Quản lý thông tin và dữ liệu

Bảo vệ tài sản quan trọng của tổ chức

Khách hàng vừa liên hệ với bạn và hỏi về hoá đơn. Bạn có thể xem hóa đơn nhưng lại không thể truy cập vào đơn đặt hàng của cô ấy, vì nó được lưu trên cơ sở dữ liệu bán hàng và không được đồng bộ với máy tính của bạn.

Để giúp cô ấy, bạn cần phải nói với đông nghiệp trong nhóm bán hàng nhưng người đó đang ra ngoài thực địa và phải 3 ngày sau bạn mới nhận được thông tin cần thiết để giải quyết vấn đề. Trong khoảng thời gian này, khách hàng tỏ vẻ khó chịu là điều dễ hiểu.

Quản lý dữ liệu và thông tin không chỉ là trách nhiệm của bộ phận CNTT mà còn ảnh hưởng đến tất cả mọi người trong tổ chức. Nó có thể xác định mức độ giao tiếp của bạn với khách hàng tốt đến mức nào, mức độ an toàn và bảo mật của dữ liệu, mức độ an toàn của khách hàng và mức độ hiệu quả của mọi người và các chỉ số hoạt động của tổ chức.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét lý do tại sao việc quản lý dữ liệu và thông tin lại quan trọng và tìm hiểu cách bạn có thể tổ chức dữ liệu hiệu quả hơn trong tổ chức.

Chú thích:

Việc này rất quan trọng trong nhiều doanh nghiệp (ví dụ trong ngành ngân hàng), nhưng có thể không liên quan đến những doanh nghiệp khác (ví dụ như trong công ty thiết kế). Bạn cần có phán đoán tốt khi xem xét việc quản lý dữ liệu và thông tin trong tổ chức của mình.

Quản lý dữ liệu và thông tin là gì?

Data Management Association (DAMA) định nghĩa quản lý dữ liệu và thông tin là “… phát triển, thực hiện và giám sát kế hoạch, chính sách, chương trình và thực tiễn mà kiểm soát, bảo vệ, cung cấp và tăng cường giá trị của tài sản dữ liệu và thông tin.”

Quản lý dữ liệu đã tồn tại từ những năm 1950 dưới nhiều hình thức chưa xác định. Nó xuất hiện vào cuối những năm 1970 và trở thành lĩnh vực riêng biệt khi thông tin bắt đầu chuyển từ giấy tờ sang băng, đĩa. Trong thập kỷ qua, quản lý dữ liệu đã trở thành một phần quan trọng trong các tổ chức thuộc mọi quy mô, ngành nghề khác nhau.

Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu

Quản lý dữ liệu và thông tin hiệu quả là mối quan tâm của nhiều tổ chức. Số lượng thông tin kỹ thuật số trên thế giới tăng gấp 10 lần sau mỗi chu kỳ 5 năm và nhiều tổ chức gặp khó khăn để quản lý dữ liệu an toàn.

Nghiên cứu của Đại học Virginia Commonwealth cho thấy có chưa đến 10% số lượng tổ chức sử dụng quy trình để quản lý dữ liệu và ít hơn ⅓ số tổ chức bảo mật được dữ liệu của họ.

Quản lý dữ liệu kém có thể mang đến nhiều hậu quả đáng kể. Ví dụ:

• Tổn thất về tài chính: Trụ sở của tổ chức bị ngập lụt bất ngờ. Hệ thống lưu trữ của công ty lại lỗi thời khiến bạn mất hết dữ liệu của nhiều tháng với trị giá hàng triệu đô la.
• Nguy cơ gặp phải kiện tụng: Hacker truy cập cơ sở dữ liệu khách hàng của công ty, ăn cắp địa chỉ và số thẻ tín dụng của khách hàng. Những khách hàng này có nguy cơ bị đánh cắp danh tính, họ quyết định khởi kiện bạn vì vi phạm quyền riêng tư.
• Chi phí lưu trữ dữ liệu: Tổ chức không có quy trình huỷ dữ liệu – sửa chữa hoặc xoá những thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc lỗi thời. Do đó, chi phí lưu trữ dữ liệu và nhu cầu nguồn lực CNTT tăng gấp đôi mỗi năm.
• Quy trình làm việc không hiệu quả: Các thành viên trong nhóm không thể tìm thấy thông tin cần thiết để thực hiện công việc vì mỗi bộ phận trong công ty đều có cơ sở dữ liệu riêng và không chia sẻ với nhau.
• Bỏ lỡ cơ hội: Nhân viên bán hàng khó truy cập vào cơ sở dữ liệu kho hàng để biết liệu sản phẩm có sẵn hay không và có thể giao cho khách đúng hạn không. Đối thủ cạnh tranh nhân cơ hội này giành lấy khách hàng vì họ có quyền truy cập thông tin ngay lập tức.
• Làm mất thương hiệu/ danh tiếng: Khách hàng phật ý vì các phòng ban trong công ty truyền thông với nhau không hiệu quả. Kết quả là danh tiếng của tổ chức và doanh thu bị ảnh hưởng.
• Báo chí tiêu cực: Một thành viên trong nhóm làm mất máy tính xách tay, trong đó chứa thông tin cá nhân của một khách hàng nổi tiếng. Kết quả là, tổ chức bạn gặp phải làn sóng truyền thông tiêu cực và đánh mất lòng tin ở khách hàng.

Nói một cách đơn giản, khi không có được thông tin cần thiết hoặc không bảo vệ thông tin đúng cách, bạn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội, làm giảm hiệu suất làm việc, ảnh hưởng tiêu cực đến dự án và khách hàng cũng như đánh mất lợi thế cạnh tranh.

Bảo mật là yếu tố quan trọng trong quản lý dữ liệu. Global State of Information Security Survey năm 2013 cho thấy mặc dù có hơn 70% số lượng tổ chức được khảo sát “tự tin” về chiến lược bảo mật thông tin của mình nhưng tỷ lệ này lại có xu hướng ngày càng giảm từ năm 2008.Trộm cắp dữ liệu và những vấn đề về an ninh ngày càng gia tăng dẫn đến thiệt hại tài chính, ăn cắp bản quyền, lừa đảo, làm hại danh tiếng của tổ chức.

Cải thiện quy trình quản lý thông tin trong tổ chức

Nếu quản lý thông tin và dữ liệu hiệu quả có vai trò quan trọng trong ngành nghề hoạt động của bạn thì nó cần nhận được sự quan tâm nghiêm túc, lâu dài của tất cả mọi người từ ban giám đốc cho đến nhân viên mới trong tổ chức.

Lưu ý rằng, việc tu bổ hệ thống hiện tại hoặc đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu trong một tổ chức có thể là một dự án khổng lồ, tốn kém, nhiều trường hợp mất đến vài tháng đến vài năm thực hiện – điều này khiến cho dự án trở nên không thực tế, đặc biệt nếu có những dự án kinh doanh khác mang lại lợi ích lớn hơn.

Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện những bước khác để cải thiện quy trình quản lý dữ liệu cho nhóm và tổ chức.

1. Xác định sự thất vọng

Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê những vấn đề gây ra sự thất vọng, tắc nghẽn và thiếu hiệu quả mà bạn thường gặp phải khi làm việc với thông tin và dữ liệu sẵn có. (Để thực hiện, bạn có thể sử dụng Sơ đồ luồng và Sơ đồ làn bơi  thể hiện cách thông tin di chuyển giữa các bộ phận hoặc trong tổ chức.)

Tiếp theo, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm trình bày những điều chưa hài lòng liên quan đến dữ liệu và thông tin. Việc không thể truy cập hoặc truy cập không hiệu quả có thể ảnh hưởng đến công việc của họ mà có thể bạn không biết.

Khi đã lên danh sách những vấn đề hiện tại, sử dụng Phân tích nguyên nhân gốc rễ xác định nguồn gốc của từng vấn đề. Việc phân tích có thể giúp bạn xác định xem liệu vấn đề về kỹ thuật, bảo trì hay con người gây ra những sai sót nêu trên.

2. Xem lại quy trình bảo mật

Những thất vọng mà bạn liệt kê ở trên có thể là kết quả của biện pháp bảo mật dữ liệu hiện tại mà tổ chức áp dụng. Ví dụ: Nhiều tổ chức hạn chế quyền truy cập thông tin cá nhân, chẳng hạn như lương nhân viên, lịch nghỉ lễ, dữ liệu tín dụng của khách hàng, thông tin kinh doanh nhạy cảm và dữ liệu tài chính – rõ ràng, bạn cần suy nghĩ cẩn thận khi quyết định những người có quyền truy cập vào thông tin này.

Bắt đầu bằng việc thực hiện Phân tích rủi ro để xác định những vấn đề về bảo mật dữ liệu. Trao đổi với các phòng ban khác trong tổ chức – đặc biệt là phòng tài chính, kế toán, chính sách và luật pháp – để xem liệu có bất kỳ vấn đề nào bạn cần phải biết hay không.

Hãy hỏi bộ phận CNTT về quy trình bảo mật thông tin. Bạn và nhóm có thể vô tình gây ra rủi ro liên quan đến những thông tin quan trọng, đặc biệt khi làm việc với máy tính xách tay, điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể làm để bảo mật thông tin tổ chức và truyền đạt cho các thành viên trong nhóm.

3. Hợp lý hóa quy trình và hệ thống

Thảo luận với bộ phận CNTT về vấn đề, sự thiếu hiệu quả và công tác bảo mật đã được xác định. Họ có thể khắc phục một số vấn đề hoặc đề xuất cách thức truy cập dữ liệu mà bạn cần. Ít nhất hãy để nhân viên CNTT biết về sự thất vọng của bạn, đưa ra những phản hồi quan trọng để họ xem xét khi nâng cấp và thiết kế lại hệ thống.

Phòng CNTT có thể cung cấp cho bạn danh sách những hành động và nguyên tắc tốt nhất để sắp xếp thông tin, tránh sao chép, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và sử dụng hệ thống hiện có hiệu quả hơn.

Nói cho các thành viên trong nhóm các bước có thể thực hiện để quản lý thông tin và dữ liệu của chính mình hiệu quả hơn. Họ có thể xoá tập tin hoặc phần mềm không còn sử dụng? Họ có gặp phải rủi ro không cần thiết với thông tin nhạy cảm không? Họ có sắp xếp tốt, bảo trì và cập nhật dữ liệu, thư mục thường xuyên không?

Hãy suy nghĩ về các bước mà bạn có thể thực hiện để cải thiện dữ liệu. Lướt qua tập tin và xóa tài liệu, chương trình cũ, không chính xác hoặc không đầy đủ theo định kỳ có thể giúp bạn giảm bớt chi phí lưu trữ dữ liệu cho tổ chức; đây cũng là một cách quản lý tập tin điện tử thông minh. Bạn có thể cập nhật một số dữ liệu trung tâm để những người khác trong tổ chức có thể truy cập vào thông tin của phòng ban do bạn quản lý.

4. Tạo ra kế hoạch kinh doanh để nâng cấp hệ thống

Đối với một số tổ chức, quản lý dữ liệu và thông tin không phải là vấn đề được ưu tiên cao. Nếu quản lý dữ liệu không được ưu tiên đủ trong tổ chức, bạn có thể gặp phải khó khăn khi đưa ra đề xuất cải tiến.

Brainstorming các cách có thể cải thiện việc quản lý dữ liệu và thông tin để có thể mang lại lợi ích cho tổ chức. Nếu thích hợp, hãy phác thảo kế hoạch kinh doanh mô tả ý tưởng, đề xuất của bạn và giải thích lợi ích mà đề xuất cải tiến hệ thống mang lại cho tổ chức cũng như giúp loại bỏ hậu quả của việc quản lý dữ liệu kém.

Những điểm chính

Quản lý dữ liệu và thông tin là sự phát triển trong chính sách và hệ thống nhằm bảo vệ, cung cấp những thông tin cần thiết trong hoạt động của tổ chức.

Quản lý dữ liệu và thông tin chuyên sâu rất quan trọng đối với sự thành công của nhiều tổ chức nhưng đối với một số tổ chức khác thì đây không phải là vấn đề cần ưu tiên. Khi dữ liệu không chính xác, không thể truy cập, bị mất hoặc không đầy đủ, tổ chức có thể bị tổn thất về tài chính, bỏ lỡ cơ hội, hoạt động với năng suất thấp và danh tiếng bị ảnh hưởng.

Để giúp tổ chức quản lý dữ liệu và thông tin hiệu quả hơn, hãy liệt kê những thất vọng, tắc nghẽn và kém hiệu quả mà bạn và các thành viên trong nhóm gặp phải. Sau đó, hãy xem lại những rủi ro mà bạn cần phải tránh.

Khi đã xác định được những thay đổi mà bạn muốn thực hiện, hãy thảo luận với chuyên gia về những vấn đề này và tìm ra giải pháp hợp lý hóa quy trình và hệ thống trong tổ chức. Cuối cùng, hãy viết một kế hoạch kinh doanh để phác thảo lợi ích của đề xuất cải tiến mang lại cho tổ chức như thế nào.