Làm việc với chuyên gia tư vấn

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem làm thế nào bạn có thể có được kết quả tốt nhất khi làm việc với các chuyên gia tư vấn.

1. Tư vấn là gì?

Chuyên gia tư vấn cung cấp những hướng dẫn chuyên môn và kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể, và các tổ chức thường thuê họ trong ngắn hạn để giúp đỡ trong các dự án hoặc các vấn đề cụ thể.

Bằng cách này, họ tương tự như người làm việc tự do. Họ cũng tương tự như những nhà thầu, bởi vì công việc của họ với tổ chức ngắn hạn và linh hoạt. Trong thực tế, những vai trò này thường chồng chéo lên nhau.

Sự khác biệt giữa chuyên gia tư vấn và hai nhóm còn lại là mức độ chuyên môn của họ. Tư vấn viên thường có kiến thức sâu trong lĩnh vực của họ và mức độ hiểu biết này cao hơn bất cứ ai khác trong tổ chức. Như vậy, giá trị cho mỗi đơn vị thời gian của họ thường là những khoản chi tốn kém cho tổ chức, vì vậy bạn cần phải sử dụng chúng một cách tiết kiệm.

2. Các loại Tư vấn

Các khu vực thường sử dụng chuyên gia bao gồm:

• Thay đổi cách quản lý.
• Tài chính và kế toán.
• Nguồn nhân lực.
• Công nghệ thông tin.
• Phát triển kỹ năng lãnh đạo.
• Thiết kế tổ chức.
• Truyền thông xã hội.
• Chiến lược.

Tư vấn cũng có thể dùng cho một tình huống cụ thể. Ví dụ, giúp việc sáp nhập hay mua lại doanh nghiệp, hoặc điều hành công ty trong thời gian tìm kiếm một CEO mới.

3. Các ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng tư vấn

Một số lợi thế:

• Cái nhìn khách quan về một tổ chức.
• Tư duy mới của họ có thể giúp các dự án khởi động lại khi đã bị mất đà, hoặc đã sa lầy do đấu đá nội bộ.
• Tập trung vào một dự án hay vấn đề bởi vì họ không bị đè nặng với các trách nhiệm.
• Làm việc trong một thời gian ngắn, và cung cấp một kết quả cụ thể.Nếu bạn không nhận được kết quả mà bạn cần, việc chấm dứt hợp đồng với một nhà tư vấn đơn giản hơn với một thành viên thường trực.

Tất nhiên, làm việc với các chuyên gia tư vấn có những hạn chế nhất định.

• Họ thường có đầu óc, và thích làm việc theo cách riêng của họ.Nếu dự án không được xác định rõ bạn có thể không nhận được kết quả mà bạn mong muốn.
• Tư vấn gây tốn kém. Điều này có nghĩa rằng bạn phải quản lý phạm vi công việc của họ một cách cẩn thận, nếu khôngbạn có thể nhanh chóng sử dụng hết ngân sách của bạn nếu không cẩn thận.
• Tư vấn cũng có thể ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên, như các thành viên có thể bực bội với một “người ngoài” sửa chữa một vấn đề mà nhân viên đang bế tắc.
• Ngoài ra, do mức độ chuyên môn của họ, chuyên gia tư vấn có thể không thấy sự cần thiết phải thiết lập mối quan hệ tốt với các nhóm, đặc biệt là nếu hợp đồng của họ là ngắn. Điều này có thể làm giảm tinh thần hơn nữa.

4. Tìm kiếm một chuyên gia tư vấn

Xác định vấn đề mà bạn đang phải đối mặt. Nếu bạn có thể giải thích rõ vấn đề này, chuyên gia tư vấn của bạn có thể cung cấp một cách tiếp cận mới để giải quyết nó.

Hãy hỏi những gì tư vấn này đã đạt được, và liệu họ có thuê các chuyên gia tư vấn khác một lần nữa. Xem các tài liệu, các khách hàng trong quá khứ của họ.

Quét qua mạng truyền thông xã hội.Bạn có thể tìm được nhiều thông tin về nhân cách, đạo đức của họ, và các giá trị mà bạn có thể không nhìn thấy trong một cuộc phỏng vấn.

Tại cuộc phỏng vấn với các chuyên gia tư vấn tiềm năng, yêu cầu họ đề ra phương án chuyên môn mà họ sẽ giải quyết vấn đề của bạn.

Hãy chú ý đến tính cách của người tư vấn và phong cách tư vấn. Họ sẽ cần phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn

Khi bạn đã sẵn sàng để soạn thảo hợp đồng, hãy chắc chắn bạn thiết lập những kỳ vọng rõ ràng. Xác định phạm vi của dự án của bạn một cách cẩn thận, và yêu cầu chuyên gia tư vấn chi tiết các dịch vụ mà họ cung cấp, những người sẽ được làm việc trong dự án của bạn, và những gì họ sẽ tính phí cho công việc nếu bổ sung. Hãy chắc chắn rằng ngân sách của bạn sẽ đủ để bao gồm bất kỳ chi phí phụ trội tiềm năng.

5. Làm việc hiệu quả với chuyên gia tư vấn của bạn

Cần sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên đắt tiền này, họ cần hướng dẫn bạn một cách cẩn thận, nhưng không kiểm soát gây căng thẳng mối quan hệ và ảnh hưởng đến năng suất.

Giúp họ làm quen nhanh chóng

Bạn cần phải giúp họ làm quen với tổ chức, với các đội mà họ sẽ làm việc cùng, và với các dự án mà họ sẽ làm việc.

Cung cấp cho họ bản sao của sứ mệnh và tầm nhìn của công ty, cùng các tài liệu quan trọng khác để giúp họ nhìn thấy bức tranh lớn.

Họ cũng cần phải biết về cơ bản các vấn đề mà có thể không được thảo luận công khai.

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng họ có tất cả các nguồn lực cần thiết để bắt đầu làm việc, và kiểm tra thường xuyên để xem nếu họ cần bất cứ điều gì khác.

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Chuyên gia tư vấn cần mục tiêu đo lường được, vì vậy làm việc với họ để thiết lập mục tiêu SMART, không những chỉ rõ những gì bạn đang mong đợi, mà còn cung cấp cho bạn tiêu chí để đo lường tiến độ và hiệu suất.

Phạm vi hoạt động

Các dự án có thể phát triển theo thời gian và với nhu cầu mở rộng. Bạn cũng có thể phải đối mặt với vấn để có thể chủ động tìm kiếm để mở rộng vai trò bổ sung.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải xác định phạm vi hoạt động. Đảm bảo rằng bạn đã xác định tầm nhìn và mục tiêu của dự án, thiết lập một ngân sách, và thiết lập các ưu tiên rõ ràng.

Xây dựng niềm tin

Để tích hợp các chuyên gia tư vấn vào một đội ngũ hiện có, đặc biệt là nếu họ đang được đưa vào để giải quyết một vấn đề mà các thành viên trong nhóm không thể giải quyết một mình là một công việc không dễ dàng.

Đó là lý do tại sao cần làm rõ:

• Chuyên gia tư vấn cần hay không cần sự giúp đỡ từ thành viên trong nhóm,
• Những gì mà những thành viên trong nhóm của bạn có thể học được từ dự án này.

Cung cấp phản hồi

Cũng giống như các thành viên khác trong nhóm, tư vấn cần được phản hồi về hiệu suất của họ, để họ biết những gì họ đang làm tốt và những gì họ cần phải cải thiện.

Giữ lại kiến thức

Bạn không thể phụ thuộc vào tư vấn của bạn mãi mãi, và, một khi anh ta rời đi, thành viên trong nhóm của bạn sẽ cần phải chịu trách nhiệm về dự án. Họ sẽ là những người sửa chữa các vấn đề hoặc điều chỉnh trong tương lai, vì vậy họ phải hiểu được công việc của tư vấn, và phát triển các kỹ năng mà họ sẽ cần phải tiếp tục nó.

Xây dựng kế hoạch quản lý tri thức khi chuyên gia tư vấn làm việc

Hãy chắc chắn nhân viên của bạn tiếp cận và học hỏi từ tư vấn bạn đang sử dụng.

Những điểm chính

Tư vấn là các chuyên gia giúp đỡ và tư vấn trong một lĩnh vực cụ thể hoặc trường hợp cụ thể.

Họ có trình độ cao trong chuyên môn, nhưng giá dịch vụ họ cung cấp thường cao so với giá trị lao động thông thường, do đó, họ làm việc với các tổ chức trong ngắn hạn để giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc giúp đỡ với các dự án hoặc các quy trình cụ thể.

Chìa khóa để thành công khi làm việc với chuyên gia tư vấn là phải rõ ràng về những kỳ vọng và hoạt động. Bạn cần nắm rõ dự án và nguồn lực ngân sách có thể khai thác.

Cung cấp cho chuyên gia tư vấn hướng dẫn chi tiết, thông tin phản hồi rõ ràng, và các nguồn tài nguyên mà họ cần để làm việc hiệu quả.

Làm việc để tích hợp và duy trì mối quan hệ tích cực giữa họ và nhân viên, và phát triển một kế hoạch chuyển giao kiến thức, để nhóm của bạn có thể thực hiện công việc sau khi chuyên gia tư vấn hoàn thành công việc và chia tay các bạn.