Làm thế nào để bạn trở thành một huấn luyện viên (Coach) hiệu quả?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét:
- Các vấn đề cơ bản trong huấn luyện tại nơi làm việc.
- Các phương pháp của một huấn luyện viên thành công.
- Một số tình huống mà huấn luyện có thể hữu ích.
- Một số ví dụ về các câu hỏi được sử dụng khi huấn luyện.
- Huấn luyện là gì
Huấn luyện là một cách hữu hiệu để phát triển năng lực, thúc đẩy hiệu suất của nhân viên. Nó cũng có thể giúp đối phó với các vấn đề và thách thức trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Một buổi huấn luyện thường sẽ diễn ra như một cuộc trò chuyện giữa huấn luyện viên và người được huấn luyện:
- Nó tập trung vào việc giúp đỡ nhân viên tự khám phá các câu trả lời.
- Nhân viên sẽ có nhiều động lực để thực hiện giải pháp mà họ tự tìm ra, hơn là giải pháp của người khác hay khi bị người khác bắt buộc phải làm!
Trong một số tổ chức:
- Huấn luyện còn là một công cụ để chỉnh sửa, điều chỉnh lại cách làm khi mọi thứ đi sai hướng.
- Nó cũng được coi là cách tiếp cận tích cực và đã được chứng minh hiệu quả trong việc giúp đỡ người khác khám phá các mục tiêu, tham vọng của họ, và sau đó đạt được chúng.
Huấn luyện viên tại nơi làm việc không phải là: Chuyên gia tư vấn, Nhà tâm lý trị liệu, hay Giáo viên, giảng viên. Mặc dù, những người này có thể sử dụng một số kỹ năng và công cụ tương tự.
Hầu hết các hình thức, huấn luyện chuyên nghiệp được thực hiện bởi những người có đủ trình độ làm việc để:
- Nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc của nhân viên,
- Giúp nhân viên phát huy đầy đủ tiềm năng của họ.
Các nhà quản lý và lãnh đạo trong tổ chức có thể thuê huấn luyện viên bên ngoài.
Lưu ý 1:
Thách thức chính đối với các nhà quản lý là cần tách biệt vai trò quản lý của mình ra khỏi vai trò huấn luyện.
Lưu ý 2:
Mặc dù huấn luyện tại nơi làm việc quan trọng như huấn luyện trong thể thao, nhưng cách tiếp cận là khác nhau.
- Huấn luyện viên thể thao sử dụng các kỹ năng kỹ thuật, kinh nghiệm, và “nói” theo phong cách định hướng.
- Ngược lại, “sử dụng câu hỏi và phản hồi” thường quan trọng hơn trong việc huấn luyện tại nơi làm việc.
- Lợi ích của việc tiến hành chương trình huấn luyện tại nơi làm việc
Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể trả lời về lợi ích của việc huấn luyện:
- Làm thế nào tôi có thể quản lý thời gian tốt hơn để đạt được những điều tôi muốn trong cuộc sống?
- Tôi nên làm gì tiếp theo trong sự nghiệp của mình tại tổ chức?
- Làm thế nào tôi có thể giảm căng thẳng trong công việc hay cuộc sống của tôi?
- Làm thế nào tôi có thể đạt được một sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống gia đình?
- Tôi cần phát triển thêm kỹ năng gì?
- Làm thế nào tôi có thể cải thiện mối quan hệ của tôi với đồng nghiệp?
- Quy tắc vàng của Huấn Luyện
Dưới đây là những “quy tắc” cơ bản trong huấn luyện:
3.1 Huấn luyện dựa trên cơ sở là sự tin cậy
Huấn luyện thành công chỉ khi người được huấn luyện có thể thảo luận mọi khía cạnh của một vấn đề một cách thẳng thắn, thậm chí phản biện, với huấn luyện viên.
Huấn luyện viên cần lắng nghe các vấn đề, kể cả vấn đề cá nhân hoặc thông tin cá nhân, và tất cả điều đó phải được giữ bí mật.
(Trừ khi, nó liên quan đến hoạt động tội phạm hoặc các hoạt động có hại cho các đội, các khách hàng hoặc tổ chức của mình; hoặc ảnh hưởng đến sự an toàn và phúc lợi của người khác).
3.2 Giải pháp luôn nằm trong tay của nhân viên
Điều này nghe có vẻ không bình thường, nhưng nó có nghĩa là nền tảng và các giải pháp tùy chọn có sẵn thường trong tay của nhân viên:
- Công việc của HLV là hỏi những câu hỏi đúng để giúp nhân viên đi đến những kết luận của riêng mình.
- Như trình bầy ở phần trên, huấn luyện là một cách rất mạnh mẽ giúp mọi người thay đổi.
Tất nhiên, các huấn luyện viên có thể cung cấp thêm các đầu vào hữu ích hoặc gợi ý, nhưng câu trả lời tốt nhất luôn đến từ người được huấn luyện.
Mẹo:
Có một sự khác biệt giữa các loại huấn luyện:
- Được tiến hành bởi một huấn luyện viên chuyên nghiệp (những người ở bên ngoài – không biết về các hoạt động hàng ngày của tổ chức).
- Và được tiến hành bởi một người quản lý/lãnh đạo trong tổ chức.
Đó là:
- Nhà quản lý có kiến thức và kinh nghiệm hữu ích, có trách nhiệm giúp mọi người tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi của họ.
- Nhà quản lý cần nhạy cảm và khiêm tốn trong cách giúp mọi người – các tình huống có thể phức tạp hơn suy nghĩ ban đầu của bạn!
3.3 Không có chương trình cố định, nhưng có một mục tiêu thống nhất cho mỗi buổi huấn luyện
Đối với một buổi huấn luyện hiệu quả, nên có nhiều cuộc trò chuyện thoải mái, và tự do, không sợ hãi. Đồng thời, các cuộc trò chuyện huấn luyện phải được tập trung để có hiệu quả.
- Nhân viên cần được phác thảo các mục tiêu và giải pháp tùy chọn.
- Huấn luyện viên sau đó giúp họ đến đích bằng cách lựa chọn tuyến đường (giải pháp) thích hợp.
- Huấn luyện viên sẽ kiểm tra trong công việc thực tế để xác định xem họ có đang di chuyển đúng hướng hay không.
3.4 Huấn luyện là câu chuyện về con người
Mặc dù một buổi huấn luyện có thể sẽ tập trung vào một vấn đề, các huấn luyện viên phải luôn nhớ rằng đây là một cuộc trò chuyện với một người: có những kinh nghiệm cụ thể, có cảm xúc, và có hành vi được xác định trong nhóm tính cách nhất định.
3.5 Các huấn luyện viên là đối tác bình đẳng với nhân viên
Các cuộc trò chuyện huấn luyện tốt nhất khi huấn luyện viên và nhân viên là các đối tác bình đẳng, bất kể mối quan hệ và hệ thống phân cấp có thể tồn tại trong môi trường làm việc:
- Nhân viên xác định các vấn đề thực tế,
- Trong khi các huấn luyện viên sẽ sử dụng kỹ năng của mình để giúp họ đối phó với vấn đề này.
3.6 Huấn luyện hướng về tương lai và hành động tiếp theo
Nhân viên thường tìm kiếm một số thay đổi trong:
- Sự nghiệp,
- Cuộc sống của họ.
Những kinh nghiệm huấn luyện tích cực nhất là khi kết thúc cuộc trò chuyện cần thống nhất xác định một tập hợp các bước hoặc hành động tiếp theo để thực hiện.
Mẹo:
Các buổi huấn luyện tốt thường kéo dài từ một đến hai giờ.
- Nếu ngắn hơn một giờ, có khả năng các chủ đề không được xem xét đầy đủ và chi tiết.
- Nếu kéo dài hơn hai giờ, cả hai huấn luyện viên và người được huấn luyện có thể mất tập trung.
- Phương pháp sử dụng trong huấn luyện
Đây là những phương pháp hữu ích mà bạn có thể sử dụng trong các buổi huấn luyện:
4.1 Đặt câu hỏi có cấu trúc
Hầu hết các cuộc huấn luyện đạt được hiệu quả bằng cách đặt câu hỏi đúng.
Một quy tắc đơn giản là hãy bắt đầu với những câu hỏi mở, và sau đó đặt câu hỏi cụ thể hơn và câu hỏi thăm dò khi nhân viên đã nêu ra một vấn đề hay một quan ngại.
4.2 Lắng nghe tích cực
Lắng nghe chủ động để bạn chú ý đến những chi tiết mà nhân viên đang nói. Đây là chìa khóa để hiểu vị trí hiện tại của họ ở một mức độ đủ sâu.
- Có nhiều cảm xúc gắn liền với những từ mà họ đang nói hay không?
- Nếu vậy, đó là những cảm xúc gì?Niềm đam mê, sự sợ hãi, sự phấn khích, sợ hãi, tức giận, niềm vui?
- Ví dụ, cụm từ bắt đầu bằng “Tôi nên làm gì…” hoặc “Tôi phải làm…” là rất khác so với cụm từ bắt đầu bằng “Tôi sẽ …”
So sánh ngôn ngữ cơ thể của họ với ngôn ngữ nói họ sử dụng.
4.3 Tổng kết và lặp lại
Trong một buổi huấn luyện, tổng hợp các cuộc trò chuyện huấn luyện trước đó, hoặc một phần của cuộc trò chuyện.
- Điều này giúp nhân viên được thư giãn và tiếp tục,
- Vì họ biết rằng bạn đã thực sự quan tâm, và nhìn thấy toàn bộ hình ảnh.
Thỉnh thoảng bạn nên lặp lại những gì nhân viên nói – đặc biệt là khi nó có thể giúp bạn hiểu được hành vi hay biểu hiện của họ.
4.4 Kiểm tra quá trình thực hiện của nhân viên
Trong một buổi huấn luyện, huấn luyện viên cho “bài tập về nhà” và điều này không có nghĩa là các huấn luyện viên đang đảm nhận vai trò của giáo viên.
Nó chỉ đơn giản có nghĩa là cả hai, huấn luyện viên và nhân viên đồng ý rằng sau một thời gian suy nghĩ thì các buổi huấn luyện có giá trị như thế nào với họ.
- Một số câu hỏi có thể sử dụng trong huấn luyện
Một thành viên trong nhóm của bạn đã yêu cầu bạn giúp người đó cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Bạn dành một buổi huấn luyện cho cô ấy, và hỏi những câu hỏi này:
- Đâu là những xung đột quan trọng trong việc bạn sử dụng thời gian?
- Điều gì khiến bạn bỏ công việc tại một thời điểm nào đó?
- Làm thế nào để bạn nghĩ rằng bạn có thể giải quyết vấn đề đó và ngăn chặn nó xảy ra?
- Điều gì ngăn bạn dậy sớm hơn một giờ để làm việc X?
- Cần được hỗ trợ những gì bạn có ở nhà để làm việc Y?
- Làm thế nào bạn có thể nhận được hỗ trợ nhiều hơn khi thực hiện việc Y ở nhà?
- Làm thế nào bạn có thể nhận được hỗ trợ nhiều hơn tại nơi làm việc cho các nhiệm vụ bạn thường xuyên thực hiện?
- Bạn cảm thấy thế nào về việc giao việc và mang về nhà làm?
- Các ưu tiên chính mà bạn dành nhiều thời gian là gì?
- Bạn đối phó với phiền nhiễu như thế nào?
Đây là những câu hỏi mở đơn giản.
Nhưng câu trả lời thường sẽ cho thấy rằng vấn đề thực sự đằng sau vấn đề quản lý thời gian.
Khi nhà quản lý đóng vai trò là huấn luyện viên, họ nên suy nghĩ về việc có nên huấn luyện về các chủ đề, tùy thuộc vào xung đột lợi ích với vai trò trong tổ chức của nhà quản lý.
Tóm tắt
Huấn luyện giúp:
- Nhân viên phát triển các kỹ năng và khả năng của mình,
- Giải quyết vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Huấn luyện hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau, và nhà quản lý có thể sử dụng huấn luyện như là một phần trong vai trò hàng ngày của họ.
Sử dụng các phương pháp và các công cụ để thiết kế và chuẩn bị nội dung huấn luyện hiệu quả.
Luôn luôn nhớ rằng cần giữ cho nhân viên đi đầu trong các buổi huấn luyện. Ngoài ra, cố gắng để họ tự đưa ra kết luận của riêng mình thông qua những câu hỏi mở, hơn là bạn đưa ra những câu trả lời trực tiếp.
Chúc bạn huấn luyện thành công!
Thân,
Nhất Leadership.
