Sử dụng Tối ưu Thời gian với Nhật ký Hoạt động

(Thường được biết đến như Nhật ký hoạt động hay Nhật ký hoạt động công việc.)

Bao nhiêu thời gian bạn dành cho những hoạt động không góp phần cho sự thành công của mình? Lúc đầu, bạn có thể nói “không nhiều”. Nhưng – đặc biệt là nếu bạn chưa sử dụng Nhật ký hoạt động – bạn có thể ngạc nhiên với lượng thời gian này.

Khi hiểu đúng cách sử dụng thời gian nơi làm việc bạn có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ các hoạt động có giá trị thấp. Có nghĩa bạn có thể làm việc có giá trị cao hơn, trong khi vẫn có thể rời văn phòng với thời gian hợp lý.

Vậy, làm thế nào bạn có thể hiểu được điều này? Một cách hữu ích là sử dụng nhật ký hoạt động.

Về Nhật ký hoạt động

Nhật ký hoạt động là một biên bản về cách bạn sử dụng thời gian của mình.

Bằng cách giữ Nhật ký hoạt động trong một vài ngày, bạn có thể xây dựng lên một bức tranh chính xác về những công việc mình làm trong ngày và cách bạn sử dụng thời gian. Bạn sẽ  được mở rộng tầm mắt khi sử dụng nhật ký hoạt động.

Nhật ký hoạt động cũng giúp bạn hiểu công việc quan trọng nhất có được làm đúng thời điểm không. Ví dụ, nếu bạn đang tràn đầy năng lượng và sáng tạo hơn vào buổi sáng, bạn nên làm việc quan trọng hơn trong thời gian này. Sau đó bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ năng lượng thấp hơn, chẳng hạn như trả lời email hoặc trả lời cuộc gọi, vào buổi chiều.

Nhật ký hoạt động cũng hữu ích để giúp bạn xác định các hoạt động không cốt lõi, không giúp bạn đạt được mục tiêu quan trọng. Ví dụ, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn rất nhiều so với bạn nghĩ để lướt Internet, hoặc uống cà phê mỗi buổi chiều. Khi nhìn thấy rõ thời gian bạn đang lãng phí vào các hoạt động như vậy, bạn có thể thay đổi cách làm việc để loại bỏ chúng.

Mẹo:

Đừng nhầm lẫn Nhật ký hoạt động với bảng chấm công – chúng được sử dụng để báo cáo về việc bạn sử dụng thời gian và theo dõi thời gian bạn chi tiêu vào một nhiệm vụ hay công việc.

Làm thế nào để Giữ một nhật ký hoạt động

Để giữ một Nhật ký hoạt động, hãy tải biểu mẫu này hoặc mở một bảng tính mới và thiết lập các tiêu đề cột sau:

• Ngày giờ.
• Mô tả hoạt động.
• Cảm thấy thế nào
• Thời gian.
• Giá trị (cao, trung bình, thấp, không có).

Sau đó, không thay đổi hành vi, ghi lại tất cả mọi thứ bạn làm nơi làm việc.

Mỗi khi bạn thay đổi các hoạt động, cho dù trả lời email, làm việc trên một bản báo cáo, làm một cốc cà phê, hay ngồi lê đôi mách với các đồng nghiệp, ghi lại những hoạt động này, thời gian sự thay đổi và bạn cảm thấy  thế nào (thông báo, mệt mỏi, tràn đầy năng lượng, …)

Sau đó, tại một thời điểm thuận tiện, quay lại nhật ký hoạt động và viết ra thời gian của từng hoạt động và cho dù đó là nhiệm vụ có giá trị cao, trung bình, thấp hoặc không có giá trị. (Đánh giá này dựa trên mức độ nó đóng góp vào mục tiêu công việc của bạn.)

Học tập từ nhật ký hoạt động của bạn

Khi đã có số liệu một vài ngày, phân tích Nhật ký hoạt động. Bạn có thể thấy được bao nhiêu thời gian dùng cho những việc có giá trị thấp!

Bạn cũng có thể biết thời điểm nào mình làm việc hiệu quả nhất. Rất nhiều điều này có thể phụ thuộc vào việc bạn như thế nào, nghỉ ngơi ra sao, khi nào và bạn ăn gì và công việc bạn đang làm.

Khi đã phân tích Nhật ký hoạt động, bạn có thể tăng năng suất bằng cách áp dụng một trong các hành động sau đây:

1. Loại bỏ hoặc ủy thác công việc không nằm trong vai trò của bạn hoặc không giúp bạn đạt được mục tiêu. Đây có thể là công việc mà người khác trong tổ chức nên làm (có thể làm với mức lương thấp hơn) hoặc các hoạt động cá nhân như gửi mail hoặc lướt Internet.
2. Lên lịch trình những nhiệm vụ thách thức nhất vào lúc mức năng lượng cao nhất. Bằng cách đó, công việc của bạn sẽ đạt  chất lượng tốt hơn và nó sẽ chiếm ít thời gian hơn. (Đọc bài viết Đâu là thời gian làm việc tốt nhất trong ngày?)
3. Giảm thiểu số lần bạn chuyển đổi giữa các loại hình công việc. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra và trả lời email chỉ một vài lần trong ngày hoặc xử lý tất cả các hóa đơn tại cùng một thời điểm mỗi tuần?
4. Giảm số lượng thời gian bạn chi tiêu vào các hoạt động cá nhân hợp pháp như làm đồ uống. (Thay phiên nhau trong nhóm làm điều này – nó giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường tinh thần đồng đội!)

Mẹo:

Đôi khi, chi tiêu quá nhiều thời gian vào giá trị thấp hoặc các nhiệm vụ ưu tiên thấp có thể là một triệu chứng của sự trì hoãn. Tìm hiểu làm thế nào thoát trỏi bệnh trì hoãn.

Những điểm chính

Nhật ký hoạt động là công cụ hữu ích để phân tích cách bạn sử dụng thời gian. Chúng giúp bạn theo dõi những thay đổi trong năng lượng, sự tỉnh táo và hiệu quả làm việc trong suốt cả ngày và giúp bạn loại bỏ thời gian hoạt động lãng phí, vì vậy bạn có thể làm việc hiệu quả hơn.

Khi đã phân tích Nhật ký hoạt động, bạn có thể tăng năng suất bằng cách loại bỏ hoặc ủy thác hoạt động có giá trị thấp, lên kế hoạch nhiệm vụ đầy thử thách vào các thời điểm mà bạn cảm thấy có nhiều năng lượng nhất, giảm thiểu số lần mà bạn chuyển đổi giữa các loại công việc và giảm thời gian bạn chi tiêu vào các hoạt động cá nhân.