Sử dụng phản hồi mang tính xây dựng
Sử dụng Ma trận Phản hồi thách thức cách bạn phản ứng với phản hồi
Với tư cách là người quản lý, bạn thường xuyên đưa ra phản hồi cho các thành viên trong nhóm về hiệu suất của họ, chỉ để nhận thấy không có sự thay đổi nào? Bạn đã đưa ra quan điểm một cách rõ ràng và trực tiếp, nhưng đôi khi mọi người dường như không nhận ra thông điệp.
Hoặc, có lẽ bạn đã nhận được phản hồi từ quản lý nhưng lại không chắc chắn nên hành động ra sao?
Ma trận phản hồi là một công cụ khuyến khích bạn kiểm tra cả khía cạnh tích cực và tiêu cực của phản hồi. Nó thách thức bạn kết nối lời nhận xét với những điều bạn biết về bản thân và những điều bạn không biết và cần khám phá hơn nữa.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khảo sát một loạt các phản ứng thông thường khi có phản hồi và xem làm thế nào sử dụng Ma trận Phản hồi vượt qua những hành vi này và tạo ra thay đổi tích cực cho bản thân và đội nhóm, dẫn đến năng suất và mối quan hệ tốt hơn .
Bạn phản ứng như thế nào?
Có thể bạn đã quan sát thấy mọi người (có thể là bạn!) phản ứng theo một trong bốn cách sau khi nhận phản hồi:
- Chấp nhận phần tiêu cực của thông tin phản hồi, nhưng cố gắng giải thích và biện minh cho nó hoặc đổ lỗi cho người khác về vấn đề này. Họ có thể gặp khó khăn khi đối phó với lời chỉ trích hoặc miễn cưỡng chịu trách nhiệm về hành động của mình.
- Họ tập trung vào phần tích cực và sử dụng nó để củng cố những điều họ biết là đúng. Phản ứng này có thể cho thấy họ chống lại sự thay đổi hoặc kỹ năng lắng nghe kém.
- Nếu phản hồi là tiêu cực, họ quyết định, người đưa ra phản hồi là sai và bỏ ý kiến hoàn toàn. Những người này dễ trở nên kiêu ngạo hoặc tự tin thái quá.
- Nếu phản hồi là hoàn toàn tích cực, họ cho rằng người đưa ra phản hồi chỉ đơn giản nói hoặc trở nên lịch sự và họ không chấp nhận lời khen. Có thể là do thiếu tự tin hoặc lòng tự trọng hoặc cảm giác tự nghi ngờ.
Trong mỗi trường hợp, phản ứng có nghĩa là phản hồi sẽ không đạt được kết quả mong muốn. Thay vì cố gắng hiểu xem làm thế nào để thay đổi hành vi và hiệu suất thế nào hay có thể làm gì để tạo ra nhiều hơn dựa trên thế mạnh của mình, mọi người vẫn tiếp tục làm những điều họ đã làm trước đó, mà không thực hiện bất kỳ điều chỉnh hay thay đổi nào.
Sử dụng Ma trận Phản hồi
Ma trận phản hồi là một công cụ giúp bạn vượt qua phản ứng cảm xúc với phản hồi, nhờ đó bạn có thể áp dụng phản hồi và thay đổi tích cực hiệu suất hoặc hành vi. Như hình 1 bên dưới, nó có bốn góc tọa độ mà thông tin phản hồi thường rơi vào: Tích cực/ mong đợi, Tiêu cực/ Mong đợi, Tích cực/ Không mong đợi và Tiêu cực/ Không mong đợi. Hầu hết các phản hồi đều thuộc một trong các loại này.
Hình 1: Ma trận phản hồi
Chúng ta hãy xem xét từng góc phần tư.
Tích cực/ Mong đợi: chúng ta thường có một ý tưởng tốt về những điều mình làm tốt, bởi chúng ta thường nhận được phản hồi tích cực về những điều này. Nhưng thay vì chỉ nghe lời khen ngợi quen thuộc và không làm gì với nó, hãy tự hỏi:
- Tôi có thể ăn mừng khía cạnh này như thế nào?
- Làm thế nào sử dụng kỹ năng này để tăng năng suất hay sự hài lòng trong công việc?
- Làm thế nào sử dụng kỹ năng này giúp đỡ người khác, những người không có thế mạnh trong lĩnh vực này?
Tiêu cực/ Mong đợi: nếu thành thật với chính mình, chúng ta thường biết một số khu vực cần cải tiến. Nếu sếp yêu cầu một cuộc họp, rất có thể là chúng ta biết và mong đợi điều gì sẽ được thảo luận. Trên thực tế, chúng ta thường quan trọng về bản thân hơn người khác, nhưng chúng ta chỉ không biết làm thế nào để cải thiện mà không có một số trợ giúp.
Để áp dụng phản hồi mong đợi này và thực hiện một thay đổi tích cực, hãy tự hỏi:
- Tôi đã thực hiện những hành động nào để giải quyết mối quan ngại này?
- Các hoạt động đó thành công ra sao?
- Tôi cần phải làm gì khác để kiểm tra và/ hoặc thay đổi để đạt được kết quả mong muốn?
- Nếu tôi không thực hiện những thay đổi này, điều này sẽ ảnh hưởng đến công việc hoặc cuộc sống của tôi như thế nào?
Tích cực/ Không mong đợi: nhận được phản hồi tích cực mà chúng ta không mong đợi giống như một món quà sinh nhật bất ngờ. Nó cho chúng ta một cảm giác tuyệt vời khi chúng ta học được cái gì đó tích cực về chính mình mà hoàn toàn không mong đợi.
Nhưng sau niềm vui ban đầu, điều quan trọng là phải kiểm tra phản hồi này thêm bằng cách tự hỏi mình:
- Tại sao tôi lại ngạc nhiên khi nghe điều này?
- Những kinh nghiệm trước đây có thể đã làm tôi quên hoặc bỏ qua điểm mạnh hay kỹ năng này?
- Tôi sẽ ăn mừng kỹ năng mới được khám phá này thế nào?
- Làm thế nào tôi có thể sử dụng kỹ năng này để cải thiện cuộc sống?
Tiêu cực/ Không mong đợi: phản hồi này khó nghe và khó hiểu nhất. Nhưng nó cũng có thể là nguồn tự khám phá nếu chúng ta cởi mở với nó. Những phản hồi không mong đợi thường xuất phát từ lĩnh vực mà chúng ta không muốn thừa nhận hoặc không chuẩn bị để đối mặt và nó có thể khiến chúng ta trở nên phòng thủ hoặc có những cảm xúc mạnh mẽ khác. Tuy nhiên, khi chúng ta học cách đối phó với nó, chúng ta có thể thực hiện bước tiến lớn trong cuộc hành trình cải tiến bản thân mình.
Một số câu hỏi khác cần khám phá bao gồm:
- Tôi cần thông tin nào khác để hiểu ý kiến phản hồi?
- Sự hỗ trợ, huấn liệu hay đào tạo nào tôi cần để giải quyết với những hàm ý này?
- Tôi có thể sử dụng phản hồi này để khám phá thêm về bản thân mình? Bài viết của sổ Johari , có thể giúp ích cho bạn.
- Lên kế hoạch thực hiện những thay đổi nhỏ, đạt được thay đổi trong ngắn hạn?
- Làm thế nào để cải thiện ảnh hưởng tới những khu vực khác trong công việc hay cuộc sống?
Nếu bạn là người quản lý, bạn cũng có thể sử dụng ma trận khi đưa ra phản hồi cho các thành viên trong nhóm. Bạn có thể thảo luận xem những điều bạn nói thuộc loại nào. Bài viết Khung 5 cuộc thảo luận, khám phá các cách giúp bạn đối thoại tích cực trong những tình huống như vậy.
Mẹo:
Công cụ phản hồi SBI là một cách khác đưa ra phản hồi rõ ràng, hiệu quả.
Những điểm chính
Thông tin phản hồi là bước đầu tiên hướng tới sự thay đổi. Thật không may, phản ứng cảm xúc của bạn với phản hồi có thể cản trở khả năng phản ứng tích cực với nó.
Ma trận Phản hồi giúp bạn xem qua những phản ứng này và tận dụng tối đa từ một phiên phản hồi. Với nó, bạn có thể kiểm tra các khía cạnh tiêu cực và tích cực của phản hồi và tự hỏi bản thân giúp bạn khai thác tối đa nó.
Ma trận bao gồm bốn loại phản hồi:
- Tích cực/ Mong đợi
- Tiêu cực/ Mong đợi
- Tích cực/ Không mong đợi
- Tiêu cực/ Không mong đợi
Với sự trợ giúp của công cụ này, bạn có thể sử dụng phản hồi có hiệu quả để đạt được sự thay đổi đáng kể, tích cực.
