Vấn đề từ kỳ nghỉ của nhóm

Trong bài viết này, chúng ta sẽ:

• Những căng thẳng thường phát sinh trong ngày lễ
• Những gì bạn có thể làm gì để giúp đỡ nhân viên giải tỏa căng thẳng và vui vẻ trở lại.

1 Vấn đề thường gặp

Điều gì xảy ra trong tổ chức của bạn trong mùa lễ? Nguồn căng thẳng có thể là:

• Số lượng nhân viên giảm do nghỉ lễ.

• Tăng hoặc giảm khối lượng công việc.(Mùa lễ có thể là thời gian bận rộn nhất trong năm đối với các doanh nghiệp bán lẻ nói riêng.)

• Thời hạn ngắn hơn, tính đến thời điểm kết thúc năm kinh doanh

• Tinh thần thấp và cam kết kém

• Những thay đổi trong động lực làm việc

Tất cả điều này có thể làm cho kỳ nghỉ lễ giống như một cuộc chạy đua đến giai đoạn về đích.

2 Các biện pháp giảm căng thẳng

Những ngày lễthường là thời gian hạnh phúc nhất của năm khi chúng ta

• Dành nhiều thời gian cho gia đình,
• Tặng quà cho những người chúng ta yêu thương,
• Đón nhận những điều tốt nhiều trong cuộc sống.

Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể thấy căng thẳng trong mùa lễ, đặc biệt là tại nơi làm việc.

• Thời hạn thường gấp rút hơn vì lịch trình thay đổi nhiều,
• Khách hàng và khối lượng công việc gia tăng,
• Áp lực về tăng hiệu suất để đáp ứng mục tiêu kinh doanh cuối năm.

Một cách đơn giản, người ta có nhiều việc phải làm trong những ngày lễ hơn tại bất kỳ thời gian khác trong năm.
Tin tốt là có rất nhiều cách giúp giảm bớt sự căng thẳng trong những ngày lễ.

3 Chiến lược Hỗ trợ Team của bạn

Để giảm bớt sự căng thẳng trong mùa lễ:

• Đưa ra lịch làm việc linh hoạt đảm bảo năng suất tăng do mức độ căng thẳng thấp hơn:
  • Nhiều người đi du lịch, hoặc thăm người thân trong những ngày nghỉ.
  • Bạn có thể cho phép họ làm việc tại nhà, từ xa, hoặc làm việc giờ linh hoạt.
  • Hoặc, bạn có thể thay đổi giờ để như cho phép cho nghỉ trưa dài hơn, để họ có thể nghỉ ngơi hoặc làm các việc vặt.
• Đào tạo chéoTránh tình trạng nếu một vấn đề hoặc khủng hoảng phát sinh mà chỉ một số nhân viên có kỹ năng và chuyên môn mới có thể đối phó được.
  • Đào tạo chéo – đào tạo cho tất cả nhân viên đủ kiến thức hoặc kỹ năng thay thế nhau khi có những khoảng trống.
  • Đào tạo càng sớm càng tốt, để mọi người cảm thấy thoải mái trong các vai trò khác nhau trước khi vào thời kỳ bận rộn.
• Lường trước nhu cầu phát sinh và chuẩn bị sớm
  • Tỉnh táo lường trước nhu cầu phát sinh từ khách hàng, tổ chức trong mùa nghỉ lễ.
  • Lưu ý đến thời hạn trong thời gian bận rộn này.Nếu có thể chuyển các dự án ít khẩn cấp sang kỳ tiếp theo.
  • Chuẩn bị kế hoạch trước cho các nhu cầu nhân sự;
    • Không phải ai cũng sẽ có thể để làm việc trong suốt kỳ lễ,
    • Đưa ra một lịch trình đó là công bằng và cân bằng cho tất cả mọi người.
    • Ví dụ: cho phép ngày nghỉ bù, hoặc chế độ bữa ăn phụ (bánh ngọt, ăn trưa, hoặc ăn tối) để ngày làm tạo không đặc biệt hơn thường lệ.
  • Khi bạn tuyển dụng, cho nhân viên mới biết rằng họ có thể sẵn sàng làm việc trong những ngày lễ.
  • Đề rõ thông tin này trong Điều lệ đội và trong mô tả công việc để chắc chắn rằng các nhân viên hiểu tính chất công việc.

Trong một số ngành, thường thời điểm cuối năm là thời điểm không có nhiều việc

• Chuẩn bị cho nó trước cho nhiệm vụ, kế hoạch và các dự án khi trở lại sau kỳ nghỉ lễ
• Đây cũng là thời điểm thích hợp để tập trung vào các hoạt động đào tạo và học tập

4 Tôn trọng tín ngưỡng, tôn giáo

Hãy nhạy cảm với các sự đa dạng về tín ngưỡng, tôn giáo trong đội bạn.

• Tìm hiểu cách ăn mừng theo các tín ngưỡng tôn giáo và điều chỉnh lịch trình phù hợp với nguyện vọng của nhân viên và tình hình công việc.
• Khuyến khích nhân viên trang trí không gian văn phòng của họ để thể hiện niềm tin tôn giáo hay văn hóa của họ, nhưng thực hiện trong chừng mực cho phép
• Bạn cũng có thể tổ chức một bữa tiệc theo chủ đề xung quanh một lễ kỷ niệm, ngày lễ đặc biệt.

5 Giảm thiểu phiền nhiễu

• Hướng dẫn nhân viên tập trung thời gian và năng lượng cho công việc, các dự án quan trọng nhất của họ:
  • Khuyến khích nhân viên tắt điện thoại của họ, đóng cửa văn phòng của họ, đóng trình duyệt web của họ, và tránh email khi họ cần phải tập trung.
  • Chỉ có lịch các cuộc họp hoặc các sự kiện là cần thiết,
• Chuẩn bị trước cho thời gian bận rộn này bằng cách làm việc trước với nhóm
  • Giao việc và phân công các dự án quan trọng trước,
  • Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết làm thế nào để sử dụng công cụ quản lý thời gian, như lên Chương trình hành động hoặc sử dụng Danh sách To-Do.

6 Động viên tinh thần

Căng thẳng kỳ nghỉ có thể là một gánh nặng tâm lý lớn.

• Một môi trường làm việc thoáng đãng và thoải mái sẽ giúp nhân viên giảm căng thẳng và duy trì tinh thần làm việc
• Hãy đảm bảo không gian làm việc sạch sẽ, đủ ánh sáng, và trong lành.
• Hãy dành thời gian để nói lời cảm ơn với nhân viênvề nỗ lực, cố gắng, sự gắng sức và thành tích của họ.
• Gửi ghi chú viết tay cá nhân cho từng người, với các ví dụ cụ thể về cách họ đã tạo ra sự khác biệt trong năm nay.Đây cử chỉ nhỏ thể hiện sự đánh giá nhưng có thể là một tác động lớn, thậm chí hơn cả một món quà mua ở cửa hàng, hoặc tiền thưởng.
• Xem xét một hình thức mới và có nhiều ý nghĩa hơn so với cách kỷ niệm ngày lễ truyền thống hàng năm.Ví dụ, tổ chức một sự kiện từ thiện, hoặc nấu một bữa ăn tại một nhà bếp cộng đồng.Các sự kiên từ thiện và cộng đồng có thể là “xúc tác” đẩy tinh thần lên mạnh mẽ.
• Tổ chức một bữa tiệc nhỏ khi mọi người trở về từ kỳ nghỉ, và khuyến khích nhân viên lập mục tiêu quan trọng và có ý nghĩa cho năm mới.

Tóm lại

Kỳ nghỉ lễ có thể là một thời gian vui vẻ và thú vị của năm, cũng có thể gia tăng đáng kể doanh thu cho tổ chức và kéo theo căng thẳng:

• Thời hạn ngắn,
• Khối lượng công việc tăng,
• Số lượng nhân viên giảm

Giảm bớt căng thẳng bằng cách:

• Đảm bảo đào tạo chéo trước thời gian lễ hội để “lấp đầy” những khoảng trống kỹ năng tránh sự cố xảy ra mà nhân viên tại chỗ không xử lý được.
• Điều chỉnh giờ và chế độ làm việc linh hoạt, thúc đẩy tinh thần bằng cách giúp mọi người tạo ra thời gian để mua sắm hay việc lặt vặt.
• Yêu cầu nhân viên khi làm việc tập trung cao độ, đảm bảo khối lượng công việc hoàn thành trong thời gian làm việc.
• Tôn trọng tín ngưỡng, tôn giáo của nhân viên trong kỳ lễ của họ, nhưng cho phép trong phạm vi nhất định.
• Mở một sự kiện từ thiện hay cộng đồng…

Chúc bạn bình thản với kỳ nghỉ và sở hữu một đội nhóm hài lòng!

Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!