Làm việc tại nhà không phải mới,
Ví dụ: biên tập sách và thiết kế đồ họa đều có thể làm việc tại nhà trong một thời gian dài.
Nhưng công nghệ hiện đại đã thay đổi mọi thứ.
Và với truy cập internet rộng rãi và các công cụ như skype, email, phần mềm MyOKR… nhiều rào cản kỹ thuật để làm tại nhà đã biến mất.
Chắc chắn có rất nhiều lập luận ủng hộ làm việc tại nhà.
- Làm việc tại nhà dễ dàng hơn cho mọi người dễ tập trung, tự do, không bị gián đoạn bởi môi trường bận rộn trong văn phòng.
- Làm việc tại nhà có thể giúp những người cần chăm sóc người thân như trẻ em, cha mẹ già.
- Loại bỏ việc di chuyển hàng ngày, không ảnh hưởng đến môi trường, chưa kể ít tốn kém hơn.
Sau đó, chính sách làm việc tại nhà giúp mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp có thể hợp tác làm việc với những người giỏi nhất trên thế giới, bất cứ ở đâu.
Nhưng làm thế nào quản lý mọi chuyện xảy ra?
- Bạn có thấy không thoải mái với việc quản lý mọi người bạn không thấy mỗi ngày?
- Có khó để bạn tin tưởng mọi người làm việc nếu bạn không ở đó giám sát?
- Làm thế nào bạn xác định xem một người nào đó có khả năng làm việc tốt tại nhà?
- Làm thế nào bạn tạo ra tinh thần đồng đội nếu mọi người làm việc ở các địa điểm khác nhau?
- Và làm thế nào để có mối liên lạc với nhau?
Chúng ta sẽ xem xét những thách thức cụ thể khi quản lý những người làm việc tại nhà và chúng t ôi sẽ cung cấp một số lời khuyên để đảm bảo đội ngũ làm việc hiệu quả cao.
Mục lục
1. Hãy quy định ngay từ đầu
Chìa khóa để thành công ở đây là cơ cấu lại cách mà bạn quản lý công việc:
- Xác định rõ các hoạt động có ngày kết thúc,
- Kết quả cuối cùng cụ thể mà bạn cần nhận được
Nếu mọi người bàn giao công việc đúng thời gian và tốt về chất lượng, thì bạn không cần phải lo lắng quá nhiều về việc liệu họ đang ở tại bàn làm việc của họ tại một thời điểm cụ thể trong ngày.
Yêu cầu quan trọng về kỷ luật tự giác.Thật không may, một số người không đảm bảo điều này, hoặc thấy nó khó khăn để duy trì trong một khoảng thời gian.
Vì vậy nếu một thành viên trong nhóm yêu cầu làm việc tại nhà hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp bạn đánh giá cả chức năng công việc và cả cá nhân.
Tổ chức của bạn phải sẵn sàng để thích ứng và hỗ trợ các thành viên những người bắt đầu làm việc tại nhà. Hãy chắc chắn rằng các phòng ban khác nhau sẽ tương tác với các thành viên trong nhóm – CNTT, kế toán, nhân sự, vv – có hệ thống đầy đủ cho việc kinh doanh, tương tác.
Cuối cùng,
Nhìn vào khả năng của mình để quản lý nhân viên tại nhà.
Bạn có thể là một người quản lý tốt nhưng bạn gần như chắc chắn sẽ phải phát triển một số kỹ năng mới để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của một nhân viên tại nhà. Đặc biệt bạn sẽ cần kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.
Ví dụ nếu bạn thường dựa vào ngôn ngữ cơ thể để nhận ra tâm trạng con người, bạn cần cải thiện kỹ năng lắng nghe hoặc chủ động trong việc đặt câu hỏi.
Khi bạn gọi những người làm việc ở nhà, hãy bắt đầu bằng cách hỏi xem đó có là thời điểm tốt nhất để nói chuyện. Hoặc tốt hơn, sử dụng nhắn tin/chat hoặc email để kiểm tra xem bạn có thể gọi hay không.
2. Hướng dẫn công việc cho nhân viên từ xa
Hướng dẫn rõ ràng để xem xét yêu cầu làm việc tại nhà hoặc thậm chí để quyết định một chức năng công việc mới có thể hoặc nên được tại nhà sẽ phụ thuộc, một phần, vào tính chất tổ chức của bạn.
Về vai trò / Chức năng công việc
- Công việc có thể được gói gọn thành các dự án cụ thể, với thời hạn rõ ràng và phân phôi đo lường được?
- Các công việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ có phải thực hiên trong nhà không?
- Có những vai trò liên quan đến công nghệ mà không thể truy cập từ nhà không? Do lý do thực tế hay an ninh?
- Có người chịu trách nhiệm phát triển thành viên khác không?
- Có tác động tiêu cực với thành viên khác không nếu việc này được thực hiện ngoài văn phòng?
Về các cá nhân
- Làm thế nào biết kỷ luật tự giác của nhân viên từ xa? Yêu cầu họ cung cấp các ví dụ họ đã từng làm việc tương tự trong quá khứ
- Họ có cần phải giám sát thường xuyên hay không?
- Họ có không gian làm việc thích hợp tại nhà? Đủ yên tĩnh?
Tại sao họ muốn làm việc ở nhà?
- Có phải họ vẫn đang trau dồi khả năng hay họ đã có những kỹ năng và kiến thức họ cần?
- Nếu họ muốn làm việc ngoài giờ bình thường (ví dụ, buổi sáng sớm hoặc buổi tối), làm thế nào phù hợp với đội nhóm trên văn phòng?
- Họ sẽ cảm thấy thế nào về điều này như một cá nhân?
3. Xây dựng nhóm của bạn
Mọi người có thể làm việc tại nhà chỉ một phần của mỗi tuần báo cáo với văn phòng phần thời gian còn lại. Hoặc họ có thể cần phải tham dự các cuộc họp thường xuyên trong văn phòng. Nếu thành viên “ảo” trong nhóm ở xa, bạn có thể chưa bao giờ thấy họ mặt đối mặt.
Thỉnh thoảng có cuộc họp với mọi người là rất tuyệt, nếu họ có thể. Như thời gian đi về, bạn và nhóm của bạn có thể khám phá ra phương pháp mới và cải thiện để nhóm hoạt động tốt hơn.
Là người quản lý, cố gắng thiết lập một chính sách cởi mở trong các lĩnh vực này, và sẵn sàng để thích ứng cho phù hợp.
Những món quà nhỏ trong mùa nghỉ lễ, có thể là quan trọng hơn cho người lao động tại nhà, giúp tăng cường sự liên kết giữa các cá nhân từ xa và tổ chức.
4. Trao đổi để hiểu nhau hơn
Ghi lý do tại sao bạn làm việc tại nhà. Hãy nhận biết các lịch trình, sở thích và nhu cầu một cách tốt nhất bạn có thể. Tôn trọng cuộc sống của họ, và làm việc một cách hợp lý nhất có thể.
Hãy nhớ rằng, kết quả quan trọng, vì vật không phải lo lắng về quá trình miễn là bạn tin tưởng người đó.
5. Quản lý như thông thường, ngoại trừ…
Quản lý đội nhóm ảo không khác với quản lý truyền thống, ngoại trừ bạn ở xa.
Tập trung vào kết quả, cố gắng không để sai khiến những gì một cá nhân phải sử dụng.
Nhân viên tại nhà phải được đánh giá dựa trên những gì họ đạt được, và được tin tưởng để quản lý phương pháp làm việc riêng của mình.
Một lịch trình cho thường xuyên, thông tin phản hồi thường xuyên từ cả hai bên. Email và các cuộc gọi điện thoại, và tăng tần suất trò chuyện và hiểu cách họ cảm nhận về công việc của họ.
Một kỹ thuật quản lý chủ chốt là động lực: Hãy chắc chắn rằng họ không bị mất sự quan tâm và trở nên ít “kết nối”. Cung cấp các ưu đãi, cơ hội phát triển chuyên nghiệp, và cách để đóng góp vào việc lập kế hoạch.
Hơn nữa, không rơi vào tình trạng “xa khỏi tầm mắt, ra khỏi tâm trí”. Hãy chắc chắn rằng bạn chú ý nhiều đến nhân viên từ xa như bạn làm với mọi nhân viên khác.
Lưu ý múi giờ khác nhau khi giao tiếp và cả về ngôn ngữ
Tóm tắt
Hãy chắc chắn rằng bạn có được kỹ năng giao tiếp và quản lý thành viên từ xa.
Trước khi cho phép bất cứ ai làm việc ở nhà, tạo ra một tập hợp các hướng dẫn và áp dụng chúng một cách công bằng cho tất cả các yêu cầu.
Luôn luôn bao gồm một thời gian hoàn thành, có đánh giá thường xuyên, và có cách để tạo động lực cho họ
Thời gian, công việc và yêu cầu cụ thể, và bạn có thể cung cấp cho họ sự tự do hơn nhiều để sống cuộc sống của họ theo cách mà họ muốn.
