Mô hình cuộc họp Town Hall

Giao tiếp với đối tượng khán giả rộng lớn hơn

Bạn đã bao giờ tham gia một buổi gặp gỡ, nói chuyện trong tổ chức?

Khi thực hiện tốt, nó rất thú vị, đem lại nhiều thông tin và mang tính thúc đẩy. Nó mở ra cuộc đối thoại mang tính xây dựng với đội ngũ lãnh đạo trong tổ chức và giải quyết bất kỳ mối quan ngại hay vấn đề nào mà mọi người lo lắng.

Tuy nhiên, nếu tổ chức kém, chúng có thể khiến mọi người cảm thấy bối rối, không lắng nghe và thậm chí chán nản. Gây lãng phí thời gian và tổn hại năng suất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về Town Hall và thảo luận xem làm thế nào bạn có thể tận dụng tốt nhất cơ hội nó mang lại.

Mô hình cuộc họp Town Hall là gì?

Ban đầu, cư dân thị trấn đã sử dụng Cuộc họp Town Hall như một diễn đàn mở để thảo luận vấn đề chính trị, giải quyết vấn đề và bỏ phiếu cho những quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Ngày nay, nhiều tổ chức đã sử dụng dạng này giao tiếp với nhân viên của mình.

Cuộc họp Town Hall gồm một nhóm người – ví dụ, tất cả nhân viên trong tổ chức hoặc phòng ban hoặc tất cả nhân viên làm việc trong một bộ phận cụ thể. Chúng thường được tổ chức trong một không gian rộng lớn, chẳng hạn như hội trường hoặc trung tâm hội nghị.

Các nhà lãnh đạo cấp cao thường tổ chức những buổi gặp gỡ này vì nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ, bạn có thể sử dụng chúng thông báo cho mọi người về tình hình của tổ chức hoặc về tiến trình hướng tới mục tiêu chính của doanh nghiệp hay đưa ra thông báo và tạo động lực cho mọi người. Những buổi gặp gỡ này cũng rất hữu ích nếu bạn cần truyền tải tin xấu: nói với tất cả mọi người một lần giúp loại bỏ tin đồn và thông tin sai lệch.

Nói một cách đơn giản, Town Hall là một cách giao tiếp trực tiếp với nhân viên và giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào của họ. Nếu điều hành hiệu quả, cuộc gặp này giúp ích rất nhiều cho bạn khi truyền tải thông tin quan trọng, thúc đẩy tinh thần nhân viên, giảm hiểu nhầm và có được phản hồi giá trị.

Nhiều công ty thường xuyên tổ chức Cuộc họp Town Hall với mọi người – ví dụ, hàng năm hoặc hàng quý – truyền đạt sự tiến triển của tổ chức. Nhiều công ty tổ chức nó bất cứ khi nào có tin tức quan trọng hay thú vị cần chia sẻ.

Chuẩn bị cho một Cuộc họp Town Hall

Cuộc họp Town Hall có thể rất hữu ích, tuy nhiên nếu tổ chức kém, sẽ gây lãng phí thời gian, ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên. Sử dụng các chiến lược sau giúp bạn chuẩn bị một buổi gặp, nói chuyện hiệu quả.

1. Quyết định mục tiêu

Điều đầu tiên cần làm là quyết định mục tiêu cuộc họp.

Ví dụ, bạn muốn nói về sự tiến triển của tổ chức?  Bạn muốn cảm ơn công khai tới ai đó hay nhóm nào đó vì nỗ lực của họ? Hoặc, bạn cần chia sẻ tin tốt, tin xấu?

Khi nghĩ tới mục tiêu, đừng quên đi tương lai. Ví dụ, cuộc gặp này là một cơ hội tốt để giải thích chiến lược và tầm nhìn tổ chức trong vài năm tới. Đây cũng là cơ hội tốt để chấm dứt những tin đồn và nghi ngờ.

Điều quan trọng là bạn cần giải quyết lo ngại của mọi người và đảm bảo bạn lên kế hoạch cho một cuộc họp hữu ích và hấp dẫn với mọi người. Nếu đã từng tổ chức cuộc họp kiểu này trước đây, tìm kiếm phản hồi xem cần cải tiến điều gì. Bạn cũng có thể sử dụng khảo sát sự hài lòng của nhân viên, tìm hiểu về mối quan tâm của mọi người, nhằm giải quyết chúng như một phần của cuộc họp.

Cũng như các nhà lãnh đạo quan trọng trong tổ chức, bạn cũng có thể mời mọi người từ các phòng ban khác nhau đến và nói về dự án hoặc kinh nghiệm của họ trong vai trò của mình. Từ đó bạn có thể thúc đẩy ý thức tham gia, cho phép mọi người có cơ hội nói chuyện và thực hành kỹ năng trình bày, nói chuyện trước công chúng.

Mẹo:

Bài viết Điều hành cuộc họp hiệu quả giúp bạn xác định mục tiêu của cuộc họp, truyền tải thông điệp rõ ràng.

2. Tạo chương trình nghị sự

Tiếp theo, tạo chương trình nghị sự cho Town Hall, từ đó mọi người biết mong đợi điều gì và tại sao họ cần tham dự. Chuẩn bị danh sách các điểm chính và xác định ai là người trình bày. Đây cũng là cơ hội tốt cho bạn sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan

Hãy nghĩ xem làm thế nào tăng tính hấp dẫn cho cuộc họp. Ví dụ, thay vì phát biểu về sự thay đổi sắp tới, bạn có thể thiết lập một cuộc phỏng vấn giả, một thành viên trong nhóm phỏng vấn quản lý cấp cao thông qua phiên hỏi và trả lời được chuẩn bị trước. Bạn có thể tạo một cuộc thảo luận và đưa nhóm lãnh đạo cấp cao lên sân khấu, nói chuyện và trả lời câu hỏi. Hoặc có thể phân chia khán giả thành các nhóm và yêu cầu một người từ mỗi nhóm ghi ra câu hỏi.

Hãy nhớ rằng, Cuộc họp Town Hall, cần đưa ra thông tin quan trọng và cần thú vị và hấp dẫn với người tham dự.

3. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Khi lựa chọn địa điểm, đảm bảo nó đủ chứa số lượng người tham dự dự kiến. Nếu tổ chức bạn có quy mô lớn hoặc cần duy trì dịch vụ liên tục, hãy cân nhắc tổ chức một số cuộc gặp gỡ trong cùng một ngày hoặc đặt phòng tại khách sạn, trường đại học địa phương. Dù lựa chọn của bạn là gì, đảm bảo mọi người có thể nghe rõ ràng và địa điểm thuận tiện cho càng nhiều người càng tốt.

Ngoài ra, quyết định xem liệu có cần cung cấp thức ăn, nước uống hay sử dụng màn hình lớn hay không.

Nếu có văn phòng vệ tinh hoặc nhóm ảo, cân nhắc việc phát sóng cuộc họp qua Internet và cho phép mọi người đặt câu hỏi qua email hoặc điện thoại. Bạn cũng có thể muốn quay lại sự kiện cho các thành viên vắng mặt xem sau.

4. Tóm tắt với mọi người một cách hiệu quả

Trước khi tiến hành Town Hall, tóm tắt ngắn gọn về nội dung cuộc họp và lý do tại sao sự có mặt của mọi người lại quan trọng. (Điều này đặc biệt quan trọng nếu đây là lần đầu bạn tổ chức.)

Bạn nên thông báo ngày và thời gian tổ chức trước cho mọi người chuẩn bị chu đáo, sắp xếp công việc hàng ngày. Cố gắng chọn thời điểm mà mọi người không bận rộn hay dịp nghỉ phép.

Không phải ai cũng vui vẻ dành thời gian tham gia, đặc biệt nếu họ bận rộn. Xác định rõ mục tiêu buổi gặp gỡ và giải thích lợi ích của mọi người khi có mặt.

Khi gần tới thời gian tổ chức, hãy đưa cho mọi người bản sao chương trình, từ đó họ biết mong đợi điều gì.

Trong và sau cuộc gặp

Hãy làm theo những chiến lược sau.

1. Nói đơn giản và trực tiếp

Rất dễ bị cuốn vào việc tạo ra một phần trình bày phức tạp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm phổ biến và có thể ngắt sự kết nối giữa bạn với khán giả.

Thay vào đó, hãy khuyến khích mọi người nói đơn giản. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là nói chuyện với mọi người và kết nối với họ. Không đọc thông tin từ slide. Thay vào đó, hãy sử dụng slide để củng cố nội dung bạn nói.

Hãy nói chuyện trực tiếp với mọi người. Bạn cần cho khán giả biết họ nhận được gì: đó là, lý do họ cần lắng nghe.

Ngoài ra, đảm bảo bạn nói chuyện phù hợp với trình độ của họ; hãy nhớ, không phải tất cả mọi người đều có trình độ cao hoặc kiến ​​thức chuyên ngành sâu rộng. Hãy tránh sử dụng biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật.

2. Xử lý xung đột một cách bình tĩnh

Một Cuộc họp Town Hall nên khuyến khích mọi người cởi mở. Đây là cơ hội tốt để ai đó khiếu nại hoặc đề cập tới một vấn đề gây tranh cãi.

Nếu mọi người can đảm và mong muốn nói chuyện thì có nghĩa là họ cởi mở và sẵn sàng giao tiếp với bạn để giải quyết vấn đề. Khi mọi người lên tiếng, đây là cơ hội, không phải là mối đe dọa.

Học cách tùy cơ ứng biến, bình tĩnh khi gặp áp lực. Tìm hiểu kỹ năng giải quyết xung đột và nghĩ xem làm thế nào giải quyết xung đột trong cuộc họp, từ đó bạn biết cách tốt nhất để giao tiếp với người khác và giải quyết vấn đề một cách công khai.

Bạn cũng luyện tập đối phó với loại kịch bản này bằng cách sử dụng kịch bản phân vai..

3. Trung thực

Đôi khi bạn sử dụng Cuộc họp Town Hall để thảo luận những vấn đề khó khăn mà tổ chức đang phải đối mặt hoặc truyền đạt tin xấu. Hãy thành thật với mọi người; tránh xuất hiện tin đồn và làm giảm tinh thần.

Cách thức truyền tải những tin tức đầy thách thức cũng rất quan trọng. Đừng tô vẽ thêm thông tin và xem xét ngôn ngữ cơ thể của bạn.

Một khi truyền tải tin tức khó khăn nhất, hãy tập trung vào điều gì đó tích cực. Hãy chân thành, cho thấy sự tin tưởng của bạn vào tài năng của mọi người và thảo luận về những điều bạn có thể và sẽ làm để vượt qua thách thức này. Tạo ra hy vọng và sứ mệnh cho nhóm.

4. Đưa ra các lựa chọn cho mọi người phản hồi

Đôi khi mọi người tham gia Cuộc họp Town Hall với sự hoài nghi. Họ có thể không cảm thấy thoải mái khi than phiền, đặt ra câu hỏi hoặc e ngại phải chịu hậu quả nếu lên tiếng.

Vì vậy, đảm bảo cung cấp một số kênh phản hồi. Ví dụ: bạn có thể tạo một hòm thư, mọi người có thể gửi câu hỏi ẩn danh trong thời gian nghỉ giải lao. Sau đó, giải quyết một số lo ngại trong cuộc họp. Ngoài ra, bạn có thể khuyến khích mọi người sử dụng email, IM hoặc Twitter đặt câu hỏi khi người khác đang trình bày.

5. Ghi chú

Chỉ định người ghi chép về các vấn đề được thảo luận, câu hỏi mà mọi người nêu ra và hành động mà bạn hoặc những người khác cần thực hiện.

Sau cuộc họp, gửi nó cho tất cả mọi người trong tổ chức. Nó không chỉ củng cố những điều bạn đã thảo luận, mà còn chỉ ra bạn và đội ngũ lãnh đạo có trách nhiệm với lời hứa đưa ra.

6. Theo dõi đề xuất

Nhân viên sẽ muốn biết bạn và đội ngũ lãnh đạo lắng nghe mối quan ngại và đề xuất mà họ nêu ra trong Town Hall và nghiêm túc cân nhắc chúng. Bạn sẽ phá hủy sự tin tưởng nơi họ nếu không theo dõi.

Vì vậy, đảm bảo giữ liên lạc với nhân viên sau buổi trò chuyện và cập nhật thông tin thường xuyên về những việc bạn đang làm để giải quyết vấn đề. Bạn có thể cập nhật trên blog hoặc mạng nội bộ của tổ chức, gửi email thường xuyên…

Đồng thời, hãy tìm kiếm thông tin phản hồi về tiến trình cuộc họp, từ đó bạn có thể cải thiện trong lần tiếp theo.

Những điểm chính

Cuộc họp Town Hall là cuộc họp toàn công ty, thường do lãnh đạo cấp cao tiến hành, nhằm truyền đạt những thông tin quan trọng.

Để tổ chức Cuộc họp Town Hall một cách hiệu quả, hãy quyết định mục tiêu, tạo chương trình nghị sự và lựa chọn địa điểm phù hợp. Ngoài ra, hãy thông báo cho mọi người những điều được mong đợi.

Nói một cách đơn giản, sử dụng slide ở mức tối thiểu. Đồng thời, xử lý xung đột một cách hiệu quả, trung thực và cho phép mọi người phản hồi bằng nhiều cách khác nhau.

Cuối cùng, đảm bảo sắp xếp người ghi chép, theo dõi và hành động để giải quyết vấn đề nêu ra trong cuộc họp.