Để có một chuyến công tác hiệu quả

Giảm thiểu căng thẳng trong chuyến công tác

Bất ngờ, bất tiện và chậm trễ có thể là những điều “thú vị” khi bạn đi nghỉ mát. Nhưng với chuyến công tác, bạn cần phải tập trung làm việc hiệu quả – do đó những điều không thoải mái trong chuyến đi sẽ trở nên tồi tệ hơn vì bạn phải đối mặt với cả áp lực kinh doanh.

Bạn có thường xuyên đi công tác? Bạn có thường tham gia hội nghị, gặp khách hàng ở những thành phố khác hay ngồi trên máy bay hai, ba lần một tuần (hoặc nhiều hơn)? Nếu đi du lịch thường xuyên, bạn có thể thoải mái hơn với căng thẳng khi phải liên tục di chuyển. Nhưng với nhiều người trong chúng ta, quá trình di chuyển khi đi công tác là nguyên nhân gây ra lo lắng, thất vọng, kiệt sức và bệnh lý thể chất ở mức độ thấp. Nếu chuyến bay của bạn bị trì hoãn hoặc nếu quá mệt mỏi đến mức không thể suy nghĩ – thì hy vọng làm việc thành công có thể biến mất.

Tin vui là có một số cách giúp bạn đảm bảo chuyến đi sẽ diễn ra suôn sẻ nhất có thể, cho phép bạn tập trung vào mục tiêu kinh doanh của mình.

Lên kế hoạch cho chuyến đi

Chuẩn bị cho chuyến đi cần phải làm nhiều việc hơn là chỉ đặt vé máy bay và khách sạn. Dưới đây là một số cách giúp bạn tránh căng thẳng khi di chuyển:

• An ninh sân bay – Dành nhiều thời gian hơn để qua cửa hải quan và an ninh sân bay,  đối phó với các trạm kiểm soát tại biên giới, và thực hiện chuyến bay kế tiếp.
• Tránh thời gian cao điểm – Bắt đầu chuyến đi trong thời gian “off hours” nếu có thể. Ví dụ: tránh lái xe trong giờ cao điểm hoặc đi máy bay trong ngày nghỉ hoặc tháng hè. Ngoài ra, vào thứ ba hoặc thứ tư sẽ ít đông đúc hơn – do đó hãy thử đi vào những ngày đó.
• Dành thời gian để tổ chức – Có đủ thời gian để sắp xếp, tổ chức khi đến nơi – kiểm tra khách sạn, xem xét giấy tờ kinh doanh, … – trước khi bạn tham gia cuộc họp hay đàm phán.
• Thuê ô tô – Thuê trước xe ô tô và dành thời gian nhận xe, làm quen với những tính năng mà bạn không quen thuộc (khóa, phanh khẩn cấp, đèn nguy hiểm, đèn pha, gạt nước, điều hướng vệ tinh) trước khi lái xe.
• Mệt mỏi do lệch múi giờ – Đi máy bay có thể khiên bạn mệt mỏi vì lệch múi giờ  (kiệt sức về thể chất và/hoặc cảm xúc sau chuyến bay dài qua nhiều múi giờ), do đó hãy dành thời gian nghỉ ngơi và hồi phục. Medicinenet.com cung cấp một số mẹo tuyệt vời giúp đỡ bạn khi gặp phải vấn đề này.
• Dừng lại nghỉ ngơi khi lái xe – Nếu lái xe, hãy dành thời gian nghỉ ngơi. Bạn có thể lên kế hoạch nghỉ chân tại một, hai điểm dừng hoặc nhiều hơn nếu cần. Rất nguy hiểm khi lái xe trong tình trạng mệt mỏi!
• Giải trí và thời gian rảnh – Lên kế hoạch sử dụng thời gian rảnh (nếu có) trong chuyến đi. Tìm kiếm viện bảo tàng hoặc những địa điểm thu hút, nhà hàng địa phương và câu lạc bộ, sân gôn, sân quần vợt, spa … Nếu không có nhiều hoạt động sẵn có, hãy dùng thời gian rảnh để thư giãn – đọc, vẽ, viết, hoặc làm điều gì đó mang lại niềm vui cho bạn. Lên kế hoạch trước xem bạn sẽ sử dụng “thời gian rảnh” ra sao. Nó giúp bạn giảm lo lắng, khiến bạn mong đợi chuyến đi và cảm thấy trọn vẹn khi ở đó.
• Gia đình bạn – Cuối cùng, hãy làm bất cứ điều gì cần thiết giúp bạn cảm thấy an tâm rằng nhà và người thân vẫn an toàn khi bạn đi. Nếu có những người hàng xóm thân thiện và đáng tin cậy, hãy nói với họ rằng bạn sẽ đi vắng. Có một số biện pháp phòng ngừa trước sẽ giúp bạn thư giãn khi rời nhà.

Nhiều lời khuyên nhấn mạnh việc giành thêm thời gian. Điều này có thể giúp bạn cảm thấy thoải mái khi đi công tác và sẵn sàng xử lý bất kỳ vấn đề phát sinh nào.

Mẹo đóng gói hành lý

Hành lý rất cần thiết khi bạn đi công tác. Hành lý có thể khiến chuyến công tác của bạn trở nên khổ sở nếu quá lớn, quá nặng, đóng gói kém – hoặc bị mất! Cho dù bạn di chuyển bằng ô tô hay máy bay, tốt nhất là hãy đóng gói “nhẹ nhàng” – ít nhất có thể và chỉ những thứ bạn thực sự cần. Nếu định mang theo vali, hãy chắc chắn rằng nó sẽ vừa vặn khi cho vào khoang trên cao hoặc dưới ghế ngồi, trên máy bay hoặc tàu hỏa. Hãng hàng không có những quy tắc rất cụ thể về quy mô hành lý, vì vậy hãy kiểm tra quy định của hãng hàng không.

Dưới đây là một vài lời khuyên giúp bạn đóng gói hành lý:

• Chọn quần áo mà bạn có thể dễ dàng phối với nhau – nói cách khác, có thể kết hợp áo sơ mi hoặc jacket khác nhau với cùng một chiếc quần hoặc váy hoặc ngược lại. Nhiều người chỉ mang theo quần áo cùng màu, chẳng hạn như màu xanh hoặc màu đen, hoặc những màu sắc có thể kết hợp với nhau.
• Lên danh sách đồ đạc cần đóng gói trước. Thì lúc đó, nếu bạn đóng gói hành lý vào phút cuối, bạn sẽ không quên những thứ cần thiết.
• Nếu thường xuyên phải đi công tác, hãy cân nhắc sắm một chiếc va li đã được đóng gói sẵn và sẵn sàng di chuyển. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu bạn phải đi mà không được thông báo trước sớm.

Trong khi di chuyển

Cho dù đó là chuyến đi qua đêm nhanh chóng, bay qua khắp quốc gia hoặc thế giới hay lái xe 300 dặm, lời khuyên phổ biến nhất cho tất cả du khách là: uống nhiều nước, ăn nhẹ và ngủ bất cứ khi nào có thể.

Dưới đây là một số gợi ý cụ thể hơn:

• Thức ăn – Những du khách thiếu kinh nghiệm thường bị hấp dẫn bởi những món ăn mới lạ (thậm chí bị thu hút với cả thức ăn ở sân bay), nhưng những người thường xuyên di chuyển thường tránh điều này. Mang theo bữa ăn nhẹ lành mạnh đi kèm, mua nước và nghỉ ngơi nhiều. Bạn có thể thử thức ăn địa phương sau khi nghỉ ngơi và cơ thể đã sẵn sàng để xử lý cái gì đó mới.
• Giày dép – Hãy chú ý đến giày dép. Bạn có thường mang đôi giày khiến mình khó chịu trong một ngày dài? Nếu đi máy bay, hãy mang theo đôi giày có thể giúp bạn đi lại và cởi ra nhanh chóng. Dễ dàng đi qua cửa an ninh và dễ dàng bỏ giày ra khi ngồi trên máy bay sẽ giúp bạn thư giãn. Với bất kỳ chuyến đi nào – dù bằng máy bay, tàu hỏa hay xe hơi – hãy mang đôi giày “dễ thở” (cho đôi chân “ hít thở” không khí).
• “Câu lạc bộ” tại sân bay – Nếu bị trì hoãn một thời gian dài ở sân bay, bạn thường không phải ngồi trên ghế cứng tại sân bay. Hãng hàng không bạn sử dụng có thể có câu lạc bộ tại sân bay thoải mái hơn nhiều. Sử dụng www.airporthavens.com  để tìm hiểu về “những điểm ẩn tại sân bay ở Hoa Kỳ” Ngoài ra, nhiều sân bay có phòng tập thể dục tại chỗ hoặc những trung tâm luyện tập hoặc có thể có phòng tập thể dục gần đó.
• Tiện nghi hỗ trợ – Sử dụng gối du lịch, tai nghe (để chặn tiếng ồn), iPhone hoặc máy nghe nhạc MP3 nếu ngân sách cho phép. Tuy nhiên, nếu đang lái xe, bạn không nên sử dụng những thiết bị này. Uống nước và ăn uống theo định kỳ. Để giết thời gian, bạn có thể nói chuyện với những hành khách khác – nhưng hãy chắc chắn họ không muốn đi ngủ.

Khi bạn ở tại nơi công tác

Khách sạn, môi trường xung quanh mới và thách thức trong công việc có thể ảnh hưởng đến năng lượng của bạn khi đến nơi – ít nhất sau khi bạn ăn uống, ngủ nghỉ.

Dưới đây là một số mẹo mà bạn có thể làm theo:

• Cân bằng – Duy trì sức khoẻ và niềm vui trong chuyến đi phụ thuộc vào sự cân bằng. Một mặt, bạn muốn khám phá và làm những điều khác biệt khi ở một địa điểm mới. Mặt khác, duy trì thói quen hàng ngày cũng rất quan trọng. Bạn có mặt ở đó để đại diện cho doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là bạn sẽ muốn ăn uống, tập thể dục, giữ liên lạc với gia đình và thực hiện những hoạt động hàng ngày như ở nhà.
• Đặt thức ăn trước – Nếu có những lo ngại cụ thể về chế độ ăn uống hoặc hạn chế thực phẩm, bạn có thể đặt trước tất cả các món ăn. Ví dụ: Healthy Heart Meals cung cấp dịch vụ này và có rất nhiều công ty tương tự như vậy trên toàn thế giới. Một lần nữa, lên kế hoạch trước chuyến đi chính là chìa khóa. Nghiên cứu những lựa chọn giao hàng trên mạng, chọn và thư giãn – bạn sẽ cảm thấy thư giãn khi bữa ăn được chuẩn bị theo đơn đặt hàng luôn sẵn có.
• Những vật lưu niệm từ nhà – Bạn sẽ phải đi xa trong một khoảng thời gian dài? Mang theo vài thứ từ nhà: ảnh, vật trang trí bàn, sách hoặc bất cứ thứ gì khiến cho phòng khách sạn trở nên quen thuộc. Duy trì thói quen cảm xúc lành mạnh đặc biệt hữu ích trong những chuyến đi dài, khiến cho cơ thể trở nên khỏe mạnh và vẻ bề ngoài trở nên tích cực.
• Không hoạt động – Không hoạt động trong suốt chuyến công tác – khi bạn chủ yếu ngồi họp – có thể dẫn đến căng thẳng thể chất và suy kiệt tinh thần. Hãy chiến đấu với nó bằng cách tập thể dục, đi dạo, mua sắm hoặc thực hiện bất cứ hoạt động nào mà bạn thích có liên quan đến việc di chuyển xung quanh.

Những điểm chính

Những người phải đi công tác có thể giảm đáng kể căng thẳng bằng việc lên kế hoạch chi tiết từ trước và sắp xếp lịch trình thoải mái cho chuyến đi. Tránh thức ăn khó tiêu hóa và uống nhiều nước – điều này giúp cơ thể và tinh thần bạn luôn khỏe mạnh. Hãy cố gắng hết sức duy trì thói quen chăm sóc sức khoẻ như bình thường và/hoặc hoạt động giải trí. Điều này sẽ giúp bạn luôn tập trung tâm trí và giữ vẻ bề ngoài tích cực khi đàm phán kinh doanh.