Quản lý truyền thống và hiện đại – theo lý thuyết của Birkinshaw

Chúng ta sẽ xem xét

• Bốn nội dung trong quản lý theo mô hình mà Giáo sư Birkinshaw giới thiệu
• Gợi ý giúp phát triển một mô hình quản lý hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn.

1 Phát triển một mô hình quản lý phù hợp

Cũ và mới.

Giá, chuyên môn, chất lượng và dịch vụ – đây chỉ là một số trong những cách mà bạn có thể đạt được một lợi thế trong ngành công nghiệp của bạn.

Giá, chuyên môn, chất lượng và dịch vụ – những hướng phát triển này giúp bạn giành lợi thế trong ngành của bạn.

Nhưng có bao giờ bạn nghĩ rằng bạn có thể thành công hơn bằng cách tinh chỉnh phương pháp tổ chức để công tác quản lý phù hợp với chiến lược kinh doanh của tổ chức?

2 Giới thiệu về mô hình 04 nội dung quản lý

Julian Birkinshaw, Giáo sư Quản trị chiến lược và quốc tế tại Trường Kinh doanh London, xuất bản cuốn sách của mình, “Tái tạo trong quản lý”năm 2010

Mô hình (xem hình 1 bên dưới) nhấn mạnh bốn chiều – nội dung –trong quản lý.

Mỗi chiều – nội dung – có hai nguyên tắc đối lập –

• Những nguyên tắc này là “các giả định hoặc những niềm tin về cách thứcthực hiện thường áp dụng hoặc nên áp dụng.”
• Những nguyên tắc này là nền tảng cho các hoạt động thường ngày mà các nhà quản lý của tổ chức thực hiện.

Chúng là:

• Nguyên tắc phía bên trái là các nguyên tắc truyền thống: đó là những phương pháp quản lý đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ.
• Nguyên tắc phía bên phải là nguyên tắc thay thế: đây là những phương pháp mới hơn trong tư duy quản lý.

2.1. Quản lý ngang: Các hoạt động

Kích thước này liên quan đến cách quản lý phối hợp hoạt động với những người trên người mà họ không có kiểm soát trực tiếp. Các nguyên tắc đối lập là:

• Nguyên tắc truyền thống: quản lý theo bộ máy

• Tổ chức sử dụng những quy tắc chính tắc, vị trí hoặc chức danh trong công việc, thủ tục và hướng dẫn chính thức để điều hướng hoạt động
  
• Kết quả: có tính chất dự đoán được.

Quản lý theo bộ máy cần thiết trong hầu hết các tổ chức; và, nó đặc biệt quan trọng trong các tổ chức đang đối phó với những rủi ro ngay lập tức (bao gồm cả rủi ro về sức khỏe hoặc an toàn).

Nhược điểm của quản lý theo bộ máy là thiếu linh hoạt, ít sáng tạo, kém tự chủ.Điều này có thể làm tổ chức gặp khó khăn khi thay phương hướng, và gây chán cho nhân viên.

• Nguyên tắc mới: Nổi bật

Nổi bật mang tính chất tự phát hơn và dựa trên sự độc lập và tự chủ (rất quan trọng nếu bạn muốn nhân viên tự lập).

• Nhân viên tự tổ chức, làm việc độc lập, và có phản ứng nhanh.
  
• Tạo điều kiện cho đổi mới và sáng tạo, cũng như đem tới tinh thần chiến đấu cao hơn và tham gia tốt hơn.

Nhược điểm của nguyên tắc nổi bật trong quản lý là,

– Khi tổ chức không chặt chẽ, các đội và các tổ chức có thể rơi vào trạng thái hỗn loạn và vô tổ chức.

– Nhân viên có thể mất tập trung vì có quá ít các quy định tại chỗ, và họ có thể thực hiện những hành động được coi là hợp lý từ quan điểm của đội, nhưng có hại từ một góc độ lớn.

2.2. Quản lý dọc: Quyết định

Nội dung này nói về cách thức ra quyết định trong tổ chức.Các nguyên tắc là:

• Nguyên tắc truyền thống: Quyết định theo hệ thống cấp bậc

Phân cấp được dựa vào uy quyền và sức mạnh.

• Các nhà quản lý cấp cao đưa ra quyết định,
• Họ được cho là có khả năng chuyên môn cao hơn, có một cái nhìn tốt hơn về bức tranh lớnso với cấp dưới.

Hệ thống phân cấp:

• Có thể thúc đẩy mọi người làm việc chăm chỉ trong dài hạn, bởi vì họ muốn di chuyển đến vị trí cao hơn trong tổ chức.
• Nó cũng có thể có hiệu quả trong các hoạt động quản lý như giao trách nhiệm, tổ chức công việc, xử lý và ra quyết định, đặc biệt là trong các tổ chức lớn hơn.

Tuy nhiên, hệ thống phân cấp giả định rằng “các ông chủ biết tốt nhất,” ngay cả khi điều này là không hoàn toàn đúng sự thật.

• Nó có thể hạn chế trao đổi trong tổ chức,
  • Và điều này có thể dẫn đến “nghèo những quyết định” được đưa ra bởi những người mạnh mẽ.
  • Làm giảm sút tinh thần và sự tham gia của các nhà quản lý nếu cấp quản lý cao hơn không lắng nghe và hỗ trợ cho họ và các nhân viên,
  • Hoặc nếu họ tin cậy những đóng góp của nhân viên.

• Nguyên tăc mới: Quyết định với trí tuệ tập thể

Trí tuệ tập thể là đóng gópcủa nhân viên ở tất cả các cấp độ trong tổ chức trong quá trình ra quyết định, và các hoạt động để giải quyết các vấn đề chung.

Phương pháp này giúp:

• Nâng cao tinh thần và khuyến khích nhân viên tham gia,
• Và giúp ra quyết định tốt hơn khi những người am hiểu được tham gia vào quá trình ra quyết định.

Những bất lợi của việc sử dụng trí tuệ tập thể là;

– Mất một khoảng thời gian để đưa ra quyết định nếu có quá nhiều người tham gia vào quá trình này.

– Sẽ là không phù hợp nếu bạn cần phải đưa ra quyết định kịp thời.

2.3. Quản lý mục tiêu

Nội dung này nói về cách thức con đặt ra và theo đuổi mục tiêu trong tổ chức.Các nguyên tắc là:

• Nguyên tắc truyền thống: Trực tiếp

Với nguyên tắc trực tiếp, tất cả mọi người làm việc hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

• Nguyên tắc này hướng nhân viên trong đội di chuyển theo cùng một hướng,
• Điều này cực kỳ quan trọng nếu tổ chức đang theo đuổi một chiến lược quan trọng, cần phối hợp hành động.

Một nhược điểm của nguyên tắc trực tiếp:

• Các nhà quản lý theo sử dụng các chỉ số hoạt động quan trọng để đo lường sự tiến bộ.
• Không có hiệu quả hoặc phản tác dụng trong cáchoạt độngyêu cầu sáng tạo và đổi mới. Chính sách này tập trung vào kết quả ngắn hạn hơn là tăng trưởng trong dài hạn, và nó tạo điều kiện cho những người kém linh hoạt đạt được mục tiêu của họ.

• Nguyên tắc mới: Gián tiếp

Với nguyên tắc Gián tiếp, nhân viên cũng hướng tới mục tiêu của tổ chức, nhưng thông qua một hình thức khác mà không trực tiếp

Ví dụ: Thay vì, thiết lập một mục tiêu “tăng 15 phần trăm doanh thu”, tổ chức đặt ra mục tiêu “sẽ đo lường hiệu quả nhân viên thông qua lượng thỏa thuận với khách hàng mới”

Với nguyên tắc này:

• Nhân viên được khuyến khích làm việc hướng tới mục tiêu cá nhân của riêng họ,
• Đồng thời họ gián tiếp đóng góp vào các mục tiêu chung của tổ chức.
• Nhân viên có “quyền sở hữu” nhiều hơn và “quyền quyết định” rộng hơn với công việc của họ, giúp năng suất cao và thúc đẩy tinh thần tham gia.

Phương pháp này có hiệu quả với các doanh nghiệp mới và doanh nghiệp ở giai đoạn phát triển, đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới, hoặc trường hợpcần khai thác nhiều mảng kinh doanh.

Một nhược điểm là

– Nhân viên có thể mất phương hướng và động lực nếu các mục tiêu tự xác định của họ không rõ ràng,

– Và họ có thể sai trong trực giác của mình,

– Dẫn đến lãng phí nguồn lực và bỏ lỡ cơ hội.

– Hạn chế sự phối hợp.

2.4. Quản lý Động lực cá nhân

Nội dung này liên quan đến cách thức tạo động lực cho nhân viên trong tổ chức. Các nguyên tắc là:

• Nguyên tắc: Bên ngoài

Động lực bên ngoài: dùng các biện pháp bên ngoài để tạo ra động lực, chẳng hạn như:

-Tăng lương,

– Thăng chức,

– Hoặc khen ngợi.

– Các yếu tố tiêu cực như: áp lực và các mối đe dọa cũng có thể là một phần của động lực bên ngoài.

Ưu điểm:

• Dễ dàng đo hiệu suất và thưởng cho thành viên trong nhóm sử dụng động lực bên ngoài.

Nhược điểm:

• Không quan tâm đến cảm xúc thực sự của nhân viên mà đo lường bằng các yếu tố bên ngoài. Cảm xúc thực sự có thể hiểu:
  • Không hài lòng,
    
  • Thảnh thơi,
  • Không hạnh phúc,
• Khi không thấu đáo các yếu tố bên trong con người, có thể tác động ngược lại, làm giảm hệu suất và giảm sức sáng tạo.

• Nguyên tắc mới: Bên trong

Động lực nội tại liên quan đến những phần thưởng mà mọi người trải nghiệm khi làm tốt một nhiệm vụ

Hầu hết các sở thích và hoạt động giải trí được dựa trên động lực nội tại

Ưu điểm–Tác động và nhu cầu và mong muốn của cá nhân, nhân viên làm điều này vì họ muốn và sẽ được trải nghiệm thực sự, không phải vì họ bắt buộc phải thực hiện. Nhờ đó tác động từ bên trong có hiệu quả đặc biệt mạnhkhi nó được áp dụng để tạo động lực làm việc.

Tuy nhiên, động lực nội tại có thể khó khăn trong quản lý, thường dựa vào các hoạt động mà một cá nhân đang tiến hành, và nhận thức về nó của họ.

3 Áp dụng mô hình 4 nội dung quản lý của Birkinshaw

Mô hình quản lý phù hợp là một tập hợp các lựa chọn để thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ trong công tác quản lý.

• Hãy nhớ rằng không có “đúng” hay “sai”.
• Cách tiếp cận sẽ phụ thuộc vào tổ chức của bạn, tình hình hiện tại của bạn, và không gian mà bạn muốn áp dụng chiến lược.

3.1 Di chuyển từ Quản lý hoạt động bằng bộ máy đến Quản lý hoạt động theo đặc điểm nổi bật

• Xem xét
  • các quy trình của hoạt động kinh doanh
  • các thủ tục,
• Loại bỏ các bước không cần thiết.
• Phản hồi và thu nhận phản hồi thường xuyên từ nhân viên
• Xây dựng niềm tin trong nhân viên:
  • Nhân viên cảm thấy họ được tin cậy khi được giao việc và giao quyềnvà không quan giám sát quá mức.
  • Chia sẻ thông tin, kinh nghiệm với nhân viên thường xuyên.
  • Khuyến khích họ tham gia, phát biểu ý kiến, sáng tạo

3.2 Di chuyển từ Quyết định theo hệ thống cấp bậc đến Quyết định bằng trí tuệ tập thể

• Xây dựng một môi trường tin cậy
  • Khuyến khích nhân viên trao đổi,thảo luận một cách tự do mà không sợ bị đánh giá tiêu cực.
  • Phát huy lợi thế chuyên môn của nhân viên, và khuyến khích sáng tạo.
• Ghi nhận ý kiến và khuyến khích tham gia trong quá trình tổ chức ra quyết định, nếu có thể, để giải quyết các vấn đề chung.
• Khuyến khích nhân viên sử dụng các công cụ mạng xã hội như blog, diễn đàn mạng nội bộ, vàcác công giao tiếp trực tuyến khác để trao đổi.

3.3 Di chuyển từ Quản lý mục tiêu trực tiếp đến Quản lý mục tiêu gián tiếp

• Thiết lập một sứ mệnh rõ ràngcho đội hay tổ chức của bạn,
  • Cho phép nhân viên linh hoạt trong cách thực hiện công việc
  • Yêu cầu hướng tới mục tiêu chung
• Khẳng định rằng khi đạt mục tiêu gián tiếp, sẽ đóng góp cho đội của bạn và mục tiêu chung của tổ chức.

3.4 Di chuyển từ Quản lý động lực từ bên ngoài đến Quản lý động lực nội tại

Sử dụng sự kết hợp của bên ngoài và động lực nội tại vì mỗi cá nhân sẽ được thúc đẩy bởi những lý do và yếu tố khác nhau.

• Tìm hiểu những gì thúc đẩy cá nhân
• Khuyến khích nhân viên hiểu những công việc loại nào sẽ phù hợp với tính cách và thế mạnh của họ
• Cho phép nhân viên được tự do hơn trong cách họ đạt được mục tiêu của mình,
• Dành cho họ không gian trong quá trình tổ chức ra quyết định.

Ngoài ra, việc thay đổi phương pháp quản lý trong ba nội dung khác có thể tác động đến động lựccủa nhân viên từ bên trong.

Tóm tắt

Giáo sư Trường Kinh doanh London, Julian Birkinshaw, phát triển lý thuyết của mình về 04 nội dungQuản lý trong cuốn sách năm 2010 của mình, “Tái tạo trongquản lý.”

Birkinshaw giới thiệu 04 nội dung quản lý gồm::

1. Quản lý ngang: Hoạt động.
2. Quản lý dọc: Quyết định.
3. Quản lý mục tiêu.
4. Quản lý Động lực cá nhân.

Mỗi nội dung gồm một nguyên tắc truyền thống và một nguyên tắc thay thế.

Bạn có thể sử dụng khung cơ bản mà Giáo sư đã giới thiệu để phát triển một mô hình quản lý phù hợp nhất với công việc mà bạn đang làm, vàtheo cách mà bạn muốn tổ chức của bạn phát triển.

Chúc bạn thành công với công tác quản lý của mình!

Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!