Mục lục
1 Hiểu tổ chức của bạn
Để cắt giảm ngân sách, Gia yêu cầu trợ lý của cô tìm các chuyến bay giá rẻ nhất và nhà cung cấp dịch vụ cho thuê xegiá rẻ khi nào họ tổ chức các chuyến đi.Tuy nhiên, khi sử dụng các dịch vụ giá rẻ, nhân viên bán hàng của côkhi đến được văn phòng của khách hàng đều trong trạng thái mệt mỏi, và uể oải, không sẵn sàng tinh thần để tiếp tục làm việc. Hiệu suất làm việc của họ bị ảnh hưởng. Thêm nữa, nếu mời khách hàng ra ngoài ăn tối, họ buộc phải sử dụng xe thuê, mà hình ảnh gây ảnh hưởng không tốt danh tiếng của họ. Doanh số bán hàng đã bắt đầu giảm sụt.Mặc dù trợ lý của Gia đã hoàn thành công việc của mình và yêu cầu tiết kiệm chi phí mà Gia đề ra, nhưng tổng quan đường lối nàygây ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của công ty.
Mô hình của Deming giúp bạn suy nghĩ từ một quan điểm chung, vì vậy mà bạn có thể đáp ứng các mục tiêu của độimà vẫn đảm bảo phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.
2 Về mô hình
Hiểu về tổ chức theo lý thuyết của Deming được W. Edwards Deming, một giáo sư và chuyên gia tư vấn của Mỹ, công bố trong cuốn sách “Cách nhìn mới theo kinh tế học đối với Công nghiệp, Quản lý nhà nước, Giáo dục.” năm 1994
Mô hình này giúp bạn
- Xem xét tổ chức của bạn như một toàn thể.
- Hiểu biết hơn về cách hoạt động của đội và tác động của nó đến các bộ phận khác của tổ chức,
- Đặt ưu tiên cho mục tiêu tổng thể bằng cách nào.
- Làm việc hiệu quả hơn với các bộ phận khác của tổ chức.
Đối với tổ chức:
- Mô hình này cũng có thể giúp giảm sự cạnh tranh nội bộ giữa các đội và các bộ phận,
- Nó giúp tất cả các bộ phận của một tổ chức làm việc cùng nhau và củng cố lẫn nhau để đạt được mục tiêu.
Theo Deming, khi bạn áp dụng các mô hình, bạn cũng sẽ tìm thấy
- Ý nghĩa mới trong công việc của bạn
- Biết tương tác với những người khác,
- Dẫn đến tăng sự hài lòng trong công việc.
Để áp dụng các mô hình, bạn cần:
- Hiểu rằng mỗi người trong mỗi khía cạnh có sự khác nhau, không ai giống ai
- Các khía cạnh này có mối quan hệ với nhau, như thể hiện trong hình 1 bên dưới.
- Thay đổi trên một khía cạnh có thể có ảnh hưởng đến các khía cạnh khác.
Hình 1 – Hệ thống các kiến thức tổ chức của Deming
Chúng ta hãy nhìn vào từng thành phần chi tiết hơn:
2.1. Hệ thống tổ chức
Các bộ phận trong tổ chức và mối quan hệ, chẳng hạn như
– Các thành viên đội,
– Các nhà cung cấp,
– Đội ngũ quản lý
– Và khách hàng
Ngoài ra, hệ thống này có một mục đích, hoặc một mục tiêu chung.
2.2. Tác động của biến đổi
Đây là những sự biến và mâu thuẫn mà có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức:
– Một bộ phận sẽ sản xuất làm việc hoặc kết thúc dự án chất lượng cao sớm hơn dự định
– Một đội hoàn thành công việc của nó thấp hơn tiêu chuẩn bình thường của nó, hoặc nó có thể làm trễtiến độ yêu cầu của dự án.
Cả hai có thể ảnh hưởng và bị ảnh hưởng, bởi các phần khác của hệ thống.Điều này sau đó có ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
2.3. Các lý thuyết khoa học
Đây là cách các bộ phận khác nhau của tổ chức
- Vận dụng kiến thức, trong các hình thức dữ liệu, xu hướng và thông tin,
- Đưa ra quyết định
- Tạo ra những thay đổi có hiệu lực.
Ví dụ,
- Một tổ chức bán bảo hiểm du lịch trực tuyến có thể sử dụng phân tích trang web để lập kế hoạch chiến lược tiếp thị Internet của nó.
- Hoặc một tổ chức bán lẻ có thể sử dụng kiến thức của mình về xu hướng tiêu dùng để di chuyển vào một thị trường mới.
Cách thức mà kiến thức được sử dụng phải phù hợp với mục tiêu tổng thể của nó.
2.4. Tâm lý học
Điều này liên quan đến lý do tại sao mọi người hành động và làm việc theo cách mà họ đang làm,
Hiểu được tâm lý của nhân viên, thì nhà quản lý có thể
- Khen thưởng cho họ và gia tốc động lực trong họ,
- Điều hòa được mối quan hệ bạn với đội và các phòng ban khác.
3 Áp dụng các công cụ
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn có thể sử dụng mô hình trong tổ chức của bạn.
Khi bạn áp dụng công cụ này, điều quan trọng là
- Mỗi thành phần có liên quan đến những thành phần khác,
- Những thay đổi trong một khía cạnh (nội dung) có khả năng ảnh hưởng đến ba khía cạnh (nội dung) còn lại.
Ví dụ,
- Một quyết định trong một bộ phận của tổ chức được đưa ra(lý thuyết về kiến thức),
- Có thể dẫn đến một sự thay đổi trong các quá trình (hệ thống tổ chức).
- Mọi người trong tổ chức đó có thể cảm thấy tích cực hơn về công việc của họ (tâm lý học),
- Và sau đó một số có thể làm việc có chất lượng cao hơn (sự biến).
Đây là một ví dụ rất đơn giản, nhưng nó nhấn mạnh lý do tại sao bạn cần có một sự hiểu rõ từng nội dung.
3.1. Hệ thống tổ chức
Hiểu về hệ thống của tổ chức gồm các nội dung:
- Cần hiểu mối liên hệ giữa: tổ chức -các đội – các phòng ban bên trong nó. Sử dụng sơ đồ tổ chức, sơ đồ khối, sơ đồ dây.
- Cần biết sứ mệnh và mục tiêu cuối cùng của tổ chức: sử dụng kỹ thuật quản lý bằng muc tiêu để kết nối mục tiêu của tổ chức với mục tiêu của nhóm.
- Hiểu rõ về ảnh hưởng các yếu tố bên ngoài, như khách hàng và nhà cung cấp, đối với tổ chức và các thành phần của nó: các khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông là ai, vai trò của họ như thế nào.
3.2. Tác động của biến đổi
Bạn cần biết về các thayđổi và mâu thuẫn có thể xảy ra trong tổ chức của bạn, và hiểu làm thế nào có thể tác động các bộ phận khác của hệ thống tổng thể.
Hãy bắt đầu bằng cách xem xét các sự biến có thể xảy ra trong đội của bạn.Vi dụ như:
- Một số nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn thành
- Bạn có bao giờ có vấn đề với chất lượng?
- Tiêu chuẩn công việc mà đội của bạn thực hiện phù hợp với thực tế hay không?
- Thay đổi trong các nội dung khác của mô hình Deming gây ra sự thay đổi như thế nào?
Liệt kê các sự biến, và sử dụng những gì bạn tìm thấy ở bước trước để phân tích làm thế nào những biến thể có thể ảnh hưởng đến đội bóng và các quá trình khác.
Tiếp theo, quan sát nhưng thay đổi có thể xảy ra ở các bộ phận khác của tổ chức
Xác định những ảnh hưởngđội của bạn phải chịu hoặc đối mặt khi có những thay đổi như vậy.
Xác định những điều chỉnh trong cách làm việc đội để thích nghi khi những sự biến đó xảy ra
3.3. Các lý thuyết khoa học
Với thành phần này, bạn cần hiểu biết về cách thức tổ chứcđang vận dụng và chia sẻ kiến thức, và cách thức tổ chức đang vận dụng kiến thứckhi đưa ra quyết định, khi tạo ra những thay đổi có hiệu quả, và cách thức để tổ chức đạt mục tiêu của nó.
Đầu tiên xem xét cách bạn sử dụng kiến thức và đưa ra quyết định trong đội của bạn:
- Bạn có sử dụng kiến thức sẵn có một cách hiệu quả, và bạn đang ra quyết định phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức?
- Bạn thu thập thông tin và quản lý tri thức có hiệu quả, vì vậy mà bạn có thể tận dụng cơ hội và quản lý những rủi ro tiềm tàng?
- Cách thức mà bạn thực hiện các quyết định có ảnh hưởng đến mục tiêu của các đội khác? Hoặc bạn có thể chia sẻ kiến thức hiệu quả hơn?
Sau đó tìm hiểu làm thế nào những người khác đưa ra quyết định ở các bộ phận khác của tổ chức:
- Cách thức mà người khác đưa ra quyết định có thể ảnh hưởng đội của bạn, mục tiêu của tổ chức?
- Bạn đang sử dụng tất cả các dữ liệu tổ chức khi bạn đưa ra quyết định?
Cách thức mà bạn và đội của bạn phản hồi và nhận phản hồi như thế nào?
3.4. Tâm lý học
Thành phần cuối cùng là hiểu biết về con người: họ nghĩ gì, tại sao họ hành động, và những gì thúc đẩy họ.
Truyền lửa động lực cho nhân viên cần lưu ý:
- Tìm hiểu điều gì thúc đẩy những người khác trong tổ chức.
- Xây dựng mối quan hệ với các bộ phận khác,
- Tìm hiểu vềhệ thống và phương tiện xử lý thông tin mới, giúp định hình thông tin liên lạc trong tổ chứcvà tối đa hóa sự hiểu biết cho nhân viên.
- Tâm lý của nhân viên có thể bị các yếu tố xung quanh chi phối, tác động. Ví dụ, tinh thần của một đội khác có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của đội bạn.
Tóm tắt
Hiểu về tổ chứctheo lý thuyêt của Deming được W. Edwards Deming giới thiệu trong cuốn sách của ông năm 1994, “Cách nhìn mới theo kinh tế họcđối với Công nghiệp, Quản lý nhà nước, Giáo dục.”
Mục đích của mô hình là giúp bạn hiểu rõ hơn về tổ chức mà bạn làm việc, vì vậy mà bạn có thể làm việc cùng nhân viên như một toàn thể, và dẫn dắt đội của bạn hiệu quả hơn.
Để áp dụng các mô hình, bạn cần hiểu biết nội dung:
- Hệ thống tổ chức.
- Tác động của biến đổi.
- Các lý thuyết khoa học.
- Tâm lý học.
Bằng cách hiểu được những điều này, bạn sẽ xây dựng một kiến thức tốt hơn về “bức tranh lớn” của tổ chức của bạn, và bạn sẽ đưa ra quyết định tốt hơn như là một kết quả.
Chúc bạn hiểu sâu sắc tổ chức và thành công!
Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong những bài viết tiếp theo nhé!
