Thật không may, đối phó với vắng mặt dài hạn là một phần tất yếu trong vai trò lãnh đạo. Sớm hay muộn, bạn sẽ có người bị ốm, bị thương trong một tai nạn, nghỉ thai sản, hoặc phải chắm sóc cho thành viên gia đình.
Trong khi bạn không thể dự đoán ai sẽ cần một dịp nghỉ dài hạn hay vắng mặt hoặc khi nào nó xảy ra, bạn có thể kiểm soát nó bằng cách lập kế hoạch trước. Một kế hoạch giúp phần còn lại của đội nhóm duy trì sản xuất và vuivẻ. Nó cũng cung cấp cho các thành viên vắng mặt sự yên tâm, khi biết dự án của họ sẽ được chăm sóc và rằng họ không trở lại với một núi công việc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn có thể chuẩn bị cho trường hơp: nhân viên vắng mặt đột xuất và vắng mặt dài hạn.
Mục lục
1 Ảnh hưởng của việc vắng mặt dài hạn
Trong năm 2007, cổ phiếu Lloyds Banking Group giảm sau khi Giám đốc điều hành mất một sự vắng mặt đột ngột và kéo dài cho một vấn đề liên quan đến stress.
Những lý do khác cho sự vắng mặt dài hạn bao gồm chăm sóc cho cha mẹ già hoặc trẻ nhỏ, nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ pháp lý, phục hồi từ một tai nạn, và cam kết khác trong gia đình hay cuộc sống.
Các tác động của sự vắng mặt dài hạn có thể là đáng kể.
Các chi phí khác, trực tiếp và gián tiếp khiến các doanh nghiệp mất năng suất, mất đi sự hài lòng của khách hàng, chất lượng công trình kém, chi phí nhân sự tạm thời, và chi phí đào tạo cho nhân viên thay thế.
Lập kế hoạch và quản lý có hiệu quả có thể giúp giảm các chi phí liên quan vắng mặt dài hạn.
2 Quy định về vắng mặt dài hạn
Điều quan trọng là phải nhận thức của luật lao động bảo vệ quyền lợi thành viên trong nhóm khi họ đang nghỉ dài hạn.
Ví dụ, ở Mỹ, các luật gia đình và luật y tế cho phép người lao động đủ điều kiện để mất đến 12 tuần cho khám chữa bệnh và trách nhiệm đối với gia đình. Trong thời gian này, người sử dụng lao có nghĩa vụ bảo vệ công việc cho họ, và tiếp tục cung cấp bảo hiểm y tế.
Ở Anh, người dân chỉ được coi là bị bệnh lâu dài, theo hưởng lương ốm theo luật định trong 28 tuần.
Vì vậy, hãy tìm hiểu quy định của pháp luật tại địa phương về trường hợp nhân sự vắng mặt dài hạn.
3 Làm thế nào để lập kế hoạch cho một vắng mặt dài hạn của nhân viên
Dòng chảy công việc và năng suất có thể nhanh chóng suy giảm nếu không có kế hoạch thay thế thành viên vắng mặt. Và điều này có thể dẫn đến một phản ứng dây chuyền.
Không có kế hoạch cho sự nghỉ của một người trong thời gian dài có thể dẫn đến mức độ cao của sự căng thẳng và lo lắng, có thể dẫn đến sự vắng mặt hơn nữa của các nhân viên khác. Sử dụng các chiến lược dưới đây để chuẩn bị cho khả năng vắng mặt dài hạn trong nhóm của bạn.
3.1. Xây dựng Niềm tin
Không có niềm tin, thành viên trong nhóm của bạn không có khả năng chia sẻ với bạn với vấn đề của họ. Điều này có thể có nghĩa là bạn chỉ có thể tìm hiểu về vấn đề khiến họ phải vắng mặt khi có người gọi đến nói với bạn rằng họ không thể đến làm việc.
Nếu mọi người tin rằng bạn sẽ hỗ trợ và hiểu, họ có thể thảo luận về những cho lắng về bố mẹ hay thành viên trong gia đình gặp bệnh kinh niên với bạn, cho bạn một cơ hội để lên kế hoạch.
Để xây dựng lòng tin, hãy dành thời gian để làm quen với tất cả mọi người. Chia sẻ những câu chuyện cá nhân, và hỏi về bạn bè, gia đình và sở thích của họ.
Làm thế nào để bạn xử lý vắng mặt một cách nhanh chóng và thành viên nghỉ trở lại làm việc. Hãy thể hiện sự nhạy cảm, đồng cảm và hiểu biết về hoàn cảnh của họ.
3.2. Quy trình
Kiến thức quản ý tốt sẽ giúp bạn phân công lại công việc trong thời gian nghỉ phép.
Hãy chắc chắn rằng bạn có tài liệu rõ ràng tất cả các qui trình và các kiến thức quan trọng được ghi lại (có thể trong cơ sở dữ liệu, hệ thống quản lý kiến thức hoặc wiki).
Bằng cách này, tất cả mọi người trong nhóm của bạn sẽ biết “đi đâu” khi cần thiết.
3.3 Gặp một môt
Trước khi họ nghỉ dài hạn, hãy nói chuyện trực tiếp với họ một – một: Lắng nghe trong cuộc trò chuyện này để cho thấy sự tin tưởng và hỗ trợ. Đặt câu hỏi để tìm hiểu lý do tại sao họ cần phải có nghỉ dài hạn, nếu có thể bao lâu họ sẽ trở lại.
Có thể là họ sẽ không biết sẽ vắng mặt bao lâu. Hỏi anh ta về việc duy trì liên lạc trong thời gian vắng mặt. Tìm hiểu xem anh ấy có thể sẵn sàng nếu có câu hỏi hoặc trường hợp khẩn cấp đến. Đồng ý ranh giới trước, chẳng hạn khi, bằng cách nào hoặc ai mà anh ấy muốn liên lạc.
Nó là điều cần thiết để hiển thị hỗ trợ, nhạy cảm và lòng từ bi trong cuộc họp này. Hãy để cho họ biết rằng tổ chức sẽ hỗ trợ trong thời gian vắng mặt và bạn muốn giữ họ.
3.4. Bàn giao thành công
Đảm bảo các bàn giao thành công.
Sử dụng Phân tích hoạt động hằng ngày để có được một bản mô tả công việc cập nhật, một danh sách các thời hạn sắp tới và mục tiêu dự án hiện tại, và một danh sách các nhiệm vụ hàng ngày của họ.
Nếu cô ấy làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp, yêu cầu cô ấy làm cho một danh sách các địa chỉ liên lạc của mình, ghi nhận bất kỳ thông tin quan trọng về mỗi tài khoản.
Nói chuyện với cô ấy một cách cởi mở về việc truy cập tài khoản email hoặc điện thoại di động của công ty trong khi họ vắng mặt – minh bạch là rất quan trọng để duy trì lòng tin.
Chọn người tốt nhất để tiếp quản công việc, sau đó yêu cầu nhân viên sẽ vắng mặt đào tạo cho người tiếp quản.
4 Đối phó với một vắng mặt bất ngờ
Bạn không thể chuẩn bị cho vắng mặt hoặc trường hợp khẩn cấp, nhưng bạn có thể lập kế hoạch trước cho sự vắng mặt bất ngờ của các thành viên nòng cốt bằng cách tiến hành một phân tích rủi ro và tạo ra một kế hoạch dự phòng.
Đào tạo chéo giúp bạn có một lực lượng lao động rất linh hoạt, do đó bạn có thể giao nhiệm vụ và vai trò với sự tự tin khi có một sự vắng mặt bất ngờ.
Bạn cũng có thể hoạch định trước bằng cách làm cho một danh sách các điểm mạnh và kỹ năng của đội bạn để linh hoạt xử lý khi có vắng mặt bất ngờ.
Khi bạn giao việc cho một thành viên khác của nhóm, theo dõi để họ không bị kiệt sức. Điều này đặc biệt quan trọng khi thành viên trong nhóm đang làm nhiều hơn. Bạn cũng có thể cần phải điều chỉnh khoản thanh toán cho họ, dựa trên việc bổ sung này.
5 Nới lỏng đối với các thành viên khi họ trở lại
Trở lại làm việc sau khi vắng mặt dài có thể là khó khăn cho một số người. Hãy xem xét việc thực hiện các gợi ý sau:
- Trước khi cô ấy trở lại với công việc, khuyến khích cô “phá băng” bằng cách gặp gỡ các đồng nghiệp trong bữa trưa hoặc cà phê và tái thiết lập các mối quan hệ.
- Hỏi nếu có bất cứ điều gì bạn có thể làm để giảm bớt khó khăn trong quá trình chuyển đổi.
- Cập nhật cho họ về tiến độ của dự án và giới thiệu dự án mới hoặc sắp tới họ sẽ tham gia vì bây giờ họ đã trở lại.
- Có thể là tốt hơn nếu họ làm bán thời gian cho một hoặc hai tuần đầu tiên. Ghi nhớ rằng họ cần hỗ trợ trong vài tuần hoặc vài tháng khi trở lại.
- Làm việc tại nhà có thể là một cách hiệu quả để tái hòa nhập thành viên trong nhóm, như nó thường ít căng thẳng và họ có thể nghỉ ngơi khi họ cần. Nếu nó thích hợp, yêu cầu thành viên trong nhóm của bạn trở lại nếu cô ấy muốn làm việc từ nhà một thời gian, giúp dễ dàng trong quá trình chuyển đổi của mình.
Tóm tắt
Cuộc sống có thể được đoán trước, có nghĩa là rất có khả năng là bạn sẽ cần phải đối phó với sự vắng mặt dài hạn của một thành viên tại một số điểm trong sự nghiệp của bạn và của họ.
Là nhà quản lý, bạn cần phải biết làm thế nào để chuẩn bị cho cả hai: vắng mặt dài hạn dự kiến và vắng mặt bất ngờ.
Để chuẩn bị cho một kế hoạch nghỉ dài hạn của nhân viên, hãy:
- Tiến hành đào tạo chéo cho nhóm
- Tập hợp tài liệu thành quy trình thực hiện và đảm bảo cập nhật thông tin
Khi họ trở lại làm việc, cho phép họ dần dần trở lại, cung cấp một bản cập nhật đầy đủ về tình trạng của các dự án và nêu rõ với bất kỳ thay đổi đã xảy ra trong khi họ vắng mặt. Trợ giúp cho đến khi họ trở lại hoàn toàn.
