Nếu bạn là đại lý bán lẻ, bạn có thể có một thời gian bận rộn trước những ngày nghỉ. Tổ chức của bạn có thể trải qua những thay đổi theo mùa trong hoạt động của tổ chức.
Nó có thể đem lại doanh thu cần thiết, nhưng giai đoạn bận rộn này cũng khó để quản lý. Trừ khi bạn có kế hoạch trước, bạn có thể thấy việc thiếu nhân viên, hoặc thành viên nhóm phải đối đầu với khối lượng công việc tăng lên của họ.
Là một người quản lý, bạn cần phải đối phó với tác động của những thay đổi theo mùa trong nhóm. Khi bạn làm điều này, bạn có thể đảm bảo nguồn lực mà bạn cần, nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, bạn tận dụng tối đa các kỹ năng của mỗi người.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn có thể đối phó với những thay đổi trong khối lượng công việc theo mùa của nhóm bạn.
Mục lục
Chuẩn bị cho khối lượng công việc tăng lên
Sử dụng các chiến lược dưới đây:
1 Hiểu bức tranh tổng quan và lập một kế hoạch
Khi bạn bắt đầu một vai trò quản lý mới, điều quan trọng là phải hiểu tính chất mùa vụ trong ngành ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức. Nhìn vào các dòng tiền từ các năm trước: xác định xem bạn sẽ cần bao nhiêu trong mùa bận rộn để trang trải các chi phí và giúp bạn qua mùa yên tĩnh.
Trong kế hoạch của bạn, hãy chuẩn bị phương án làm thế nào bạn sẽ xử lý nếu nó đột ngột tăng cao hoặc nếu đột ngột sụt giảm. (Quản lý tiền mặt là rất quan trọng ở đây, nhưng nó vượt ra ngoài phạm vi của bài viết này.)
Tiếp theo, dự trù về nhân viên và tài nguyên cần thiết cho mùa bận rộn, và lập kế hoạch trước cho việc này. Ví dụ, suy nghĩ về cách bạn sẽ tuyển dụng nhân viên tạm thời mà bạn sẽ cần, lập kế hoạch tăng nỗ lực Marketing để tối đa hóa doanh thu trong thời gian này.
Sau đó, sử dụng phân tích rủi ro để tìm hiểu cách thức các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến nhóm của bạn, chẳng hạn như vấn đề nguồn cung cấp hoặc những người chủ chốt có thời gian nghỉ ốm.
2 Phổ biến kế hoạch của bạn
Tiếp theo, phổ biến kế hoạch của bạn cho nhân viên, và khuyến khích họ đặt câu hỏi và chia sẻ những ý tưởng của họ. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đều hướng đến một kỳ vọng rõ ràng: nên sử dụng Điều lệ đội để định hướng mọi người.
Thành viên trong nhóm của bạn nên hiểu rằng họ sẽ cần phải “ra sân ” trong suốt thời gian bận rộn: ở lại muộn, hoặc làm việc trong các ngày cuối tuần hoặc ngày lễ. Nhận thức nhân viên mới cũng nên nói rõ những điều sẽ xảy ra và bao gồm thông tin trong bảng mô tả công việc.
Kiểm tra pháp luật lao động tại địa phương để đảm bảo các bạn tuân thủ đúng quy định về ngày nghỉ trong thời gian bận rộn.
3 Hỗ trợ nhân viên của bạn
Bạn có thể muốn cung cấp đào tạo thêm về kỹ năng quản lý thời gian và kỹ năng ưu tiên trước khi tới mùa bận rộn.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng mọi người biết họ có thể liên hệ với bạn nếu họ đang phải vật lộn với khối lượng công việc của họ. Sử dụng kỹ năng quản lý khi đi dạo trong mùa cao điểm để chắc chắn rằng mọi người hạnh phúc, và phát hiện những dấu hiệu cảnh báo của bất kỳ vấn đề.
Đào tạo, bồi dưỡng thêm các kỹ năng nghiệp vụ để giúp đỡ nhân viên đối phó với vấn đề khi họ đang bận rộn. Ví dụ, nhân viên cần hỗ trợ khi đối phó với khách hàng không hài lòng.
Trong mùa bận rộn của bạn, thành viên trong nhóm làm việc trong vai trò đòi hỏi khắt khe về mặt cảm xúc, chẳng hạn như các dịch vụ bán lẻ hoặc khách hàng, sẽ cần thêm hướng dẫn và sự chú ý. Hãy cho mọi người nghỉ ngơi thường xuyên để họ có thể lấy lại sức, khuyến khích họ đi bộ thư giãn quanh không gian làm việc hoặc dành một vài phút một mình thư giãn.
4 Tăng tinh thần và gắn kết đội nhóm
Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm của bạn có một môi trường làm việc lành mạnh. Khi mọi người cảm thấy an toàn và thoải mái, họ sẽ có hiệu quả hơn, có tinh thần cao hơn, và tham gia nhiều hơn trong công việc của họ.
Ngoài ra, cần có thời gian để ăn mừng thành tích của nhân viên, để giữ không khí trong giờ cao điểm. Công khai công nhận sự chăm chỉ, nỗ lực và kết quả của các thành viên và cho thấy sự đánh giá cao của bạn bằng cách nói “cảm ơn” các thành viên nhóm chăm chỉ.
5 Quản lý kỳ vọng của khách hàng
Khi thích hợp, trao đổi với khách hàng, để họ biết mong đợi những gì, ví dụ, với các công ty thường yêu cầu kế toán trao đổi trước với khách hàng để phục vụ cho các vấn đề thuế do tính thời hạn của nó.
Giữ vững tiêu chuẩn và chất lượng cao, ngay cả trong thời gian bận rộn; và yêu cầu tính tự động hóa các công việc, để bạn có thể mở rộng quy mô một cách dễ dàng.
6 Quản lý thời gian riêng của bạn
Hãy nhớ để quản lý thời gian của bạn một cách cẩn thận trong giai đoạn bận rộn. Tập trung, bình tĩnh, làm gương và cho mọi người thấy họ làm thế nào để có thể tiếp tục để đạt được mục tiêu, ngay cả khi họ đang chịu áp lực.
Ghi chép các vấn đề bạn gặp phải khi bạn đang bận rộn, để bạn có thể tập trung vào chúng trong thời kỳ yên tĩnh.
7 Chiến lược cho mùa qua nhanh
Khi này hoạt động của tổ chức đã chậm lại, nhân viên có thể được nghỉ ngơi và thư giãn. Tuy nhiên, điều quan trọng cần làm một số bước chuẩn bị cho mùa tiếp theo.
8 Đào tạo và đòa tạo chéo
Thời gian chậm có thể là thời gian tốt nhất để đào tạo đội ngũ của bạn. Thứ nhất, đánh giá nhu cầu đào tạo để xác định các khoảng trống về kiến thức và kỹ năng.
Cung cấp chương trình đào tạo hoặc huấn luyện để đáp ứng nhu cầu của họ.
Tiếp theo, đào tạo chéo các thành viên đội, do đó bạn có một lực lượng lao động linh hoạt hơn. Sau khi đào tạo, hãy tạo cơ hội bằng cách di chuyển nhân viên quanh các vị trí để họ có các điều kiện thay đổi và ứng dụng.
9 Hãy xem xét các hợp đồng hàng năm
Tùy thuộc vào pháp luật lao động địa phương, bạn có thể muốn suy nghĩ về việc điều chuyển nhóm của bạn hàng năm.
Bạn có thể điều chỉnh lịch trình làm việc của nhân viên để trong mùa vụ họ sẽ làm việc lâu hơn, mà không sợ vi phạm hợp đồng lao động với họ.
10 Sửa chữa vấn đề và quy trình
Bắt đầu với bản ghi những vấn đề từ mùa bận rộn cuối cùng của bạn, hãy tìm cách tự động hóa các hoạt động, cait tiến thiết bị, và giải quyết vấn đề của mọi người trong mùa tới.
Tìm hiểu các vấn đề, sự thất vọng, sự khiếu nại hay tắc nghẽn bạn gặp phải. Thực hện phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng để tìm ta nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bạn có thể suy nghĩ về giải pháp với nhóm của bạn để xây dựng mọi thứ trở nên tốt hơn.
11 Đánh giá lại mục đích và mục tiêu
Xem lại các mục tiêu mà bạn đặt ra cho mùa năm nay hoặc quý. Nhóm bạn thực hiện như thế nào? Có đáp ứng được mục tiêu của bạn? Cùng nhóm phản ánh về những gì đã xảy ra, và những gì có thể làm khác trong tương lai.
Ngoài ra, sử dụng thời gian để suy nghĩ vềviệc làm thế nào bạn có thể phát triển chiến lược xa hơn. Bạn có dùng hết hơi thế của mùa bận rộn? Bạn có tăng cường nỗ lực Marketing để thúc đẩy bán hàng trong thời gian yên tĩnh?
Tóm tắt
Có khả năng tổ chức của bạn trải qua một số biến động theo mùa trong quá trình hoạt động của nó.
Là nhà quản lý, bạn cần lập kế hoạch cho những thay đổi này, và hỗ trợ những nhân viên của bạn vượt qua giai đoạn nóng trong năm.
Hãy sẵn sàng để hỗ trợ đội của bạn trong thời gian này, và chắc chắn rằng bạn giữ cho tinh thần chiến đấu cao.
Sau đó, khi áp lực làm giảm bớt, đánh giá về những thành công của đội bạn, và suy nghĩ làm thế nào các bạn có thể được xây dựng, giải quyết mùa bận rộn tiếp theo.
