vì đang đấu tranh cho những dự án tốn kém chưa tạo ra doanh thu – hãy xem xét đến việc di chuyển họ ra khỏi những vị trí ảnh hưởng.

Vào lúc này, bạn và những người khác trong nhóm cần xây dựng lòng tin trong tổ chức và với những bên liên quan chính.

Hãy làm mọi thứ có thể để đạt được một số chiến thắng nhanh chóng. Sau đó, xây dựng chiến lược nhân sự để đảm bảo cho thành công dài hạn.

3. Quản lý các bên liên quan

Bây giờ bạn cần nhìn vào mối quan hệ của mình với các bên liên quan chính.

Đầu tiên, tiến hành Phân tích các bên liên quan, xác định các bên liên quan chính của bạn là ai và mức độ đầu tư của họ trong tổ chức.

Nói chuyện với họ để xin ý kiến, cấu trúc thông điệp và cách tiếp cận của bạn để thu hút họ; điều này sẽ giúp bạn giành được sự hỗ trợ cho những sáng kiến thay đổi của mình.

Nhân viên là những bên liên quan quan trọng, do đó hãy đảm bảo thông báo cho họ về những rủi ro và thách thức mà tổ chức phải đối mặt một cách hợp lý.

Thiếu thông tin rõ ràng và tính minh bạch sẽ dẫn đến sợ hãi, tin đồn và làm mất tinh thần.

Mẹo: Bài viết Truyền thông trong khủng hoảng sẽ chỉ cho bạn cách giữ đường truyền thông mở trong những tình huống căng thẳng.

Hãy làm mọi thứ có thể để mọi người tham gia vào nỗ lực cải tổ.

Nhân viên có thể đưa ra gợi ý giá trị để tăng doanh thu, cắt giảm chi phí; bạn có thể xây dựng sự tin tưởng và thống nhất bằng cách chứng minh rằng bạn đánh giá đầu vào của họ và lắng nghe những gợi ý của họ.

4. Chiến lược tập trung

Tiếp theo, phân tích chiến lược của tổ chức và xác định nơi mọi thứ mắc sai lầm.

Bạn có thể cần thay đổi trọng tâm chiến lược và thực hiện thay đổi đối với kế hoạch kinh doanh.

Đây có thể là một quá trình phức tạp và kéo dài nhưng bạn có thể sử dụng rất nhiều tài nguyên và cách tiếp cận hỗ trợ.

Có nhiều lý do giải thích tại sao bạn cần phải suy nghĩ lại chiến lược:

  • Có thể là do công nghệ hoặc điều kiện thương mại thay đổi và bạn cần phải cắt giảm các dòng sản phẩm, phòng ban hoặc thậm chí công ty con;
  • Có thể là do bạn phải cạnh tranh với sự mua lại gần đây; hoặc có thể do nhu cầu tiêu dùng trong thị trường thay đổi.

Trong điều kiện bình thường, phát triển chiến lược có thể diễn ra chậm chạp – bạn không thể đáp ứng được điều này trong thời gian cải tổ.

Hãy táo bạo,

Giữ cho chiến lược mới trở nên đơn giản và chuẩn bị thực hiện những thay đổi lớn ngay cả khi điều này khiến những người không quan trọng trong doanh nghiệp không hài lòng.

Sau tất cả, sự tồn tại của tổ chức đang bị đe dọa.

5. Cải tiến quy trình

Khi đã biết mình muốn làm gì, đã đến lúc bạn cần cân nhắc làm thế nào để cải tiến những quy trình cốt lõi của tổ chức, Rất có thể về cơ bản, một số quy trình quan trọng có thể bị thiếu sót.

Ví dụ: thời gian phản hồi chậm khi giao dịch với khách hàng, gặp vấn đề về kiểm soát chất lượng hoặc sử dụng thiết bị đã lỗi thời, không hiệu quả.

Khi xem xét quy trình, hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu đầy đủ những nguyên tắc Quy trình tinh gọn (ngay cả khi kinh doanh dịch vụ), lý thuyết các điểm hạn chế, 6 Sigma và quản lý chất lượng tổng thể.

Điều này giúp bạn đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả.

6. Thay đổi tổ chức

Trừ khi chuẩn bị cẩn thận, nếu không bạn có thể gặp phải vấn đề thay đổi cấu trúc, đội nhóm và văn hoá của tổ chức. Có thể có nhiều lý do:

  • một số nhà quản lý hoặc thành viên trong nhóm phản đối nỗ lực thay đổi;
  • bạn phải làm việc với những người thiếu kiến thức hoặc kỹ năng quan trọng, hoặc
  • có thể các thành viên trong nhóm trở nên thờ ơ với những sáng kiến mới.

Trước hết, hãy chắc chắn hiểu hết những nguyên tắc của quản lý thay đổi và đặt chương trình thay đổi thích hợp vào đúng vị trí. Sau đó, đảm bảo mọi người hiểu được chiến lược mới.

Vì chiến lược và mục tiêu mới của tổ chức, đào tạo lại nhanh chóng là rất cần thiết.

Cung cấp cho các thành viên trong nhóm bản đánh giá nhu cầu đào tạo xác định điểm mạnh và điểm yếu của họ, sử dụng train to trainer hoặc phương pháp tiếp cận dựa trên webinar để đào tạo nhiều người một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Thiết lập kế hoạch quản lý hiệu suất.

Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho tất cả mọi người và giải thích kết quả mà họ phải chịu trách nhiệm. Đưa ra phần thưởng phù hợp với chiến lược và chỉ số hiệu suất mới của tổ chức.

Bài viết Quản lý theo mục tiêu sẽ chỉ cho bạn cách thúc đẩy mọi người bằng việc sắp xếp mục tiêu của họ với mục tiêu của tổ chức và bài viết Chiến lược lương thưởng sẽ giúp bạn sắp xếp ưu đãi với chiến lược của mình.

Đo lường hiệu suất mỗi tuần trong những tháng đầu của quá trình cải tổ sẽ giúp bạn xác nhận mọi người đều đi đúng hướng và đang đi đúng hướng.

7. Tái cơ cấu tài chính

Là một phần của quá trình cải tổ, bạn có thể cần tổ chức lại tình hình tài chính của công ty.

Bạn có thể đã giải quyết dòng tiền mặt ngắn hạn trong bước 1. Tuy nhiên,

Bây giờ,

Bạn cần xem xét lại dòng tiền mặt dài hạn và bảng cân đối tài chính dài hạn của tổ chức, đảm bảo có nguồn tài chính phù hợp thực hiện phần còn lại của kế hoạch cải tổ.

Đó có thể là huy động vốn mới, tái cấu trúc nợ hiện tại để linh hoạt hơn hoặc tăng vốn để có thể hoạt động thành công.

Những điểm chính

Quản lý cải tổ là quá trình đấu tranh trong tổ chức và chuyển đổi theo hướng tốt hơn.

Mặc dù cải tổ thoờng liên quan đến những tổ chức gặp phải tình trạng suy giảm hoặc rủi ro tài chính nhưng quá trình này vẫn hữu ích trong những tình huống khác.

Cuốn sách năm 2006 của Slatter, Lovett, và Barlow:  “Leading Corporate Turnaround,” cung cấp cách tiếp cận bảy bước dẫn đến sự thay đổi thành công. Bảy bước đó là:

  1. Ổn định khủng hoảng.
  2. Lãnh đạo mới.
  3. Quản lý các bên liên quan.
  4. Chiến lược tập trung.
  5. Cải tiến quy trình.
  6. Thay đổi tổ chức.
  7. Tái cơ cấu tài chính.

Khi bạn bắt đầu quá trình cải tổ, hãy thông báo cho mọi người về những rủi ro và thách thức mà tổ chức đang đối mặt.

Nhân viên là một nguồn lực quan trọng nhưng thường được sử dụng rất ít; hãy yêu cầu sự giúp đỡ và đầu vào của họ trong suốt quá trình này.

hướng dẫn okr cho ceo