Blog

Hướng dẫn xây dựng Hệ thống Quản lý hiệu suất

Lean-HR có hai mục tiêu lớn, bao gồm:

  1. Nâng cao Hiệu suất của tổ chức, và
  2. Gia tăng Giá trị cho nhân viên.

Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về:

Phương pháp để thực hiện mục tiêu “Nâng cao Hiệu suất”.

Nhưng trước tiên, hãy trả lời 3 câu hỏi quan trọng nhất:

Mục lục

Câu hỏi #1: Hiệu suất là gì?

Hiệu Suất Là Gì

Hiệu suất là khả năng tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Ví dụ:

  • Hiệu suất của Nhân viên Bán hàng là: Khả năng tạo ra Doanh số.
  • Hiệu suất của Bộ phận Sản xuất là: Khả năng tạo ra Sản phẩm từ các nguyên vật liệu.

Từ khóa quan trọng ở đây là từ “Khả năng”.

Nếu không có khả năng, chúng ta không thể biến đổi “nguồn lực” thành “kết quả” như mong muốn.

Câu hỏi #2: Quản lý hiệu suất là gì?

Hiệu suất là khả năng tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Vậy thì:

Quản lý hiệu suất chính là quản lý “cái khả năng” tạo ra kết quả từ nguồn lực đó.

Hãy xem xét một case study như sau:

Năm 2018, tôi tư vấn hiệu suất cho một doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại. Công ty có 28 nhân viên bán hàng.

Lúc đó, mục tiêu của chúng tôi là:

  • Nâng cao hiệu suất của đội ngũ bán hàng.

Nếu là bạn, bạn sẽ làm thế nào?

Nâng cao hiệu suất bán hàng ư? Bạn hiểu rồi mà: Chính là nâng cao “khả năng” tạo ra doanh số.

Trong trường hợp này, chúng tôi xác định “khả năng” tạo ra doanh số chính là “cách bán hàng”.

Từ 28 nhân viên, chúng tôi chọn ra 2 nhóm:

  • Nhóm #1: Bao gồm 6 nhân viên thường xuyên có doanh số cao nhất.
  • Nhóm #2: Bao gồm 5 nhân viên thường xuyên có doanh số thấp nhất.

Sau đó, chúng tôi phỏng vấn cả 2 nhóm này với cùng một bộ câu hỏi giống nhau (về cách bán hàng của họ).

Tiếp theo, chúng tôi so sánh câu trả lời của 2 nhóm. Mục đích là tìm ra sự khác biệt về “cách bán hàng” của Nhóm #1 (có doanh số cao) với Nhóm #2 (có doanh số thấp).

Cuối cùng, chúng tôi khám phá ra 2 điểm khác biệt lớn, đó là:

  • Thứ nhất, nhóm #1 luôn tìm hiểu rất kỹ về khách hàng trước khi giới thiệu sản phẩm. Còn nhóm #2 chỉ tìm hiểu thông tin sơ bộ.
  • Thứ hai, nhóm #1 nêu rõ được lợi ích mà khách hàng nhận được khi sử dụng sản phẩm. Còn nhóm #2 chỉ giới thiệu về tính năng sản phẩm.

Aha! Giải pháp đã rõ ràng!

Chúng tôi bổ sung 2 điểm khác biệt này vào quy trình bán hàng và bố trí luôn 6 nhân viên của nhóm #1 đào tạo và kèm cặp các nhân viên còn lại.

Kết quả sau 3 tháng, doanh số trung bình tăng 16%. Không quá lớn, nhưng rất đáng khích lệ đúng không bạn?

Tóm lại:

Quản lý hiệu suất là “quản lý khả năng” tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Mục đích của quản lý hiệu suất là “nâng cao khả năng” nhằm tăng kết quả và giảm nguồn lực.

Ví dụ trong case study nêu trên:

  • Chúng tôi xác định “khả năng” tạo ra doanh số chính là “cách bán hàng” của nhân viên.
  • Sau đó, chúng tôi nâng cao khả năng này bằng cách cải tiến quy trình bán hàng và tổ chức đào tạo lại cho các nhân viên.

Vâng! Đó chính là hoạt động Quản lý hiệu suất.

Câu hỏi #3: Sự khác nhau giữa “Quản lý Hiệu suất” và “Đánh giá Hiệu quả làm việc” là gì?

Rất nhiều doanh nghiệp xây dựng KPI để “Đánh giá hiệu quả làm việc” của cán bộ nhân viên. Cơ bản cách làm như sau:

  • Đầu kỳ, xây dựng chỉ tiêu KPI.
  • Cuối kỳ, đánh giá % hoàn thành hoặc chấm điểm thực hiện KPI.

Bạn có đang làm như thế không?

Qua bài viết này, tôi hi vọng bạn nhận ra rằng “Đánh giá hiệu quả làm việc” là một phần (khá là bé) của hoạt động “Quản lý hiệu suất”.

Dưới đây là 3 điểm khác nhau chính của hai hoạt động này:

Đánh giá Hiệu quả Quản lý Hiệu suất
Bản chất So sánh giữa kết quả đạt được với nguồn lực đã bỏ ra. Tác động vào khả năng để tăng kết quả và giảm nguồn lực.
Phạm vi Đánh giá hiệu quả là một phần trong Quản lý hiệu suất. Quản lý hiệu suất rộng hơn bao gồm cả việc Đánh giá hiệu quả.
Trọng tâm Tập trung vào việc đo lường kết quả. Tập trung vào việc nâng cao khả năng.

Bây giờ,

Chúng ta hãy tìm hiểu về:

Phương pháp Quản lý hiệu suất trong Lean-HR

Để thực hiện mục tiêu Nâng cao Hiệu suất, bạn cần thành thạo 3 phương pháp và công cụ cốt lõi sau đây:

  1. Biểu đồ hiệu suất.
  2. Công thức hiệu suất.
  3. Quy trình nâng cao hiệu suất.

Nếu bạn hỏi tôi: “Cái gì đơn giản, dễ áp dụng, mà lại hiệu quả?”

Tôi sẽ trả lời ngay: “Đó chính là Biểu đồ hiệu suất”.

#1. Biểu đồ hiệu suất

Như bạn đã biết, hiệu suất được đo lường bởi các chỉ số KPI (Key Performance Indicator). Ví dụ như:

  • KPI doanh thu,
  • KPI số lượng khách hàng
  • KPI điểm hài lòng

Khi bạn đo lường các KPI này, bạn sẽ có dữ liệu. Từ đó, bạn có thể vẽ biểu đồ, để theo dõi hiệu suất của tổ chức và hiệu suất của các phòng ban.

Ví dụ dưới đây là Biểu đồ hiệu suất của KPI doanh thu (Đơn vị tính: Triệu đồng). Trong đó:

  • Đường màu xanh: là các điểm dữ liệu KPI hàng tháng.
  • Đường màu đỏ: được gọi là đường cơ sở.

Ghi chú: Nếu bạn chưa biết vẽ đường cơ sở, bạn có thể thay thế biểu đồ hiệu suất bằng biểu đồ Line (trong excel).

Bây giờ,

Bạn hãy xem và phân tích các biểu đồ hiệu suất dưới đây:

Hình 1: Biểu đồ Hiệu suất tăng

Hiệu Suất Tăng

  • Bạn (đường màu xanh): Doanh thu có xu hướng tăng trong 12 tháng qua.
  • Tôi (đường màu đỏ): Ồ, trong 12 tháng, nhóm bán hàng đã có 2 lần nâng cao được khả năng tạo doanh thu. Phải hỏi họ xem đã làm thế nào? để hướng dẫn cho các nhóm khác mới được.

Hình 2: Biểu đồ Hiệu suất hỗn loạn (6 tháng đầu năm) và Hiệu suất ổn định (6 tháng cuối năm)

Hiệu Suất Hỗn Loạn

  • Bạn (đường màu xanh): 6 tháng đầu năm, doanh thu thấp. 6 tháng cuối năm, doanh thu cao hơn.
  • Tôi (đường màu đỏ): Hay quá! Cuối cùng thì khả năng tạo doanh thu của phòng kinh doanh cũng được chuẩn hóa. Có thể họ đã tìm được một quy trình bán hàng phù hợp?

Hình 3: Biểu đồ Hiệu suất giảm

Hiệu Suất Giảm

  • Bạn: 12 tháng qua, doanh thu sụt giảm nghiêm trọng.
  • Tôi: Phòng kinh doanh không vẽ biểu đồ hiệu suất à? Có biểu đồ, thì từ tháng 5 đã phải nhìn thấy xu hướng giảm, để xác định nguyên nhân và xử lý rồi chứ?

Khi đọc kỹ, bạn sẽ nhận ra rằng: Các phân tích ở trên chính là các lợi ích của công cụ Biểu đồ hiệu suất.

  • Đôi khi, bạn không cần nói, chỉ cần mở biểu đồ hiệu suất ra…
  • Nhìn vào biểu đồ, tự mọi người sẽ biết phải làm gì để nâng cao hiệu suất.

Đó chính là “Sức mạnh không lời của dữ liệu”. Bạn hãy thử xem nhé!

#2. Công thức hiệu suất

Quay trở lại:

Hiệu suất là khả năng tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Theo định nghĩa này, chúng ta có công thức hiệu suất như sau:

(Kết quả) = (Nguồn lực) x (Khả năng)

Đây là phép tính nhân, bởi vì:

Nếu có khả năng cao, thì chỉ cần tăng thêm một ít nguồn lực, kết quả sẽ tăng theo cấp số nhân. Ví dụ:

  • Một nhân viên có năng lực (khả năng) xuất sắc, thì họ chỉ cần làm thêm 1h, là đã có thể tạo ra nhiều kết quả.
  • Ngược lại, nếu năng lực (khả năng) thấp, dù có làm thêm 3h, thì kết quả cũng tăng nhưng không nhiều.

Tiếp theo, “Khả năng” tạo ra kết quả – được chia làm 2 loại: Nội lực và Hiệp lực.

Khả Năng

  • Nội lực: Là khả năng độc lập. Cá nhân/đội nhóm tự mình tạo ra kết quả. Trong đó, “Nội lực” được tạo nên bởi 2 yếu tố là Năng lựcĐộng lực.
  • Hiệp lực: Là khả năng cộng tác. Cá nhân/đội nhóm này phối hợp với cá nhân/đội nhóm khác, để cùng tạo ra kết quả.

Sau khi phân tách, chúng ta có công thức hiệu suất như sau:

(Kết quả) = (Nguồn lực) x [(Năng lực) + (Động lực) + (Hiệp lực)]

Tức là, để nâng cao hiệu suất, bạn có 4 cách:

  1. Tăng Nguồn lực. (ví dụ: làm thêm giờ).
  2. Tăng Năng lực. (ví dụ: đào tạo kỹ năng).
  3. Tăng Động lực. (ví dụ: bổ sung chính sách thưởng).
  4. Tăng Hiệp lực. (ví dụ: xây dựng quy trình phối hợp giữa 2 bộ phận).

Dựa vào Công thức hiệu suất, bạn có thể:

  • Chọn một hoặc một số yếu tố ưu tiên.
  • Sau đó, phát triển sáng kiến để tác động vào yếu tố đó, nhằm nâng cao hiệu suất của cá nhân, đội nhóm và tổ chức.

#3. Quy trình Nâng cao hiệu suất

Bây giờ,

Đã đến lúc, chúng ta lắp ráp các mảnh ghép lại với nhau, thành một quy trình để nâng cao hiệu suất.

Cải Thiện Hiệu Suất

Quy trình nâng cao hiệu suất bao gồm 3 bước:

Bước 1: Xác định hiệu suất hiện tại (Điểm A).

  • Bằng cách đo lường KPI và theo dõi Biểu đồ hiệu suất.

Bước 2: Thiết lập hiệu suất kỳ vọng (Điểm B).

  • Ở bước này, bạn có thể sử dụng KPI (giao chỉ tiêu) hoặc OKR (thiết lập mục tiêu).

Bước 3: Lựa chọn cách đi từ A tới B.

  • Dựa vào Công thức hiệu suất, bạn có thể sử dụng phương án tăng nguồn lực (thời gian, ngân sách, nhân sự) hoặc tăng khả năng (năng lực, động lực, hiệp lực).
  • Sau đó, phát triển sáng kiến và lập kế hoạch để triển khai.

Rất tinh gọn phải không?

Quy trình này, bạn có thể áp dụng cho bất kỳ KPI nào mà bạn muốn cải thiện.

3 yếu tố then chốt trong hoạt động quản lý hiệu suất

Để xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất, bạn tiến hành rà soát 3 yếu tố then chốt, như sau:

  1. Yếu tố nền tảng: Thiết kế tổ chức.
  2. Yếu tố chủ đạo: Hệ thống quản lý hiệu suất.
  3. Yếu tố nâng cao: Coaching và Leadership.

#1. Thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức chính là nền tảng để bạn xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất.

(Ghi chú: Để hiểu hơn về thiết kế tổ chức, bạn hãy đọc bài viết này: Hướng dẫn xây dựng chiến lược nguồn nhân lực)

Nguyên Tắc Thiết Kế Tổ Chức

(Ghi chú: Click vào hình trên để phóng to ảnh)

Ngoài ra,

Cách bạn lựa chọn cấu trúc tổ chức theo hướng “phân cấp” hay “phẳng” quyết định rất lớn tới các yếu tố trong “Công thức hiệu suất”. Ví dụ:

  • Nếu bạn là một tổ chức phẳng, thì “hiệu suất nhóm” là yếu tố then chốt để thành công.
  • Còn nếu là tổ chức phân cấp, thì “hiệu suất cá nhân” sẽ được coi trọng nhiều hơn.
  • Hoặc về “Hiệp lực”, trong một tổ chức phân cấp, bạn sẽ rất khó để phát huy được giá trị này. Hợp tác ư? Từ từ đã…

#2. Hệ thống Quản lý hiệu suất

Hệ thống quản lý hiệu suất (PMS – Performance Management System) chính là yếu tố chủ đạo của hoạt động quản lý hiệu suất.

Hiện nay, có hai mô hình được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến là:

  • PMS 1.0 – Hệ thống Quản lý hiệu suất cơ bản.
  • PMS 2.0 – Hiệu suất Quản lý hiệu suất liên tục.

PMS 1.0 – Hệ thống quản lý hiệu suất cơ bản

Pms 1.0

Ở mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt khác nhau, nhưng về cơ bản, thì PMS 1.0 được triển khai theo 3 bước:

  • Đầu kỳ, giao chỉ tiêu KPI.
  • Sau đó, giám sát tiến độ thực hiện KPI.
  • Cuối kỳ, đánh giá % hoàn thành KPI.

PMS 1.0 thường tập trung vào điểm đầu (giao chỉ tiêu KPI) và điểm cuối (đánh giá KPI). Nó ít tập trung vào việc “nâng cao khả năng”.

Tức là, PMS 1.0 thường thiên về “đánh giá hiệu quả” hơn là “quản lý hiệu suất”.

PMS 2.0 – Hệ thống quản lý hiệu suất liên tục

Pms 2.0

PMS 2.0 là một phiên bản nâng cấp của PMS 1.0, nó bao gồm 3 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1: Phân tích hiện trạng hiệu suất KPI (điểm A) và thiết lập mục tiêu ưu tiên OKR (điểm B).
  • Giai đoạn 2: Huấn luyện và phản hồi liên tục với CFR (Check-in, phản hồi và ghi nhận).
  • Giai đoạn 3: Đánh giá và phát triển.

Khác với PMS 1.0 truyền thống, hệ thống PMS 2.0 tập trung vào hoạt động huấn luyệnphản hồi liên tục với CFR để “nâng cao khả năng”. Vì vậy, nó được gọi là “Hệ thống Quản lý hiệu suất liên tục“.

#3. Coaching và Leadership

Sau khi xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất (PMS), đã đến lúc, bạn bổ sung 2 yếu tố nâng cao:

  • Coaching (huấn luyện)
  • Leadership (lãnh đạo)

Ở đây, tôi cố tình để thuật ngữ tiếng Anh. Nếu để tiếng Việt, thì dễ bị hiểu nhầm. Ví dụ:

Leadership không chỉ là nhà lãnh đạo, nó rộng hơn, bao gồm:

  • Lãnh đạo bản thân.
  • Lãnh đạo đội nhóm.
  • Lãnh đạo tổ chức.

Coaching & Leadership

Trong công thức hiệu suất:

  • Chủ lực của Coaching là giúp bạn tăng “Năng lực” và “Động lực”. Nếu bạn muốn tăng hiệu suất cá nhân (hiệu suất của nhân viên), hãy phát triển yếu tố này (nó tác động tới 70% đấy).
  • Chủ lực của Leadership là giúp bạn tăng “Động lực” và “Hiệp lực”. Nếu bạn muốn tăng cường sự hợp tác của các bộ phận, hãy phát triển yếu tố này.

5 cấp độ trưởng thành của Hệ thống Quản lý hiệu suất

5 Cấp độ Hiệu Suất

Bây giờ, hãy rà soát xem hệ thống quản lý hiệu suất của bạn đang ở cấp độ nào?

Cấp độ 1 (Nguồn lực): 

  • Đã xây dựng và đo lường KPI.
  • Thường sử dụng phương án tăng nguồn lực (làm thêm giờ, xin thêm người, tăng lương thưởng…) để nâng cao hiệu suất.

Cấp độ 2 (Năng lực):

  • Theo dõi Biểu đồ hiệu suất và phân tích dữ liệu KPI.
  • Có khung năng lực cơ bản.
  • Thường xuyên nâng cao hiệu suất bằng cách tăng năng lực.

Cấp độ 3 (Động lực):

  • Đo lường mức độ hài lòng / gắn kết của nhân viên.
  • Bắt đầu có hoạt động Coaching và Leadership.
  • Có khả năng nâng cao hiệu suất bằng cách tăng động lực.

Cấp độ 4 (Hiệp lực):

  • Có hệ thống để xác định và phát huy thế mạnh của nhân viên.
  • Thường xuyên có các hoạt động gắn kết đội ngũ.
  • Đội ngũ có tư duy “đồng tâm, hiệp lực”. Cộng tác với nhau để chinh phục mục tiêu chung.

Cấp độ 5 (Tổng lực):

  • Đã đo lường và theo dõi toàn bộ KPI quan trọng của doanh nghiệp.
  • Đã đo lường khung năng lực.
  • Đã đo lường mức độ hài lòng / gắn kết của nhân viên.
  • “Đồng tâm, Hiệp lực” đã trở thành nét văn hóa của tổ chức.
  • Có khả năng tác động và phát huy 4 yếu tố trong Công thức hiệu suất.

Sau khi phân tích và xác định cấp độ hiện tại, bạn hãy đặt mục tiêu lên cấp độ tiếp theo, để nâng cấp hệ thống quản lý hiệu suất của doanh nghiệp.

Nếu bạn cần một chuyên gia để phân tích cùng, bạn hãy liên hệ với tôi, để được hỗ trợ tại ĐÂY.

Cuối cùng,

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ nó cho các đồng nghiệp của mình.