Quản lý cá nhân cầu toàn

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số chiến lược mà bạn có thể sử dụng khi trong đội nhóm có cá nhân cầu toàn.

1 Tình huống

Hùng là nhân viên đặc biệt sáng và tài năng. Anh ấy rất tuyệt vời với công việc chi tiết, có định hướng, và cô ấy có những tiêu chuẩn rất cao.

Tuy nhiên, anh dành quá nhiều thời gian tập trung vào chi tiết không liên quan đến mục tiêu của dự án, anh gặp vấn đề trong khâu giao việc, và anh ấy thường xem xét kỹ lại những gì anh ấy đã làm trước khi báo cáo, và vì vậy anh ấy thường báo cáo muộn hơn thời hạn cho phép.

Vấn đề của anh ấy là: anh ấy quá cầu toàn.

Nếu bạn có một người cầu toàn trong nhóm, thì câu chuyện này đã có vẻ quen thuộc. Người cầu toàn thường tạo ra các tác phẩm xuất sắc, nhưng sự chú ý quá mức của họ đến từng chi tiết và việc sửa lỗi thường xuyên có thể gây ra rất nhiều vấn đề cho toàn đội.

Vậy thì, những gì bạn có thể làm gì để khai thác tiềm năng của một cá nhân cầu toàn, và giảm thiểu các nhược điểm do tính cách quá cầu toàn của họ?

2 Cầu toàn là gì?

Thuật ngữ “cầu toàn” chỉ những người theo đuổi sự hoàn hảo và thiết lập các tiêu chuẩn và mục tiêu không thực tế hoặc quá cao cho mình. Cầu toàn có đặc điểm quan trong: ngay cả khi công việc được thực hiện tốt, họ vẫn luôn “đào bới lại” để tìm một lỗi.

Tất nhiên, “cầu toàn thích nghi” là một đặc điểm tốt. Người cầu toàn thích nghi có tiêu chuẩn cao, làm việc với sự lạc quan và niềm vui, và luôn mong muốn nâng cao kiến thức và kỹ năng của họ. Quan trọng hơn, họ biết khi nào phải ngừng công việc và hoàn thành công việc.

Hình thức tiêu cực của tình trạng này được gọi là “cầu toàn không thích nghi”. Cầu toàn không thích nghi thường là những người luôn đeo theo mình nỗi sợ thất bại. Họ không bao giờ hoàn toàn hài lòng với công việc mà họ làm, họ thường không hạnh phúc và hay lo lắng, và họ bị ám ảnh với việc “sản xuất” hoàn hảo, ngay cả khi phải mất quá nhiều thời gian để cung cấp thành phẩm cuối cùng.

Dễ dàng để xác định các thành viên trong đội là những người cầu toàn thích nghi không tốt. Nếu nỗi ám ảnh của một thành viên trong nhóm với “hoàn hảo” ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc nhân viên khác một cách tiêu cực.

3 Những vấn đề với cá nhân cầu toàn không thích nghi

Một trong những ảnh hưởng tai hại nhất của cầu toàn không thích nghi là tác động của nó đối với sức khỏe và sự hài lòng. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra sự liên quan giữa đặc điểm này với sự trì hoãn, trầm cảm, rối loạn ăn uống, rối loạn ám ảnh, lo âu, căng thẳng nghiêm trọng, và thậm chí tự tử.

Cá nhân cầu toàn không thích nghi ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và hiệu quả của một đội. Cá nhân cầu toàn không thích nghi thường cảm thấy khó khăn để đáp ứng thời hạn, ủy thác công việc, và chấp nhận những lời phản hồi mang tính xây dựng. Họ cũng sẽ thường xuyên quản lý vi mô các đồng đội khi họ uỷ thác một nhiệm vụ, và họ có thể ít hiệu quả hơn so với những người khác chỉ đơn giản là vì họ mất nhiều thời gian kiểm tra đi và kiểm tra lại công việc của họ.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng, đôi khi, một công việc hoặc nhiệm vụ cần phải hoàn hảo: ví dụ, khi bạn đang giao dịch với các khách hàng, tung ra một sản phẩm mới, hoặc làm công việc liên quan đến sức khỏe và an toàn của con người – hoặc số lượng lớn tiền – đang bị đe dọa. Đặc tính cầu toàn có thể là “tài sản” trong những tình huống này, vì vậy điều quan trọng là hãy tìm một sự cân bằng tốt.

4 Quản lý cá nhân cầu toàn không thích nghi

4.1 Giúp họ phát triển tự nhận thức

Cá nhân cầu toàn không thích nghi thường không nhận ra hành vi của họ ảnh hưởng đến những người khác:

• Đánh giá thấp tầm quan trọng của thời hạn
• Không nhận ra họ đang làm xáo trộn công việc của các đồng nghiệp

Hãy:

• Trao đổi cởi mở và trung thực với họ,
• Tìm hiểu xem họ đang nhận thức được đặc điểm cầu toàn không thích nghi của họ hay không.
• Cụ thể những gì bạn đã nhận thấy về hành vi của họ và ảnh hưởng gây ra hạn chế hiệu suất của họ, cũng như những người khác.
• Hãy nhạy cảm khi bạn giải quyết vấn đề này.Hãy nhớ rằng, các thành viên cầu toàn của bạn quan tâm rất nhiều về chất lượng công việc của họ. Hãy chắc chắn rằng bạn thể hiện sự biết ơn của mình đối với tất cả những gì họ đã làm. Chỉ ra cụ thể khi nào cầu toàn thực sự là một “tài sản”. Nhưng bạn cũng cần phải rõ ràng về cách thức hành vi của họ là làm tổn thương người khác và hạn chế tiềm năng của chính họ.

Phát triển tự nhận thức bằng cách:

• Đặt họ vào những tình huống mới.
• Một trải nghiệm mới hoặc thách thức khiến người ta phải được tự ý thức và học được những điều mới về bản thân mình.
• Yêu cầu họ ghi chép hàng ngày để phát triển sự tự nhận thức.
• Khi bạn nhận thấy rằng họ đang quá tập trung vào một chi tiết hoặc quy trình không quan trọng, khen thưởng cho tập trung và quyết tâm của họ, nhưng nhấn mạnh rằng thời gian này cần di chuyển.
• Nếu họ đang bị mắc kẹt khi làm gì đó làm một cách cụ thể, khuyến khích họ đến với một giải pháp thay thế.Nhắc nhở họ về những mục tiêu quan trọng nhất của công việc hoặc dự án.

4.2 Giúp họ hiểu về chi phí

Cá nhân cầu toàn không thích nghi thường phải vật lộn để tập trung vào một dự án. Vì vậy có thể dẫn đến, thời hạn bỏ lỡ có thể gây ra sự bối rối cho toàn đội, hay có thể dẫn đến mất uy tín, và có thể trì hoãn các dự án quan trọng

Nếu bạn nhận thấy rằng thành viên cầu toàn không thích nghi của bạn đang thiếu thời hạn, hoặc đang “chạy theo” ngân sách. Hãy giúp anh ta hiểu được giá trị của các khoản chi phí cho hành động của mình. Và khuyến khích sử dụng công cụ kế hoạch hành độngđể tổ chức công việc và sắp xếp thời gian.

4.3 Giúp rèn luyện kỹ năng giao việc

Cá nhân cầu toàn không thích nghi thường cảm thấy khó khăn để ủy thác công việc, ngay cả khi họ đang có tuyến dưới sẵn sàng.

• Giải thích làm thế nào giao việc thành công giúp họ làm việc hiệu quả hơn, và giúp đội di chuyển về phía trước.
• Đề nghị một số nhiệm vụ mà họ có thể giao việc, cũng nhân sự phù hợp cho lần giao việc này.
• Giúp họ tránh quản lý vi mô: giúp họ hiểu cần tạo cơ hội để nhân sự có cơ hội để học hỏi và trưởng thành từ những nhiệm vụ.

4.4 Chắc chắn đó họ đang đảm nhiệm vị trí phù hợp năng lực

Các cá nhân cầu toàn không thích nghi không thành công khi họ được phụ trách các dự án lớn. Vấn đề không phải là do thiếu kỹ năng hoặc khả năng chuyên môn, mà là vì sự quan tâm của họ đến từng chi tiết hoạt động “chống lại” họ. Nhiệm vụ sẽ khó khăn vì: bao gồm những ưu tiên khác nhau, và công việc phụ thuộc vào sự tham gia của nhiều thành viên khác trong nhóm.

Chuyển họ sang một vai trò mà công việc phụ thuộc vào sự chú ý đến chi tiết có nghĩa là họ sẽ hạnh phúc hơn và trở nên hiệu quả hơn so với hiện nay.

4.5 Gửi phản hồi cho cẩn thận

– Phản hồi tích cục, và lắng nghe những gì họ nói: họ sẽ chia sẻ cách nhìn của họ và cách họ muốn một công việc được tiến hành.

– Giúp họ xử lý những lời chỉ trích bằng cách nhấn mạnh rằng thông tin phản hồi không phải là về cá nhân họ. Khuyến khích họ đặt câu hỏi nếu bất cứ điều gì bạn nói không rõ ràng, và diễn giải những gì bạn đã nói trước khi bạn kết thúc cuộc trao đổi.

4.6 Học hỏi từ sai lầm

Cá nhân cầu toàn không thích nghi thường có một nỗi sợ: sợ thất bại.

Khuyến khích họ đối đầu với nỗi sợ hãi này. Hãy cho họ biết rằng những sai lầm – và thậm chí thất bại hoàn toàn – là một phần quan trọng của việc học tập và phát triển. Nếu họ không bao giờ chấp nhận rủi ro và học hỏi từ những sai lầm của họ, họ sẽ không bao giờ khám phá và đạt được tiềm năng đầy đủ của họ.

Bạn cũng nên dạy họ làm thế nào để suy nghĩ tích cực. Suy nghĩ tích cực và thực tế đem lại kết quả tích cực và có thể giúp họ vượt qua nỗi sợ hãi của thất bại