Thông tin là nguồn cảm hứng
Thu thập thông tin hiệu quả là công cụ mở rộng quan điểm căn bản nhất mà một nhà lãnh đạo hiệu quả cần có.
Thông tin chất lượng đảm bảo sự lãnh đạo hoạt động hiệu quả, tạo ra các mô hình thông tin – nơi các ý tưởng xuất hiện và đưa ra các tiêu chí sàng lọc và đánh giá ý tưởng.
Các nhà lãnh đạo hiệu quả thu thập hai loại thông tin chính:
- Dữ liệu nền tảng.
- Dữ liệu liên quan đến công việc.
Các nhà lãnh đạo thu thập dữ liệu nền tảng để tạo dựng khía cạnh nhìn nhận của riêng họ về thế giới họ vận hành.
Thông tin này được tạo thành từ vô số sự kiện, xu hướng và quan điểm mà họ gặp và những quan sát họ thực hiện hàng ngày. Chất lượng dữ liệu nền tảng họ thu thập càng cao và hiệu quả thì quan điểm của họ sẽ càng chính xác và sự đánh giá sẽ tốt hơn.
Trái ngược với việc thu thập dữ liệu nền tảng chậm và ổn định, thông tin liên quan đến công việc được thu thập cho một mục đích cụ thể.
Có lẽ bạn đang chuẩn bị cho kế hoạch kinh doanh 5 năm và bạn muốn có được dự báo tăng trưởng đánh tin cậy từ ngân hàng nhà nước. Hoặc có thể bạn muốn có thông tin cụ thể về số lượng và thu nhập khả dụng của một nhóm khách hàng nhất định. Hoặc có lẽ bạn cần biết xu hướng thị trường lao động dự kiến của những người có kỹ năng chính mà bạn phụ thuộc.
Thu thập thông tin nền tảng
Điều chắc chắn là nếu chỉ thu thập thông tin liên quan đến công việc là không đủ. Mặc dù những lập luận được tạo ra có thể thuyết phục nhưng chúng có thể bị ảnh hưởng bởi những sự kiện chưa biết trước đó. Đây là nơi mà các ý tưởng cần phải được kiểm tra với ý nghĩa thông thường đi kèm với thông tin cơ bản thu thập được.
Có một số điều bạn có thể làm để xây dựng thông tin nền tảng:
- Đọc báo hoặc các trang web tin tức có chất lượng và tính chính xác của báo chí (ví dụ, “Thời báo kinh tế”).
- Nếu có thể, hãy nói chuyện với khách hàng và hiểu rõ những điều họ muốn và không muốn từ bạn và những điều họ nhận được hoặc không nhận được từ bạn và đối thủ cạnh tranh.
- Đọc các tạp chí chuyên ngành liên quan tới ngành của bạn và của khách hàng, luôn để mắt tới khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, hiệp hội ngành nghề, nhóm hoạt động, công nghệ mới .v…v.
- Nói chuyện với chuyên gia trong các lĩnh vực mà bạn hoạt động và những người hiểu biết cao trong tổ chức bạn làm việc, hiểu quan điểm của họ về các xu hướng chính và những điều mà bạn quan tâm.
- Đọc các tài liệu quảng cáo và nói chuyện với nhóm phát triển sản phẩm để đảm bảo bạn hiểu sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, điểm mạnh, điểm yếu của chúng và những điều khách hàng thích hoặc không thích về chúng.
- Hiểu rõ chiến lược của công ty hoặc đơn vị kinh doanh – tức là công ty muốn làm gì, khách hàng mục tiêu của công ty là ai và kế hoạch phục vụ họ như thế nào.
- Dành thời gian “điều chỉnh” những điều đang xảy ra trong tổ chức bạn: Cả những tin chính thức và không chính thức.
Điều cần thiết ở đây là dành thời gian để thu thập thông tin. Tất cả các hoạt động này đều dễ dàng bị quên đi do áp lực của kế hoạch làm việc bận rộn.
Thu thập các thông tin liên quan đến công việc
Dễ dàng hơn nhiều khi dành thời gian thu thập thông tin liên quan đến công việc: Các hành động thu thập thông tin được xác định rõ ràng trong các dự án bạn thực hiện.
Có ba yếu tố chính ở đây:
- Hiểu được bạn nên dành bao nhiêu thời gian cho việc nghiên cứu.
- Đảm bảo bạn hỏi những câu hỏi đúng.
- Thu thập thông tin bạn cần.
Lượng thời gian bạn cần cho việc nghiên cứu phụ thuộc vào quy mô quyết định, thời gian sẵn có và hậu quả của việc sai sót. Nếu đó là một quyết định nhỏ, hoặc hậu quả của sai sót là nhỏ, thì đừng lãng phí quá nhiều thời gian. Mặt khác, nếu hậu quả gây ra nghiêm trọng hãy dành thời gian để đưa ra quyết định đúng đắn và đảm bảo bạn lập kế hoạch quản lý rủi ro phù hợp trong trường hợp mọi thứ không diễn ra như mong đợi.
Đảm bảo bạn đặt ra các câu hỏi đúng là điều quan trọng nhất. Bắt đầu bằng cách động não những câu hỏi này, lên ý tưởng với sếp hoặc khách hàng hoặc với các chuyên gia trong lĩnh vực hoặc tổ chức bạn. Sau đó, hãy chắc chắn bạn điều chỉnh dựa trên bất kỳ khuôn khổ được xác định trước mà bạn có thể tìm thấy – nơi mọi người đã cố gắng tạo ra một hệ thống hoặc quy trình để giải quyết vấn đề này. Ví dụ: nếu bạn đang thu thập thông tin như là một phần của việc nghiên cứu kế hoạch kinh doanh, hãy mua một quyển sách hay về kế hoạch kinh doanh và điều chỉnh khuôn khổ mà nó đề xuất cho riêng bạn.
Cuối cùng, hãy lập một kế hoạch thu thập thông tin chính cần thiết và nghĩ xem bạn đã chuẩn bị sẵn sàng dành bao nhiêu thời gian để có được nó.
Rất nhiều thông tin sẵn có, trong tổ chức bạn, trong thư việc học thuật hoặc trong kinh doanh. Một số thông tin được thu thập sẵn và bán trên thị trường (ví dụ báo cáo cạnh tranh tài chính chi tiết). Các thông tin khác bạn có thể cần phải thu thập cho mình, ví dụ như khi phỏng vấn khách hàng hoặc tiến hành các cuộc điều tra nghiên cứu thị trường. Và trong các trường hợp khác (ví dụ: tham vấn pháp lý), bạn nên thuê một chuyên gia đủ năng lực trả lời các câu hỏi của bạn.
Và khi kết thúc tất cả các nghiên cứu này, đảm bảo bạn thực hiện một bước quay lại và nhìn vào những câu trả lời bạn có được. Hãy tự hỏi, còn thiếu thông tin nào hay không?
Cuối cùng, trong khi việc thu thập thông tin là một kỹ năng cần thiết cho một nhà lãnh đạo hiệu quả, hãy lưu ý rằng thông tin không bao giờ kết thúc. Nó rất hữu ích vì nó đóng vai trò như một đầu vào để tạo ra các ý tưởng và xây dựng tầm nhìn. Sau phần này, chúng ta sẽ xem cách xử lý thông tin để xây dựng tầm nhìn.
