Giúp các thành viên trong nhóm tham gia chủ đông, phối hợp hiệu quả
Nhóm bạn làm việc trơn tru như một bộ máy hay mọi người tranh đấu với nhau? Nếu vế sau uúng với nhóm bạn thì các cuộc họp ngắn có thể giúp bạn cải thiện giao tiếp, nâng cao động lực làm việc và tăng sự hiệu quả trong công việc.
Các cuộc họp ngắn được sử dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm như một phần của Quản lý Dự án nhanh chóng. Chúng giúp các nhóm phát triển, đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi về yêu cầu sản phẩm thường xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
Nhóm sử dụng các cuộc họp ngắn hàng ngày để lên kế hoạch những điều họ cần hoàn thành trong ngày đó nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Các thành viên lắng nghe kế hoạch của nhau và giúp đỡ khi thích hợp. Nó giúp gia tăng sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, nâng cao nhận thức về vấn đề và phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi.
Bài viết này xem xét bạn có thể sử dụng các cuộc họp ngắn như thế nào để giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn hướng tới một mục đích chung.
Mục lục
Cuộc họp ngắn là gì?
Nó đề cập tới phương pháp khởi động lại khi chơi bóng bầu dục, sau khi vi phạm các quy tắc hoặc khi quả bóng ra ngoài sân chơi.
Trong môn thể thao này, các cầu thủ của 2 đội xếp thành 2 hàng đối mặt nhau và sau đó di chuyển cùng nhau để tạo thành một vòng tròn chặt chẽ. Bóng được đưa vào khoảng cách giữa hai độ và các cầu thủ cạnh tranh nhau để được quyền sở hữu bóng. Toàn bộ quá trình được điều khiển bởi trọng tài.
Trong một cuộc họp ngắn, tất cả mọi người đứng thành một vòng tròn và một quả bóng (hoặc mục tiêu khác) sẽ được truyền giữa họ để xác định ai giữ sàn. Người điều hành đảm bảo rằng mọi người tuân theo các quy tắc.
Trong mỗi cuộc họp ngắn, mỗi người đánh giá thành tích của họ từ ngày hôm trước,sau đó xác định những gì họ dự định làm trong ngày hôm nay và phác thảo bất cứ điều gì cản trở họ đạt được mục tiêu đó.
Bản thân mỗi cuộc họp ngắn luôn diễn ra trong khoảng thời gian ngắn ngủi – không quá 15 phút và nó được tổ chức đứng để khuyến khích tất cả mọi người trình bày ngắn gọn và đúng điểm chính. Người lãnh đạo cuộc họp bắt đầu cuộc họp một cách nhanh chóng, đảm bảo giới hạn thời gian bằng cách sử dụng đồng hồ bấm giờ hoặc bộ đếm thời gian và đảm bảo rằng tất cả mọi người vẫn theo đúng chủ đề. Anh ta hoặc cô ta cũng giữ cho cuộc thảo luận di chuyển đúng hướng và tránh những chủ đề có nguy cơ mở rộng, kéo dài thời gian của cuộc họp.
Những bản cập nhật tiến bộ hàng ngày này thúc đẩy các thành viên tập trung vào nhiệm vụ trong ngày của họ để họ có thể báo cáo tiến độ tại cuộc họp ngắn tiếp theo. Nó cũng giúp xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm.
Làm thế nào để tổ chức cuộc họp ngắn thành công
Thực hiện các mẹo dưới đây để tổ chức một cuộc họp ngắn thành công
1. Đặt ra thời gian phù hợp
Cuộc họp ngắn nên trở nên phổ biến trong công việc hàng ngày của mọi người. Lên lịch để thống nhất thời điểm và địa điểm để tổ chức cuộc họp mỗi ngày – ngay cả khi bạn hoặc các thành viên khác trong nhóm không có mặt.
Lý tưởng nhất là cuộc họp ngắn nên bắt đầu sau 1h kể từ thời gian bắt đầu ngày làm việc. Điều này cho phép mọi người có thời gian để đọc email và suy nghĩ về tiến độ của họ trước khi họ đắm chìm trong công việc mới. Một cuộc họp ngắn buổi sáng cũng giúp bạn ngay lập tức giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc thất bại mà các thành viên trong nhóm gặp phải.
Do áp lực về thời gian, một số người có thể miễn cưỡng đến cuộc họp mỗi ngày. Tuy nhiên, đó là điều cần thiết họ phải làm bởi vì nó giúp họ tổ chức và theo dõi tiến độ công việc tốt hơn.
Bắt đầu cuộc họp ngay lập tức và đừng chờ đợi cho đến khi tất cả mọi người đến đầy đủ. Người lãnh đạo cuộc họp có thể công bố khởi đầu cuộc họp khi đến giờ vì việc chờ tất cả mọi người đông đủ, không phải là trách nhiệm của anh ấy hoặc cô ấy.
Nếu các thành viên trong nhóm liên tục muộn, hãy thử đề xuất hình phạt như nộp phạt vào quỹ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng cuộc họp ngắn chủ yếu hướng đến lợi ích nhóm vì vậy nó sẽ ảnh hưởng đến những người thường xuyên đến muộn.
2. Hòa nhập và rõ ràng
Đảm bảo rằng mọi người đều biết nơi nào và khi nào diễn ra cuộc họp ngắn hàng ngày và mời mọi người liên quan đến dự án tham dự cuộc họp. Bằng cách này, các bên liên quan có thể tìm hiểu cách khiển trai dự án.
Tuy nhiên, để mọi người gắn bó với chương trình và đảm bảo khung thời gian, bạn nên ưu tiên cho phép những thành viên tích cực làm việc trong dự án phát biểu.
Nếu bạn đang làm việc với một nhóm ảo, sắp xếp một cuộc gọi video hàng ngày – đó là cách để họ có thể tham gia vào cuộc họp ngắn mỗi ngày.
3. Luôn tập trung
Cuộc họp ngắn là một công cụ tuyệt vời để khám phá vấn đề và phải đòi hỏi sự chú ý nhưng đó không phải là thời điểm cũng không phải là nơi để giải quyết những vấn đề đó. Nó chỉ đơn giản là cơ hội để các thành viên trong nhóm báo cáo về những gì họ đã làm và cam kết với nhau.
Trong phiên họp 15 phút, mỗi thành viên trong nhóm chỉ nói:
- Những gì họ đạt được ngày hôm qua.
- Những công việc mà họ định làm hôm nay.
- Những vấn đề gì có thể gây cản trở họ đạt được những mục tiêu đó.
Người lãnh đạo cuộc họp có trách nhiệm giữ cuộc họp đúng tiến trình bằng cách giữ sự chú ý của người tham gia vào 3 chủ đề này. Khi các vấn đề được nêu ra cần thảo luận thêm, hãy ghi lại những vấn đề đó và dành riêng để những người có liên quan có thể giải quyết chúng sau.
Sử dụng quả bóng hoặc vật khác để tạo sự thú vị trong cuộc họp. Ném quả bóng lên người nói đầu tiên để bắt đầu cuộc họp và sau đó khi họ đã nêu ra 3 vấn đề hãy yêu cầu họ ném cho một thành viên khác của đội.
Trái bóng giúp những thành viên mắc bệnh trì hoãn có thể phát biểu và ngăn những người khác làm phiền người nói.
Yêu cầu tất cả mọi người tắt điện thoại di động trong cuộc họp ngắn để tránh bị gián đoạn và phiền nhiễu. Xem bài viết về cách tổ chức cuộc họp hiệu quả để có thêm lời khuyên về việc thiết lập cuộc họp và hướng cuộc họp gắn liền với mục tiêu.
Nếu, trong quá trình cuộc họp ngắn diễn ra, bạn nhận thấy rằng một số người thường không thực hiện được cam kết của họ. Bạn hãy hỏi câu hỏi: “Bạn tự tin đến mức nào để hoàn thành nhiệm vụ hôm nay?” Câu hỏi này cũng hữu ích cho những người thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ của họ, mặc dù đã báo cáo rằng họ không có trở ngại trong ngày trước đó.
4. Giữ sự cam kết trong nhóm
Giữ cam kết cho các thành viên trong nhóm tham gia cuộc họp ngắn hàng ngày bằng cách tạo ra một “bảng nhiệm vụ” và sử dụng các ghi chú để ghi lại “cam kết” – những công việc mà họ dự định hoàn thành – trong ba cột:
- Vẫn chưa bắt đầu.
- Trong tiến trình.
- Đã hoàn thành.
Mỗi ngày, yêu cầu các thành viên trong nhóm viết các tác vụ của họ trong ngày hôm nay và thêm chúng vào cột “chưa bắt đầu”. Sau đó, khi họ báo cáo tiến độ tại cuộc họp ngắn trong tương lai, di chuyển các ghi chú sang cột “đang tiến hành” hoặc “hoàn thành”. Sự thể hiện trực quan của tiến trình này sẽ giúp duy trì sự tập trung, động lực và cam kết.
Viết bất kỳ chủ đề nào phát sinh trong cuộc họp ở phía bên trái của bảng để họ có thể thảo luận sau khi cuộc họp ngắn kết thúc.
Để giữ cho các thành viên trong nhóm đảm bảo sự cam kết, hãy nhấn mạnh tầm quan trọng tần suất hàng ngày của cuộc họp ngắn. Nhắc nhở họ rằng mục đích của cuộc họp là để cho họ có cơ hội nói về tiến bộ công việc và cam kết với nhau chứ không phải là để báo cáo cho bạn nghe.
Bạn cũng có thể sử dụng “bảng tầm nhìn” hoặc “bản đồ kho báu” để nhắc nhở các thành viên trong nhóm về những gì họ đang nhắm tới.
Nếu bạn nhận thấy một số thành viên của nhóm mất cam kết, hãy cân nhắc việc thực hiện của họ để cải thiện động lực.
5. Nhân rộng hiệu quả
Nếu nhóm dự án của bạn quá lớn và không thể đóng góp trong vòng 15 phút diễn ra cuộc họp, bạn hãy chia thành các tiểu đội nhỏ hơn.
Chọn một đại diện cho mỗi nhóm phụ. Sau đó, họ có thể gặp gỡ nhau tại cuộc họp dự án ngắn cuối ngày, để các nhóm phụ có thể theo dõi tiến trình của đồng nghiệp và điều chỉnh nhanh chóng với bất kỳ thay đổi hoặc thất bại nào.
Những điểm chính
Cuộc họp ngắn hoặc cuộc họp đứng là cuộc họp ngắn hàng ngày mà các thành viên trong nhóm báo cáo với nhau về:
- Những gì họ đã làm hôm qua.
- Những gì họ định làm hôm nay.
- Điều gì có thể cản trở họ hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Để có được lợi ích tốt nhất từ cuộc họp ngắn, hãy lập lịch trình cố định thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp mỗi ngày – tốt nhất là sau 1h kể từ thời gian bắt đầu ngày làm việc đó và thời gian tổ chức cuộc họp ngắn không quá 15 phút.
Bổ nhiệm một lãnh đạo cho cuộc họp ngắn để đảm bảo rằng tất cả mọi người có cơ hội để thảo luận và để người nói tập trung vào ba chủ đề chính
Theo dõi các cam kết của nhóm trong mỗi dự án với một bảng phân công, để tổ chức các nhiệm vụ theo tiến bộ của họ.
