Quản lý thời gian

Mục lục

Hãy sử dụng tốt nhất tài nguyên quý: thời gian

Trong bài viết, chúng ta sẽ xem xét:

• Quản lý thời gian và lợi ích của công tác này
• Các biện pháp quản lý thời gian và phương hướng lựa chọn biện pháp phù hợp.

1 Tại sao cần hệ thống quản lý thời gian?

1.1 Cần khi tính toán tiền lương

Trong hình thức cơ bản nhất của nó, nhân viên quản lý thời gian họ dành cho công việc bằng cách sử dụng một thẻ thời gian. Máy ghi lại những giờ làm việc, và các thông tin được gửi đến bộ phận phụ trách để xử lý.

Quản lý thời gian thường được sử dụng trong nhà máy, cơ sở bán lẻ và các môi trường khác nơi có truyền thống “ngờ vực” nhất định với nhân viên: không thể được tin cậy về việc họ sẽ đến đúng giờ và làm ca đầy đủ. Mặt khác, việc áp dụng quản lý thời gian có thể bảo vệ cả nhân viên và giám sát viên của họ, và hệ thống sẽ nhận về thông tin về thời gian họ làm thêm. Trong khi đó, các giám sát viên được giải thoát khỏi nhiệm vụ “điểm danh”, và có thể tập trung vào công việc có giá trị gia tăng hơn.

1.2 Cần với công tác xuất hóa đơn

Công ty luật, kế toán, tư vấn, và các dịch vụ khác(mà hoạt động theo nguyên tắc “bán thời gian”) cần các nhân viên của họ để theo dõi và xác định tỷ lệ thời gian chính xác cho mỗi hoạt động, dự án, vụ việc, công trình, để họ có thể xuất hóa đơn cho khách hàng của họ một cách chính xác.

1.3 Cần để ước tính hiệu suất

• Công ty luôn muốn nhân viên của mình tối đa hóa lượng thời gian tạo ra doanh thu, và giảm thiểu lượng thời gian dành cho công việc quản lý. Thông qua theo dõi thời gian làm việc, họ ghi lại và xác định năng suất mỗi người và tính tỷ trọng trong từng ngày từng nhân viêndùng để thực hiện công việc có thu phí.
• Mặt khác,khi sản phẩm hoặc dịch vụ được bán cho khách hàng ở một mức giá cố định: nếu các nhà tư vấn hoặc luật sư làm công việc nào đó với tốc độc nhanh hơn (có cùng chất lượng) so với một đồng nghiệp là người trên cùng một mức lương, họ rõ ràng là sẽ có thể chuyển sang các dự án tiếp theo sớm hơn, và kiếm được doanh thu nhiều hơn cho công ty của họ.
• Ghi lại thời gian dành cho công việc mức giá cố định cho phép các công ty phân tích quá trình lập dự toán của họ. Nếu nó cho kết quả là công việc thường xuyên mất nhiều thời gian hơn dự kiến, ngay cả khi người ta đánh giá cao hiệu quả làm việc đó, kết quả này rõ ràng “ăn vào” lợi nhuận. Mặt khác, nếu ngược lại, nếu mất thời gian hơn dự kiến mà hiệu quả không cao, các doanh nghiệp có thể bị mất hợp đồng vì hồ sơ dự thầu không cạnh tranh được.

1.4 Cần để hiểu về chi phí nội bộ

Ngay cả khi công việc không tính phí với khách hàng, các tổ chức cần phải biết những chi phí khác phát sinh.

Ghi nhận lượng thời gian tiêu tốn cho các trường hợp này giúp tổ chức xác định các loại chi phí,tỷ lệ chi phí và biến động theo thời gian của các loại chi phí này.

• Tính toán toàn bộ chi phí của một chiến dịch tiếp thị.
• Đánh giá liệu chức năng không chiến lược như thanh toán có thể hiệu quả khi thuê ngoài hay không.

Bằng cách thu thập loại thông tin này, bạn có thể lập kế hoạch cho dự án trong tương lai tốt hơn. Sử dụng dữ liệu quản lý thời gian cung cấp cho bạn một bức tranh chính xác hơn về hiệu quả của đội khi thực hiện một loạt các nhiệm vụ.

Quản lý thời gian cho phép bạn để xác định xu hướng. Bạn có thể xem những loại công việc nào đang được thực hiện nhiều hơn hoặc ít hơn, do đó hiểu và quản lý tốt hơn doanh nghiệp của bạn.

2 Các biện pháp quản lý thời gian

• Thẻ thời gian- Mọi người thường nghĩ đến hệ thống này đầu tiên.

Thẻ đục lỗ đó được đóng dấu thời gian và ngày tháng vào thời điểm bắt đầuđầuvà sau đó đóng dấu một lần nữa ở cuối. Thẻ thời giansau đó được gửi đến bộ phận chấm công  để được xử lý mỗi kỳ thanh toán.

Ngày nay, thông tin này thường được gửi bằng điện tử, và có thể được theo dõi rất chính xác. Có hệ thống không cố định và dễ dàng sử dụng khi làm việc tại công trường – ví dụ, trong ngành công nghiệp xây dựng. Thậm chí có những thiết bị sinh trắc học sử dụng nhận dạng vân tay. Loại hệ thống đảm bảo cung cấp thêm rằng những người lao động thực sự đã tham dự hoặc có mặt.

• Biểu thời gian-Thời gian được sử dụng để theo dõi các mục như có mặt, thời gian nghỉ, thời gian dự án, và giờ lập hoá đơn. Họ có thể bao gồm tỷ lệtheo giờ và thông tin chi phí. Biểu thời gian này sẽ giúp bạn đánh giá thời gian theo các nội dung: người lao động sử dụng, thời gian dành cho nhiệm vụ, thời gian dành cho dự án, và thời gian dành cho khách hàng. Biểu thời gian được thiết kế linh hoạt phụ vụ nhu cầu quản lý, có thể mang hình thức của một bảng tính, hoặc một ứng dụng quản lý thời gian đặc biệt như là một phần của phần mềm kế toán.

• Bản ghi trên máy tính– Đây là những ứng dụng máy tính theo dõi thời gian làm việc một ai đó dành cho các dự án cụ thể hoặc với khách hàng cụ thể.

Có hai loại phần mềm.

Các loại đầu tiên cho phép bạn chuyển đổi qua lại giữa các tác vụ.
Bằng cách này, bạn có thể theo dõi theo giờ mỗi dự án, phân biệt giữa tác vu cần lập hoá đơn và tác vụ không cần xuất hóa đơn, quản lý vắng mặt, tính toán làm thêm giờ, và in báo cáo tự động.

Loại thứ hai chạy trên nền kết hợpgiữa máy tính vàbản ghi chính xác những gì được làm mỗi giây trong ngày.Phần mềm này hoạt động bằng cách liên tục chụp ảnh màn hình, và nó cho phép bạn nhanh chóng “nhớ lại” những gì bạn đã làm, và trong bao lâu.

3 Bạn có cần một hệ thống quản lý thời gian?

Một số tổ chức buộc phải sử dụng một hệ thống quản lý thời gian.

• Nếu bạn có nhiều khách hàng hoặc nhiều dự án khác nhau, thì bạn phải theo dõi thời gian phân bổ cho các dự án đó.
• Khách hàng thường muốn biết rằng bạn có một hệ thống đáng tin cậy tại chỗ, và như vậy bạn có thể gửi hóa đơn cho họ để chứng thực điều này.

Đối với các tổ chức không nhất thiết sử dụng hệ thống theo dõi thời gian

• Bạn sẽ cân đối giữa lợi ích và chi phí khi cho lắp đặt hệ thống theo dõi công việc theo thời gian.
• Theo dõi nhân viên và kiểm tra về những gì họ đang làm mỗi phút trong ngày không phải là lý do để thiết lập một hệ thống quản lý thời gian.
• Nếu bạn đang theo dõi thời gian vì thiếu tin tưởng, thì còn có những vấn đề lớn hơn nhiều để giải quyết.

Trước khi lắp hệ thống quản lý thời gian:

• Chắc chắn rằng bạn biết lý do tại sao bạn muốn theo dõi nội dung này,
• Bạn sẽ sử dụng các thông tin như thế nào,
• Phân tích kết quả sẽ dẫn đến những thay đổi và cải tiến gì
• Hệthống quản lý thời gian có thể tốn kém nên cần phân tích chi phí – lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý thời gian:
  • Chi phí mua thiết bị và phần mềm.
  • Chi phí liên quan về thời gian để theo dõi hoạt động của nhân viên.
  • Ngay cả những giải pháp đơn giản nhất là bảng chấm công cũng cần được hoàn thành một cách thường xuyên.

Chúc bạn và đội nhóm quản lý thời gian hiệu quả!

Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong những bài viết tiếp theo nhé!