Nếu bạn đã từng quản lý một tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể đã gặp phải một số thách thức với các tình nguyện viên của bạn.
Ví dụ, mặc dù họ đã đồng ý làm việc trong những giờ nhất định, một số ngày họ có thể phải rời khỏi sớm hơn so với dự kiến vì các cam kết cá nhân.Không chỉ điều này làm bạn thất vọng, sau đó bạn không có đủ người để hoàn thành công việc.
Bạn sẽ làm gì trong tình huống này? Các tình nguyện viên không được trả lương, vì vậy bạn không thể bắt họ ở lại. Mặt khác bạn cần nhân viên làm việc với một lịch trình để có thể hoạt động hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng tôi
- Phác thảo những vấn đề khi quản lý một lực lượng lao động là tình nguyện viên,
- Và cung cấp một số lời khuyên về giúp làm việc hiệu quả với họ
1 Hợp pháp trong việc quản lý tình nguyện viên
Điều quan trọng là phải xác định chính xác những gì là tình nguyện và không tình nguyện.
Phi lợi nhuận có thể bị rắc rối về pháp lý nếu nó không tuân theo quy tắc nhất định. Mỗi quốc gia có luật lệ khác nhau về tình nguyện viên. Mỗi quốc gia có luật lệ khác nhau về tình nguyện viên – và điều quan trọng là bạn biết những luật lệ và quy định quốc gia riêng của bạn là – vì vậy chúng tôi sẽ chỉ xem xét một số hướng dẫn chung tại đây.
Trước hết, các tình nguyện viên thường được định nghĩa là những người thực hiện một dịch vụ vì lý do từ thiện, nhân đạo. Chúng ta không sản xuất hay hoạt động để bán kiếm lời, và họ làm việc mà không có bất kỳ lời hứa trả công nào.
Điều này có nghĩa rằng các tình nguyện viên thường không có cam kết bằng bất kỳ loại hợp đồng hoặc kỳ vọng của thanh toán bằng tiền, hàng hoá, dịch vụ.
Tuy nhiên, bạn nên tạo ra một mô tả rõ ràng về nhiệm vụ của họ, các ranh giới những gì họ sẽ làm, và người mà họ sẽ báo cáo. Tuy nhiên, không bao giờ ghi nhãn là một mô tả công việc.
2 Trước khi chấp nhận một tình nguyện viên
Nhiều chức phi lợi nhuận chỉ đơn giản là giao tất cả cho những người này. Lúc đầu, có vẻ như đó là một ý tưởng tốt, nhưng nếu có người sẽ từ chối tình nguyện. Nó không phải lúc nào cũng tốt nhất.
Không phải mọi người phù hợp cho mọi vị trí hoặc mọi tổ chức. Phải mất thời gian và thực hành để tìm ra tình nguyện viên tốt, phù hợp những vị trí họ thực sự thích và làm việc hiệu quả.
Không một tổ chức nào có thể hoạt động hiệu quả khi nó liên tục phải đối phó với những người không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình, hoặc làm công việc của họ một cách thiếu tin cậy.
Quản lý hiệu quả các tình nguyện viên của bạn bắt đầu với quá trình lựa chọn. Dành thời gian của bạn ở đây có thể giúp bạn tránh được các vấn đề sau này.
Sử dụng các nguyên tắc này khi tuyển dụng tình nguyện viên:
- Cẩn thận đánh giá ứng cử viên – Kiểm tra thông tin tham khảo – đặc biệt là nếu các tình nguyện viên sẽ làm việc với các nguồn tài trợ, trẻ em, hoặc động vật.
- Phỏng vấn kỹ lưỡng– Tìm hiểu chi tiết cụ thể: Tại sao họ muốn tình nguyện với tổ chức của bạn? Bao nhiêu thời gian họ có thể dành để làm việc mỗi tuần? Họ có bất kỳ vấn đề cá nhân mà có thể ảnh hưởng đến lịch trình? Những kỹ năng độc đáo làm họ có? Họ làm những gì mong muốn có được từ hoạt động tình nguyện? Nếu bạn hiểu điều gì thúc đẩy họ, điều này sẽ giúp bạn thực hiện các mối quan hệ thành công.
- Tạo mô tả công việc– Hãy chắc chắn rằng tất cả các vị trí tình nguyện có một mô tả chi tiết cho các nhiệm vụ phải được thực hiện.
- Có một thỏa thuận bí mật– Một số tình nguyện viên có thể có quyền truy cập vào thông tin bí mật – ví dụ, các nhà tài trợ và các chi tiết gây quỹ. Yêu cầu các tình nguyện viên được ký một thỏa thuận bằng văn bản, nêu rõ rằng họ sẽ không tiết lộ thông tin này cho bất cứ ai khác.
3 Lời khuyên cho việc quản lý thành công
Hãy quản lý:
- Cung cấp đào tạo thích hợp– Để giúp các tình nguyện viên của bạn hoạt động hiệu quả hơn, cung cấp cho họ các khóa đào tạo và giáo dục. Đối với họ tình nguyện là một cách tuyệt vời để có được thêm kinh nghiệm và kỹ năng.
- Bắt đầu từ từ– Không cho phép các tình nguyện viên làm việc rất lớn ngay lập tức. Cung cấp nhiều thông tin phản hồi trong khi họ làm việc.
- Công nhận sự đóng góp của họ– Bạn không thể thưởng cho các tình nguyện viên của bạn bằng tài chính, nhưng vẫn rất quan trọng để nhận ra những nỗ lực của họ. Hãy sáng tạo! Nói cảm ơn, cung cấp cho các giải thưởng cho các dịch vụ, hay ca ngợi họ trong bản tin của tổ chức hoặc các tờ báo địa phương. Khi mọi người cảm thấy được đánh giá cao, họ có nhiều khả năng sẽ nỗ lực nhiều hơn vào nhiệm vụ của mình và tiếp tục hoạt động tình nguyện.
- Hãy tôn trọng– Nếu bạn đang phụ trách của cả đội ngũ nhân viên được trả tiền và tình nguyện viên, chắc chắn rằng các tình nguyện viên không cảm thấy không quan trọng. Thật dễ dàng cho nhân viên trả tiền để suy nghĩ người khác là ‘chỉ tình nguyện “. Nếu bạn có các cuộc họp, các kỳ nghỉ, hoặc công nhận cho nhân viên, hãy bao gồm cả tình nguyện viên của bạn..
- Thiết lập mục tiêu – Mục tiêu đặt ra phù hợp cho các tình nguyện viên của bạn: để họ làm việc hướng tới mục tiêu, và mục tiêu giữ họ chịu trách nhiệm về kết quả.
- Cung cấp cố vấn, nếu có thể– Một người cố vấn có thể là bạn, người quản lý khác, hoặc một thành viên trong nhóm cao cấp. Cố vấn là một cách tuyệt vời để giúp bạn tình nguyện viên học hỏi và phát triển, và tăng cường các mối quan hệ giữa họ và tổ chức của bạn.
- Cung cấp cho họ thời gian nghỉ ngơi – Họ đam mê về những gì họ đang làm, nhưng chắc chắn rằng họ có thời gian nghỉ giải lao.
- Thường xuyên đánh giá hiệu năng– Thiết lập một lịch trình, có lẽ mỗi tháng hoặc hàng quý. Hãy để các tình nguyện viên biết họ đang làm thế nào, và làm thế nào họ có thể cải thiện.
- Phối hợp công việc với các nhân viên –Hãy chắc chắn rằng công việc tình nguyện bổ sung cho các công việc được thực hiện bởi nhóm chính thức. Bạn không muốn nhân viên của bạn thường xuyên lo lắng về an ninh công việc của họ.
Tóm tắt
Quản lý tình nguyện viên có những thách thức, tuy nhiên, bằng cách chọn tình nguyện viên một cách cẩn thận, và phù hợp bạn có thể làm giảm khả năng phát sinh của các vấn đề.
Công nhận những nỗ lực của các tình nguyện viên của bạn trong các cuộc họp và các hoạt động xã hội để cho thấy rằng bạn đánh giá cao sự tham gia của họ.
